會議管理制度及考核

會議管理制度及考核第一章總則

為確保會議的高效、有序進(jìn)行，提高決策效能，規(guī)范會議管理，特制定本制度。會議管理制度及考核適用于會議的組織、召開、記錄、落實(shí)及反饋等全過程，旨在通過明確流程、落實(shí)責(zé)任，提升會議質(zhì)量，為公司（或機(jī)構(gòu)）的發(fā)展提供有力支持。

一、適用范圍

本制度適用于公司（或機(jī)構(gòu)）內(nèi)所有層級、類型的會議，包括但不限于：

1.高層管理會議

2.部門例會

3.項(xiàng)目協(xié)調(diào)會

4.專題討論會

5.培訓(xùn)及研討會

二、會議原則

1.必要性原則：會議應(yīng)具有明確的目的和議題，嚴(yán)格控制臨時(shí)性、非必要性的會議。

2.高效原則：會議應(yīng)注重效率，嚴(yán)格控制會議時(shí)間，減少參會人員等待時(shí)間。

3.參與原則：會議應(yīng)充分調(diào)動(dòng)與會人員的積極性和創(chuàng)造性，鼓勵(lì)發(fā)言和討論。

4.決策原則：會議應(yīng)明確決策事項(xiàng)，確保決策的科學(xué)性和有效性。

三、會議組織與管理

1.會議的組織者負(fù)責(zé)會議的籌備、召開、記錄及跟蹤落實(shí)。

2.會議組織者應(yīng)提前制定會議議程，明確會議目的、議題、參會人員、時(shí)間及地點(diǎn)。

3.會議組織者應(yīng)確保會議通知的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

4.會議組織者負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的編寫、發(fā)布及存檔。

四、考核與評價(jià)

1.建立會議考核機(jī)制，對會議的組織、召開、紀(jì)要、落實(shí)等環(huán)節(jié)進(jìn)行評價(jià)。

2.定期對會議效果、會議管理等進(jìn)行總結(jié)、反饋，提出改進(jìn)措施。

3.會議考核結(jié)果作為部門及個(gè)人績效考核的依據(jù)之一。

五、制度修訂

本制度根據(jù)公司（或機(jī)構(gòu)）發(fā)展需要，結(jié)合實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)公布，確保相關(guān)人員知曉。

后續(xù)章節(jié)（會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定、附則）將根據(jù)本總則的要求，進(jìn)一步詳細(xì)闡述會議管理的具體規(guī)定和操作流程。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作步驟，本章將詳細(xì)闡述會議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、會議籌備

1.確定會議主題和議題：根據(jù)公司（或機(jī)構(gòu)）發(fā)展需求，明確會議的主題和待討論的議題。

2.制定會議議程：將會議主題細(xì)化為具體的議題，安排議題討論的先后順序，預(yù)估每個(gè)議題的討論時(shí)間。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議題，邀請相關(guān)部門和人員參會。

4.選擇會議時(shí)間：確保會議時(shí)間不影響正常工作，并盡量避開參會人員的工作高峰期。

5.安排會議地點(diǎn)：根據(jù)參會人數(shù)、會議性質(zhì)等因素，選擇合適的會議室。

二、會議通知

1.發(fā)布會議通知：會議組織者需提前一定時(shí)間發(fā)布會議通知，確保參會人員有充足的時(shí)間準(zhǔn)備。

2.通知內(nèi)容：包括會議主題、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程等。

3.通知方式：可采用電子郵件、即時(shí)通訊工具、電話等方式。

三、會議召開

1.會議簽到：會議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議簽到，確保參會人員準(zhǔn)時(shí)參加會議。

2.會議主持人：主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程，控制會議時(shí)間，確保會議有序進(jìn)行。

3.討論議題：按照議程逐項(xiàng)討論議題，鼓勵(lì)與會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)觀點(diǎn)。

4.會議決策：針對討論的議題，主持人需引導(dǎo)與會人員達(dá)成一致意見，形成決策。

四、會議記錄

1.記錄內(nèi)容：會議組織者應(yīng)指定專人記錄會議過程，包括議題討論、決策結(jié)果、待辦事項(xiàng)等。

2.記錄方式：可采用書面記錄、錄音等方式。

3.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人需整理會議紀(jì)要，明確列出會議決策、待辦事項(xiàng)及責(zé)任人。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，對會議效果進(jìn)行評估，收集與會人員的意見和建議。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便于了解會議內(nèi)容。

