超市供應(yīng)商管理作業(yè)規(guī)范

超市實用指導(dǎo)工具書一超市采購篇

傲庖商管理

作業(yè)規(guī)整

北京東方國泰商業(yè)顧問有限公司

二零零九年一月

目錄

前言....................................................................................3

第一章采購部組織架構(gòu)...................................................................4

第二章采購部工作職責(zé)...................................................................6

第三章采購部員工基本素質(zhì)要求..........................................................7

第四章采購部考核標(biāo)準(zhǔn)...................................................................8

第五章采購巡店管理程序................................................................12

第六章營采合作管理規(guī)范................................................................13

第七章采購部洽談室管理規(guī)范............................................................16

第八章供應(yīng)商管理規(guī)范..................................................................17

第九章出租專柜供應(yīng)商管理規(guī)范.........................................................22

第十章聯(lián)營廠商管理規(guī)范................................................................22

第十一章談判內(nèi)容和技巧................................................................26

第十二章采購合同管理規(guī)范..............................................................31

第十三章商品購銷合同協(xié)議書...........................................................34

第十四章商品購銷合同補充協(xié)議書.......................................................42

第十五章商品代銷合同書................................................................44

第十六章聯(lián)盟合同書....................................................................52

第十七章出租聯(lián)盟合同協(xié)議書...........................................................59

第十八章電腦資料的錄入及變更程序.....................................................66

第十九章現(xiàn)金采購流程..................................................................68

第二十章供應(yīng)商清場作業(yè)程序...........................................................70

第二十一章采購付款控制程序...........................................................72

第二十二章供應(yīng)商預(yù)付貨款作業(yè)流程.....................................................73

第二十三章供應(yīng)商帳期付款作業(yè)流程.....................................................76

第二十四章供應(yīng)商付款差異處理流程.....................................................78

第二十五章促銷活動贊助費收取管理程序.................................................80

第二十六章樣品管撕程................................................................82

第二十七章供應(yīng)商評價辦法..............................................................84

刖呂

采購部是超市最重要的部門之一。它的成功運作將直接決定超市的商

品結(jié)構(gòu)、價格形象和盈利狀況。根據(jù)店鋪運營的投資和公司的階段性目標(biāo),

總部制定了公司全年的經(jīng)營指標(biāo)，采購部的主要任務(wù)就是通過不懈的努力,

完成公司的經(jīng)營指標(biāo)，包括：各商品部門的銷售額、毛利率、庫存金額、

周轉(zhuǎn)次數(shù)、庫存天數(shù)、新品引進率、滯銷品淘汰率、通道費用額等。

圍繞著這些經(jīng)營指標(biāo)，采購部需要做好超市的商品結(jié)構(gòu)規(guī)劃、商品功

能定位、商品引進與汰換、供應(yīng)商的談判與管理、合同的管理、商品的定

價與變價、商品的促銷、庫存的管理，最主要的是，我們是一個團隊，營

采之間的緊密合作是成功的基礎(chǔ)。

采購部的工作是至關(guān)重要的并且極具挑戰(zhàn)性，他需要的是專業(yè)的技能

和良好的綜合素質(zhì)。希望這本《供應(yīng)商管理作業(yè)規(guī)范》能夠幫助大家成為

專業(yè)的采購高手，從而從進口就嚴(yán)格把關(guān)，全面提升公司的效益。

北京東方國泰商業(yè)顧問有限公司

二零零九年一月

第一章采購部組織架構(gòu)

1.0目的

為明確規(guī)定公司商品部和采購部的組織架構(gòu)，特制定本組織架構(gòu)圖。

2.0適用范圍

適用于公司采購部、企劃部、質(zhì)量控制部、人力資源部。

3.0職責(zé)

建立合理的組織架構(gòu)，使采購部、企劃部、質(zhì)量控制部等各崗位各司其職，合理

分工，提高工作效率。

4.0工作程序

4.1連鎖超市采購部組織架構(gòu)圖1

業(yè)

務(wù)

副總

經(jīng)理

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購

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購

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4.2連鎖超市采購部組織架構(gòu)圖2

第二章采購部工作職責(zé)

I.0目的

為明確規(guī)定公司商品部和采購部工作職責(zé)。

2.0范圍

適用于公司采購部、企劃部、質(zhì)量控制部、人力資源部。

3.0職責(zé)

3.1采購總監(jiān)工作職責(zé)

3.1.1監(jiān)管所有的采購決定；

3.1.2負(fù)責(zé)制定銷售計劃和毛利預(yù)算，對超市的毛利、銷售額預(yù)算全面負(fù)責(zé)

3.1.3指導(dǎo)各采購部門經(jīng)理開展工作，并完成任務(wù)指標(biāo)

3.1.4負(fù)責(zé)年度、季度、月度促銷計劃的制訂和監(jiān)督落實

3.2采購部門經(jīng)理工作職責(zé)

3.2.1負(fù)責(zé)本部門的毛利率和銷售額、庫存周轉(zhuǎn)預(yù)算

3.2.2指導(dǎo)采購主管開展工作，并完成每年的毛利、銷售額和庫存控制指標(biāo)

3.2.3發(fā)展與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)關(guān)系

3.2.4督促落實每期促銷計劃，審核促銷品項和價格

3.2.5制訂新商品引進計劃和舊商品汰換計劃并監(jiān)督落實

3.3促銷部的工作職責(zé)

3.3.1負(fù)責(zé)整體的超市促銷活動計劃，策劃設(shè)計年度、季度、月度促銷方案

3.3.2負(fù)責(zé)DM采購計劃的組織和跟進

3.3.3負(fù)責(zé)跟進促銷樣品的收集、拍照、價格審核等工作

3.3.4負(fù)責(zé)促銷活動結(jié)束后的評估總結(jié)

