EPC工程檔案管理培訓教材

第十六章檔案管理

16.1目的

為認真做好公司檔案管理工作，規(guī)范管理程序，明確管理職責，

界定工作界面，提高工作效率，促進檔案信息資源的開發(fā)利用，更好

地為公司安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理和科技進步服務。

16.2檔案管理職責

16.2.1綜合管理部檔案室管理職責

(1)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的政策法規(guī),制訂本企業(yè)檔案工

作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導、檢查執(zhí)行情況，規(guī)劃本企業(yè)檔案工作；

(2)負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計企業(yè)各類

檔案及有關資料,并對各參建單位建設項目檔案工作進行協(xié)調、監(jiān)督、

檢查和指導；

(3)負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，做好檔案信息資源

管理利用；

(4)負責申請上級檔案管理部門對項目進行檔案專項驗收工作；

(5)組織、參加公司重點建設項目檔案的專項驗收；

(6)貫徹執(zhí)行國家檔案管理關于“三納入”“四參加”的規(guī)定，并

進行指導和監(jiān)督；(“三納入”使之檔案工作納入到企業(yè)工作計劃，納

入領導議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟責任制、崗位責任制。“四

參加”是指檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品定型會、科研課題鑒定會、

設備開箱驗收會、基建工程驗收會。)

(7)參加檔案工作協(xié)作、學術研究和交流活動;

(8)培訓企業(yè)專(兼)職檔案工作人員；

(9)做好檔案的查閱管理工作。

16.2.2設計管理部職責

負責項目建設過程中的設計檔案歸口工作。

(1)負責驗收項目竣工文件(含項目交工技術文件、設備隨機

文件、項目竣工圖

和監(jiān)理文件)，收集、整理項目前期文件、項目竣工驗收文件等

建設項目全過程檔案資

料工作；

(2)負責項目前期的設計文件管理工作；

(3)項目開工前，負責對指揮部各部門、總承包單位、施工單

位和監(jiān)理單位的相關技術人員進行檔案管理業(yè)務培訓和指導，明確歸

檔要求；

(4)項目建設過程中，隨時到總承包單位、施工單位和監(jiān)理單

位檢查交工技術文件、設備隨機文件、竣工圖、監(jiān)理文件和項目管理

文件的收集、編制情況。

(5)工程項目交接后，指導、檢查、驗收交工技術文件、設備

隨機文件、竣工圖、監(jiān)理文件和項目管理文件。

16.2.3公司其他部門職責

負責與其相關的項目檔案資料的驗收，整編后向檔案室移交。

16.2.4監(jiān)理單位

監(jiān)理單位對交工技術文件的形成、收集、組卷有組織、審核的責

任，應及時對交工技術文件進行檢查、審核、簽證、蓋章，組織承包

單位完成交工技術文件的組卷工作。

16.2.5承包單位

承包單位按照工程承包合同、設計文件、施工圖等規(guī)定的內(nèi)容和

要求，完成承擔的全部建筑安裝工程，經(jīng)工程交接后，在三個月內(nèi)將

裝訂成冊的竣工文件正本、副本送項目指揮部項目組審核。項目組在

收到竣工文件后一個月內(nèi)組織監(jiān)理單位、工程質量監(jiān)督站對其完成審

核、簽章確認工作，經(jīng)公司檔案室驗收合格后歸檔。

16.3檔案管理界面

公司檔案室、綜合

財

序建設項集部、財務部、生產(chǎn)技術部、設承包/監(jiān)公

設計管理部、工程計劃計司

目檔案理

部、工程管理部、審計部、管務總承包檔

團

管理單

采購部、執(zhí)行部門理案

號

內(nèi)容公部部單位位室

司

項目前收集前期文件，整理收集前檢查、驗

期文件移交歸檔期文件，收前期

1

歸檔整理移文件并

交歸檔存檔

項目竣指導、檢見公司編制項組織、審指導、檢

工文件查承包/檔案室目竣工核承包/查、驗收

歸檔總承包及指揮文件并總承包并存檔

單位編部驗交移交歸單位編

制項目辦確認檔制項目

2竣工文簽章后竣工文

件辦理支件并簽

付資料章確認；

保證金、編制監(jiān)

