管理信息系統(tǒng) 課件 第2章　信息系統(tǒng)與信息管理

2.1數(shù)據(jù)和信息

2.2信息管理

2.3信息資源管理

2.4企業(yè)信息資源管理

2.5

知識管理2.1數(shù)據(jù)和信息2.1.1數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)是信息系統(tǒng)處理的基本對象。數(shù)據(jù)是事實的反映，是人們?yōu)榱朔从晨陀^世界而記錄下來的可以被鑒定的符號。數(shù)據(jù)是客觀事物屬性的抽象表示，它表示的僅是一個描述，并沒有特定的背景和意義，不提供對時間的判斷或解釋。人們獲得數(shù)據(jù)后，如果不與其所處的環(huán)境和記錄的目的聯(lián)系起來，是得不到什么有價值的看法的。數(shù)據(jù)的形式除了數(shù)字以外，還有文字、聲音、語音、圖像、視頻等。2.1.2信息1.?信息的定義許多研究者從各自不同的學(xué)科出發(fā)，對信息進(jìn)行了不同的定義，具有代表性的定義如下：控制論中，維納(NorbertWiener)認(rèn)為信息是在適應(yīng)外部世界、控制外部世界的過程中同外部世界交換內(nèi)容的總稱。信息論中，信息被看作是可以獲得、變換、傳遞、存儲、處理、識別和利用的一般對象，它能夠為實現(xiàn)目標(biāo)排除意外性，增加有效性。我國國家標(biāo)準(zhǔn)《情報與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》對信息的定義是：“信息是物質(zhì)存在的一種方式、形式或運(yùn)動狀態(tài)，也是事物的一種普遍屬性，一般指數(shù)據(jù)、信息中所包含的意義，可以使消息所描述事件的不確定性減少?！?.?信息的分類客觀事物是多種多樣的，因此信息的分類也很復(fù)雜。例如，按照社會性分類，有社會信息和自然信息；按照空間狀態(tài)分類，有宏觀信息、中觀信息和微觀信息；按時間性分類，有歷史信息、現(xiàn)時信息和預(yù)測信息；按照信息的加工處理程度分類，有一次信息、二次信息、三次信息；按照使用領(lǐng)域分類，有經(jīng)濟(jì)信息、管理信息、政務(wù)信息、科技信息、文教信息、地理信息等。其中，經(jīng)濟(jì)信息是指經(jīng)濟(jì)活動中形成的信息；管理信息是反映并控制企業(yè)管理活動的、經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)，它對組織各管理層的管理與決策產(chǎn)生影響。這兩類信息是信息規(guī)劃、組織和加工的對象。3.?信息的特征1)?事實性事實是信息的中心價值，不符合事實的信息不僅沒有價值，而且可能價值為負(fù)，既害別人，也害自己。2)?時效性信息的時效性是指從信息源發(fā)送信息，經(jīng)過接收、加工、傳遞、利用的時間間隔及其效率。時間間隔越短，使用信息越及時，使用程度越高，時效性越強(qiáng)。3)?不完全性信息的不完全性主要是指人們由于外在環(huán)境復(fù)雜性和不確定性，所掌握的信息不可能無所不包。同時，由于人的理性是有限的，根據(jù)所掌握的信息也不可能預(yù)見一切。因此數(shù)據(jù)收集或信息轉(zhuǎn)換要有主觀思路，要運(yùn)用已有的知識，還要進(jìn)行分析和判斷，只有正確地舍棄無用和次要的信息，才能正確地使用信息。4)?等級性管理系統(tǒng)是分等級的，處在不同級別的管理者有不同的職責(zé)，處理的決策類型不同，需要的信息也不同。因此信息也是分等級的。通常把管理信息分為戰(zhàn)略信息、管理信息和作業(yè)信息。信息的等級性將指導(dǎo)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的搭建。5)?價值性管理信息是經(jīng)過加工并對生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生影響的數(shù)據(jù)，是一種資源，因而是有價值的。索取一份經(jīng)濟(jì)情報，或者利用大型數(shù)據(jù)庫查閱文獻(xiàn)所付費(fèi)用是信息價值的部分體現(xiàn)。信息的使用價值必須經(jīng)過轉(zhuǎn)換才能得到。鑒于信息壽命非常有限，轉(zhuǎn)換必須及時?！肮芾淼乃囆g(shù)在于駕馭信息”，就是說管理者要善于轉(zhuǎn)換信息，去實現(xiàn)信息的價值。