3.4采購主管的工作職責(zé)

3.3.1負(fù)責(zé)與本部門供應(yīng)商的談判與對供應(yīng)商的管理

3.3.2完成本部門銷售計劃、毛利計劃、庫存周轉(zhuǎn)計劃的落實

3.3.3負(fù)責(zé)本部門商品計劃表的落實和調(diào)整

3.3.4負(fù)責(zé)本部門商品的促銷計劃落實

3.3.5負(fù)責(zé)本部門新商品的引進和滯銷商品的汰換

3.3.4負(fù)責(zé)市場調(diào)查，保證本部門商品的市場競爭力

3.3.4定期巡店，與店鋪及時溝通，解決銷售中出現(xiàn)的問題。

3.4采購助理的工作職責(zé)

3.5.1協(xié)助采購主管開展工作

3.5.2負(fù)責(zé)訂單發(fā)放和送貨跟蹤

3.5.3負(fù)責(zé)采購主管的文書工作

3.5.4供應(yīng)商前期接待、合同和相關(guān)資料的整理

第三章采購部員工基本素質(zhì)要求

I.0目的

為明確規(guī)定公司的采購部工作人員的工作原則，特制定本管理規(guī)定。

2.0范圍

適用于公司采購部全體員工。

3.0工作程序

3.1操守廉潔

3.1.1正直高尚的個人品質(zhì)

3.1.2良好的職業(yè)道德

3.1.3不利用工作之便謀取私利，拒絕接受供應(yīng)商的任何個人饋贈

3.2市場知識

3.2.1對零售行業(yè)有深入的了解

3.2.2對消費品市場有深入的了解

3.2.3掌握對所負(fù)責(zé)部門商品的專業(yè)知識

3.2.4對供應(yīng)商的熟悉

3.3精打細算

3.3.1把超市采購看成是自己的生意

3.3.2良好的成本控制意識

3.3.3盡最大努力創(chuàng)造最高的利潤

3.3.4時時處處維護公司的整體利益

3.4.積極認(rèn)真

3.4.1敬業(yè)、愛業(yè)，熱愛零售業(yè)

3.4.2良好的心態(tài)，工作認(rèn)真扎實

3.4.3上進心強

3.5創(chuàng)新求進

3.5.1不斷尋求突破，提升業(yè)績

3.5.2善于學(xué)習(xí)，提高自我

3.5.3不躺在原來的成就上沾沾自喜

3.6適應(yīng)性強

3.6.1良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)

3.6.2能適應(yīng)超市快速擴張的需要和重復(fù)繁瑣的工作

3.6.3合理安排工作

3.7團結(jié)合作

3.7.1良好的談判能力，不斷提高談判技巧，善于與供應(yīng)商合作

3.7.2良好的人際關(guān)系處理能力，善于與各部門同事合作

3.7.3尊重供應(yīng)商、同事及店鋪員工

第四章采購部考核標(biāo)準(zhǔn)

I.0目的

為明確規(guī)定公司的采購工作重點和考核標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍

適用于公司采購部全體員工。

3.。職責(zé)

在遵循公司總體經(jīng)營目標(biāo)下，制訂并落實本年度采購目標(biāo)及采購考核標(biāo)）隹，將商

品結(jié)構(gòu)的品項合理化、數(shù)量合理化、毛利合理化和庫存合理化；

4.0工作程序

4.1銷售計劃（參照）

為強化各部門、門店的目標(biāo)責(zé)任制，應(yīng)該制訂相應(yīng)的銷售計劃。銷售指標(biāo)計劃可

分為兩個階段：

第一階段為計劃如下:

A類店（400-800平方米）B類店（1500-1800平方米）

日均銷售15000元25000元

平均米效30元15元

客單價20元20元

日來客數(shù)550人次1350人次

周轉(zhuǎn)次數(shù)14次/年10次/年

周轉(zhuǎn)天數(shù)24天34天

平均庫存40萬元98.5萬元

第二階段計劃如下:

