文秘寫作方法技巧

文秘寫作方法技巧行政公文寫作的特點(diǎn)公文寫作的對(duì)象是公務(wù)活動(dòng)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要的工具。其特點(diǎn)：(2)具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用;(3)具有規(guī)范的體式;(4)必須履行法定的生效程序。行政公文的種類及類型公文的種類，共13種。主要是：(1)命令(令);(2)決定：(3)公告：(4)通告;(5)通知;(6)通報(bào);(7)議案：(8)報(bào)告;(9)請(qǐng)示;(10)批復(fù);(11)意見;(12)函;(13)會(huì)議紀(jì)要。文種適用范圍：(1)命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員;(2)決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng);(3)公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng);(4)通告適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng);(5)通知用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員;(6)通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。;行政公文體式公文的一般體式包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、印章、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、機(jī)密級(jí)、緩急程序、閱讀范圍、文頭部分、行文部分、文尾部分等。公文的規(guī)范體式：一指撰寫公文所采用的語(yǔ)體(現(xiàn)代漢語(yǔ)語(yǔ)體);二指格式，即公文結(jié)構(gòu)與公文各組成部分的文字符號(hào)在載體排列上的規(guī)定形式。公文的擬制必須遵循規(guī)范化的體式，其目的是為了維護(hù)公文的法定效力和機(jī)關(guān)的權(quán)威性，也是為了實(shí)現(xiàn)公文工作標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作效率。行政公文寫作技巧(一)明確主旨魂"和"統(tǒng)帥"。在寫作過中主旨一經(jīng)確立，即對(duì)材料的組織、結(jié)構(gòu)的布局、語(yǔ)言的運(yùn)用以及表達(dá)方式等起到制約和調(diào)控作用。因此，正確確立主旨，使之合乎要求，是寫好公文的關(guān)鍵。主旨"像其他文章的主題、中心思想、中心論點(diǎn)一樣，是公文的"靈魂"和"統(tǒng)帥"，也同樣應(yīng)該貫穿首尾，統(tǒng)攝全文。但公文作為一種獨(dú)立的文體，其主旨有其獨(dú)特之處.(二)、材料準(zhǔn)備1、公文材料的選擇2、公文材料的使用(三)、開頭和結(jié)尾1、開頭開頭是公文正文部分的起點(diǎn)和入筆處。又稱導(dǎo)語(yǔ)，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱好的開頭，不僅是全文思路展開的關(guān)鍵，而且能顯示出事物發(fā)展的內(nèi)在脈絡(luò)，為全劃下"基調(diào)"開頭寫好了，能突出主旨，把讀者緊緊抓住，又可以對(duì)下文的展示起"向"的作用。開頭要開門見山，一般都用直敘形式。公文的導(dǎo)語(yǔ)中要表達(dá)的主要內(nèi)容是：發(fā)這個(gè)公文的目的，公文所針對(duì)的實(shí)際情況，制發(fā)該公文的重要性和必要性，公文所要解決的問題，公文的指導(dǎo)思想或主要內(nèi)容。2.公文結(jié)尾3、層次和段落(1)層次(2)段落段落，通常指"自然段"，是構(gòu)成篇章的基本單位，是思路展開的具體步驟，是表達(dá)思想內(nèi)容時(shí)由于問歇、轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理，使層次之問的意思承接得更緊密、更自然，幫助讀者更好地理解公文的思想內(nèi)容。