酒店會(huì)議檢查管理制度

酒店會(huì)議檢查管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)酒店會(huì)議管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議紀(jì)要的有效跟蹤和落實(shí)，制定本制度。

二、本制度適用于酒店內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于：管理層會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、專(zhuān)題討論會(huì)等。

三、會(huì)議管理制度遵循以下原則：

1.高效原則：會(huì)議應(yīng)圍繞主題進(jìn)行，注重實(shí)效，避免形式主義，確保會(huì)議時(shí)間得到充分利用。

2.民主原則：充分聽(tīng)取與會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，鼓勵(lì)發(fā)表不同觀點(diǎn)，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。

3.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及酒店商業(yè)秘密和內(nèi)部信息的，應(yīng)做好保密工作，防止泄露。

4.跟蹤原則：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)整理、分發(fā)，并明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。

四、酒店各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，不斷提高會(huì)議質(zhì)量。

五、酒店會(huì)議檢查管理工作的責(zé)任部門(mén)為行政部，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議的召開(kāi)、紀(jì)要的跟蹤落實(shí)等進(jìn)行全面檢查和指導(dǎo)。

六、本制度的解釋權(quán)歸酒店行政部所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和完善。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，并在會(huì)議通知中注明。

2.確定會(huì)議時(shí)間：會(huì)議時(shí)間應(yīng)根據(jù)與會(huì)人員的時(shí)間安排，盡量選擇雙方均便利的時(shí)間段。

3.確定會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)選擇安靜、舒適、設(shè)施齊全的會(huì)議室，并根據(jù)會(huì)議規(guī)模提前預(yù)約。

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，并在會(huì)議召開(kāi)前至少提前一天發(fā)送。

二、會(huì)議簽到

1.與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議簽到表由行政部負(fù)責(zé)制作，包含與會(huì)人員姓名、部門(mén)、簽到時(shí)間等信息。

3.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘，對(duì)與會(huì)人員的簽到情況進(jìn)行檢查。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，引導(dǎo)與會(huì)人員依次發(fā)言，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議議程應(yīng)包括：會(huì)議主題報(bào)告、相關(guān)議題討論、與會(huì)人員發(fā)言、總結(jié)發(fā)言等。

3.會(huì)議主持人應(yīng)控制好會(huì)議時(shí)間，避免議題跑題或拖延。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人員應(yīng)由行政部指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)人員發(fā)言等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完成，并發(fā)送給會(huì)議主持人審核。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)與會(huì)人員就議題進(jìn)行充分討論，形成決策。

2.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。

3.會(huì)議決策應(yīng)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，并由行政部進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和下一步工作要求。

2.與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議總結(jié)，對(duì)會(huì)議決策有疑義的可當(dāng)場(chǎng)提出，由會(huì)議主持人予以解答。

七、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簽到表、會(huì)議決策等相關(guān)資料，應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)整理歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)按照會(huì)議主題、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)，便于查閱和追溯。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的制作與分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人員在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的48小時(shí)內(nèi)完成審核，并提出修改意見(jiàn)。

3.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快定稿，并由行政部負(fù)責(zé)分發(fā)給所有與會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論的主要議題、形成的決策和行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要中的決策和行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保各項(xiàng)任務(wù)清晰可執(zhí)行。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤

1.行政部應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要規(guī)定的時(shí)限內(nèi)，完成相關(guān)任務(wù)，并向行政部報(bào)告執(zhí)行情況。

3.行政部應(yīng)定期向管理層匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)查明原因，并提出改進(jìn)措施。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)束后，行政部應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，收集反饋意見(jiàn)。

2.根據(jù)反饋意見(jiàn)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，為今后的會(huì)議管理和決策提供參考。

3.對(duì)于執(zhí)行效果不佳的決策，應(yīng)分析原因，并在后續(xù)會(huì)議中提出改進(jìn)方案。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.完成審核的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為正式文件進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.行政部應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要檔案管理制度，便于查詢(xún)和利用。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照酒店的保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。

六、會(huì)議紀(jì)要的公開(kāi)與透明

1.適當(dāng)范圍內(nèi)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過(guò)內(nèi)部平臺(tái)進(jìn)行公開(kāi)，以提高決策的透明度，接受全體員工的監(jiān)督。

2.公開(kāi)的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)遵守酒店的保密原則，避免泄露敏感信息。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向行政部提交會(huì)議室申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政部根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室資源合理分配。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，對(duì)于緊急會(huì)議需求，行政部可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室安排。

二、會(huì)議室設(shè)施與布置

1.行政部負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備齊全、功能正常，包括但不限于音響、投影儀、白板等。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，會(huì)議桌椅擺放整齊，并根據(jù)會(huì)議需求提前進(jìn)行適當(dāng)布置。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備足夠的書(shū)寫(xiě)材料、飲用水等，以滿(mǎn)足與會(huì)人員的基本需求。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議召開(kāi)期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，保持安靜、有序。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動(dòng)或損壞會(huì)議室設(shè)施。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得遺留在會(huì)議室內(nèi)。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施正常。

2.行政部應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，包括電器設(shè)備的安全使用、消防設(shè)施的完好性等。

3.會(huì)議室應(yīng)安裝適當(dāng)?shù)陌踩O(jiān)控設(shè)備，以保障會(huì)議安全和資料的保密性。

五、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議結(jié)束后，行政部應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔工作，確保會(huì)議室的衛(wèi)生和整潔。

2.定期對(duì)會(huì)議室的設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。

3.對(duì)于會(huì)議室內(nèi)發(fā)生的損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

六、會(huì)議室使用的協(xié)調(diào)與監(jiān)督

1.行政部應(yīng)建立會(huì)議室使用協(xié)調(diào)機(jī)制，解決會(huì)議室使用沖突，提高使用效率。

2.行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于違反規(guī)定的行為，及時(shí)予以制止并進(jìn)行記錄。

3.定期收集會(huì)議室使用反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定，提升會(huì)議服務(wù)品質(zhì)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸酒店行政部所有。如有疑問(wèn)，可向行政部咨詢(xún)。

二、本制度自發(fā)布之