二級(jí)學(xué)院會(huì)議管理制度

二級(jí)學(xué)院會(huì)議管理制度二級(jí)學(xué)院會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范二級(jí)學(xué)院會(huì)議的組織、召開(kāi)和管理工作，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性和有效性。

第二條本制度適用于二級(jí)學(xué)院各類會(huì)議，包括院務(wù)會(huì)議、學(xué)術(shù)委員會(huì)會(huì)議、教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)會(huì)議、教職工大會(huì)等。

第三條會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.實(shí)事求是，公正公平；

2.突出重點(diǎn)，講究實(shí)效；

3.集思廣益，民主決策；

4.嚴(yán)肅認(rèn)真，遵紀(jì)守法。

第四條會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括院務(wù)會(huì)議、學(xué)術(shù)委員會(huì)會(huì)議、教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)會(huì)議等，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開(kāi)。

第五條會(huì)議的組織和管理工作由院辦公室負(fù)責(zé)，會(huì)議紀(jì)要的起草、分發(fā)和歸檔等工作由院辦公室指定專人負(fù)責(zé)。

第六條參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類會(huì)議，因故不能參加者，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

第七條會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，發(fā)言要簡(jiǎn)明扼要，注重會(huì)議效果。

第八條會(huì)議的決定和決議，參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，并及時(shí)報(bào)告執(zhí)行情況。

第九條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需對(duì)本制度進(jìn)行修訂，由院辦公室提出方案，報(bào)院長(zhǎng)辦公會(huì)議審議通過(guò)后實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第五章附則

第二章會(huì)議流程

第一節(jié)會(huì)議的籌備

一、會(huì)議議題的征集

1.院辦公室負(fù)責(zé)定期征集會(huì)議議題，廣泛聽(tīng)取各部門和教職工的意見(jiàn)和建議。

2.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，向院辦公室提交會(huì)議議題，并附議題說(shuō)明、相關(guān)背景資料及建議解決方案。

3.院辦公室對(duì)征集到的議題進(jìn)行篩選、整理，形成會(huì)議議題清單。

二、會(huì)議議程的制定

1.院辦公室根據(jù)會(huì)議議題清單，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題順序等。

2.會(huì)議議程應(yīng)提前至少3天分發(fā)至參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前準(zhǔn)備。

第二節(jié)會(huì)議的召開(kāi)

一、會(huì)議主持人

1.會(huì)議主持人由院長(zhǎng)或院長(zhǎng)指定的副院長(zhǎng)擔(dān)任。

2.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行，維持會(huì)議秩序。

二、會(huì)議簽到

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，并在簽到表上簽名。

2.院辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員簽到情況，并及時(shí)向主持人報(bào)告。

三、會(huì)議議程的執(zhí)行

1.會(huì)議按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行，每個(gè)議題的討論時(shí)間由主持人根據(jù)實(shí)際情況掌握。

2.討論議題時(shí)，主持人應(yīng)充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保會(huì)議決策的科學(xué)性和民主性。

第三節(jié)會(huì)議決策與表決

一、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則。

2.重大事項(xiàng)的決策，需進(jìn)行無(wú)記名投票表決，表決結(jié)果需超過(guò)半數(shù)參會(huì)人員同意方為有效。

二、會(huì)議紀(jì)要的記錄

1.院辦公室指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容。

第四節(jié)會(huì)議的總結(jié)與反饋

一、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和決議的執(zhí)行。

2.主持人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作。

二、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的組織、議題討論、決策結(jié)果等方面如有意見(jiàn)和建議，可向院辦公室反饋。

2.院辦公室應(yīng)對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行梳理，并及時(shí)改進(jìn)會(huì)議管理工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一節(jié)會(huì)議紀(jì)要的起草與分發(fā)

一、會(huì)議紀(jì)要的起草

1.專人負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議記錄和參會(huì)人員的意見(jiàn)，起草會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確記錄會(huì)議討論的每個(gè)議題、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果及負(fù)責(zé)人。

3.會(huì)議紀(jì)要起草人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要的初稿。

二、會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給主持人審核。

2.審核通過(guò)后，院辦公室應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便于大家對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行復(fù)習(xí)和執(zhí)行。

3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行分發(fā)。

第二節(jié)會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

一、決策執(zhí)行

1.各部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體實(shí)施方案，并明確責(zé)任人。

2.責(zé)任人應(yīng)按實(shí)施方案要求，及時(shí)推進(jìn)決策的落實(shí)工作。

二、決策監(jiān)督

1.院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤和監(jiān)督。

2.對(duì)于執(zhí)行不力的情況，院辦公室應(yīng)及時(shí)了解原因，并向主持人報(bào)告，以便采取相應(yīng)措施。

第三節(jié)反饋與評(píng)估

一、執(zhí)行反饋

1.各責(zé)任部門在執(zhí)行會(huì)議決策過(guò)程中，應(yīng)定期向院辦公室反饋執(zhí)行情況。

2.院辦公室對(duì)反饋信息進(jìn)行整理，及時(shí)向主持人報(bào)告，為下一步工作提供參考。

二、執(zhí)行評(píng)估

1.院辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

2.評(píng)估結(jié)果將作為各部門工作考核的依據(jù)之一。

第四節(jié)會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

一、會(huì)議紀(jì)要的歸檔

1.院辦公室應(yīng)將已審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版。

二、會(huì)議紀(jì)要的查閱

1.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，教職工可通過(guò)院辦公室查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要。

2.對(duì)于涉及個(gè)人隱私或保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，查閱時(shí)需遵循相關(guān)保密規(guī)定。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一節(jié)會(huì)議室預(yù)訂

一、預(yù)訂流程

1.需要使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向院辦公室提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.院辦公室根據(jù)申請(qǐng)的會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等因素，合理安排會(huì)議室。

二、預(yù)訂原則

1.會(huì)議室預(yù)訂遵循“先申請(qǐng)、先安排”的原則。

2.對(duì)于重要會(huì)議或大型會(huì)議，院辦公室有權(quán)優(yōu)先安排會(huì)議室。

第二節(jié)會(huì)議室使用

一、使用規(guī)范

1.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，禁止吸煙、亂丟雜物。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)施應(yīng)妥善使用，如有損壞，需及時(shí)向院辦公室報(bào)告并進(jìn)行維修。

二、會(huì)議服務(wù)

1.院辦公室負(fù)責(zé)為會(huì)議提供必要的服務(wù)，如會(huì)議設(shè)備調(diào)試、資料發(fā)放等。

2.會(huì)議期間，如有特殊情況，可向院辦公室提出需求，院辦公室應(yīng)及時(shí)協(xié)助解決。

第三節(jié)會(huì)議室設(shè)施管理與維護(hù)

一、設(shè)施管理

1.院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行定期檢查，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備使用，應(yīng)遵循操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致的損壞。

二、設(shè)施維護(hù)

1.發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)施損壞或故障，使用部門應(yīng)及時(shí)向院辦公室報(bào)告。

2.院辦公室應(yīng)及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修，確保會(huì)議室設(shè)施的正常使用。

第四節(jié)會(huì)議室保密工作

一、保密要求

1.會(huì)議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及保密的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

2.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)確保涉及保密的資料、文件等不遺留于會(huì)議室。

二、保密措施

1.院辦公室負(fù)責(zé)制定會(huì)議室保密措施，并對(duì)措施執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，將按照學(xué)院相關(guān)制度進(jìn)行處理。

第五章附則

一、