3.會議組織者應(yīng)針對會議反饋，及時(shí)調(diào)整會議組織和管理方式，提高會議質(zhì)量。

六、會議資料歸檔

會議組織者需將會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。同時(shí)，將會議決策和待辦事項(xiàng)納入工作計(jì)劃，確保會議成果的落實(shí)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決策和待辦事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)是確保會議效果的關(guān)鍵。本章將詳細(xì)闡述會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程。

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要的編制：會議記錄人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容，整理形成會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要的審批：會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布：會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)，通過電子郵件、公司內(nèi)部平臺等方式發(fā)送給所有參會人員。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.決策分解：將會議決策分解為具體的執(zhí)行任務(wù)，明確任務(wù)目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人。

2.任務(wù)分配：根據(jù)責(zé)任人的職責(zé)和能力，合理分配執(zhí)行任務(wù)。

3.執(zhí)行計(jì)劃：制定執(zhí)行計(jì)劃，明確任務(wù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、進(jìn)度要求和資源需求。

4.跟蹤監(jiān)控：會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤監(jiān)控任務(wù)執(zhí)行情況，確保決策的落實(shí)。

三、待辦事項(xiàng)的跟進(jìn)

1.待辦事項(xiàng)梳理：整理會議中提出的待辦事項(xiàng)，明確事項(xiàng)的性質(zhì)、緊急程度和責(zé)任人。

2.待辦事項(xiàng)跟進(jìn)：指定專人負(fù)責(zé)待辦事項(xiàng)的跟進(jìn)，確保事項(xiàng)的完成。

3.進(jìn)度更新：定期更新待辦事項(xiàng)的進(jìn)度，及時(shí)向相關(guān)人員反饋。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要?dú)w檔：將會議紀(jì)要按照一定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行歸檔，便于日后的查閱和追溯。

2.查閱權(quán)限管理：根據(jù)公司（或機(jī)構(gòu)）內(nèi)部規(guī)定，設(shè)置會議紀(jì)要的查閱權(quán)限，確保信息的安全。

3.會議紀(jì)要的利用：鼓勵(lì)相關(guān)人員查閱會議紀(jì)要，了解會議決策和執(zhí)行情況，提高工作效率。

五、會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的評估與反饋

1.定期評估：對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行定期評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化管理流程。

2.反饋機(jī)制：建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)相關(guān)人員提出意見和建議，持續(xù)改進(jìn)會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作。

3.考核掛鉤：將會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)情況與個(gè)人和部門績效考核掛鉤，提高執(zhí)行力度。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議的順利進(jìn)行，提高會議室的使用效率，本章將詳細(xì)闡述會議室的管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：設(shè)立會議室預(yù)訂系統(tǒng)或流程，確保會議室使用的合理分配。

2.預(yù)訂原則：按照“先申請、先安排”的原則，優(yōu)先保障重要和緊急會議的需求。

3.預(yù)訂信息：預(yù)訂者需提供會議主題、參會人數(shù)、時(shí)間、設(shè)備需求等信息。

二、會議室布置與設(shè)備管理

1.布置要求：根據(jù)會議性質(zhì)和參會人數(shù)，合理布置會議室座位，確保舒適和便于交流。

2.設(shè)備檢查：會議前應(yīng)檢查投影儀、音響、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會議不受設(shè)備問題影響。

3.設(shè)備維護(hù)：定期對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)更新?lián)p壞或落后的設(shè)備。

三、會議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：預(yù)訂者應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間使用會議室，不得提前占用或延遲退場。

2.使用要求：會議期間，參會人員應(yīng)保持安靜、整潔，遵守會議室的各項(xiàng)規(guī)定。

3.安全措施：會議室內(nèi)禁止吸煙，確保消防通道暢通，遵守消防安全規(guī)定。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.清潔責(zé)任：會議結(jié)束后，預(yù)訂者或指定專人負(fù)責(zé)會議室的清潔工作，恢復(fù)原狀。

2.定期清潔：定期對會議室進(jìn)行深度清潔，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。

3.報(bào)修機(jī)制：發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)備或設(shè)施損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行維修，確保會議室的正常使用。

五、會議室資源優(yōu)化

1.資源共享：鼓勵(lì)跨部門、跨區(qū)域的會議室資源共享，提高資源利用率。

2.使用監(jiān)控：建立會議室使用監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)了解會議室使用情況，避免資源浪費(fèi)。

3.使用反饋：收集會議室使用者的反饋，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提升服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

為確保會議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司（或機(jī)構(gòu)）管理部門所有。

二、本制度自發(fā)布之日