煙草商業(yè)會議管理制度

煙草商業(yè)會議管理制度第一章總則

一、為加強煙草商業(yè)會議管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的有效實施，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，特制定本制度。

二、本制度適用于公司各級單位召開的各類商業(yè)會議，包括但不限于以下幾種類型：

1.經(jīng)營管理會議；

2.市場營銷會議；

3.專題研討會議；

4.項目評審會議；

5.其他需召開的各類商業(yè)會議。

三、會議的召開應以提高工作效率、促進溝通交流、解決實際問題為原則，注重會議質量和效果，減少無效會議，嚴格控制會議規(guī)模和次數(shù)。

四、公司各級單位應按照本制度規(guī)定，明確會議的召集、組織、通知、參會、發(fā)言、表決、紀要、跟蹤落實等環(huán)節(jié)，確保會議有序進行。

五、會議的召集人負責會議的組織和主持，確保會議達到預期目的。會議召集人應對會議的召開時間、地點、議程等進行合理安排，并提前通知參會人員。

六、參會人員應積極參與會議討論，充分發(fā)表意見，對會議決議的事項認真執(zhí)行，并及時反饋執(zhí)行情況。

七、會議紀要應真實、準確、完整地記錄會議內(nèi)容，明確會議決議和責任分工，會后及時發(fā)放給相關人員。

八、會議的跟蹤落實是會議管理的重要環(huán)節(jié)，各級單位應建立健全會議決議跟蹤落實機制，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

九、違反本制度規(guī)定的，將按照公司相關規(guī)章制度予以處理。

十、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如國家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度發(fā)生變化，本制度將相應進行調整。

第二章會議流程

一、會議的籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司業(yè)務需要，明確會議目的、議題和預期成果。

2.會議議程安排：列出會議主要議題、討論重點和預計時間，確保會議內(nèi)容充實、高效。

3.召集人審批：會議議程報請召集人審批，確保會議議題符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求。

4.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等，并提供相關會議材料。

二、會議的召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前簽到，確保會議出席情況的真實性。

2.召集人開場：會議召集人簡要介紹會議主題、議程和預期目標，對會議紀律提出要求。

3.專題發(fā)言：會議相關人員針對議題進行專題發(fā)言，闡述觀點、提出建議。

4.討論與表決：參會人員就議題展開討論，充分發(fā)表意見，并進行表決，形成會議決議。

三、會議紀要的編寫

1.會議紀要記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、表決結果、責任分工等。

2.紀要整理：會議結束后，及時整理會議紀要，確保內(nèi)容準確、完整。

3.紀要審批：會議紀要報請召集人審批，確保紀要內(nèi)容符合會議實際。

4.發(fā)放紀要：將審批通過的會議紀要發(fā)放給相關人員，以便跟蹤落實。

四、會議的總結與反饋

1.召集人總結：會議結束后，召集人對會議成果進行總結，對參會人員的積極參與表示感謝。

2.參會人員反饋：參會人員就會議議題、流程、組織等方面提出意見和建議，以提高會議質量。

3.修訂會議流程：根據(jù)參會人員的反饋，及時修訂會議流程，優(yōu)化會議組織。

五、會議資料的歸檔

1.會議紀要、簽到表、會議通知等相關資料應進行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照公司檔案管理制度進行保存，確保資料的安全與完整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、跟蹤落實責任分配

1.會議紀要中應明確各項決議的責任人和完成時限，確保每項工作都有人負責。

2.責任人應對照會議紀要，對分配給自己的任務進行確認，并在規(guī)定時間內(nèi)完成。

二、跟蹤落實機制建立

1.建立健全會議決議跟蹤落實機制，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

2.設立專門的跟蹤落實小組，對會議決議的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

三、進度匯報與協(xié)調

1.責任人應定期向跟蹤落實小組匯報工作進展，及時反饋遇到的問題和困難。

2.跟蹤落實小組負責協(xié)調各方資源，協(xié)助責任人解決工作中遇到的問題，確保決議順利實施。

四、會議決議的評估與調整

1.定期對會議決議的執(zhí)行情況進行評估，分析原因，總結經(jīng)驗教訓。

2.根據(jù)實際情況，對會議決議進行調整，以確保決策的科學性和有效性。

五、反饋與問責

1.對于未按期完成或完成質量不高的工作，責任人需向會議召集人及相關部門說明原因，接受問責。

2.跟蹤落實小組應將會議決議的執(zhí)行情況納入績效考核，對責任心不強、工作落實不力的個人或部門進行問責。

六、會議紀要的更新與歸檔

1.跟蹤落實過程中，如會議決議發(fā)生變更，應及時更新會議紀要，確保紀要內(nèi)容的準確性。

2.會議紀要及相關落實資料在跟蹤落實結束后，按照公司檔案管理制度進行歸檔，以備查閱。

七、持續(xù)改進

1.通過對會議紀要跟蹤落實情況的總結，發(fā)現(xiàn)會議管理中的不足，不斷優(yōu)化會議流程和決策執(zhí)行機制。

2.定期組織培訓，提高員工會議組織、決策執(zhí)行和溝通協(xié)調能力，為會議紀要的跟蹤落實提供有力保障。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需提前向行政部門申請，并提供會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.行政部門根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議室，確保會議的順利進行。

二、會議室配置

1.會議室應配備必要的會議設施，如投影儀、音響設備、白板等，以滿足不同會議需求。

2.會議室內(nèi)的設施應定期檢查、維護，確保設備正常運行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持室內(nèi)整潔。

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得隨意離開會議室。

3.會議結束后，責任人應組織參會人員共同清理會議室，恢復原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如消防設施、緊急疏散通道等，確保參會人員的安全。

2.會議涉及敏感信息時，應采取保密措施，禁止無關人員進入會議室。

五、會議室維護與更新

1.定期對會議室進行維護，包括設施設備檢查、環(huán)境衛(wèi)生整治等，確保會議室的正常使用。

2.隨著公司業(yè)務發(fā)展，適時更新會議室設施，提升會議室功能，滿足不斷變化的會議需求。

六、會議室資源優(yōu)化

1.合理安排會議室使用時間，避免資源浪費。

2.鼓勵采用視頻會議、網(wǎng)絡會議等新型會議形式，提高會議室使用效率。

七、會議室預訂管理

1.建立會議室預訂管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會議室使用情況的實時查詢、預訂和調整。

2.對會議室預訂情況進行統(tǒng)計分析，為會議室資源配置和優(yōu)化提供依據(jù)。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司行政管理部門。

二、本制度自發(fā)布之日起實