眾創(chuàng)空間會(huì)議室管理制度

眾創(chuàng)空間會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保眾創(chuàng)空間會(huì)議室的高效利用與管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合眾創(chuàng)空間實(shí)際情況，特制定本會(huì)議室管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于眾創(chuàng)空間內(nèi)所有會(huì)議室的預(yù)訂、使用、管理及維護(hù)等活動(dòng)。

第三條會(huì)議類(lèi)型：會(huì)議室根據(jù)使用目的和參會(huì)人員可分為以下幾類(lèi)：

1.項(xiàng)目討論會(huì)；

2.內(nèi)部例會(huì)；

3.培訓(xùn)交流會(huì)議；

4.臨時(shí)性會(huì)議。

第四條預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂遵循“先申請(qǐng)、先安排”的原則，按照實(shí)際需求合理分配會(huì)議室資源。

第五條參會(huì)人員要求：

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加預(yù)定會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前通知會(huì)議室管理員；

2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，愛(ài)護(hù)會(huì)議設(shè)備，遵守會(huì)議紀(jì)律。

第六條會(huì)議紀(jì)律：

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)；

2.會(huì)議期間，禁止吸煙、進(jìn)食；

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，清理垃圾，確保會(huì)議室整潔。

第七條違規(guī)處理：對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，會(huì)議室管理員有權(quán)予以制止，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰。

第八條制度修訂：本制度將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂，修訂后的制度經(jīng)審批通過(guò)后予以公布。

第二章會(huì)議流程

第九條會(huì)議預(yù)訂：

1.預(yù)訂途徑：參會(huì)人員需通過(guò)眾創(chuàng)空間提供的在線預(yù)訂系統(tǒng)提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息；

2.預(yù)訂時(shí)間：會(huì)議預(yù)訂需提前至少三個(gè)工作日，臨時(shí)性會(huì)議可視情況適當(dāng)放寬；

3.審核與確認(rèn)：會(huì)議室管理員收到預(yù)訂申請(qǐng)后，將在一個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后予以安排，并通過(guò)在線預(yù)訂系統(tǒng)通知預(yù)訂人。

第十條會(huì)議通知：

1.會(huì)議預(yù)訂確認(rèn)后，預(yù)訂人需通過(guò)在線預(yù)訂系統(tǒng)或書(shū)面形式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息；

2.會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前至少兩個(gè)工作日發(fā)送，緊急會(huì)議可視情況適當(dāng)放寬。

第十一條會(huì)議簽到：

1.會(huì)議開(kāi)始前，預(yù)訂人負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員進(jìn)行簽到；

2.簽到方式可以為紙質(zhì)簽到、電子簽到或其他便捷方式；

3.簽到記錄需作為會(huì)議紀(jì)要附件留存。

第十二條會(huì)議組織：

1.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議議程順利進(jìn)行；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律；

3.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃及責(zé)任分工。

第十三條會(huì)議紀(jì)要：

1.會(huì)議紀(jì)要由預(yù)訂人或指定人員負(fù)責(zé)記錄，內(nèi)容包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給所有參會(huì)人員；

3.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn)，如有修改，應(yīng)及時(shí)更新并重新發(fā)送。

第十四條會(huì)議變更與取消：

1.如需變更或取消會(huì)議，預(yù)訂人應(yīng)提前通知會(huì)議室管理員及參會(huì)人員；

2.會(huì)議室管理員根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室安排，并及時(shí)通知相關(guān)人員；

3.變更或取消會(huì)議次數(shù)過(guò)多，將影響預(yù)訂人在一定期限內(nèi)預(yù)訂會(huì)議室的優(yōu)先級(jí)。

第十五條會(huì)議反饋：

1.參會(huì)人員可就會(huì)議組織、會(huì)議室設(shè)施等方面提出建議和意見(jiàn)；

2.預(yù)訂人應(yīng)在收到反饋后及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給提出人；

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期收集會(huì)議反饋，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議管理工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十六條紀(jì)要內(nèi)容明確：

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確記錄會(huì)議決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、具體，便于跟蹤執(zhí)行和評(píng)估效果。

第十七條任務(wù)分配與跟蹤：

1.預(yù)訂人或指定跟蹤人員需根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃，將任務(wù)分配給具體責(zé)任人；

2.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成任務(wù)，并及時(shí)向預(yù)訂人或跟蹤人員報(bào)告進(jìn)展；

3.跟蹤人員應(yīng)定期檢查任務(wù)完成情況，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

第十八條進(jìn)度更新與反饋：

1.責(zé)任人需在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，定期更新任務(wù)進(jìn)度，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋；

2.預(yù)訂人或跟蹤人員收到進(jìn)度更新和反饋后，應(yīng)及時(shí)分析問(wèn)題，協(xié)助解決問(wèn)題或調(diào)整計(jì)劃；

