記錄控制程序

第第頁記錄控制程序1.目的本程序?qū)τ涗浀木幹?、更改、批?zhǔn)、收集、保管、借閱、檢索、保存期限和銷毀要求進(jìn)行了規(guī)定，確保公司各項記錄保存完整，需要時能迅速調(diào)閱，并作為工作質(zhì)量追溯的依據(jù)，以證明各項生產(chǎn)經(jīng)營活動符合公司既定要求或客戶規(guī)定要求。2適用范圍本程序適用于本公司、各子公司和合資公司所有記錄文件的控制。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)記錄文件的批準(zhǔn)與發(fā)布實施，必要時組織修改換版。3.2分管副總負(fù)責(zé)記錄的審核。3.3各單位負(fù)責(zé)本單位記錄的編制，按期向檔案室歸檔，并負(fù)責(zé)保存期限的確定。3.4檔案室是公司記錄控制的主管單位，負(fù)責(zé)起草《記錄控制程序》，監(jiān)督記錄控制情況，并負(fù)責(zé)記錄歸檔管理。4術(shù)語和定義記錄是指將程序文件或指導(dǎo)文件所規(guī)定的執(zhí)行事項，以數(shù)字、文字、圖表或其它可明確表達(dá)內(nèi)容呈現(xiàn)執(zhí)行結(jié)果的文件。凡具有下列條件者稱為正式記錄：4.1使用期及保存期超過三個月以上。4.2正式附屬于程序文件、指導(dǎo)文件內(nèi)并予以編號列管。5工作程序5.1記錄編制5.1.1表單編制、更改與批準(zhǔn)5.1.1.1表單由各使用單位設(shè)計、編制，由分管副總審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，由檔案室編入檔案一覽表。5.1.1.2表單在使用過程中，若影響使用時，相關(guān)人員應(yīng)對表單提出修改，填寫“表單修改表”，并經(jīng)審核、批準(zhǔn)后實施。5.1.2表單格式與編號5.1.2.1表單編制格式和編號按《文件編制格式和編號管理規(guī)定》執(zhí)行。5.1.2.2各單位使用的表單記錄必須與檔案一覽表中規(guī)定的表單一致。5.1.3表單填寫要求5.1.3.1不得用鉛筆填寫，可采用鋼筆或中性筆填寫，字跡要正確、清楚，不得遺漏，并有記錄人或操作者的簽名。5.1.3.2填寫要完整、詳細(xì)，如有勿須填寫的項目，可在該欄內(nèi)以“/”表示。5.1.3.3各種記錄填寫的內(nèi)容需更改時，應(yīng)由更改者在更改處簽字（章）。5.1.4其它記錄圖片、證書、電子媒體等其它記錄，各部門獲取后，交檔案室編入檔案一覽表并統(tǒng)一保存。5.2記錄收集各單位負(fù)責(zé)本單位記錄的收集，并進(jìn)行分類、匯總及整理。5.3記錄保管5.3.1各單位每月初（8日前）將本單位上月的記錄統(tǒng)一交檔案室歸檔處理。歸檔前，記錄由本單位負(fù)責(zé)保管。5.3.2檔案室對移交來的記錄按《檔案室管理規(guī)定》實施分類管理。5.3.3記錄應(yīng)編目并專柜存放，便于檢索，當(dāng)需查閱和追溯各相關(guān)記錄時，應(yīng)能迅速找出。5.3.4檔案室環(huán)境應(yīng)保持清潔干燥，并有防蟲蛀措施。5.3.5對于電子媒體的記錄應(yīng)至少備份一份（由提交記錄的部門備份）。5.4記錄借閱及檢索5.4.1需查（借）閱檔案室歸檔的記錄時，按照《檔案室管理規(guī)定》執(zhí)行。5.4.2公司對各部門記錄的檢索方法統(tǒng)一以目錄和其對應(yīng)的編號、阿拉伯?dāng)?shù)字流水號進(jìn)行。5.5記錄保存期限5.5.1公司記錄保存期限一般為三年，以滿足可追溯性要求。當(dāng)法律法規(guī)或客戶有更嚴(yán)格的要求時，應(yīng)滿足其要求，沒有要求的，由記錄編制單位確定其保存期限。各項記錄的具體保存期限參照檔案一覽表之保存期限。5.5.2各相關(guān)工作崗位人員的證書保存期限為長期，如該人員離職后公司將不再保存其證書，而其證書自離職后自動失效。5.6記錄銷毀5.6.1超過保存期限的記錄，檔案室應(yīng)組織相關(guān)單位進(jìn)行鑒定，對無保存價值的記錄由檔案室按照《檔案室管理規(guī)定》執(zhí)行。對于仍需保存的記錄，按5.3執(zhí)