企業(yè)檔案管理的要點

摘要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)行政管理工作的一部分，它能為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供參考依據(jù)，它又詳細真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務往來，這種業(yè)務記錄能為企業(yè)的決策提供各種支持數(shù)據(jù)，它還真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務活動，它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛，因此，規(guī)范企業(yè)檔案管理具有極其重要的意義。本文以本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司檔案管理為例，根據(jù)該公司的檔案管理實踐，總結了企業(yè)檔案管理的要點，主要包括升華企業(yè)檔案管理工作意識并實行檔案管理人才專業(yè)化、實行統(tǒng)一領導并與企業(yè)檔案管理標準化相融合、建立健全企業(yè)檔案管理規(guī)章制度并重抓落實、結合企業(yè)特點重點突出規(guī)范科技檔案管理，期望能為其他企業(yè)的檔案管理提供一定的借鑒意義。關鍵詞：本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司；企業(yè)檔案管理；檔案管理規(guī)章制度在國務院、遼寧省委省政府的指示和關懷下，在全面振興東北老工業(yè)基地攻堅克難的關鍵時期，鞍鋼集團與本鋼集團合并重組，在深度上和廣度上進行融合，實現(xiàn)了產能的提升、產品結構的調整、企業(yè)發(fā)展能力的增強、企業(yè)核心競爭力與企業(yè)經濟效益的提高。全面加強企業(yè)管理，吸取鞍鋼集團先進的企業(yè)管理經驗，特別是企業(yè)檔案管理的先進經驗，從而提高本鋼集團的檔案管理水平，迫在眉睫地擺在本鋼集團全面加強和改進檔案管理工作的面前。筆者通過對鞍鋼集團檔案管理的研究，結合本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司的檔案管理實踐，提煉出了升華企業(yè)檔案管理工作意識并實行檔案管理人才專業(yè)化、實行統(tǒng)一領導并與企業(yè)檔案管理標準化相融合、建立健全企業(yè)檔案管理規(guī)章制度并重抓落實、結合企業(yè)特點重點突出規(guī)范科技檔案管理四大要點。一、升華企業(yè)檔案管理工作意識并實行檔案管理人才專業(yè)化（一）全力升華企業(yè)檔案管理意識筆者在長期的企業(yè)檔案管理工作中深刻地體會到，抓好企業(yè)檔案管理的一個重要因素是看企業(yè)重視不重視檔案管理。這是企業(yè)能否抓好檔案管理的基本要求。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司多年來極為重視企業(yè)檔案管理，并從提高檔案管理意識入手，咬住不放。一是在企業(yè)黨政工聯(lián)席會議上、在企業(yè)的職代會報告中及在企業(yè)職工會議上，企業(yè)高管都強調企業(yè)檔案管理的必要性、重要性，提高企業(yè)全體職工對檔案管理的意識，明確企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分；二是利用墻報、板報、簡報等多種形式宣傳、解答企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)的新情況、新問題，統(tǒng)一檔案管理思想，從職工思想意識上凝心聚力。（二）檔案管理人才專業(yè)化本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司在企業(yè)檔案管理工作過程中，在檔案管理人員配置上，優(yōu)選檔案管理專業(yè)畢業(yè)、熱愛企業(yè)檔案管理工作、具有較高的政治素質（是黨員或是入黨積極分子）者，經過本人申請、群眾評議、企業(yè)組織部門考核批準，選聘到企業(yè)檔案管理工作崗位上來。并且實行動態(tài)管理，優(yōu)勝劣汰。二、實行統(tǒng)一領導并與企業(yè)檔案管理標準化相融合（一）企業(yè)檔案管理要實行統(tǒng)一領導，專管成線，群管成網企業(yè)檔案管理要實行統(tǒng)一領導，分級管理，專管成線，群管成網。統(tǒng)一領導即企業(yè)建立檔案管理委員會，明確企業(yè)經理是企業(yè)檔案管理領導小組的組長，也是企業(yè)檔案管理的第一責任人，企業(yè)各有關職能部門的科長與各基層單位的負責人是企業(yè)檔案管理委員會的成員，企業(yè)檔案管理委員會的辦公室設在企業(yè)的檔案管理部門，辦公室主任由企業(yè)檔案管理部門的負責人兼任。