A類店（400.800平方米）B類店（1500/800平方米）

日均銷售20000元45000元

平均米效40元25元

客單價22元22元

日來客數(shù)900人次2045人次

周轉(zhuǎn)次數(shù)14次12次

周轉(zhuǎn)天數(shù)22天30天

平均庫存45萬元135萬元

4.1.1銷售額指標(biāo)要細分為大類商品指標(biāo)、中分類商品指標(biāo)、小分類商品指

標(biāo)及一些特別的單品項商品指標(biāo)。

4.1.2不同的業(yè)態(tài)模式中商品銷售的特點來制定分類的商品銷售額指標(biāo)比例

值。

4.1.3根據(jù)不同的季節(jié)、月份、節(jié)假日制定細分的季度、月份、周銷售額目

標(biāo)。

4.1.4制定促銷商品的銷售額指標(biāo)。

4.1.5制訂DM商品的銷售額指標(biāo)。

4.1.7每天查看電腦系統(tǒng)的銷售信息，包括部門昨日、本周、本月的銷售額

與前一日、上周、上月和去年同期的對比情況。

4.1.8周一由電腦信息部匯總上周、本月的銷售報表，按部門、門店分別匯

總，并列出與上周、上月、去年同期的增長和下降比例，提交給公司總、經(jīng)理、

業(yè)務(wù)副總、采購總、監(jiān)、采購部經(jīng)理、采購主管。

4.1.9采購主管在掌握銷售情況后，應(yīng)針對部門、門店和單品銷售中存在的

問題，找出問題，提出調(diào)整改進措施。

4.1.10采購部應(yīng)在每周例會中通報銷售增長較高和下降較大的部門，引起重

視，并跟進改進措施。

4.2銷售占比和毛利計劃

為便于公司毛利的調(diào)整，根據(jù)超市的具體情況，便利店和便利超市系統(tǒng)（不

含未來的大賣場）將毛利指標(biāo)分三階段實行，計劃如下：

第一階段第二階段第三階段

銷售占比毛利銷售占比毛利銷售占比毛利

生鮮10%9%15%10%15%11%

副食25%12.5%20%12.5%20%12.8%

食品33%13%30%13.5%30%14%

洗化14%10.5%14%11%14%12%

百貨14%25%14%25.4%14%28.4%

細口100%13.8%100%14%100%15%

4.2.1訂各商品類別的占比：生鮮食品、食品、百貨、服裝等

4.2.2制訂各大類商品下小分類商品的占比

4.2.3同一商品類別中，不同性質(zhì)商品的占比：全國性品牌、區(qū)域性品牌、

自有品牌、非品牌商品

4.2.4每天查看電腦系統(tǒng)銷售占比和毛利變化，包括本部門、各門店及店內(nèi)

各類的情況，及與上月實際、去年同期實際及部門計劃的對比。

4.2.5每周一由電腦信息部匯總上周、本月的銷售占比、毛利報表，按部門、

門店及門店內(nèi)分類分別列出，并列出與公司規(guī)定計劃的對比，提交給

公司總經(jīng)理、業(yè)務(wù)副總、采購總監(jiān)、采購部經(jīng)理和采購主管。

4.2.6采購主管在掌握毛利情況后，應(yīng)針對部門、門店和單品毛利中存在的

問題，找出問題，提出調(diào)整改進措施。

4.2.7購部應(yīng)在每周例會中通報毛利增長較高和下降較大的部門，引起重視,

并跟進改進措施。

4.3庫存周轉(zhuǎn)

為強化超市系統(tǒng)庫存周轉(zhuǎn)意識，逐步提高商品周轉(zhuǎn)率，優(yōu)化商品結(jié)構(gòu)，合理

控制庫存，公司應(yīng)制訂嚴(yán)格的庫存商品周轉(zhuǎn)計劃，按不同品類制訂相應(yīng)得庫

存周轉(zhuǎn)指標(biāo)，并嚴(yán)格按計劃掌握庫存情況。采購部門和相關(guān)人員應(yīng)隨時了解

公司、各店、各類商品庫存情況，及時采取措施加以調(diào)整，加快商品周轉(zhuǎn)。

不同商品類別的庫存周轉(zhuǎn)天數(shù):

大分類商品類別庫存天數(shù)大分類商品類別庫存天數(shù)

蔬菜1-3洗滌用品15

生水果3-5衛(wèi)生用品20

鮮鮮活水產(chǎn)1洗廚房用品30

食冰鮮水產(chǎn)15化化妝用品20

品熟食1百醫(yī)藥品30

乳制品3貨針紡織品35

日配冷凍10文體用品25

肉類3嬰兒用品42

休閑食品15調(diào)味品20

食飲料10副保健食品30

品糖果餅干15食干貨食品20

煙酒22罐頭食品15

4.3.1每天查看電腦系統(tǒng)的庫存周轉(zhuǎn)情況，了解本部門目前總體和各店的商

品庫存金額和周轉(zhuǎn)天數(shù)。

4.3.2每周一電腦信息部匯總上周、本月的商品庫存情況，按部門、門店分

別列出，提交公司總經(jīng)理、業(yè)務(wù)副總、采購總監(jiān)、采購部經(jīng)理和采購

主管。

4.3.3采購主管在掌握庫存情況后，應(yīng)針對部門、門店和單品庫存中存在的

問題，找出原因，提出調(diào)整改進措施。

4.3.4采購部應(yīng)在每周例會中通報過高或過低庫存的部門，引起重視，并跟

進改進措施。

4.4商品引進率指標(biāo)

4.4.1根據(jù)不同業(yè)態(tài)制定新商品引進率指標(biāo)便利店的新商品引進率指標(biāo)通常

一年達到40—50%

4.4.2新商品引進率指標(biāo)要落實到全年、每月、每個商品分類

4.4.3每個部門每月都應(yīng)引進本類商品5-10%的新商品，新商品清單匯總后

提交采購部經(jīng)理并通知各店鋪。

4.4.4必須嚴(yán)格執(zhí)行新商品引進率指標(biāo)，以經(jīng)常給顧客帶來新鮮感，并在新

產(chǎn)品中創(chuàng)造較高的利潤

4.5商品淘汰率指標(biāo)

4.5.1對有效銷售發(fā)生率指標(biāo)一直較低的商品要予以淘汰

4.5.2商品的淘汰是為了促進超市商品的良性循環(huán)

4.5.3商品淘汰原則上采取“一進一出”的政策

4.5.4每周以文件方式通知店鋪汰換商品的清單。

4.6其它收入利潤指標(biāo)

4.6.1超市向供應(yīng)商收取一定的合理的贊助費用

4.6.2合理的其它收入指標(biāo)有利于提高超市的毛利率

4.6.3過高的額外費用指標(biāo)也會損害與供應(yīng)商的戰(zhàn)略伙伴

第五章采購巡店管理程序

1.0目的

本規(guī)定的制定是為了采購部門能及時了解商品在門店的陳列狀況，確保商品的銷

售機會均等，為分析商品銷售狀況提供依據(jù)。

2.。適用范圍

公司下屬各地區(qū)公司采購部門了解商品結(jié)構(gòu)，實際庫存情況及商品銷售情況

3.0職責(zé)