付合同理文件

最后一并移交

筆款項歸檔

項目竣組織集團完成消防、環(huán)境保完成相完成監(jiān)接收竣

工驗收公司重大護、安全設施、職業(yè)關單項理總結工驗收

文件歸建設項目病防護設施、檔案及總結報告（專

檔檔案專項竣工決算審計等專項驗收）、

驗收；參項驗收；完成采購總單項總

3

加集團公結、引進工作總結、結、竣工

司重大建生產(chǎn)準備及試運考核總驗收鑒

設項目竣結組織項目竣工驗收工定書等

工驗收作，收集完整的全套竣工文件材

驗收文件，整理移交歸檔料并存

檔

16.4檔案管理流程

16.4.1前期文件歸檔流程

16.4.1.1前期文件歸檔流程

業(yè)務活動操作崗位/部門業(yè)務表單描述

集團公司、國家和

工程開工前在立項、審批、招投標、

地方政府相關部

1勘察、設計以及工程準備過程中形

門、勘察、設計單

成文件

位等相關崗位

指揮部相關部門

2收集整理并移交歸檔

相關崗位

設計管理部

3檢查驗收并存檔檔案資料移交清冊

工程驗交崗

16.4.1.2前期文件歸檔流程步驟

施工單位、工程總承包單位完成施工文件及竣工圖的編制、整理

后，應將其提交監(jiān)理單位、項目組、各職能部門驗交辦依次審核，審

核單位要對案卷的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審核，在“交

工技術文件審核匯簽表”中簽字確認，并加蓋本人名章及單位公章,

驗收合格后由各職能部門填寫資料移交清單，報分管領導簽字后，至

少交兩套資料到檔案室歸檔，使用部門需要時，可向檔案室借閱或復

制。

16.4.1.3前期文件歸檔移交清單

檔案材料移交清冊

交接性質

移交部門：負責人：__________年月日經(jīng)辦人：年月日

接收部門：負責人：__________年月口經(jīng)辦人：年月日

監(jiān)督部門：負責人：年月日經(jīng)辦人：年月日

檔案材料移交清單

種類：第一頁共頁

數(shù)量

形成

序號編號檔案（材料）名稱備注

日期件（冊）頁（張）

移交部門：（公章）分管領導:接收部門：（公章）分管領導:移交時間:年月日

移交人：接收入：

16.4.2竣工文件歸檔流程

16.4.2.2竣工驗收文件歸檔流程步驟

編號業(yè)務活動操作崗位/部門業(yè)務表單描述

組織編制交工技術文件、竣工圖等竣工文

01承包商相關崗位

件，工程交接后三個月內(nèi)移交歸檔

組織、審核交工技術文件的形成、收集和

監(jiān)理單位

02組卷工作，并及時對竣工文件編制進行檢

查、審核、簽證、蓋章專業(yè)監(jiān)理工程師

簽審項目竣工文件（含項目交工技術文件、工程管理部

03設備隨機文件、項目竣工圖和監(jiān)理文件）

并整理項目管理文件移交歸檔

公司檔案室工程交工資

05指導、檢查、驗收并存檔

料移交目錄

16.4.2.1竣工文件歸檔業(yè)務表單

竣工文件歸檔業(yè)務表單

項目名稱：

單項工程名稱：單項工程編號:

竣工資料竣工圖

序號文件編號工程名稱頁數(shù)

