會(huì)議中心品控管理制度范本

會(huì)議中心品控管理制度范本第一章總則

為確保會(huì)議中心的管理品質(zhì)，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程及責(zé)任分工，特制定本管理制度。本制度適用于會(huì)議中心的各項(xiàng)活動(dòng)組織與管理，旨在規(guī)范會(huì)議組織、召開(kāi)、跟蹤及評(píng)估的全過(guò)程，保障會(huì)議中心各項(xiàng)工作的高效有序進(jìn)行。

一、目的與原則

1.目的：通過(guò)建立完善的會(huì)議管理制度，加強(qiáng)會(huì)議中心內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高決策效率，確保各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。

2.原則：堅(jiān)持公開(kāi)、公平、公正的原則，確保會(huì)議內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性；遵循精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，提高會(huì)議質(zhì)量。

二、適用范圍

本制度適用于會(huì)議中心的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議類(lèi)別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期、議程召開(kāi)的會(huì)議。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)決定召開(kāi)的會(huì)議。

四、組織架構(gòu)

1.會(huì)議中心設(shè)立會(huì)議管理小組，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等工作。

2.會(huì)議管理小組由總經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。

五、參會(huì)人員

1.參會(huì)人員包括：主持人、記錄人、發(fā)言人、參會(huì)代表等。

2.參會(huì)人員應(yīng)具備以下條件：

（1）熟悉會(huì)議內(nèi)容及相關(guān)業(yè)務(wù)；

（2）具備良好的溝通、協(xié)調(diào)、表達(dá)能力；

（3）遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加或請(qǐng)假。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意接打電話(huà)。

2.會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)予以保密。

3.會(huì)議期間，不得遲到、早退，如有特殊情況需提前請(qǐng)假。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議中心的正常秩序。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議召集人應(yīng)制定會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等，并在會(huì)議召開(kāi)前至少1個(gè)工作日將會(huì)議議程通知參會(huì)人員。

3.通知參會(huì)人員：會(huì)議管理小組負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員了解會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間和地點(diǎn)。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議召集人應(yīng)準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料，包括但不限于會(huì)議議題背景資料、報(bào)告、數(shù)據(jù)等，并于會(huì)議召開(kāi)前至少1個(gè)工作日發(fā)放給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議管理小組負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

2.主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律，宣布會(huì)議開(kāi)始。

3.議題討論：按照會(huì)議議程，逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論。議題討論應(yīng)注重實(shí)效，避免偏離主題。

4.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、結(jié)論、決定等。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)，并提交給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題討論、結(jié)論、決定等。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)放：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，由會(huì)議管理小組及時(shí)發(fā)放給參會(huì)人員。

四、會(huì)議評(píng)估

1.會(huì)議效果評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議管理小組對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，包括議題達(dá)成情況、會(huì)議效率、參會(huì)人員滿(mǎn)意度等。

2.反饋意見(jiàn)收集：會(huì)議管理小組應(yīng)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的反饋意見(jiàn)，為改進(jìn)會(huì)議管理提供依據(jù)。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果和反饋意見(jiàn)，會(huì)議管理小組應(yīng)不斷完善會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量。

五、緊急情況處理

1.如會(huì)議期間出現(xiàn)緊急情況，會(huì)議主持人可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議議程或暫時(shí)休會(huì)。

2.緊急情況下，會(huì)議召集人應(yīng)盡快通知參會(huì)人員，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.審批流程：會(huì)議紀(jì)要完成后，需提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審核。主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)完成審批。

2.發(fā)布通知：經(jīng)審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議管理小組負(fù)責(zé)通過(guò)郵件、內(nèi)部通訊平臺(tái)等方式及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.任務(wù)分解：會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃和任務(wù)應(yīng)分解至具體責(zé)任人和執(zhí)行部門(mén)。

2.責(zé)任確認(rèn)：責(zé)任人和執(zhí)行部門(mén)收到會(huì)議紀(jì)要后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)任務(wù)接收，并對(duì)任務(wù)完成的時(shí)間和質(zhì)量負(fù)責(zé)。

