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文檔簡(jiǎn)介
眾創(chuàng)空間會(huì)議室管理制度第一章總則
第一條目的與依據(jù):為確保眾創(chuàng)空間會(huì)議室的高效利用與管理,規(guī)范會(huì)議流程,提高會(huì)議質(zhì)量,根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合眾創(chuàng)空間實(shí)際情況,特制定本會(huì)議室管理制度。
第二條適用范圍:本制度適用于眾創(chuàng)空間內(nèi)所有會(huì)議室的預(yù)訂、使用、管理及維護(hù)等活動(dòng)。
第三條會(huì)議類型:會(huì)議室根據(jù)使用目的和參會(huì)人員可分為以下幾類:
1.項(xiàng)目討論會(huì);
2.內(nèi)部例會(huì);
3.培訓(xùn)交流會(huì)議;
4.臨時(shí)性會(huì)議。
第四條預(yù)訂原則:會(huì)議室預(yù)訂遵循“先申請(qǐng)、先安排”的原則,按照實(shí)際需求合理分配會(huì)議室資源。
第五條參會(huì)人員要求:
1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加預(yù)定會(huì)議,如有特殊情況不能參加,需提前通知會(huì)議室管理員;
2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔,愛護(hù)會(huì)議設(shè)備,遵守會(huì)議紀(jì)律。
第六條會(huì)議紀(jì)律:
1.會(huì)議期間,參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài);
2.會(huì)議期間,禁止吸煙、進(jìn)食;
3.會(huì)議結(jié)束后,參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位,清理垃圾,確保會(huì)議室整潔。
第七條違規(guī)處理:對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為,會(huì)議室管理員有權(quán)予以制止,并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰。
第八條制度修訂:本制度將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂,修訂后的制度經(jīng)審批通過后予以公布。
第二章會(huì)議流程
第九條會(huì)議預(yù)訂:
1.預(yù)訂途徑:參會(huì)人員需通過眾創(chuàng)空間提供的在線預(yù)訂系統(tǒng)提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng),填寫會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息;
2.預(yù)訂時(shí)間:會(huì)議預(yù)訂需提前至少三個(gè)工作日,臨時(shí)性會(huì)議可視情況適當(dāng)放寬;
3.審核與確認(rèn):會(huì)議室管理員收到預(yù)訂申請(qǐng)后,將在一個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核,確認(rèn)無誤后予以安排,并通過在線預(yù)訂系統(tǒng)通知預(yù)訂人。
第十條會(huì)議通知:
1.會(huì)議預(yù)訂確認(rèn)后,預(yù)訂人需通過在線預(yù)訂系統(tǒng)或書面形式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知,包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息;
2.會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議開始前至少兩個(gè)工作日發(fā)送,緊急會(huì)議可視情況適當(dāng)放寬。
第十一條會(huì)議簽到:
1.會(huì)議開始前,預(yù)訂人負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員進(jìn)行簽到;
2.簽到方式可以為紙質(zhì)簽到、電子簽到或其他便捷方式;
3.簽到記錄需作為會(huì)議紀(jì)要附件留存。
第十二條會(huì)議組織:
1.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議進(jìn)程,確保會(huì)議議程順利進(jìn)行;
2.會(huì)議期間,參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論,遵守會(huì)議紀(jì)律;
3.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié),明確下一步工作計(jì)劃及責(zé)任分工。
第十三條會(huì)議紀(jì)要:
1.會(huì)議紀(jì)要由預(yù)訂人或指定人員負(fù)責(zé)記錄,內(nèi)容包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等;
2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)完成,并發(fā)送給所有參會(huì)人員;
3.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn),如有修改,應(yīng)及時(shí)更新并重新發(fā)送。
第十四條會(huì)議變更與取消:
1.如需變更或取消會(huì)議,預(yù)訂人應(yīng)提前通知會(huì)議室管理員及參會(huì)人員;
2.會(huì)議室管理員根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室安排,并及時(shí)通知相關(guān)人員;
3.變更或取消會(huì)議次數(shù)過多,將影響預(yù)訂人在一定期限內(nèi)預(yù)訂會(huì)議室的優(yōu)先級(jí)。
第十五條會(huì)議反饋:
1.參會(huì)人員可就會(huì)議組織、會(huì)議室設(shè)施等方面提出建議和意見;
2.預(yù)訂人應(yīng)在收到反饋后及時(shí)處理,并將處理結(jié)果反饋給提出人;
3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期收集會(huì)議反饋,持續(xù)改進(jìn)會(huì)議管理工作。
第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)
第十六條紀(jì)要內(nèi)容明確:
1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確記錄會(huì)議決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人和完成時(shí)限;
2.會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、具體,便于跟蹤執(zhí)行和評(píng)估效果。
第十七條任務(wù)分配與跟蹤:
1.預(yù)訂人或指定跟蹤人員需根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃,將任務(wù)分配給具體責(zé)任人;
2.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成任務(wù),并及時(shí)向預(yù)訂人或跟蹤人員報(bào)告進(jìn)展;
3.跟蹤人員應(yīng)定期檢查任務(wù)完成情況,確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。
第十八條進(jìn)度更新與反饋:
1.責(zé)任人需在任務(wù)執(zhí)行過程中,定期更新任務(wù)進(jìn)度,遇到問題應(yīng)及時(shí)反饋;
2.預(yù)訂人或跟蹤人員收到進(jìn)度更新和反饋后,應(yīng)及時(shí)分析問題,協(xié)助解決問題或調(diào)整計(jì)劃;
3.進(jìn)度和問題反饋可通過在線協(xié)作平臺(tái)、郵件或其他書面形式進(jìn)行。
第十九條會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔:
1.會(huì)議紀(jì)要完成后,應(yīng)由預(yù)訂人或指定人員將其歸檔,便于日后查詢和評(píng)估;
2.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含會(huì)議主題、日期、參會(huì)人員、決策內(nèi)容、執(zhí)行情況等關(guān)鍵信息;
3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議紀(jì)要的歸檔情況,確保資料的完整性和可追溯性。
第二十條效果評(píng)估與改進(jìn):
1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要中記錄的行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估;
2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果,分析問題原因,制定改進(jìn)措施,以提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效率;
3.改進(jìn)措施應(yīng)包括優(yōu)化會(huì)議流程、提高會(huì)議效率、加強(qiáng)任務(wù)跟蹤等方面。
第二十一條責(zé)任追究:
1.對(duì)于未按期完成或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的任務(wù),應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任;
2.根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)責(zé)任人進(jìn)行提醒、警告或處罰,并作為個(gè)人績(jī)效考核的依據(jù);
3.責(zé)任追究制度應(yīng)公平、公正,確保會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)得到有效執(zhí)行。
第二十二條持續(xù)優(yōu)化:
1.會(huì)議室管理員和預(yù)訂人應(yīng)持續(xù)關(guān)注會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況,收集反饋,不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度;
2.通過定期培訓(xùn)和交流,提高參會(huì)人員的會(huì)議組織、執(zhí)行和跟蹤能力;
3.探索更高效的會(huì)議管理和執(zhí)行方法,提升眾創(chuàng)空間整體工作效能。
第四章會(huì)議室管理規(guī)定
第二十三條會(huì)議室開放時(shí)間:
1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)與眾創(chuàng)空間的運(yùn)營(yíng)時(shí)間保持一致;
2.特殊情況下,如需在非開放時(shí)間使用會(huì)議室,需提前向會(huì)議室管理員申請(qǐng),并獲得批準(zhǔn)。
第二十四條會(huì)議室使用規(guī)范:
1.使用會(huì)議室時(shí),應(yīng)確?;顒?dòng)符合眾創(chuàng)空間的宗旨和規(guī)定;
2.禁止在會(huì)議室進(jìn)行營(yíng)利性活動(dòng),不得損害眾創(chuàng)空間及其他成員的利益;
3.會(huì)議室使用期間,應(yīng)保持室內(nèi)整潔,不得亂貼亂畫,不得擅自改動(dòng)室內(nèi)設(shè)施。
第二十五條會(huì)議室設(shè)備管理:
1.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備,如投影儀、音響、白板等,應(yīng)由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)維護(hù)和管理;
2.使用者應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備,使用完畢后應(yīng)確保設(shè)備歸位并關(guān)閉電源;
3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)議室管理員,并按實(shí)際情況承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
第二十六條會(huì)議室預(yù)訂限制:
1.為保證會(huì)議室資源的公平使用,同一預(yù)訂人在同一時(shí)間段內(nèi)不得預(yù)訂多個(gè)會(huì)議室;
2.如有特殊需求,需向會(huì)議室管理員申請(qǐng),經(jīng)審批后方可預(yù)訂;
3.鼓勵(lì)短時(shí)高效使用會(huì)議室,減少無效預(yù)訂和長(zhǎng)時(shí)間占用。
第二十七條會(huì)議室安全與衛(wèi)生:
1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室的安全和衛(wèi)生狀況,確保消防設(shè)施正常,緊急出口暢通;
2.使用者應(yīng)遵守眾創(chuàng)空間的安全規(guī)定,不得在會(huì)議室吸煙、使用明火;
3.會(huì)議室使用后,使用者應(yīng)負(fù)責(zé)清理垃圾,保持會(huì)議室整潔。
第二十八條違規(guī)使用處理:
1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為,會(huì)議室管理員有權(quán)立即制止,并視情節(jié)嚴(yán)重程度采取相應(yīng)措施;
2.違規(guī)行為包括但不限于:擅自改變會(huì)議室用途、損壞設(shè)備、影響他人正常使用等;
3.會(huì)議室管理員應(yīng)記錄違規(guī)行為,并根據(jù)規(guī)定對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰。
第二十九條定期維護(hù)與更新:
1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室及設(shè)備進(jìn)行維護(hù),確保設(shè)施設(shè)備處于良好狀態(tài);
2.根據(jù)實(shí)際需要和成員反饋,適時(shí)更新會(huì)議室的設(shè)施和配置,提升會(huì)議室的使用體驗(yàn);
3.維護(hù)和更新計(jì)劃應(yīng)記錄在案,并定期向眾創(chuàng)空間成員公示。
第三十條環(huán)保與節(jié)能:
1.會(huì)議室使用過程中,應(yīng)注重環(huán)保和節(jié)能,減少不必要的能源消耗;
2.鼓勵(lì)使用環(huán)保材料,減少一次性用品的使用;
3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的能源使用情況進(jìn)行檢查,提出改進(jìn)措施。
第五章附則
第三十一條制度解釋:
本制度的最終解釋權(quán)歸眾創(chuàng)空間所有,如有疑問或爭(zhēng)議,可向眾創(chuàng)空間管理部門咨詢。
第三十二條制度生效:
本制度自發(fā)布之日起生效,原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的,以本制
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