套冊套

冊

合計

移交單位（公章）：接收單位（公章）：

移交人：接收人：

移交日期：接收日期：

竣工文件歸檔業(yè)務表單

16.4.3竣工驗收文件歸檔流程

16.4.3.2竣工驗收文件歸檔流程步驟

編號業(yè)務活動操作崗位/部門業(yè)務表單描述

HSE、公司檔案

01組織專項驗收工作

室、財務部、審計部

完成消防、環(huán)境保護、安全

設施、職業(yè)病防護設施、檔HSE、公司檔案

02專項驗收報告

案及竣工決算審計等專項室、財務部、審計部

驗收

工程管理部、工程計劃部、

03組織編制單項總結

設計管理部工程驗交崗位

完成勘察設計、采購、引進

勘察設計單位、采購部、設計

04工作、施工、工程總承包、單項總結

監(jiān)理、生產(chǎn)準備及試運考核管理部、承包商、監(jiān)理單

總結

位、工程管理部、生產(chǎn)技術部、

05組織編寫竣工驗收報告竣工驗收委員會竣工驗收報告

收集全套竣工驗收文件，整

06綜合管理部工程驗交崗位

理并移交歸檔

建設項目歸檔文件

07檢查、驗收并存檔公司檔案室檔案收集崗

移交清單

16.4.4檔案查閱制度及流程

16.4.4.1檔案查閱制度

(1)查閱方式分為借閱和借出，本公司員工，因工作需要均可

憑有效證件在指定檔案查閱地點，登記查閱業(yè)務范圍內(nèi)的檔案資料，

每人每次最多可查閱二卷或一套(特別情況例外)；查閱業(yè)務范圍以

外的檔案，按專業(yè)的不同性質，需辦理查閱手續(xù)，經(jīng)專業(yè)檔案所屬部

門領導批準后，方可查閱。如需借出，須經(jīng)綜合管理部檔案分管負責

人批準，辦理借閱手續(xù)后方可給予借出復印件，原件任何時候不予借

出檔案室。若查閱屬知識產(chǎn)權保護范圍內(nèi)的各類檔案，需經(jīng)總經(jīng)理或

檔案分管領導簽批；

(2)借閱機密級檔案資料，須由本人提出書面申請，經(jīng)本部門

領導和綜合管理部檔案分管負責人簽字后報總經(jīng)理簽批后方可借閱；

(3)借閱檔案只限借閱者本人使用，不準轉借、代借、不準涂

改、撕頁、不準帶回家或公共場所；

(4)借閱者應按時歸還，借期最長不得超過十五天。確因工作

需要過期不能歸還時，必須帶所借檔案資料辦理續(xù)借手續(xù)；逾期不還

又不辦理續(xù)借手續(xù)者，每超過一天罰款50-100元，將通知財務部扣

除相應工資督促歸還。通知其單位領導并取消其借閱資格；

(5)外單位查閱一般檔案資料，憑單位介紹信，經(jīng)接待單位負

責人簽字同意，填寫有關登記表。經(jīng)綜合管理部負責人批準后，只許

查閱介紹信中所述范圍內(nèi)的檔案資料，限在室內(nèi)指定地點查閱，如需

借出使用，須經(jīng)綜合管理部負責人簽字同意，方可借出。屬公司機密

檔案和知識產(chǎn)權保護范圍內(nèi)的檔案一律不準查閱。

(6)借閱者應愛護檔案，保持檔案資料的完整清潔，不得隨意

在資料上劃線、圈點、涂改、拆卷、剪貼，對于損壞檔案、丟失檔案、

涂改勾劃檔案者，將按原價的1—5倍賠償。要責成本人寫出書面材

料，根據(jù)情節(jié)輕重并依法追究其責任。

(7)借閱者在查閱保密資料時，必須簽訂保密協(xié)議，并嚴格履

行保密規(guī)定。丟失資料的，應交納技術轉讓費、工本費等全部費用。

對造成失密的將按公司《保密制度》的規(guī)定進行處理。

(8)借閱檔案資料，一般不準復制，因工作需要對檔案內(nèi)容進

行復制時,必須詳細填寫檔案復印登記表，并按需要復制相應的份數(shù)。

必須經(jīng)綜合管理部負責人批準，并辦理相關手續(xù)；檔案管理人員對摘

錄、復制的內(nèi)容認真核對后，出具證明，方能生效。帶有密級和比較

重要的檔案資料不準復制。外單位來我廠索取檔案資料時，應持單位

介紹信，按規(guī)定收取工本費。知識產(chǎn)權范圍之內(nèi)的圖紙資料提供時,

須與我廠簽訂技術轉讓協(xié)議后，可按技術轉讓合同規(guī)定提供。

(9)歸還檔案時，要按檔案資料的順序排好，由檔案人員當面

清點，并按要求填寫利用效果。借閱人員調出或調離原單位、出國、

離退休時，必須將各類檔案資料如數(shù)歸還檔案室，并按規(guī)定辦理注銷

手續(xù)。

(10)員工調離本公司，在調離通知單上應有檔案室簽字，方能

辦理離公司手續(xù)。

16.4.4.2檔案查閱流程

審批部門

序

查閱方

號借閱人檔案

式本專業(yè)部非本專業(yè)部門總經(jīng)理/檔案室分管領檔案室

室負

門負責人負責人導管理員

黃人

登記

借閱—?—?-A—?

借閱

1本專業(yè)

登記

借出—?-?審批

借出

登記

借閱―?審批―?―?

非本專借閱

2

業(yè)登記

借出―?審批審批-?

借出

登記

3外單位借閱—?—?審批審批

借閱

說明：1.只允許借出復印件；2.秘級文件須經(jīng)總經(jīng)/檔案分管理領導審批。

16.4.4.3檔案借閱申請單

檔案借閱申請單

借閱時間：編號:

借閱人部室電話號碼

歸還

跨專業(yè)借閱是口否口限制借閱是口否口借閱期限

時間

庫存

檔案號檔案名稱份數(shù)/頁數(shù)正/副本備注

份數(shù)

用途：檔案室經(jīng)辦人：

資料所在檔案室

部門負責人檔案室負責人主管領導

部室負責人分管領導

審批意見

說明：本申請單一式兩份，一份申請人持有，一份檔案室留存。

16.4.4.4檔案查閱登記表

檔案查閱登記表

檔案室經(jīng)