2.1.3知識知識的定義可以簡單歸納如下：(1)?知識是人對事物的認(rèn)識和經(jīng)驗的總和，是人們改造世界的方法。(2)?知識是客觀事物間的普遍聯(lián)系和規(guī)律。(3)?知識是被人們理解和認(rèn)識并經(jīng)頭腦重組組織和系列化的信息，如觀念、判斷、期望等。(4)?知識不是一堆雜亂無章的信息，而是有關(guān)世界怎樣進(jìn)行的信息。信息和知識的關(guān)系沒有統(tǒng)一的說法，有人認(rèn)為知識是信息的一部分，信息也是知識的一部分。知識具有顯性和隱性之分。顯性知識是指用語言能夠明確表達(dá)出來的，可編碼化、結(jié)構(gòu)化的知識。隱性知識，往往是指存在于人類頭腦中的個人經(jīng)驗、觀念等隱含化知識，一般很難用某種較為簡單的方式表達(dá)出來，因而也難以傳遞和交流，其內(nèi)涵比顯性知識復(fù)雜。2.1.4數(shù)據(jù)、信息和知識的關(guān)系一個事件發(fā)生時數(shù)據(jù)便產(chǎn)生，數(shù)據(jù)經(jīng)過加工便成為信息，決策者獲得信息后便做出決策，這就是數(shù)據(jù)變成信息并提供決策依據(jù)的過程。知識不是一堆雜亂無章的信息，而是信息之間的因果聯(lián)系或規(guī)律，是經(jīng)過大腦加工的產(chǎn)品。知識是人們對大量的信息進(jìn)行理解和認(rèn)識，并經(jīng)過頭腦重新組織和系列化而形成的。“數(shù)據(jù)-信息-知識”之間是依次包含的關(guān)系，分別從語法、語義和效用三個層面反映了人們認(rèn)知深化的過程。2.2信息管理2.2.1信息管理的概念信息管理是人類為了有效地開發(fā)和利用信息資源，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對信息資源進(jìn)行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制的社會活動。信息管理的對象是信息資源和信息活動。信息管理具有微觀、中觀、宏觀三個層次的概念。微觀層次的信息管理是指根據(jù)預(yù)定目標(biāo)對信息進(jìn)行收集、加工、組織和服務(wù)。中觀層次的信息管理是指對涉及信息活動的各種要素進(jìn)行合理的計劃、集成和控制。宏觀層次的信息管理是指對社會信息及其環(huán)境因素進(jìn)行綜合性的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)，以推動信息產(chǎn)業(yè)和信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，最終實現(xiàn)社會信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)。本節(jié)主要介紹中觀和微觀層次上的信息管理。管理者和被管理者是管理系統(tǒng)的基本部分，而建立兩者之間聯(lián)系的正是信息(如圖2.1所示)。在管理活動中，所有的組織機(jī)構(gòu)都要依靠信息進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，管理工作就是以信息處理為中心的工作。從本質(zhì)上說，管理通過所掌握的信息來協(xié)調(diào)內(nèi)外資源與預(yù)定目標(biāo)的關(guān)系，從而實現(xiàn)系統(tǒng)功能。信息管理是組織管理的核心。2.2.2信息管理的發(fā)展過程目前，被人們普遍接受的是信息管理發(fā)展階段被劃分為4個階段，如圖2.2所示。信息管理的發(fā)展是一個不斷深化和不斷擴(kuò)展的過程，每一階段都是前一階段的延續(xù)，新階段的形成意味著舊階段地位的變化。在現(xiàn)實的信息管理工作中這幾種管理是同時存在的。2.2.3信息管理與信息系統(tǒng)的關(guān)系現(xiàn)代意義的信息管理強(qiáng)調(diào)信息、信息技術(shù)、信息人員等多要素的集成管理。這些要素只有按照一定的原則配置成一個有機(jī)整體——信息系統(tǒng)，才能顯現(xiàn)它們的價值。信息系統(tǒng)以信息基礎(chǔ)設(shè)施為基本運(yùn)行環(huán)境，由人、信息技術(shù)及設(shè)備、運(yùn)行規(guī)程組成，目的是及時、正確地收集、加工、存儲、傳遞和提供信息，以實現(xiàn)對組織各項活動的管理、調(diào)節(jié)和控制。開發(fā)信息系統(tǒng)的目的，就是為了更好地利用信息資源，提高管理決策水平。