3.進(jìn)度和問(wèn)題反饋可通過(guò)在線協(xié)作平臺(tái)、郵件或其他書(shū)面形式進(jìn)行。

第十九條會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔：

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由預(yù)訂人或指定人員將其歸檔，便于日后查詢(xún)和評(píng)估；

2.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含會(huì)議主題、日期、參會(huì)人員、決策內(nèi)容、執(zhí)行情況等關(guān)鍵信息；

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議紀(jì)要的歸檔情況，確保資料的完整性和可追溯性。

第二十條效果評(píng)估與改進(jìn)：

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要中記錄的行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估；

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，分析問(wèn)題原因，制定改進(jìn)措施，以提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效率；

3.改進(jìn)措施應(yīng)包括優(yōu)化會(huì)議流程、提高會(huì)議效率、加強(qiáng)任務(wù)跟蹤等方面。

第二十一條責(zé)任追究：

1.對(duì)于未按期完成或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的任務(wù)，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；

2.根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行提醒、警告或處罰，并作為個(gè)人績(jī)效考核的依據(jù)；

3.責(zé)任追究制度應(yīng)公平、公正，確保會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)得到有效執(zhí)行。

第二十二條持續(xù)優(yōu)化：

1.會(huì)議室管理員和預(yù)訂人應(yīng)持續(xù)關(guān)注會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況，收集反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度；

2.通過(guò)定期培訓(xùn)和交流，提高參會(huì)人員的會(huì)議組織、執(zhí)行和跟蹤能力；

3.探索更高效的會(huì)議管理和執(zhí)行方法，提升眾創(chuàng)空間整體工作效能。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十三條會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間：

1.會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間應(yīng)與眾創(chuàng)空間的運(yùn)營(yíng)時(shí)間保持一致；

2.特殊情況下，如需在非開(kāi)放時(shí)間使用會(huì)議室，需提前向會(huì)議室管理員申請(qǐng)，并獲得批準(zhǔn)。

第二十四條會(huì)議室使用規(guī)范：

1.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)確保活動(dòng)符合眾創(chuàng)空間的宗旨和規(guī)定；

2.禁止在會(huì)議室進(jìn)行營(yíng)利性活動(dòng)，不得損害眾創(chuàng)空間及其他成員的利益；

3.會(huì)議室使用期間，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得亂貼亂畫(huà)，不得擅自改動(dòng)室內(nèi)設(shè)施。

第二十五條會(huì)議室設(shè)備管理：

1.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，應(yīng)由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)維護(hù)和管理；

2.使用者應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，使用完畢后應(yīng)確保設(shè)備歸位并關(guān)閉電源；

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)議室管理員，并按實(shí)際情況承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

第二十六條會(huì)議室預(yù)訂限制：

1.為保證會(huì)議室資源的公平使用，同一預(yù)訂人在同一時(shí)間段內(nèi)不得預(yù)訂多個(gè)會(huì)議室；

2.如有特殊需求，需向會(huì)議室管理員申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可預(yù)訂；

3.鼓勵(lì)短時(shí)高效使用會(huì)議室，減少無(wú)效預(yù)訂和長(zhǎng)時(shí)間占用。

第二十七條會(huì)議室安全與衛(wèi)生：

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室的安全和衛(wèi)生狀況，確保消防設(shè)施正常，緊急出口暢通；

2.使用者應(yīng)遵守眾創(chuàng)空間的安全規(guī)定，不得在會(huì)議室吸煙、使用明火；

3.會(huì)議室使用后，使用者應(yīng)負(fù)責(zé)清理垃圾，保持會(huì)議室整潔。

第二十八條違規(guī)使用處理：

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理員有權(quán)立即制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度采取相應(yīng)措施；

2.違規(guī)行為包括但不限于：擅自改變會(huì)議室用途、損壞設(shè)備、影響他人正常使用等；

3.會(huì)議室管理員應(yīng)記錄違規(guī)行為，并根據(jù)規(guī)定對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰。

第二十九條定期維護(hù)與更新：

1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室及設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備處于良好狀態(tài)；

2.根據(jù)實(shí)際需要和成員反饋，適時(shí)更新會(huì)議室的設(shè)施和配置，提升會(huì)議室的使用體驗(yàn)；

3.維護(hù)和更新計(jì)劃應(yīng)記錄在案，并定期向眾創(chuàng)空間成員公示。

第三十條環(huán)保與節(jié)能：

1.會(huì)議室使用過(guò)程中，應(yīng)注重環(huán)保和節(jié)能，減少不必要的能源消耗；

2.鼓勵(lì)使用環(huán)保材料，減少一次性用品的使用；

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的能源使用情況進(jìn)行檢查，提出改進(jìn)措施。

第五章附則

第三十一條制度解釋?zhuān)?/p>

本制度的最終解釋權(quán)歸眾創(chuàng)空間所有，如有疑問(wèn)或爭(zhēng)議，可向眾創(chuàng)空間管理部門(mén)咨詢(xún)。

第三十二條制度生效：

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制