序號查閱時間部門查閱人查閱內(nèi)容檔案號/文件編號歸還時間備注

辦人

16.4.5檔案驗收流程

16.4.5.1檔案驗收流程圖

編

號業(yè)務活動操作崗位/部門相關表格描述

公司檔案室

編制檔案驗收申請報告，并填報《建設項目檔案驗收建設項目檔案驗收

1

申請表》申請表

檔案管理崗位

進行建設項目檔案專項驗收，分初步驗收和竣工驗收

2公司檔案驗收組

兩個階段進行，重點在初步驗收階段。

組織檔案驗收。組織驗收的建設項目，需將驗收結果檔案驗收

3公司檔案驗收組

報集團公司備案。報告

公司檔案室

組織整改檔案驗收中提出的問題。凡國家重點建設項

4

目填報《國家重點建設項目檔案管理登記表》。

檔案管理崗位

16.4.5.2檔案驗收申請表

重大建設項目檔案驗收申請表

項目名稱

審批（核準）機關立項日期

投資規(guī)模建設單位

建設單位（法人）設計單位

主要施工單位主要監(jiān)理單位

計劃竣工驗收日

計劃檔案驗收日期

期

聯(lián)系人聯(lián)系電話

地址/郵編電子信箱

申請單位自檢意見

（單位蓋章）

年月日

驗收組織單位意見

（單位蓋章）

年月日

16.4.6設備隨機資料管理流程

采購部在確認設備到貨時間后，應組織相應的安裝單位、監(jiān)理公

司、工程管理部（或業(yè)務部室）、檔案室、供貨商，根據(jù)到貨具體情

況依據(jù)驗收方案進行外觀檢驗和數(shù)量驗收。根據(jù)合同認真清點驗收隨

機資料，由上述參加各單位共同會簽后，采購部填寫檔案資料交接登

記表移交檔案室存檔。

設備隨機資料發(fā)放清單

份

序領用領用

數(shù)

號設備名稱生產(chǎn)廠家資料內(nèi)容領用人備注

單位日期

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

15

17

18

19

20

21

22

16.5檔案管理規(guī)定（附件）

第一章總則

第一條為認真做好公司建設類項目檔案管理工作，保證工程竣工

檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，順利通過上級檔案管理驗收，結合

公司檔案管理的實際情況，特制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定適用于公司所有建設工程項目。

第三條項目文件歸檔的依據(jù)

SH/T3904—2005《石油化工建設工程項目竣工驗收規(guī)定》

SH3503-2007《石油化工工程建設交工技術文件規(guī)定》

DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔及檔案整理規(guī)