4、公文格式公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別，就在于公文格式的規(guī)范性。這種規(guī)范性，既體現(xiàn)在公文的內(nèi)容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式化、程序化和文面構(gòu)成的相對(duì)固定化上我們這里所說(shuō)的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表現(xiàn)形式的各個(gè)組成部分及其各自的位置，也包括公文的用紙、留空等。5、主題詞標(biāo)引主題詞的基本特征：①體現(xiàn)公文內(nèi)容特征和歸屬類別。如國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知一文的主題詞是"文秘工作、公文、辦法"其中"公文"高度概括了全文的內(nèi)容特征，"文秘工作"點(diǎn)明了此文屬于文秘工作類，"辦法"則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質(zhì)屬性，不但能使一份份公文區(qū)別開來(lái)，而且具有某些立卷特征，便于立卷歸檔。②具有主題性和技術(shù)性的特征。主題詞既要表現(xiàn)公文主題的核心內(nèi)容，但又不全是為了表現(xiàn)公文主題而確立，其作用主要是為了便于公文信息在計(jì)算機(jī)中輸入、儲(chǔ)存和檢索。這就使它具有了主題性、技術(shù)性兩重性的特征。③具有簡(jiǎn)明性的特征。主題詞一般由3～5個(gè)能夠確切表達(dá)公文主題內(nèi)容的名詞或名詞性詞組構(gòu)成，(詞組)與詞(詞組)之間空一格位置，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比公文標(biāo)題還要簡(jiǎn)練，具有間明性。2.主題詞的標(biāo)引依據(jù)3.主題詞的標(biāo)引程序和方法6、公文語(yǔ)言與修辭(1)公文語(yǔ)言的特點(diǎn)(2)公文語(yǔ)言的表述方式(3)公文的修辭格(4)公文特殊詞語(yǔ)的應(yīng)用文秘寫作心得：如何做好信息工作一、什么是信息，信息工作的終極目標(biāo)是什么。什么是信息，信息是指事物發(fā)出的消息、指令、數(shù)據(jù)、符號(hào)等所包含的內(nèi)容。人們通過獲得、識(shí)別自然界和社會(huì)的不同信息來(lái)區(qū)別不同事物，得以認(rèn)識(shí)和改造世界。信息工作的終極目標(biāo)：為讀者提供可讀性強(qiáng)，有重要參考價(jià)值、推廣價(jià)值、自我宣傳價(jià)值的工作情況和思想言論。這是信息工作的生命力所在，也是我們寫作信息的出發(fā)點(diǎn)和取舍信息的核心標(biāo)準(zhǔn)。能夠作為信息報(bào)送的題材：重要工作動(dòng)態(tài);重要問題及對(duì)策;重大創(chuàng)新舉措;重要成功經(jīng)驗(yàn);重大工作成果;能夠啟發(fā)思想的言論。二、加強(qiáng)信息工作的重要意義1、領(lǐng)導(dǎo)決策參考的需要。一篇好的信息，能引發(fā)一項(xiàng)決策、一場(chǎng)改革。2、督促工作落實(shí)的需要。信息跟督查就是孿生姐妹，很多信息就是一種書面督查。就拿我們《組工信息》來(lái)講，每個(gè)季度都通報(bào)全區(qū)各縣(市、區(qū))用稿情況，這就是一種督查，通過信息的形式來(lái)督查個(gè)縣(市、區(qū))的工作落實(shí)情況。3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流的需要。信息是相互借鑒、相互交流的重要工作平臺(tái)，也是最系統(tǒng)、最穩(wěn)定、最權(quán)威、最快捷的一個(gè)平臺(tái)。4、自我宣傳展示的需要。從某種意義上說(shuō)，報(bào)送信息就是一種內(nèi)部自我宣傳工作，是一種促使成果效益最大化的渠道，也是一種最實(shí)惠的渠道。5、自我總結(jié)提高的需要。搞信息是一種挖掘，是一種總結(jié)，是一種提高，是一種平時(shí)的點(diǎn)滴積累，是做好外宣工作和系統(tǒng)總結(jié)、研究部署工作的基礎(chǔ)。三、信息報(bào)送工作存在的突出問題1、形式呆板。