會(huì)議費(fèi)支出管理制度

會(huì)議費(fèi)支出管理制度第一章總則

為確保會(huì)議費(fèi)支出的合理、規(guī)范及高效，提高會(huì)議質(zhì)量，制定本會(huì)議費(fèi)支出管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議相關(guān)的費(fèi)用支出管理。

一、會(huì)議費(fèi)支出原則

1.合理性原則：會(huì)議費(fèi)支出應(yīng)遵循合理性原則，確保費(fèi)用支出與會(huì)議目的、內(nèi)容、規(guī)模相當(dāng)。

2.經(jīng)濟(jì)性原則：會(huì)議費(fèi)支出應(yīng)充分考慮經(jīng)濟(jì)效益，避免鋪張浪費(fèi)。

3.透明性原則：會(huì)議費(fèi)支出過程應(yīng)保持公開透明，便于監(jiān)督。

4.分類管理原則：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模及預(yù)算，對會(huì)議費(fèi)進(jìn)行分類管理。

二、會(huì)議費(fèi)支出范圍

1.會(huì)議場地租賃費(fèi)：包括會(huì)議室租金、設(shè)備租賃等。

2.會(huì)議材料費(fèi)：包括印刷、復(fù)印、制作等相關(guān)費(fèi)用。

3.交通住宿費(fèi)：參會(huì)人員因公出差的交通、住宿費(fèi)用。

4.餐飲費(fèi)：會(huì)議期間的餐飲費(fèi)用。

5.其他費(fèi)用：與會(huì)議相關(guān)的其他合理支出。

三、會(huì)議費(fèi)支出審批流程

1.會(huì)議預(yù)算審批：召開會(huì)議前，需提交會(huì)議預(yù)算報(bào)告，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意后執(zhí)行。

2.會(huì)議費(fèi)報(bào)銷：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員需按照實(shí)際支出情況，提交會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷申請，經(jīng)審批同意后予以報(bào)銷。

四、責(zé)任追究

1.會(huì)議組織者及參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，對會(huì)議費(fèi)支出承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

2.對于違反本制度規(guī)定，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，將依法追究相關(guān)人員責(zé)任。

五、制度解釋及修訂

1.本制度的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部門。

2.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，公司可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

六、附則

1.本制度作為公司內(nèi)部管理規(guī)范，不涉及法律法規(guī)規(guī)定的事項(xiàng)。

2.本制度與公司其他相關(guān)規(guī)定相沖突的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下為本制度下的會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要，明確會(huì)議主題和預(yù)期目標(biāo)。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

3.提交會(huì)議預(yù)算：會(huì)議組織者需在會(huì)議召開前提交會(huì)議預(yù)算報(bào)告，經(jīng)審批同意后執(zhí)行。

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確保會(huì)議出席情況。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題和議程。

3.各部門或個(gè)人按照議程順序進(jìn)行匯報(bào)、討論。

4.會(huì)議期間，會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議記錄完整、準(zhǔn)確。

三、會(huì)議決策

1.針對會(huì)議議題，主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行充分討論。

2.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，并由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，概括會(huì)議成果和待解決問題。

2.對會(huì)議期間提出的意見和建議進(jìn)行梳理，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理、分發(fā)。

五、會(huì)議跟進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果落實(shí)。

2.對于需要跨部門協(xié)同完成的事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同推進(jìn)。

3.定期對會(huì)議決策執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)，以便及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化會(huì)議決策。

六、會(huì)議評估

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議，評估會(huì)議效果。

2.針對會(huì)議存在的問題，提出改進(jìn)措施，為下一次會(huì)議提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，對會(huì)議決策的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為本制度下會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)相關(guān)規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者或指定人員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)盡快發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，以便了解會(huì)議內(nèi)容和決策。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保決策落實(shí)。

2.對于會(huì)議決策中明確的責(zé)任人和完成時(shí)間，會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決問題。

3.跨部門協(xié)作事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)，會(huì)議組織者應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通，確保工作順利進(jìn)行。

三、會(huì)議決策的反饋與評估

1.會(huì)議決策執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋進(jìn)展情況，便于會(huì)議組織者掌握全局。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集會(huì)議決策執(zhí)行情況，進(jìn)行評估和總結(jié)，為改進(jìn)會(huì)議管理提供依據(jù)。

3.對于未按期完成的會(huì)議決策，會(huì)議組織者應(yīng)了解原因，制定解決方案，并督促責(zé)任人盡快完成。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行檢查，確保歸檔資料的完整性和安全性。

3.對于涉及公司機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

五、會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與考核

1.公司相關(guān)部門應(yīng)對會(huì)議紀(jì)要的整理、分發(fā)、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，確保會(huì)議管理制度的有效實(shí)施。

2.將會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況納入考核體系，對會(huì)議決策執(zhí)行不力的責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)。

3.定期對會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行通報(bào)，促進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)和改進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.公司設(shè)立專門的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，供各部門預(yù)訂使用。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需填寫會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于會(huì)議室管理員進(jìn)行合理安排。

3.會(huì)議室預(yù)訂遵循先到先得的原則，已預(yù)訂的會(huì)議室如需調(diào)整，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理員。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開前，會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)備、設(shè)施是否齊全、正常。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備、設(shè)施，保持環(huán)境整潔。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源等，確保會(huì)議室財(cái)產(chǎn)安全。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如會(huì)議室設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，會(huì)議室管理員跟蹤維修進(jìn)度，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常。

3.定期對會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。

四、會(huì)議室安全與衛(wèi)生

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的安全與衛(wèi)生工作，確保會(huì)議環(huán)境舒適、整潔。

2.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行清潔、消毒，保持空氣流通。

3.會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等應(yīng)符合國家安全規(guī)定，定期進(jìn)行檢查。

五、會(huì)議室資源調(diào)配

1.會(huì)議室管理員根據(jù)會(huì)議需求，合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高會(huì)議室利用率。

2.對于大型會(huì)議或重要會(huì)議，會(huì)議室管理員應(yīng)提前做好會(huì)議室布置、設(shè)備調(diào)試等工作。

3.遇到會(huì)議室資源緊張時(shí)，會(huì)議室管理員應(yīng)協(xié)調(diào)各部門，優(yōu)化會(huì)議室使用安排。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，由會(huì)議室管理員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算。

2.各部門在使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守費(fèi)用管理規(guī)定，合理控制會(huì)議成本。

3.定期對會(huì)議室使用費(fèi)用進(jìn)行公示，提高會(huì)議室使用透明度。

第五章附則

為確保本制度的順利實(shí)施，特制定以下