3.1采購部商品組

3.1.1每周到各門店巡店一次

3.1.2按巡店內(nèi)容，正確填寫《采購部巡店記錄》。巡店內(nèi)容包括：新品上架、

滯銷假品淘汰；快訊上架情況及正常商品的缺貨情況及其它相關(guān)工作

的溝通。

3.2《采購部巡店記錄》

3.2.1匯總部分交部門經(jīng)理，分項明細交樓面經(jīng)理解決

3.2.2采購主管

3.2.2.1不定期到各門店巡店，協(xié)助門店解決各種問題

3.2,2.2根據(jù)《采購部巡店記錄》對商品未到貨刪除品未退貨部分協(xié)

助樓面與供應(yīng)商聯(lián)系

3.2.3采購經(jīng)理及采購總監(jiān)

3.3.對《采購部巡店記錄》進行審核

3.3.1《采購部巡店記錄》匯總部分存檔備查

3.3.2監(jiān)督問題解決情況

3.4基本要求：商品組在規(guī)定時間內(nèi)完成巡店內(nèi)容并正確填寫《采購部巡店記錄》

3.4.1采購主管及時解決和反饋巡店內(nèi)容中的問題

3.4.2采購經(jīng)理監(jiān)督問題解決情況

4.0工作程序

4.1巡店每周巡店一次

4.2填寫《采購部巡店記錄》采購部應(yīng)在巡店的第二天上交《采購部巡店記錄》

4.3審核由采購經(jīng)理及采購總監(jiān)分析審核，并監(jiān)督解決

4.4解決返饋采購主管根據(jù)巡店中所出現(xiàn)問題給予解決，并以書面形式返饋

4.5通知樓面將《采購部巡店記錄》分項明細分別給相應(yīng)門店的樓面經(jīng)理，并配

合執(zhí)行。

第六章營采合作管理規(guī)范

1.0目的

為明確規(guī)定公司的采購與營運合作的程序，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍

本管理手冊適用于公司采購部、營運部及店鋪全體員工。

3.0職責(zé)

建立采購部與營運、店鋪的溝通機制，使雙方合作更加順暢，共同完成公司的經(jīng)

營目標(biāo)。

4.0工作程序

4.1營采合作

界定營、采雙方在各自工作崗位中所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?，使?fàn)I、采雙方了解各自的

權(quán)限和責(zé)任，了解方共同的目標(biāo)與前提，以滿足客戶一次性購足為目標(biāo)，以

保證公司整體利益為前提。

4.2門店的基本工作

4.2.1商品的續(xù)訂貨

4.2.2商品的陳列與組合

4.2.3銷售業(yè)績的追蹤

4.2.4商品庫存數(shù)的盤點及控制損耗

4.2.5快訊、驚爆商品的促銷

4.2.6店內(nèi)促銷的品項選擇及計劃

4.2.7圈內(nèi)的市場調(diào)查分析

4.2.8人員的掌控與管理、培訓(xùn)

4.3采購的基本工作

4.3.1提供給門店合適的商品組合

4.3.2提供給門店的該地區(qū)具有競爭力（性價比高）的商品：中高的品質(zhì)要

求，中低的銷售價格

4.3.3合理的商品品質(zhì)及包裝要求

4.3.4正確的供應(yīng)商基本資料訊息：帳期、最小訂貨量、退換貨條件

4.3.5提供給門店專業(yè)的知識培訓(xùn)計劃

4.3.6提供給門店促銷計劃及驚爆的銷售價格

4.3.7商品進行清楚的核價及合理的殺價動作

4.3.8新品的引進、滯銷商品的刪除

4.3.9商品價格的確定

4.3.10端架、地堆費用的收取

4.3,11門店廣告位的銷售

4.3.12門店損耗較大商品的補損

4.4雙方溝通事項

4.4.1采購與門店:

4.4.1.1商品包裝規(guī)格

4.4.1.2供應(yīng)商供貨的狀況

4.4.1.3商品最小的訂貨量

4.4.1.4供應(yīng)商品送貨行程表

4.4.1.5商品缺貨的提前通知

4.4.1.6商品退換貨的約定

4.4.1.7品促銷計劃通知

4.4.1.8商品價格的制定

4.4.1.9退/換、轉(zhuǎn)貨的通知

4.4.1.10提供門店專業(yè)知識的協(xié)助訓(xùn)練

4.4.1.11門店端架、地堆商品陳列的通知（每14天為一周期）

4.4.2門店與采購:

4.4.2.1提供新商品引進品項建議

4.4.2.2商品價格變更請求

4.4.2.3商品促銷的方式建議

4.4.2.4市場調(diào)查的匯總及反饋

4.4.2.5供應(yīng)商特殊狀況的通知

4.4.2.6商品缺貨的通知

4.4.2.7耗較大商品補損請求

4.4.2.8端架、地堆商品銷售情況反饋及建議

4.4.2.9新商品及滯銷商品銷售情況反饋及建議

4.4,2.10快訊商品銷售情況反饋及建議

4.5溝通的方式

4.5.1通過固定格式，在每周固定時間以溝通文件方式發(fā)送

4.5.2通過每周采購巡店和采購、營運溝通會議傳達

4.5.3在以口頭方式溝通后，以書面形式補充通知

4.5.4以建設(shè)性意見代替負(fù)面批評，以及時解決問題為目的

4.5.5以第一時間溝通，內(nèi)容盡量量化、數(shù)據(jù)化、表格化

4.6雙方合作中的基本要求

4.6.1采購確定的商品品項，門店必須全部陳列

4.6.2采購必須及時設(shè)法解決門店缺、斷貨現(xiàn)象

4.6.3采購應(yīng)及時設(shè)法解決門店新商品需求

4.6.4門店根據(jù)市調(diào)情況及店內(nèi)促銷變價要求，采購應(yīng)及時回復(fù)