體例千篇一律、格式僵化，都是"幾項(xiàng)舉措"、"多少個(gè)工程"、"幾大行動(dòng)"、"多少個(gè)化"等等，導(dǎo)致視覺疲勞，領(lǐng)導(dǎo)反感，違背可讀性強(qiáng)這個(gè)首要原則。2、抓不住重點(diǎn)、突不出亮點(diǎn)。長(zhǎng)篇大論、陳詞濫調(diào)，把最重要、最核心、最亮點(diǎn)埋沒，讓領(lǐng)導(dǎo)看半天，也找不到信息點(diǎn)。3、不了解信息需求，甚至亂報(bào)爛報(bào)。病急亂投醫(yī)，不管是什么刊物、也不管是什么內(nèi)容，只要報(bào)出去就完事，采不采用無(wú)所謂。4、語(yǔ)言不夠鮮活。不注重調(diào)查研究、不注意消化融通，從材料到材料，空話、套話多，群眾語(yǔ)言少，第一手材料欠缺，不能引起領(lǐng)導(dǎo)閱讀興趣。5、報(bào)喜不報(bào)憂。只知道挖亮點(diǎn)、講成績(jī)，對(duì)存在問題視而不見，不懂得領(lǐng)導(dǎo)更需要了解存在的重要問題和解決問題的建設(shè)性意見建議。6、綜合研判的少。各自為政，散亂、零碎、粗淺，以地區(qū)、系統(tǒng)為單位進(jìn)行綜合提煉、系統(tǒng)分析的信息太少。7、深度不夠，思想?yún)T乏。抓住了熱點(diǎn)話題，但淺嘗輒止或人云亦云，不懂得結(jié)合實(shí)際，深入分析、有針對(duì)性地闡發(fā)自己的觀點(diǎn)。四、如何寫出高質(zhì)量的信息材料2、選準(zhǔn)突破口，尋找亮點(diǎn)，挖掘特色。要選擇好的寫作角度，這個(gè)好的角度，簡(jiǎn)單的講就是要做到"人無(wú)我有、人有我特"。要學(xué)會(huì)運(yùn)用反向思維逆向思維去選題，善于結(jié)合工作實(shí)際，以小見大，去偽存真，突出本地本單位的特色，在大家都寫同樣材料的情況下，我們就要寫得比別人有廣度、深度和力度。3、標(biāo)題一定要新穎，吸引眼球。"看書先看皮，看文先看題"、"題好文一半"。確定的題目一定要給人一種耳目一新的感覺，有一種見到題目就想往下看內(nèi)容的欲望，這樣的題目就很成功。4、一定列好提綱，先要搭好框架。選定好題目以后，從哪些方面去寫，要寫幾個(gè)方面，結(jié)構(gòu)如何布局，都要一一列出來(lái)，然后"照葫蘆畫瓢"進(jìn)行寫作。就像起房子，先設(shè)計(jì)圖紙，在按圖紙進(jìn)行建設(shè)。如果是一段信息，200-300個(gè)字，就不用搭什么框架，但一定要寫清楚事件、做法、成效和意義。5、選擇典型數(shù)據(jù)和事例進(jìn)行論證。數(shù)據(jù)和事例是最有說(shuō)服力的東西，尤其是寫總結(jié)類、典型類的材料，數(shù)據(jù)非常重要。你講你做得好，有實(shí)效，你要拿出能證明你做得好的數(shù)據(jù)或者事例來(lái)證實(shí)，你光講你做得如何如何的好，又拿不出什么東西來(lái)證明，那就是空口無(wú)憑。6、善于學(xué)習(xí)參考別人先進(jìn)、典型材料。好的材料是網(wǎng)上參考一點(diǎn)、自己認(rèn)真思考一點(diǎn)、別人幫助修改一點(diǎn)。寫信息，大家一定要記住"五個(gè)字"："新"——新做法、新經(jīng)驗(yàn)、新思想，做到人無(wú)我有、人有我特。"快"——反應(yīng)快、行動(dòng)快、報(bào)送快，做到行動(dòng)比別人快、報(bào)送信息比別人早。"準(zhǔn)"——問題抓得準(zhǔn)、建議提得準(zhǔn)，做到緊跟領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)、觸動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)的敏感點(diǎn)。"深"——認(rèn)識(shí)深、體會(huì)深，做到讓人感同身受、讓人深受啟發(fā)。"實(shí)"——內(nèi)容實(shí)、數(shù)據(jù)實(shí)，做到用事實(shí)說(shuō)話、用數(shù)字證明。五、寫好信息的幾點(diǎn)建議2、多用心思考。動(dòng)腦第一，動(dòng)筆第二。寫信息也好，其他材料也好，不僅要用手、用眼來(lái)寫，更重要的是用心、用腦來(lái)寫，才能寫出好的信息材料。如果為完成工作而應(yīng)付寫，很難寫出好的信息材料。3、多實(shí)踐鍛煉。嘴上講一百次，不如親自去做一次。要想寫出好信息材料，必須親自去動(dòng)手、動(dòng)腦。