因此，一方面信息系統(tǒng)是開發(fā)和利用信息、實現(xiàn)信息管理的有效手段；另一方面，信息系統(tǒng)是信息管理的對象，也是被管理的資源之一。信息管理理念的不斷深化使得信息系統(tǒng)應(yīng)用的形式與目的都發(fā)生了巨大的變化，而在信息系統(tǒng)使用中暴露出的問題又進(jìn)一步拓寬和加深了信息管理的范圍和深度。正是由于兩者之間的緊密聯(lián)系，在開發(fā)和管理信息系統(tǒng)時要遵循信息管理的原則，由于現(xiàn)代信息管理是基于信息系統(tǒng)的管理，因而在各項信息活動中要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。2.3信息資源管理2.3.1信息的資源觀從資源觀點(diǎn)出發(fā)認(rèn)識和管理信息，形成了信息資源管理(InformationResourcesManagement，IRM)。信息資源管理是信息管理的一個發(fā)展階段，也是信息管理的一種思想。1.?信息的資源屬性資源概念源自經(jīng)濟(jì)學(xué)，是指在自然界和人類社會中一種可以用來創(chuàng)造物質(zhì)財富和精神財富的、具有一定量的積累的客觀存在形式。信息是一種資源，它也具有資源的三個經(jīng)濟(jì)學(xué)基本屬性，即有用性、稀缺性和可選擇性。有用性：信息可以減少經(jīng)濟(jì)行為中的不確定性，節(jié)省生產(chǎn)和投資成本，并帶來經(jīng)濟(jì)利益。稀缺性：在既定的時間、空間或其他約束條件下，某一特定經(jīng)濟(jì)活動行為者因人力、物力、財力等方面的限制，其信息擁有量總是有限的；經(jīng)濟(jì)活動行為者要獲取信息就必須付出相應(yīng)的代價，因此信息是稀缺的。可選擇性：同一信息可以作用于不同的對象并產(chǎn)生不同的效果。對信息資源的理解有廣義、狹義之分。狹義的信息資源即信息本身，強(qiáng)調(diào)信息資源概念的內(nèi)核和實質(zhì)。廣義的信息資源是信息活動中各種要素的總稱，包括信息、技術(shù)、設(shè)備、結(jié)構(gòu)和人，強(qiáng)調(diào)信息活動中各要素只有按照一定的原則加以配置，組成一個系統(tǒng)，才能發(fā)揮最佳效用并顯示其價值。2.?信息資源的組成要素在信息資源的各要素中，信息生產(chǎn)者、信息和信息技術(shù)(信息系統(tǒng))是三個基本組成部分，稱為信息資源三要素。其中，信息生產(chǎn)者是信息資源的關(guān)鍵，因為信息是人創(chuàng)造的；信息是在生產(chǎn)活動和社會活動中產(chǎn)生的，若沒有特定的信息人員運(yùn)用專門的信息技術(shù)對信息進(jìn)行收集和處理，信息的效用和價值就得不到充分發(fā)揮，也就不能構(gòu)成有用的信息資源，只有通過開發(fā)和利用信息，才能表明信息資源的價值；信息技術(shù)是信息收集、加工、存儲和傳遞技術(shù)的集合，信息技術(shù)的應(yīng)用可以更有效地實現(xiàn)和創(chuàng)造信息的價值，使信息生產(chǎn)者和信息的作用得到延伸。3.?信息資源管理的概念既然信息是一種資源，那么與其他資源類似，需要對其進(jìn)行合理配置和有效控制來實現(xiàn)組織的目標(biāo)。以此為切入點(diǎn)，信息資源管理的概念應(yīng)運(yùn)而生。信息資源管理就是對信息資源所進(jìn)行的管理，它運(yùn)用管理科學(xué)的一般原理和方法，從經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人文等多種角度，對信息資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以確保信息資源的合理開發(fā)和充分利用，從而有效地滿足社會的信息需求。2.3.2信息資源管理的任務(wù)1.?制訂信息資源的總體規(guī)劃從微觀上考慮，信息資源的總體規(guī)劃包括信息資源規(guī)劃和信息系統(tǒng)規(guī)劃。信息資源規(guī)劃是從信息價值的角度出發(fā)，對組織活動中各類管理人員和決策人員所需要的信息，從戰(zhàn)略、管理、作業(yè)層、內(nèi)部和外部、縱向和橫向等方面，計劃它們的采集、處理、傳輸、使用和維護(hù)。信息系統(tǒng)規(guī)劃是在信息資源規(guī)劃的基礎(chǔ)上考慮如何使用信息系統(tǒng)的技術(shù)、方法和模型實現(xiàn)信息資源的加工和利用，是信息系統(tǒng)建設(shè)的行動安排和綱領(lǐng)性文件。