4.6.5門店對于采購提出端架、地堆商品，應(yīng)及時予以配合，及時陳列

4.6.6采購對于門銷售不佳的端架、地堆商品，應(yīng)及時予以調(diào)整商品品項

4.6.7購與門店一律通過門店各部門經(jīng)理或付經(jīng)理溝通

4.6.8店內(nèi)專柜的引進，一律通過各店長、付經(jīng)理溝通

4.6.9門店應(yīng)及時提供采購可供銷售的端架、地堆位置及數(shù)量

4.6.10雙方溝通中存在的問題，由營運部協(xié)調(diào)解決

第七章采購部洽談室管理規(guī)范

1.0目的

規(guī)范洽談作業(yè)管理，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍

本管理手冊適用于公司采購部全體員工。

3.。職責(zé)

3.1采購部負(fù)責(zé)洽談室日常使用和管理工作。

3.2洽談室是公司專為洽談業(yè)務(wù)開放之辦公場所，不允許任何人在洽談室內(nèi)大聲喧

嘩、防礙他人，閑聊或做與業(yè)務(wù)無關(guān)的事情。

4.0工作程序

4.1采購在洽談室接待供應(yīng)商時，需控制和供應(yīng)商的洽談時間。

4.2洽談室及洽談室設(shè)備供業(yè)務(wù)談判及接待客戶用，所有使用洽談室的人員都有義

務(wù)愛護洽談室“公共設(shè)備”及“物品”，未經(jīng)管理人員許可，嚴(yán)禁任何人把洽談室

的“公共設(shè)備”及“物品”搬離洽談室挪作他用；

4.3洽談室嚴(yán)禁吸煙、大聲喧嘩、影響他人工作；

4.4個人物品不得隨意擺放在洽談用桌椅上，影響整潔；

4.5認(rèn)真維護洽談室衛(wèi)生環(huán)境，不得隨地吐痰、亂丟紙屑、果皮及其他廢棄物；

4.6洽談室內(nèi)嚴(yán)禁開玩笑、看報紙雜志、吃東西；

4.7洽談完畢注意清理雜物，桌椅擺放整齊，個人物品帶走。

4.8不要將任何資料遺留在洽談室內(nèi)。

4.9最后離開洽談室的人員應(yīng)隨手關(guān)閉洽談室的各種電源，并隨手關(guān)門。

第八章供應(yīng)商管理規(guī)范

1.0目的

為明確規(guī)定公司的供應(yīng)商管理程序，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍

本管理手冊適用于公司采購部全體員工。

3.。職責(zé)

建立供應(yīng)商管理規(guī)范，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，維護公司整體利益，提高供應(yīng)商對店鋪

的支持，提升銷售。

4.0工作程序

4.1尋找優(yōu)秀的供應(yīng)商

4.1.1供應(yīng)商的分類：

4.1.1.1按供應(yīng)性質(zhì)分類：制造商、代理商、批發(fā)商；

4.1.1.2按區(qū)域分類：全國性供應(yīng)商、區(qū)域性供應(yīng)商、本地供應(yīng)商；

4.1.1.3按品牌分類：知名品牌供應(yīng)商、一般品牌供應(yīng)商、自有品牌

供應(yīng)商；

4.1.2供應(yīng)商選擇策略：

4.1.2.1全國品牌商品爭取與制造商、地區(qū)總代理直接進貨；

4.1.2.2地方商品應(yīng)與本地制造商直接進貨；

4.1.2.3同一品類應(yīng)有至少兩家供應(yīng)商供貨，以獲取較為低廉的供貨

價格，

4.1.2.4不引進只提供一種商品的供應(yīng)商，除非特別情況，并經(jīng)采購

總監(jiān)批準(zhǔn)。

4.1.3供應(yīng)商應(yīng)提交的資料：

4.1.3.1蓋公章的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（并已辦理當(dāng)年度年檢）

4.1.3.2蓋公章的企業(yè)稅務(wù)登記證復(fù)印件（并已辦理當(dāng)年度年檢）

4.1.3.3企業(yè)法人代碼證書

4.1.3.4商標(biāo)注冊證明

4.1.3.5代理、經(jīng)銷商的代理、經(jīng)銷許可（授權(quán)書）

4.1.3.6企業(yè)開戶行資料

4.1.3.7公章的增值稅發(fā)票復(fù)印件

4.1.3.8蓋公章的商品報價表

4.1.3.9其它相關(guān)資料

4.1.3.10食品類商品供應(yīng)商還應(yīng)提供：食品生產(chǎn)企業(yè)許可證，食品

衛(wèi)生許可證，新產(chǎn)品批準(zhǔn)證書防疫檢測報告，銷售地當(dāng)?shù)氐?/p>

衛(wèi)生防疫檢測報告，進口商品衛(wèi)生許可證

4.1.3.11藥字號保健品供應(yīng)商應(yīng)提供：藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證，藥品

生產(chǎn)企業(yè)合格證，藥字號保健品批準(zhǔn)證書等。

4.2供應(yīng)商的談判

4.2.1談判要點:

序號談判要點談判細則

銷售分析1.最近時期的銷售情況（最近一個月或半個月）

2.供應(yīng)商商品中銷售最好和最差的商品

13.每天、每周、每月銷售額

4.顧客反饋

利潤回顧1.銷售情況很好，供應(yīng)商是否能再降低進價，以便擴大銷售

量：

2.銷售達到供應(yīng)商的返利要求，供應(yīng)商應(yīng)予返利

23.供應(yīng)商提供給其他超市更低的價格，應(yīng)對本超市一視同仁

或提供更低價格

3.供應(yīng)商的通道費用

促銷活動1.新產(chǎn)品上市時的促銷活動

及安排2.節(jié)假日的促銷活動

3.店慶及超市組織的促銷活動

4.供應(yīng)商自身的產(chǎn)品促銷活動

5.促銷的詳細計劃應(yīng)提前5-10天提交給超市

6.促銷的配合與銜接

37.促銷員的管理

8.促銷品、贈品的管理

9.促銷期間的加大訂單和貨源保證

10.促銷費用

供貨情況1.產(chǎn)格控制斷貨現(xiàn)象的發(fā)生

2.與供應(yīng)商一起分析斷貨的原因：

A.信息溝通中的不順暢、不及時

4B.供應(yīng)商的生產(chǎn)、供應(yīng)能力跟不上

C.其他原因

3.在供應(yīng)商商品暢銷的情況下，要求供應(yīng)商的優(yōu)先供貨

4.對于銷售緩慢或滯銷的商品，與供應(yīng)商共同分析原因并采

取相應(yīng)對策：

A.促銷

B.供應(yīng)商提供折扣，降價

C.調(diào)整位置

D.退換商品

5.要求供應(yīng)商逐步建立與本超市的信息系統(tǒng)相連接的信息系

統(tǒng)，以便及時的信息傳遞

6.對多次斷貨供應(yīng)商采取懲罰措施

送貨1.直接送貨

52.送貨至配銷中心

3.送貨的預(yù)約

價格分析1.其他超市同樣商品的售價

2.其他品牌同類商品的售價

63.與供應(yīng)商共同分析，是否還能在降低成本的基礎(chǔ)上降低其

零售價？

付款方式1.付款方式（現(xiàn)金買斷？30天付款？代銷？其他？）

72.總部統(tǒng)一結(jié)款？分店結(jié)款？

新貨1.新產(chǎn)品的推廣計劃

2.新產(chǎn)品的進場

83.新產(chǎn)品的促銷方案

9市場信息1.同類商品的銷售情況

2.顧客的反饋

3.潛在能力的商品

季節(jié)性銷1.提前30-60天準(zhǔn)備

售計劃2.供應(yīng)商應(yīng)備足貨源

103.超市指定價位的商品開發(fā)

4.供應(yīng)商的促銷計劃

競爭情況1.與供應(yīng)商共同分析其產(chǎn)品在不同商場的銷售情況，分析本

11分析超市的優(yōu)勢與不足

2.同類產(chǎn)品的其他品牌的市場狀況

貨品種類1.同一品類應(yīng)增加的品種

12發(fā)展?jié)撡|(zhì)2.不同規(guī)格、不同包裝產(chǎn)品的開發(fā)

3.根據(jù)顧客的要求進行新產(chǎn)品的開發(fā)

4.2.2與供應(yīng)商談判的技巧：

4.2.2.1談判前要有充分的準(zhǔn)備

4.2.2.2談判時要精神煥發(fā)，有朝氣

4.2,2.3盡量與有權(quán)決定的人談判

4.2.2.4盡量在本超市辦公室內(nèi)談判

4.2.2.5我方應(yīng)掌握主動

4.2.2.6必要時轉(zhuǎn)移話題

4.2,2.7盡量以肯定的語氣與對方談話

4.2.2.8盡量成為一個傾聽者

4.2.2.9盡量站在對方的角度，為對方著想

4.2.2.10必要時以退為進

4.2.2.11不要草率做出決定

4.2.2.12談判時要避免談判破裂

4.3供應(yīng)商檔案的建立

4.3.1供應(yīng)商的檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：

4.3.1.1供應(yīng)商登記表

4.3.1.2供應(yīng)商產(chǎn)品價格登記表

4.3.1.3供應(yīng)商企業(yè)資料

4.3.1.4供應(yīng)商采購合同

4.3.1.5供應(yīng)商洽談登記表

4.3.1.6供應(yīng)商顧客投訴登記表

4.3.1.7應(yīng)商顧客服務(wù)登記表

4.3.1.8供應(yīng)商銷售業(yè)績分析表

4.3.1.9優(yōu)秀供應(yīng)商綜合評估加權(quán)評分表

4.3.2供應(yīng)商的檔案應(yīng)該及時登記、整理

4.3.3供應(yīng)商的檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)整理、保管，并錄入電腦系統(tǒng)保存資料。

4.4供應(yīng)商的汰換

4.4.1經(jīng)常對供應(yīng)商的銷售情況進行檢核，與供應(yīng)商共同分析銷售差的原

因；

4.4.2應(yīng)先刪除銷售差的單品；

4.4.3對總體銷售差的供應(yīng)商在雙方協(xié)商后仍無改進的要及時刪除；

4.4.4對只提供一種商品的供應(yīng)商在銷售較差時要盡可能刪除；

4.4.5對銷售額大，單品品種多的供應(yīng)商要關(guān)注，避免其控制超市品種、價

格。

第九章出租專柜供應(yīng)商管理規(guī)范

1.0目的

為明確出租專柜的引進和商品管理工作，特制定本管理規(guī)范。

2.0適用范圍

適用于出租專柜的引進和專柜商品的管理工作。

3.0職責(zé)