范》

GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

第四條項目各部門、工程建設承包商、供貨商、監(jiān)理單位及參

與公司項目建設的其他單位或個人都應遵守本規(guī)定。本規(guī)定所稱建設

類項目檔案是指公司所有項目建設從立項審批、招投標、勘察、設計、

施工、監(jiān)理到竣工驗收全過程中直接形成的具有保存價值的圖紙、圖

表、照片、錄像、錄音、光盤、實物等各種載體的文件資料。

（-）項目前期文件是工程開工以前在立項、審批、招投標、勘

察、設計以及工程準備過程中形成的文件。

包括：環(huán)境影響評價文件及其批準文件、項目設立安全評價報告、

職業(yè)病危害預評價報告及其報批文件、可行性研究報告及批準文件、

工藝設計包、總體設計、初步設計及報批文件、施工圖設計、招標投

標文件、評標記錄報告、中標通知書、工程承包合同、協(xié)議等。

（二）項目竣工文件是項目竣工時形成的反映施工（指建筑、安

裝）過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖

和項目監(jiān)理文件組成。

1.項目施工文件是項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝

情況的文件。

2.項目竣工圖是項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。

3.項目監(jiān)理文件是監(jiān)理單位對項目工程進度、質量、安全和建

設資金使用等進行控制的文件。

（三）項目竣工驗收文件是項目竣工后試運行中以及項目竣工驗

收時形成的文件?？⒐を炇瘴募墙ㄔO項目的全面總結，包括竣工驗

收報告、單項總結（勘察設計總結、采購總結、引進工作總結、施工

總結、工程總承包總結、監(jiān)理總結、生產(chǎn)準備及試運考核）、各專項

驗收文件和竣工驗收鑒定書。

第五條建設項目檔案是建設項目歷程的真實記錄，是生產(chǎn)、管理、

維護和改建的真實依據(jù)和不可再生資源。

第二章建設項目檔案管理職責

第六條公司檔案管理職責

（一）遵守國家有關法律法規(guī)和股份公司檔案管理規(guī)定，建立健

全項目檔案管理工作各項規(guī)定。

（二）負責建設項目從立項審批、招投標、勘察、設計、竣工驗

收全過程中，直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、照片、

錄像、錄音、光盤、實物等各種載體的文件資料的收集、整理、審查

和歸檔工作，并對施工、監(jiān)理資料進行檢查、指導、驗收。

（三）負責對建設項目檔案工作的統(tǒng)一管理，督促各部門、項目

組及時按規(guī)定移交歸檔資料，對檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查。

（四）與各部門、項目組密切配合，參加建設項目施工交底會、

工程質量和進度檢查、工程重大設備到貨開箱驗收、工程竣工驗收。

（五）負責建立檔案工作流程，對建設項目檔案資料實行跟蹤管

理、動態(tài)管理，進行開工項目檔案管理登記。

（六）負責組織各部門、項目組等方面人員，根據(jù)檔案工作的相

關要求進行全面自檢，參加上級部門組織的項目檔案驗收工作。

（七）負責組織對各部門、各項目組相關人員進行檔案管理業(yè)務

知識培訓。

第七條各部門、項目組文件及檔案管理職責

（一）負責本部門涉及文件、資料接收、分發(fā)、存檔、管理等工

作

（二）在下達項目計劃任務書、簽訂合同、協(xié)議的同時，應明確

建設項目文件歸檔范圍及要求，并及時通知檔案管理人員。

（三）檢查建設項目施工進度和質量的同時，對該項目施工單位

交工技術文件的編制、整理、審定工作進行檢查。

（四）負責對承包商、監(jiān)理單位等項目竣工文件進行檢查、審核，

確保其完整、準確、系統(tǒng)，并組織歸檔前的整理及歸檔工作，按檔案

管理要求向檔案室歸檔。

（五）建設項目工程竣工驗收之前，應及時通知檔案室申請檔案

專項驗收。

（六）安排專人定期向檔案室進行資料歸檔。

第三章建設項目檔案管理

第八條為保障檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，

檔案資料必須實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的原則。檔案室全面負責所有與建設

項目有關的檔案資料的管理工作。

第九條職能部門、項目組各派一名人員負責本部門業(yè)務活動中

形成的各類文件材料的收集、整理，并按要求在文件形成后每月25

日向公司檔案室移交，并做好移交清單。（見附表『1、2）

第十條項目建設前期文件歸檔一覽表（見附表2），若合同另有

規(guī)定時，按照合同執(zhí)行。

第十一條設計管理部檔案管理要與各部門、項目組溝通，及時

了解項目進展情況，做好資料的登記備案。

第十二條實行工程總承包的建設項目，由各分包單位負責其分包

項目全部文件的收集、整理，并提交工程總承包單位匯總，由建設單

位分別向幾家承包單位發(fā)包的，由各承建單位負責收集、整理其承包

項目的所有文件，監(jiān)理單位負責收集、整理項目監(jiān)理文件。

第十三條建設項目歸檔程序

（一）施工單位、工程總承包單位完成施工文件及竣工圖的編制、

整理后，應將其提交監(jiān)理單位、工程管理部驗交辦依次審核，審核單

