公司文件管理與保密制度

公司文件管理與保密制度第一條概述為確保公司文件的安全、保密和合規(guī)管理，提高辦公效率，建立完善的文件管理制度，訂立本公司文件管理與保密制度。第二條文件分類與管理公司文件的分類：內(nèi)部文件：僅供公司內(nèi)部員工參閱和使用的文件，包含內(nèi)部通訊、報告、備忘錄等。外部文件：面向外界溝通和對外呈現(xiàn)的文件，包含合同、協(xié)議、宣傳料子等。機密文件：具有商業(yè)敏感性和緊要性的文件，包含商業(yè)計劃、財務報表、戰(zhàn)略規(guī)劃等。文件管理責任：部門負責人應負責本部門文件的分類、整理和存檔工作，并建立書面管理程序。公司備案管理員負責協(xié)調(diào)、審核和監(jiān)督公司文件的管理工作。公司安全部門負責文件的安全保密工作，并定期進行安全隱患排查。第三條文件存檔與歸檔文件存檔規(guī)范：文件應依照分類要求，采用統(tǒng)一的編號、命名和分類方式進行存檔。存檔文件應放置在指定的文件柜中，每個文件柜應有相應的柜標和檔案目錄，便于查找和整理。文件柜應放置于防潮、防火、防塵和安全的環(huán)境中，確保文件的保管和保護。文件歸檔周期：內(nèi)部文件應依據(jù)使用頻次和緊要性，定期進行歸檔，存檔期為一年。外部文件依據(jù)合同商定和實際情況，決議歸檔期限，最長不超出五年。機密文件存檔期限為五年，過期文件應及時銷毀，防止泄密。文件查找與借閱：員工需要查找和借閱存檔文件時，應填寫借閱登記表，并經(jīng)部門負責人批準后方可借閱。借閱期限最長不超出一個月，逾期需重新申請。第四條文件傳遞和傳輸文件傳遞方式：內(nèi)部文件可以通過公司內(nèi)部郵件、辦公自動化系統(tǒng)等電子手段進行傳遞。外部文件涉及合同簽署等事宜，應采用加密或?qū)Ｓ脗鬏斖ǖ肋M行傳遞，以確保信息安全。文件傳輸注意事項：傳輸途中應保證傳輸通道的安全性和穩(wěn)定性，防止信息泄露和傳遞錯誤。傳輸過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時報告安全部門和相關(guān)領(lǐng)導。第五條文件保密與權(quán)限掌控文件保密等級劃分與標識：公司文件依照緊要性和保密等級進行劃分，標注密級并簽署保密協(xié)議。密級標識應明確，嚴禁擅自涂改、拆卸或移動。文件權(quán)限掌控：公司內(nèi)部文件應依據(jù)員工職責和工作需要，實行權(quán)限掌控，確保文件的安全性和可控性。嚴禁將文件、電子文檔和信息外傳，禁止私自復制、轉(zhuǎn)發(fā)和存儲在個人設備中。第六條文件銷毀與報廢文檔銷毀管理：文件存檔期限屆滿后，應進行文件銷毀，確保文件信息的安全和保密。文件銷毀應由指定的銷毀人員進行，銷毀過程應記錄并交由備案管理員備查。文檔報廢管理：文件存在遺失、損壞等情況時，應及時報廢并辦理相關(guān)手續(xù)，避開信息外泄和不良影響。報廢文件應經(jīng)備案管理員審批，并進行書面記錄和保管。第七條異地文件管理異地文件傳輸：公司各分支機構(gòu)之間的文件傳輸應遵從本制度的要求，并及時報告?zhèn)浒腹芾韱T。異地文件傳輸應采用加密傳輸、外帶存儲介質(zhì)等方式，確保文件安全不被竄改、泄露。異地文件保管：各分支機構(gòu)應建立文件管理制度，并負責本地文件的存儲、查找和歸檔工作。分支機構(gòu)應將緊要文件備份并存儲在安全可靠的地方，防止遺失和不行控因素對文件的影響。第八條文件管理監(jiān)督與檢查文件管理監(jiān)督機構(gòu)：公司備案管理員負責文件管理全過程的協(xié)調(diào)、審核和監(jiān)督工作，并維護相關(guān)記錄。公司安全部門負責對文件管理制度的執(zhí)行、安全隱患排查和風險評估工作。文件管理檢查：公司備案管理員定期對文件管理制度進行檢查，并記錄檢查結(jié)果和整改看法。安全部門定期開展文件安全保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改和報告。第九條附則本制度自頒布之日起執(zhí)行，并不時進行修訂和完善。本制度中未涉及的相關(guān)事項，可參照相關(guān)法律法規(guī)和公司其他管理制度執(zhí)行。對違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，予以相