3.1采購部負(fù)責(zé)引進專柜廠家（租戶）及確定商品品項的談判工作。

3.2店鋪營業(yè)部門負(fù)責(zé)專柜廠家的具體管理工作。

3.3店鋪收貨部、防損部負(fù)責(zé)專柜廠家物品、設(shè)備的攜入、攜出管理工作。

3.4財務(wù)部負(fù)責(zé)辦理專柜廠家的結(jié)款工作。

3.5采購總監(jiān)負(fù)責(zé)審核與監(jiān)督專柜廠家引進的工作。

4.0工作程序

4.1專柜商品引進原則

4.1.1定價：專柜商品的定價由采購部與供應(yīng)廠商協(xié)定，該廠商只能在依合同約定

的價位內(nèi)進行售賣。

4.1.2商品品項：確定專柜商品品項的選擇，應(yīng)與各店已有商品呈互補，不得重復(fù)。

4.1.3權(quán)限：采購部引進與中止專柜廠商工作必須呈報采購委員會批準(zhǔn)。

4.2專柜廠商與營運

4.2.1采購部進行相關(guān)證照及商品查驗并與廠商簽定協(xié)議后，專柜商品的陳列位置

由賣場營業(yè)主管協(xié)助解決，經(jīng)店長與營業(yè)主管同意后，始可進場。凡有新品

進場時，均須按正常商品進場之檢驗方式進行證照、品質(zhì)等方面的檢驗。

4.2.2專柜商品在采購建檔后方可進入賣場。營業(yè)不可對此部分商品下訂單，專柜

商品進場時，應(yīng)通知營業(yè)部門人員填寫“物品攜入/出明細表”［見附表一］。

4.2.3專柜廠商及營業(yè)部門人員持經(jīng)經(jīng)理級以上人員核準(zhǔn)之物品攜入/出明細表，

連同商品至收貨區(qū)，會同收貨、防損對商品進行數(shù)量清點，收貨須持終端機

（或掃描儀）對商品進行掃描，以確定所收商品資料與電腦建檔資料是否一

致，并在物品攜入/出明細表上簽名確認(rèn)，由營業(yè)及專柜駐場人員將已驗收

之專柜商品攜入賣場銷售，收貨不做進貨輸入。

4.2.4專柜商品的庫存管理由專柜廠商自行負(fù)責(zé)，營運人員可不盤點。

4.3專柜建檔與貨款結(jié)算

4.3.1專柜商品建檔應(yīng)遵守專柜商品與一般購銷商品分開建檔的原則。

4.3.2專柜廠商結(jié)款時應(yīng)依合約的付款期打印專柜商品銷存金額統(tǒng)計表，由采購傳

真至廠商。廠商提供發(fā)票給采購，由采購填應(yīng)付憑單向財務(wù)部請款。有關(guān)開

發(fā)票金額應(yīng)注意：根據(jù)各地稅務(wù)局規(guī)定，開具全額或凈額發(fā)票（扣除專柜抽

成部分）。（1）若廠商開具銷售收入全額發(fā)票，則付款時，廠商必須攜帶抽

成部分之支票換取全額支票，同時財務(wù)開具其他業(yè)務(wù)收入發(fā)票。（2）若廠商

開具銷售凈額發(fā)票，則于付款時無須以支票換支票。

4.4專柜退場

4.4.1專柜廠商決定退場，應(yīng)依合同規(guī)定之時間先行書面告知采購。采購應(yīng)處理廠

商所余貨款。

4.4.2采購應(yīng)告知各店營業(yè)主管，由營業(yè)主管協(xié)助并核實專柜廠商將屬于此廠商的

商品攜出賣場。

4.4.3專柜商品退場時，由營業(yè)部門填寫物品攜入/出明細表，經(jīng)店長核準(zhǔn)后，攜

同專柜商品至收貨部會同專柜駐場人員、收貨及防損共同清點，核對貨號、

品名、數(shù)量無誤后，簽名確認(rèn)，收貨不做退貨輸入，專柜商品由廠商取回。

營業(yè)部門應(yīng)將廠商退場情況及時通知財務(wù)，以便處理專柜商品銷貨退回之帳

務(wù)。

4.5專柜商品引起的客訴處理

4.5.1凡因?qū)９裆唐焚|(zhì)量引起客訴，由專柜廠商對顧客承擔(dān)直接的經(jīng)濟賠償責(zé)任。

4.5.2凡因?qū)９耨v場人員的服務(wù)態(tài)度引起客訴，依公司廠商駐場人員（促銷員）作

業(yè)規(guī)程與客訴處理制度相關(guān)規(guī)定辦理。

4.6控制重點

4.6.1專柜商品新品引進是否符合公司新品引進原則。

4.6.2專柜商品合約簽定是否明確抽成比例。

4.6.3專柜商品進入賣場是否有填寫物品攜入/出明細表。

4.6.4專柜商品退場時是否依公司規(guī)定辦理。

4.6.5專柜商品所引起的客訴是否有妥善處理。

4.6.6專柜廠家的引進是否經(jīng)過采購委員會的審批。

第十章聯(lián)營廠商管理規(guī)范

1.0目的

為明確對聯(lián)營廠商管理的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和流程，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍

適用于超市聯(lián)營廠商的管理工作。

3.0職責(zé)

3.1采購部負(fù)責(zé)引進聯(lián)營廠商及確定商品品項的談判工作。

3.2采購部門負(fù)責(zé)聯(lián)營廠商的具體管理工作。

3.3店鋪防損部、工程部負(fù)責(zé)聯(lián)營廠設(shè)備的攜入、攜出管理工作。

4.0工作程序

4.1聯(lián)營商品引進原則

商品品項：與店鋪已有商品呈互補狀態(tài)，聯(lián)營廠商不許經(jīng)營合同以外商品，且

聯(lián)營廠商需上全所簽署聯(lián)營品項商品并保證商品質(zhì)量。

4.2具體流程

4.2.1采購部將聯(lián)營廠商合同（包括：聯(lián)營店鋪、部組、品項、商品明細、保底銷

售金額及倒扣比例、聯(lián)營廠家進店人數(shù)、人員管理費、質(zhì)量保證金、水電耗

材收費方法、布局陳列圖、使用面積）、聯(lián)營廠商資信證明、供應(yīng)商編碼、合

同號、商品編碼等資料以電腦信息形式下傳店鋪及財務(wù)部，并將合同存檔。

（此工作需在廠商進店前一周完成）

4.2.2人力資源部按《廠商促銷員管理辦法》為促銷人員辦理相關(guān)手續(xù)。

4.2.3聯(lián)營廠商對賣場貨架進行自行改造裝飾，需由廠商按與采購部商議的方案通

知門店，講明施工時間（不得影響超市的正常營業(yè)，且盡量在營業(yè)結(jié)束后施

工）。

424防損部與聯(lián)營廠商在施工前簽訂《安全協(xié)議書》。

4.2.5聯(lián)營廠商增加設(shè)備或使用我店設(shè)備等，工程部按《廠商贈送、提供使用、聯(lián)