位要對案卷的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審核，在“交工

技術文件審核匯簽表”中簽字確認，并加蓋本人名章及單位公章，向

公司檔案室歸檔。

（二）對于無監(jiān)理的建設項目，施工單位完成施工文件及竣工圖

的編制、整理后，應將其提交工程管理部進行審核，工程管理部要對

案卷的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審核，在“交工技術文

件審核匯簽表”中簽字確認，同時在監(jiān)理單位欄中說明情況，并簽字

確認。

（三）監(jiān)理單位完成監(jiān)理文件的編制、整理后，應將其提交工程

管理部，由工程管理部對監(jiān)理文件的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質

量進行審核，并在案卷封面“監(jiān)理文件”上簽名確認，監(jiān)理單位按公

司檔案管理要求向神達昊達公司檔案室歸檔。

第十四條建設項目文件的歸檔時間要求

（一）項目前期文件在前期階段結束時歸檔。

（二）基礎設計文件、詳細設計文件、設計審查會議紀要等隨時

歸檔。

（三）項目管理文件由各部門、項目組收集、整理，定期向公司

檔案室移交。

（四）總承包（施工）單位按照工程承包合同規(guī)定的內(nèi)容、要求

及設計文件、施工圖等，完成承擔的全部建筑安裝工程，在工程交接

后三個月內(nèi)將裝訂成冊的交工技術文件正本、副本提交給監(jiān)理單位、

指揮部項目組、質量監(jiān)督站、設計管理部、工程管理部驗交公司檔案

室對其完成審核、簽章確認工作。

（五）交工技術文件的份數(shù)為紙質版一般不少于三份，紙質版文

件正本必須保證全部資料是原件，正本和一份副本交建設單位，另一

份副本由設計、施工、采購等承包單位自行保存，各參建單位應有一

份工程中間交接證書、工程交接證書正本，副本中隨機資料及合格證

部分可以采用復印件，其他部分仍應為原件，不得復印。

（六）監(jiān)理文件應與承包商施工文件同期歸檔。

（七）工程項目建設中形成的電子文件應由文件形成部門適時刻

錄成光盤保存、歸檔，電子文件的編號、整理、歸檔與紙質文件對應

一致。

第十五條建設項目的移交要求

（一）組卷單位向檔案部門移交歸檔案卷時，交工技術文件、竣工圖、

監(jiān)理文件需填寫“工程建設項目竣工驗收資料移交清單”（附表3-K

2、3）,一式四份；公司各部門、各項目組需填寫“檔案材料移交清

冊”（附表1）,一式兩份，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)

等，并履行相關的簽字手續(xù)，經(jīng)交接雙方核對無誤后簽字，作為移交

憑證各執(zhí)一份保存，同時提交電子版移交目錄。

（二）凡應歸檔的竣工文件，在歸檔前，必須先按“交工技術文

件審核匯簽表”的要求，經(jīng)各有關單位對竣工文件的完整、準確、系

統(tǒng)進行全面審核簽認后，方可歸檔，否則檔案管理部門不予接收。

第十六條建設項目竣工檔案管理應當納入合同管理和項目管理

中，實現(xiàn)合同、項目過程控制管理。

（一）項目在簽訂設計、施工及監(jiān)理合同（協(xié)議）時，應當設專

門條款，根據(jù)建設項目文件歸檔范圍，明確工程建設承包商、供貨商、

監(jiān)理單位及參與本項目建設的其它單位應提交項目檔案（包括電子文

件）的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、費用、時間、質量要求及違約責任，

以及對提交文件的整理、歸檔責任。合同（協(xié)議）會簽單必須有檔案

部門對這一條款的簽署意見。

（二）在合同（協(xié)議）中明確竣工檔案保證金，保證金或費用預

留條款必須經(jīng)公司檔案室審核，簽訂合同（協(xié)議）的各部門及項目組

負責實施。

（三）每一合同付最后一筆款項時，必須到公司檔案室簽署意見。

檔案室根據(jù)合同（協(xié)議）對工程建設承包商、供貨商、監(jiān)理單位及參

與本項目建設的其它單位提交的檔案資料檢查、驗收，合格后，簽署

同意付款的意見，財務部門才能履行付款手續(xù)。

第十七條建設項目檔案驗收依據(jù)神達昊達建設項目檔案驗收規(guī)

定進行。

第十八條凡未按規(guī)定要求時間交付交工技術文件，由工程管理部

下發(fā)“神達昊達建設項目檔案催交通知單”（附表4）,并且施工單位

在接到通知單后，仍沒有按照規(guī)定時間交付交工技術文件的，或交付

交工技術文件內(nèi)容與工程施工實際不符而造成損失的，應由編制單位

及相關人員承擔主要責任，審核單位及有關人員承擔相應責任。

第四章建設項目檔案歸檔要求

第十九條建設項目歸檔文件的基本要求：

（一）歸檔的工程技術文件必須完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范。

（二）完整：是指能夠記錄和反映建設項目的提出、調研、可行

性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、設備安裝、調度、

試生產(chǎn)及驗收的全過程。

（三）準確：是指真實記錄和準確反映建設過程和竣工時的實際

情況，圖物相符、數(shù)據(jù)可靠、簽署完備。

（四）系統(tǒng)：是指按照文件形成規(guī)律，保持各部分之間的有機聯(lián)