檔案管理委員會應依據(jù)企業(yè)檔案管理的工作實際情況，定期或不定期地組織召開會議，研究、分析、規(guī)范企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，集思廣益，制定部署對策措施加以改進。專管成線即由企業(yè)經理——企業(yè)檔案管理部門負責人——企業(yè)檔案管理人員——各職能部門的科長——企業(yè)各基層單位的負責人——企業(yè)檔案管理委員會成員組成一條企業(yè)檔案管理線。群管成網即企業(yè)檔案管理必須涉及全體職工、產品檔案、科研檔案、基建檔案、施工檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案等，從而構成一張橫縱交錯、全員參與的檔案管理網，消除企業(yè)檔案管理的盲點。（二）檔案管理標準化檔案標準化包括四個方面的內容：一是專業(yè)名詞術語與代號代碼標準化。檔案名詞術語標準化不僅有利于檔案學科的發(fā)展，而且有利于檔案工作的順利開展，提高檔案管理效率。如果檔案專業(yè)術語的名稱和含義眾說紛紜，概念范疇模糊不清，會給檔案管理理論研究和學科發(fā)展造成混亂，并給檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展帶來負面影響。因此，檔案名詞術語標準是檔案管理的最基礎標準。檔案代號代碼標準化主要包括檔案館代碼、檔案工作名詞術語代碼、檔案類型與檔案載體代碼、檔案信息處理代碼等的標準化。二是檔案實體管理標準化。檔案實體管理標準化包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等檔案實體管理各個環(huán)節(jié)的業(yè)務工作標準化。檔案實體管理標準包括歸檔文件整理標準、案卷質量標準、檔案接收標準、檔案分類標準、全宗劃分標準、檔案鑒定標準、檔案銷毀標準、檔案統(tǒng)計標準、檔案規(guī)格和尺寸及表冊標準等。三是檔案信息處理標準化。檔案信息標準包括檔案著錄標準、標引標準、檢索語言標準、目錄組織標準、檔案編纂標準等。四是檔案管理技術與設備標準化。主要包括計算機檔案管理技術、縮微技術、復制技術、視聽技術、保護技術及有關設備的一系列標準。三、建立健全企業(yè)檔案管理規(guī)章制度并重抓落實沒有規(guī)矩不成方圓，建立企業(yè)檔案管理規(guī)章制度是企業(yè)檔案管理的必然要求。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司在全面加強規(guī)范企業(yè)檔案管理的實踐中，極為重視企業(yè)檔案管理規(guī)章制度的建立，先后制定和發(fā)布了《檔案工作規(guī)范》《電子檔案管理辦法》《檔案歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案鑒定制度》《檔案交接制度》《檔案保密制度》等一整套檔案管理規(guī)章制度。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司在制定企業(yè)檔案管理規(guī)章制度工作中，首先，整理了多年來本企業(yè)已有的檔案管理規(guī)章制度，舉辦由企業(yè)領導、企業(yè)檔案管理人員、各有關部門的負責人參加的研討會，分析、評價、討論確定對企業(yè)檔案管理能起到控制管理作用的檔案管理規(guī)章制度，并集思廣益，各抒己見。在此基礎上，進行整理，再將整理后的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度上會討論，經過反反復復的討論、修訂，形成最終的檔案管理規(guī)章制度。其次，企業(yè)檔案管理規(guī)章制度是在鞍鋼集團與本鋼集團規(guī)范檔案管理文件要求的基礎上形成的。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司的檔案管理規(guī)章制度是按照鞍鋼與本鋼檔案管理部門的檔案管理要求起草制定的，在此過程中又注意借鑒了同行業(yè)企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度，制度草案形成后又經過反復論證，結合企業(yè)實際取舍、刪減和添加，經過若干次論證、修改才定稿下發(fā)。規(guī)章制度一經確定，就要重抓落實，因為再好的檔案管理規(guī)章制度掛在墻上，放在辦公桌抽屜里或放在卷柜里，也是沒有用的，制度一經確定，就要把功夫下在檔案管理規(guī)章制度的貫徹落實上。需要指出的是，隨著企業(yè)外部環(huán)境和企業(yè)內部條件的變化，規(guī)范企業(yè)檔案管理規(guī)章制度要適時修訂，進行刪減和填充。馬克思主義哲學告訴我們，運動是絕對的，靜止是相對的，任何事物都是發(fā)展變化的。