它主要包括系統(tǒng)目標(biāo)規(guī)劃、數(shù)據(jù)(信息)組織的規(guī)劃、系統(tǒng)功能規(guī)劃、系統(tǒng)流程規(guī)劃、信息系統(tǒng)建設(shè)的費(fèi)用預(yù)算和進(jìn)度安排，以及計算機(jī)硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)配置規(guī)劃等。2.?建立信息管理機(jī)構(gòu)信息資源管理中，應(yīng)設(shè)置組織的首席信息官(CIO)職務(wù)，主要負(fù)責(zé)建立信息管理機(jī)構(gòu)；制定信息管理的規(guī)章制度，規(guī)定人員的職責(zé)和權(quán)限，明確部門之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)原則和方法，對各類信息活動進(jìn)行組合等。3.?建立信息資源管理的標(biāo)準(zhǔn)高復(fù)先教授提出了信息資源管理的五項基本標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)、概念數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)和邏輯數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。這是建設(shè)集成化信息系統(tǒng)的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。4.?建立信息資源安全管理的規(guī)章制度針對信息活動的全過程以及與這一過程相關(guān)的資源，建立信息資源安全管理的規(guī)章制度，通過安全審計和跟蹤體系來強(qiáng)化安全意識，彌補(bǔ)安全漏洞。在技術(shù)方面，根據(jù)企業(yè)的需要，負(fù)責(zé)信息安全技術(shù)的選用和安全技術(shù)方案的決策。5.?實現(xiàn)信息系統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)的管理包括管理信息系統(tǒng)開發(fā)項目，檢查與評價信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，建立系統(tǒng)維護(hù)計劃，進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)工作，制訂信息系統(tǒng)安全策略等。信息資源管理的內(nèi)容還涉及與其相關(guān)的人力資源管理、信息產(chǎn)品和信息服務(wù)的管理、信息政策和法律及道德的管理等。2.4企業(yè)信息資源管理2.4.1企業(yè)信息資源管理的發(fā)展階段美國哈佛大學(xué)教授諾蘭(RichardL.Nolan)在20世紀(jì)70年代提出了組織內(nèi)信息系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展階段理論，稱為“諾蘭階段模型”。諾蘭認(rèn)為，一個組織的信息系統(tǒng)發(fā)展通常要經(jīng)歷初裝、蔓延、控制和集成的成長過程，1980年諾蘭進(jìn)一步把四階段模型擴(kuò)展為六階段模型，如圖2.3所示。2.4.2企業(yè)信息資源戰(zhàn)略規(guī)劃規(guī)劃是指為了企業(yè)預(yù)期的目標(biāo)而制訂的行動計劃，是企業(yè)經(jīng)營管理的指導(dǎo)性文件。戰(zhàn)略所要研究的問題是確定企業(yè)的長期目標(biāo)，并通過經(jīng)營活動和資源分配來實現(xiàn)目標(biāo)。在信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)匯總中，將組織戰(zhàn)略作為一個重要的組成部分，信息系統(tǒng)支持組織戰(zhàn)略的實現(xiàn)，組織戰(zhàn)略要求信息資源的配置與其相匹配。在信息資源規(guī)劃的各層次中，企業(yè)首先應(yīng)該制訂信息資源的戰(zhàn)略規(guī)劃。信息資源和信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃是實現(xiàn)組織戰(zhàn)略基于信息技術(shù)的解決方案。