系，分類科學、組卷合理。

（五）規(guī)范：是指歸檔文件的編制質量、整理、組卷、卷內(nèi)文件

的排列、案卷編目、裝訂等符合要求。

第二十條建設項目歸檔文件的編制要求

（一）建設項目歸檔文件的質量要求：

1.字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽認手續(xù)完備?？⒐の募?/p>

中若需有執(zhí)業(yè)資格的人員（如監(jiān)理工程師、巖土工程師、建筑師、結

構師、建造師、造價師、試驗員、檢測人員、調試人員等）簽名時一，

應本人簽字后再加蓋執(zhí)業(yè)資格章；其他人員應本人簽字。

2.不得使用易褪色的書寫材料（如紅色墨水、純藍墨水、圓珠

筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；凡為易褪色材料（如復寫紙、熱

敏紙等）形成的文件，應附一份復印件。加蓋印章應使用紅色快干印

油，以防止印油對資料的滲透污損。

3.復印、打印文件的清晰及牢固程度應符合設備標定的質量要

求。打印文件必須使用激光打印，并使用原裝正版墨盒。不得使用再

生墨盒及噴墨打印機、針式打印機打印。

4.凡應歸檔的管理及竣工文件原則上歸檔原件，否則需加蓋證

明其真實性的印章和簽字。

5.文字材料一般按A4(297mmX210mm)幅面編制。

(二)施工文件的編制要求

1.按照施工管理部門確定的具體內(nèi)容、格式、編制要求等進行

編制。

2.編制標準參照國家和化工行業(yè)相關標準執(zhí)行。

(三)竣工圖的編制要求

1.竣工圖是項目竣工文件的重要組成部分，工程總承包(施工)

單位在項目竣工時必須編制竣工圖，應使用最終版施工圖編制。

(1)竣工圖必須用全新的施工圖制作，不得有污損、殘破。

(2)竣工圖應包括所有的施工圖，其中也包括目錄中“重復利

用”部分列出的國家、行業(yè)部委及設計單位的標準圖、通用圖，“重

復利用”圖必須與相關竣工圖一同組卷。

(3)竣工圖按專業(yè)編制，并配有詳細編制說明和目錄。

(4)竣工圖要做到與設計變更、隱蔽工程記錄和工程實際情況

“三對口”。

(5)凡按施工圖施工沒有變更的，可加蓋“竣工圖章”，作為竣

工圖。

(6)凡施工中有部分變更的施工圖，可在原圖上用繪圖墨汁或

碳素墨水進行修改，修改部位加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加

蓋“竣工圖章”。

(7)凡結構形式、工藝、平面布置改變，以及其它重大改變及

圖面變更面積超過35%的，應重新繪制竣工圖，并加蓋“竣工圖章”。

2.竣工圖的更改方法

(1)文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部

圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。

(2)利用施工圖更改，應在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、

編號和條款號。

“竣工圖核定章”樣式(尺寸40mmX15mm):

根據(jù)號變更通知電"

第條修改~,,

3.竣工圖章的使用

(1)所有竣工圖必須加蓋竣工［1］圖章，竣工圖章應使用不褪色

的紅色印泥蓋印，加蓋在藍圖右下角設計圖簽的上方或周圍不壓蓋圖

形文字的地方；竣工圖章并應由施工單位、編制人、技術負責人簽字

確認，應經(jīng)監(jiān)理單位審核，總監(jiān)理工程師簽字認可。

(2)竣工圖章尺寸應符合規(guī)定要求，采用不易褪色的紅色快干

印油加蓋在每頁圖紙標題欄附近空白處。

“竣工圖章”樣式(尺寸80mmX60mm)

(四)監(jiān)理文件的編制要求

1.監(jiān)理文件包括：監(jiān)理工作依據(jù)性文件；監(jiān)理工作文件。

2.監(jiān)理文件應按項目一一專業(yè)一一文種一一時間組卷。如監(jiān)理

大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則等依據(jù)性文件組成一卷，監(jiān)理簡報、監(jiān)理

備忘錄、監(jiān)理例會紀要、監(jiān)理旁站記錄、開（停、復）工令、進度款

支付等應分別組卷。如項目小文件少，可以將上述文件組成一卷，但

應分類排列。

3.監(jiān)理單位應設立統(tǒng)一的發(fā)文規(guī)范，每一個文種的文件要有統(tǒng)

一的編號，歸檔的文件編號應當連續(xù)完整。

4.監(jiān)理文件內(nèi)封面格式采用（附表5-1）,然后為卷內(nèi)目錄（附

表5-2）、正式內(nèi)容，最后為備考表。

5.監(jiān)理文件的編頁方法與交工技術文件相同：即內(nèi)封面、卷內(nèi)

目錄、備考表都不編頁，僅有監(jiān)理文件的正文才編頁。

第二十一條建設項目歸檔文件的整理要求

（-）組卷原則、方法及排列順序要求：

1.組卷要遵循施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件的形成規(guī)律和成套

性特點，保持文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷規(guī)范合理；法律性文

件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。

2.施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件應分別組卷。卷內(nèi)文件一般文

字材料在前，圖紙在后。

3.施工文件按照已劃分的單位工程為基本單元進行組卷，若形

成的文件較多，可按子單位工程、文件類型（文種）等分別組成若干

案卷。施工綜合管理文件可按單項工程組卷。

4.監(jiān)理文件按單項工程并結合專業(yè)、文種組卷。

5.各部門及項目組形成或收到的有關建設項目的前期文件、設

備技術文件、施工文件、生產(chǎn)試運行文件及竣工驗收文件，應根據(jù)文

件的性質、內(nèi)容分別按階段、裝置或者單位工程整理。

勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按裝置和專

業(yè)整理。

商務、采購合同及合同管理文件按年度、合同號進行整理；會計

檔案的整理、組卷執(zhí)行財政部、國家檔案局1998年8月21日發(fā)布的

《會計檔案管理辦法》。

設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現(xiàn)