營設(shè)備（設(shè)施）管理規(guī)程》、《出租、聯(lián)營廠商安全用電責(zé)任書》與聯(lián)營辦理

相關(guān)手續(xù)。

4.2.6采購部和店鋪監(jiān)督聯(lián)營廠商不得經(jīng)營合同以外的商品，且聯(lián)營廠商需上全所

簽署聯(lián)營品項商品并保證商品質(zhì)量。

4.2.7采購部和店鋪定期進行市調(diào)，保證聯(lián)營商品售價不高于競爭對手。

4.2.8采購部和店鋪定期對聯(lián)營商品質(zhì)量進行檢查，如質(zhì)量不合格必須下架停止銷

售。

4.2.9店鋪與廠商商定促銷員作息時間，并對促銷員進行考勤、服務(wù)、防損管理。

4210店鋪根據(jù)《衛(wèi)生清潔管理規(guī)定》要求聯(lián)營區(qū)域的衛(wèi)生狀況符合規(guī)定，做到：

“三潔、四無、六不見”。

4.2.11聯(lián)營商品的庫存管理由聯(lián)營廠商自行負(fù)責(zé)，營運人員不盤點。

4.3聯(lián)營廠商貨款結(jié)算

依照《財務(wù)管理制度》執(zhí)行。

4.4聯(lián)營廠商退場

4.4.1聯(lián)營廠商決定退場，應(yīng)依合同規(guī)定之時間先行書面告知采購。采購應(yīng)處理廠

商所余貨款。

4.4.2采購應(yīng)告知各店營業(yè)主管，由營業(yè)主管協(xié)助并核實聯(lián)營廠商將屬于此廠商的

商品攜出賣場。

4.2.3聯(lián)營商品退場時，由營業(yè)部門依據(jù)《物品攜入/出、歸還作業(yè)流程》辦理相關(guān)

手續(xù)，經(jīng)相關(guān)人員核準(zhǔn)后，聯(lián)營商品退場。

4.5聯(lián)營商品引起的客訴處理

4.5.1凡因聯(lián)營商品質(zhì)量引起客訴，由聯(lián)營廠商對顧客承擔(dān)直接的經(jīng)濟賠償責(zé)任。

452凡因廠商促銷員的服務(wù)態(tài)度引起客訴，依《廠商促銷員管理辦法》辦理。

4.6控制重點

4.6.1聯(lián)營商品新品引進是否符合公司新品引進原則。

4.6.2聯(lián)營商品合約簽定是否明確抽成比例。

4.6.3聯(lián)營商品進入賣場是否依公司規(guī)定辦理。

4.6.4聯(lián)營商品退場時是否依公司規(guī)定辦理。

4.6.5聯(lián)營商品引起的客訴是否有妥善處理。

第十一章談判內(nèi)容和技巧

1.0目的

為明確規(guī)定公司的供應(yīng)商管理程序，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍

本管理手冊適用于公司采購部全體員工。

3.0職責(zé)

建立供應(yīng)商管理規(guī)范，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，維護公司整體利益，提高供應(yīng)商對店鋪

的支持，提升銷售。

4.0工作程序

4.1談判的原則：

談判的過程是與廠商共同協(xié)商、分析市場、尋找商機的過程，不可單純的理解

為雙方利益的分割。因此，雙方只有以誠為本，才能互利雙贏，共同發(fā)展。

4.2談判的基本內(nèi)容和層次：

4.2.1資信證明：

4.2.1.1交換各種手續(xù)、驗明確認(rèn)雙方的法人資格及商品資格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、待

業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等各種統(tǒng)一必備證明，

4.2.1.2供應(yīng)商必須提供以下資料

1）“營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”；

2）“稅務(wù)登記證”（國稅、地稅）；

3）“生產(chǎn)許可證”（特種商品由制造商提供）；

4）“商檢合格證”；

5）“進口商品檢驗合格證”（進口商品適用）；

6）“商品檢驗報告”；

7）“商標(biāo)注冊證”（由制造商提供）；

8）“衛(wèi)生許可證”（食品制造商適用）；

9）“安全認(rèn)證”（電工類商品適用）;

10）“代理授權(quán)書”；

11）“指定/總經(jīng)銷證書”等

4.2.1.3采購主管對上述文件資料進行書面復(fù)審，填寫供應(yīng)商資料表備檔、提

供商品報價單、提供返利政策等。

4.2.2商品分檔、排隊：

雙方分析商品報價單、按照市場份額的排隊理論、分客層、檔次篩造福一力

品項、目的是：不管談判是否成功，對方手里最好的東西我要知道、要備檔。

（詢問供應(yīng)商排隊名次的依據(jù)是什么，了解該品牌商品銷售網(wǎng)絡(luò)、可能有水

份、供參考）簡述：我方市場銷售份額、網(wǎng)絡(luò)、速度、發(fā)展前景等。優(yōu)點要

說夠、講透、缺點要客觀、不回避。

4.2.3商品進價：

4.2.3.1對方提供商品價格的依據(jù)是什么？

4.23.2稅率是多少？

4.2.3.3能否提供增值稅票及提供根據(jù)方法（是票貨同行還是雙方確認(rèn)后開

票）。

4.2.