而且要有準(zhǔn)備失敗的思想準(zhǔn)備，要有愈挫愈勇、鍥而不舍的信心和耐心。沒有哪個(gè)人天生會(huì)寫材料，會(huì)寫、能寫材料的人，都是要通過無(wú)數(shù)次的實(shí)踐鍛煉、歷經(jīng)很多次失敗以后才學(xué)會(huì)的。4、多請(qǐng)教修改。寫出來(lái)的信息不要急于出手。屬于時(shí)效性比較強(qiáng)的，如會(huì)議信息、領(lǐng)導(dǎo)檢查調(diào)研類的，要盡快報(bào)送以外。不屬于時(shí)效性強(qiáng)的，如典型經(jīng)驗(yàn)類、總結(jié)類的信息，寫出初稿以后，一定要反復(fù)修改，多次修改，仔細(xì)斟酌。如果自己覺得不滿意，先放一放，過了一段時(shí)間再修改，做到"自己不滿意不出手，單位不滿意不上交"。好的材料是改出來(lái)的，修改越多，質(zhì)量就越高?？傊挠蟹o(wú)定法貴在得法四川新都寶光寺大殿有一幅對(duì)聯(lián)說(shuō)："世外人，法無(wú)定法，然后知非法法也;天下事，了猶未了，何妨以不了了之。"這副對(duì)聯(lián)主要說(shuō)的是做人處世的態(tài)度——人們生活處世，如果了解了并沒有一定的法則，然后才體會(huì)到：其實(shí)沒有固定的法則就是最好的法則!天下所有煩心的事情，每個(gè)人都有，并且都有很難了卻的煩心事，那么不去了卻那些事情也許就是最好的一種了卻方法!我們知道世上難事，莫過于做人處事。作文章、寫信息，對(duì)于我們來(lái)說(shuō)也非易事，也可從這幅對(duì)聯(lián)中得到啟示。說(shuō)到底，作文章也無(wú)"無(wú)定法"，怎么樣才能達(dá)到"非法法也"，也就是說(shuō)怎樣才能達(dá)到隨心所欲有章法的境界呢我想出路只有一條，那就是多看多寫，努力掌握規(guī)律，逐步做到靈活運(yùn)用、信手拈來(lái)。只要大家在工作實(shí)踐中反復(fù)練習(xí)，大膽創(chuàng)新，積極探索，認(rèn)真總結(jié)，就一定會(huì)有所收獲，要不了多久就得心應(yīng)手，都會(huì)成為寫作的行家里手。不是我們寫不出好材料，而是我們不愿意去寫材料。所以，請(qǐng)大家記住，不怕寫不好，只要愿意寫，一定寫出好材料。文秘怎么提高公文寫作能力1、遣詞造句要提高公文寫作能力，首先要提高文字表達(dá)能力，而文字表達(dá)能力歸根到底就是遣詞造句能力。根據(jù)觀察和分析，一些文秘人員遣詞造句方而的問題突出，表現(xiàn)為詞不達(dá)意，句子冗長(zhǎng)。公文作為政府上下級(jí)之間信息和政策傳播的媒介，其詞之精準(zhǔn)與否，句之恰當(dāng)與否，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)作用的發(fā)揮和職責(zé)的履行效率，所以文秘人員必須努力提高遣詞造句的能力。漢語(yǔ)中很多詞語(yǔ)意義雖然差別甚微，但語(yǔ)義輕重、褒貶色彩不一，這就要求文秘人員必須準(zhǔn)確理解詞義，掌握它們的用法差異，在特定的語(yǔ)境中，只可用最恰當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)。公文語(yǔ)句，在確保公文的規(guī)范化、嚴(yán)肅性和權(quán)威性的前提下，應(yīng)盡可能用生動(dòng)形象的語(yǔ)句來(lái)描寫事物，闡明道理，講清問題，把抽象的東西變得直觀些，把深?yuàn)W的道理變得通俗些，盡量用短句少用長(zhǎng)句，適度用排比句、反問句、設(shè)問句增加語(yǔ)言的感染力。2、博覽多練除此，基層文秘人員應(yīng)對(duì)工作中可能需要用到的各種文體進(jìn)行寫作訓(xùn)練，可以模仿范文訓(xùn)練，可以根據(jù)材料訓(xùn)練，也可以到某一部門進(jìn)行實(shí)地考察進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練。通過多種形式的寫作訓(xùn)練和自己的揣摩，不段熟練掌握公文的寫作格式，提高公文寫作能力和水平，寫出合乎要求的公文。3、知上曉下知上，就是領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作要求、工作目的，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度、全局的高度、時(shí)代的高度認(rèn)識(shí)和分析問題;不能閉門造車，想當(dāng)然。