1.?企業(yè)信息資源的戰(zhàn)略規(guī)劃企業(yè)信息資源的戰(zhàn)略規(guī)劃必須以組織戰(zhàn)略目標(biāo)為目標(biāo)，以組織的戰(zhàn)略規(guī)劃為依據(jù)。企業(yè)戰(zhàn)略信息資源是信息資源中最重要和最具增值潛力的部分，與組織的競爭優(yōu)勢和長期發(fā)展有關(guān)，其價值難以估量。企業(yè)戰(zhàn)略信息資源具有以下特征：它是有關(guān)企業(yè)取得長期競爭優(yōu)勢的信息，是輔助企業(yè)高層管理者進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化決策的信息，它偏好未來的預(yù)測信息和外部信息。首先，通過與總經(jīng)理、副總經(jīng)理、企業(yè)管理辦公室主任等有關(guān)對象進(jìn)行座談和討論，在廣泛收集一般信息資源的基礎(chǔ)上，根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行加工和提煉，形成戰(zhàn)略信息；其次，通過分析信息的有用性和易用性，決定其是否適宜為企業(yè)高層管理者和戰(zhàn)略決策部門所使用；最后將其列入信息資源規(guī)劃。根據(jù)用戶的職責(zé)，與企業(yè)管理者和部門負(fù)責(zé)人一起確定戰(zhàn)略信息的用戶信息使用權(quán)限，指導(dǎo)信息的安全傳遞和送達(dá)策略。2.?企業(yè)信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃戰(zhàn)略信息資源只有在通過戰(zhàn)略信息系統(tǒng)對各類內(nèi)部和外部信息源進(jìn)行加工時才能產(chǎn)生。由于戰(zhàn)略信息需求的多樣性、隨機(jī)性、復(fù)雜性和不確定性，對戰(zhàn)略信息系統(tǒng)的處理能力要求比較高。企業(yè)戰(zhàn)略信息系統(tǒng)規(guī)劃的主要內(nèi)容包括：信息源輸入和戰(zhàn)略信息輸出的對應(yīng)關(guān)系，信息流通渠道的開拓計劃，戰(zhàn)略信息的數(shù)據(jù)模型、數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)挖掘規(guī)劃，信息系統(tǒng)與決策活動的匹配關(guān)系，戰(zhàn)略信息模型的規(guī)劃，網(wǎng)上戰(zhàn)略信息資源的獲取和提煉，應(yīng)對高層不確定性信息需求的能力，計算機(jī)硬件、軟件的購置計劃等。企業(yè)信息資源和信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃除了有其特殊的內(nèi)容以外，還包括一些信息資源和信息系統(tǒng)規(guī)劃的基本內(nèi)容。2.4.3企業(yè)信息資源管理的三維結(jié)構(gòu)信息資源管理運(yùn)用管理科學(xué)的一般原理和方法，從經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人文等角度，對企業(yè)信息資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，形成企業(yè)信息資源的集約化管理。企業(yè)信息資源管理的三維結(jié)構(gòu)如圖2.4所示，它不僅適用于宏觀層面的信息資源管理，也適用于微觀層面的企業(yè)信息資源管理。2.5知識管理2.5.1知識管理的內(nèi)涵和過程20世紀(jì)90年代中期以后，信息管理開始進(jìn)入知識管理階段，與信息資源觀并存，知識也成為受人們重視的重要資源。知識管理是協(xié)助組織和個人，圍繞各種來源的知識內(nèi)容，利用信息技術(shù)對知識進(jìn)行生產(chǎn)、分享、應(yīng)用以及創(chuàng)新，以形成組織的知識優(yōu)勢、產(chǎn)生價值和提高組織績效的過程。它是信息資源管理進(jìn)一步發(fā)展的結(jié)果，表現(xiàn)在以下方面：(1)?不僅關(guān)注顯性知識的管理，還重視隱性知識的管理。(2)?不僅關(guān)注人類智力勞動的最終成果，還把獲得成果的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新過程納入管理的范疇。(3)?不僅關(guān)注將信息提供給用戶，還重視用戶需求信息