企業(yè)檔案管理規(guī)章制度也同事物發(fā)展的普遍規(guī)律一樣，也需要及時調整、及時修訂，其目的是使企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度更加符合企業(yè)管理的需要，促進企業(yè)檔案管理嚴細化、標準化、科學化。四、結合企業(yè)特點重點突出科技檔案管理科技檔案是指在科學研究、生產運行、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作形成的具有保存價值的，應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，包括產品檔案、科研檔案、建設項目（工程）檔案、設備儀器檔案[1]。科技檔案管理是指對建設項目（工程）檔案等科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。其中的重點是建設項目（工程）檔案，建設項目（工程）檔案是指本鋼集團新建、擴建、改建、技術改造等集中管理的固定資產投資項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收等全過程中形成的應歸檔的文字、圖表、聲像、實物、電子等形式的文件材料，包括項目前期文件、施工文件、竣工文件、竣工驗收文件、項目電子文件、項目檔案管理卷等。其中，項目前期文件是指項目在籌備、立項、審批、勘察設計、招投標、合同協(xié)議中形成的文件，主要包括項目申報文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件等；項目施工文件是指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件；項目竣工文件是指項目竣工時形成的反映施工過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成；項目竣工驗收文件是指項目試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件，主要包括生產技術準備試運行文件、財務管理文件、竣工驗收文件等；項目電子文件是指以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，記錄和反映項目建設和管理各項活動的文件，包括文本、圖像、視頻、音頻電子文件等；項目檔案管理卷是指檔案管理部門在項目中形成的包括項目概況、單位工程劃分、施工單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等說明項目檔案管理情況的有關材料組成的專門案卷；設備檔案是指設備儀器訂購、驗收、安裝調試、維修改造等設備管理過程中形成的具有歸檔保存價值的各種形式的文件材料，以及具有特殊保存價值的設備實物。按照國家檔案局、中華人民共和國科學技術部《科學技術研究檔案管理規(guī)定》，結合本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司的企業(yè)特點，應重點突出科技檔案管理。為規(guī)范本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司科學技術檔案（以下簡稱科技檔案）管理工作，保證科技文件材料及時、完整、準確歸檔，為生產經營服務，依據(jù)《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《科學技術研究檔案管理規(guī)定》，企業(yè)加強了科技檔案管理，將科技檔案工作納入企業(yè)領導工作議事日程、納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程、納入企業(yè)有關人員的經濟責任制或崗位責任制。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業(yè)分公司檔案管理部門組織科技檔案驗收，負責科技檔案的歸檔、整理、保管、提供利用、鑒定、銷毀等工作；工程管理部門負責組織、協(xié)調項目檔案的收集、整理及歸檔工作，對本部門形成的項目前期文件、竣工驗收文件進行初步整理，并向檔案管理部門歸檔，同時負責竣工圖、竣工驗收文件的竣工驗收審核，負責在招標文件和簽訂項目設計、施工、監(jiān)理、采購等合同時，設立專門條款，明確相關基層單位的項目檔案管理職責及項目文件材料形成、歸檔職責、歸檔內容、套數(shù)、版本、整理質量要求、歸檔時間等。對于項目檔案的管理，必須做好以下幾項工作：一是實行項目經理負責制。項目經理對建設項目檔案的管理負總責，檔案人員應納入項目經理部，業(yè)務上接受檔案部門的監(jiān)督和指導。二是必須專人負責。參建單位及生產使用單位指定專人負責管理項目文件及歸檔工作。三是堅持同步原則。項目檔案工作與項目建設同步，納入