對(duì)某一工作來(lái)說(shuō)，假如你是領(lǐng)導(dǎo)，你會(huì)怎么想，會(huì)采取哪些措施，把你的想法與領(lǐng)導(dǎo)交流，如果領(lǐng)導(dǎo)不認(rèn)可，就認(rèn)真去分析自己錯(cuò)在哪里，找出根源。長(zhǎng)此以往，就會(huì)把握領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，充實(shí)完善領(lǐng)導(dǎo)提出的對(duì)策或措施，使其更有針對(duì)性;就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀點(diǎn)進(jìn)行更全面、更深刻的闡述，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的問題進(jìn)行更深入的研究，提出新觀點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問題的把握理解，往往具有很強(qiáng)的政治性、政策性、全局性的特點(diǎn)，這就從廣度和深度上對(duì)文秘人員提出了很高的要求。所以，文秘人員必須知上，否則很難將領(lǐng)導(dǎo)的意圖轉(zhuǎn)換為公文，形成一個(gè)單位的工作計(jì)劃、方案、乃至具體的措施等等。如何才能領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，筆者認(rèn)為，文秘人員平時(shí)要多與領(lǐng)導(dǎo)接觸、溝通，認(rèn)真傾聽領(lǐng)導(dǎo)在各種場(chǎng)合的講話，做領(lǐng)導(dǎo)身邊的有心人。單知上不夠，還得曉下。所謂曉下，就是了解下級(jí)單位、群眾的心聲，深入基層，與群眾直接交談，聽取不同意見，把群眾意見調(diào)查了解清楚后集中反饋給領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過綜合分析才能作出正確的決策，制定出可行的計(jì)劃，才不會(huì)脫離工作實(shí)際。如果文秘人員不能曉下，對(duì)解基層情況把不準(zhǔn)，那么寫出來(lái)的文稿自然與群眾的需求對(duì)不上號(hào)。只有曉下，才能從其根本利益出發(fā)，才能從人文角度分析問題，尊重人、理解人、關(guān)懷人;只有對(duì)基層人民充滿感情，真心實(shí)意地關(guān)懷人民，才能打動(dòng)群眾的心。實(shí)踐證明，好的公文都是在充分知上曉下的前提下寫出來(lái)的。4、細(xì)察勤思供真實(shí)生動(dòng)的感性材料，更能發(fā)現(xiàn)問題，增加公文寫作的現(xiàn)實(shí)針對(duì)性。一些文秘人員隨同領(lǐng)導(dǎo)視察工作時(shí)，也大都是大面上走一走，看一看，對(duì)所見之人、事和物熟視無(wú)睹，司空見慣;即或觀察一些現(xiàn)象也是走馬觀花、浮光掠影、不究細(xì)節(jié);對(duì)重要情況也好，一般事情也罷，習(xí)慣于掌握一星半點(diǎn)兒，以偏概全;缺乏自己的獨(dú)特思考與見解，一味借鑒，實(shí)行拿來(lái)主義照搬他人。觀察固然重要，但亦應(yīng)學(xué)會(huì)思考，去粗取精，去偽存真，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，探索出事物的發(fā)展規(guī)律，提出自己的見解。若實(shí)際情況與權(quán)威見解或傳統(tǒng)定論不符，要敢于質(zhì)疑。聽匯報(bào)對(duì)收集公文寫作材料來(lái)說(shuō)是必要的，但要有甄別地聽取，不能不加思考地完全吸收。做到不唯"風(fēng)"、不唯眾，認(rèn)真進(jìn)行思考鑒別。這樣寫出來(lái)的文章才可能有創(chuàng)造性、有真知灼見，才經(jīng)得起歷史和實(shí)踐的檢驗(yàn)。5、廣積詞匯公文寫作應(yīng)根據(jù)不同文種的要求選擇多樣化的詞語(yǔ)，使文章生動(dòng)活潑，富有文采。文采也是力量，能更有效地吸引人，說(shuō)服人。毛主席就是這樣一位運(yùn)用多樣化語(yǔ)言進(jìn)行寫作的大師，在此僅舉一篇。1949年所寫的《黨委會(huì)的工作方法》