場使用的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試

運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件由承包商整理。

6.案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該

卷保管期限從長。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原

文在后；正件文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；批復

在前，請示在后；結論性文件在前，依據(jù)性文件在后；發(fā)文在前，轉

發(fā)件在后；通知在前，補充通知在后。

（二）案卷編目要求

1.卷內(nèi)文件頁號的編寫

（1）卷內(nèi)文件排列后，凡有書寫內(nèi)容的頁面均應編寫頁號，要

逐頁用HB鉛筆從1開始標注頁號。

（2）頁號編寫位置：單面書寫文件在其右下角（距右20mm，距

下15mm）；雙面書寫文件，正面在其右下角（距右20nlm，距下15mm）；,

背面在左下角（距左201nm，距下15mm）；

圖紙的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方。

（3）成套或印刷成冊的文件，已有頁號并連續(xù)、不中斷的不必

重新編寫頁號；沒有頁號的文件，從首頁“1”開始編起；若文件前

面有頁號、后面沒有頁號的，后面的頁號可從前面頁號的最后一位起

接著連續(xù)編寫（總頁號=已有頁號+連續(xù)編頁號）。

（4）各卷之間不連續(xù)編寫頁號，各卷頁號應從“1”開始編起。

（5）案卷的外封面、內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄（原有目錄除外）及卷

內(nèi)備考表不編寫頁號。

2.案卷外封面的編制

(1)案卷題名，應簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括

項目名稱、代字、代號及結構、部件、階段的代號和名稱等；項目名

稱應與批準的原立項、設計(包括代號)相符；歸檔外文資料的題名

及主要內(nèi)容應譯成中文。案卷題名全長不得超過45個漢字。

例：單項工程名稱+單位工程名稱+專業(yè)名稱

(2)立卷單位，應填寫文件組卷部門或項目負責部門。

施工文件、竣工圖的立卷單位一般填寫施工單位；

監(jiān)理文件的立卷單位填寫監(jiān)理單位。立卷單位要求填寫單位全稱

(以公章為準)。

(3)起止日期，文字卷、圖紙卷填寫該單位工程的開、竣工日

期；結算資料卷填寫結算資料首頁上的編制日期。

格式如：文字卷填寫2010.07.10~2010.09.21

(4)保管期限，應由建設單位檔案管理部門依據(jù)有關規(guī)定填寫

組卷時劃定的保管期限，當卷內(nèi)文件保管期限不同時，以該卷文件保

管期限最高的那份文件期限為準，填寫該卷的保管期限。

(5)案卷外封面宜采用宋體書寫。

3.案卷內(nèi)封面的編制

(1)施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件組卷必須有案卷內(nèi)封面，案

卷內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。

(2)在交工技術文件內(nèi)封面右上角，加蓋“正本”或“副本”

印章，均采用紅色印泥加蓋。

(3)內(nèi)封面填寫說明

a)“項目名稱”應以批準的項目初步設計文件中的項目名稱為準。

b)單項(位)工程名稱的填寫，按照計劃部或監(jiān)理單位、項目

組和承包商共同確定的單項工程、單位工程及編號填寫。

C)竣工結算資料案卷中，無需使用“案卷內(nèi)封面二

4.卷內(nèi)目錄的編制

項目前期文件、監(jiān)理文件、項目竣工驗收文件的“卷內(nèi)目錄”采

用《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)規(guī)定的

格式(見附表7),排列在卷內(nèi)文件之前。

(1)序號，應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件的順序,

一個文件一個號。

(2)文件編號，應填寫文件文號、編號或圖紙的圖號，或設備

位號、項目代號。

(3)責任者，應填寫文件形成部門或主要責任者。文字卷填寫

文件的編制單位或主要責任者；圖紙卷填寫竣工圖的編制單位。

(4)文件題名，應填寫文件材料標題全稱，或擬寫文件題名。

(5)日期，應填寫文件形成日期，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月

日，如2008.02.18,填寫在題名占用的最后一行內(nèi)。

(6)頁號，應填寫每份文件首頁上標注的頁號，每卷內(nèi)最后一

份文件填寫首尾頁上標注的頁號即起止頁號，起止頁號之間用“?”

聯(lián)結。頁號填寫在題名占用的最后一行內(nèi)。

(7)