三、跟蹤監(jiān)督

1.跟蹤機(jī)制：會(huì)議管理小組應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中確定的行動(dòng)任務(wù)進(jìn)行定期跟蹤。

2.進(jìn)度報(bào)告：責(zé)任人和執(zhí)行部門(mén)應(yīng)定期向會(huì)議管理小組報(bào)告任務(wù)進(jìn)展情況，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

四、問(wèn)題反饋與協(xié)調(diào)

1.問(wèn)題反饋：在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，責(zé)任人和執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)向會(huì)議管理小組反饋。

2.協(xié)調(diào)解決：會(huì)議管理小組接到問(wèn)題反饋后，應(yīng)盡快協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)和資源，協(xié)助解決問(wèn)題，確保任務(wù)順利進(jìn)行。

五、結(jié)果評(píng)估與匯報(bào)

1.結(jié)果評(píng)估：任務(wù)完成后，會(huì)議管理小組應(yīng)組織對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，包括成果質(zhì)量、時(shí)間控制等方面。

2.匯報(bào)機(jī)制：會(huì)議管理小組需定期向管理層匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.改進(jìn)建議：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中的反饋和評(píng)估結(jié)果，會(huì)議管理小組應(yīng)提出具體的改進(jìn)建議。

2.更新制度：根據(jù)改進(jìn)建議，會(huì)議管理小組應(yīng)定期更新和完善會(huì)議管理制度，提高會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效率和效果。

七、歸檔管理

1.會(huì)議紀(jì)要的歸檔：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批發(fā)布后，應(yīng)由會(huì)議管理小組進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，以備查閱。

2.歸檔期限：會(huì)議紀(jì)要的歸檔期限應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際需要確定，確保歸檔資料的完整性和可追溯性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、預(yù)訂與使用

1.預(yù)訂流程：會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，由會(huì)議管理小組負(fù)責(zé)受理預(yù)訂請(qǐng)求，并統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用時(shí)間。

2.使用原則：會(huì)議室使用應(yīng)遵循高效、節(jié)約原則，優(yōu)先滿(mǎn)足重要會(huì)議和緊急會(huì)議的需求。

3.使用規(guī)范：會(huì)議室內(nèi)不得吸煙、進(jìn)食，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室內(nèi)整潔，愛(ài)護(hù)會(huì)議設(shè)備。

二、設(shè)備管理

1.設(shè)備配置：會(huì)議管理小組應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備齊全、功能正常，包括但不限于投影儀、音響、白板等。

2.設(shè)備使用：參會(huì)人員應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程使用會(huì)議室設(shè)備，如遇問(wèn)題應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議管理小組解決。

3.設(shè)備維護(hù)：會(huì)議管理小組負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

三、會(huì)議服務(wù)

1.會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議管理小組負(fù)責(zé)會(huì)議前的準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議室布置、設(shè)備調(diào)試、資料發(fā)放等。

2.會(huì)中服務(wù)：會(huì)議期間，會(huì)議管理小組應(yīng)提供必要的會(huì)務(wù)服務(wù)，如茶水供應(yīng)、設(shè)備操作等。

3.會(huì)后整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理小組應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議室的整理工作，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

四、安全與保密

1.安全管理：會(huì)議管理小組應(yīng)確保會(huì)議室的安全，包括防火、防盜等措施。

2.保密要求：涉及商業(yè)秘密或敏感信息的會(huì)議，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議資料處理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理小組應(yīng)妥善處理會(huì)議資料，防止信息泄露。

五、違規(guī)處理

1.違規(guī)預(yù)訂：對(duì)于違規(guī)預(yù)訂或未經(jīng)許可占用會(huì)議室的行為，會(huì)議管理小組有權(quán)取消預(yù)訂并給予相應(yīng)處罰。

2.違規(guī)使用：對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議管理小組有權(quán)制止并依據(jù)公司規(guī)定給予處罰。

六、持續(xù)優(yōu)化

1.意見(jiàn)收集：會(huì)議管理小組應(yīng)定期收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室管理及服務(wù)的意見(jiàn)和建議。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)收集到的意見(jiàn)和建議，會(huì)議管理小組應(yīng)不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定，提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

一、本管理制度解釋權(quán)歸會(huì)