檔案收集歸檔制度

檔案收集歸檔制度篇一:檔案收集整理制度檔案收集整理與管理制度一、文書檔案的收集整理與管理1、堅(jiān)持做到文件材料統(tǒng)收、統(tǒng)管。凡本機(jī)關(guān)所有收文必須交辦公室拆封、登記，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱后，及時(shí)送有關(guān)部門或人員辦理，辦好后負(fù)責(zé)收回歸檔。2、本機(jī)關(guān)制發(fā)文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆或藍(lán)復(fù)寫紙等不利于檔案材料長(zhǎng)期保存的書寫材料，并做到發(fā)文擬稿必須送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核稿、簽發(fā)。再交辦公室統(tǒng)一編號(hào)、登記、封發(fā)，然后將底稿和兩份正文歸檔。3、加強(qiáng)清退文件的管理。凡上三級(jí)文件不得遺失。本機(jī)關(guān)所有文件材料堅(jiān)持每季度清退一次，年終徹底清理，并做到辦理完畢的文件材料隨時(shí)歸檔整理。4、按照本級(jí)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限表對(duì)收集的文件材料進(jìn)行鑒定，凡屬本機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料必須齊全完整，任何人不得據(jù)為已有。5、機(jī)關(guān)檔案人員，應(yīng)在次年五月底前，將平時(shí)整理的檔案材料編目裝盒。6、按時(shí)向市檔案局報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表及相關(guān)資料。7、借閱文書檔案按照借閱制度執(zhí)行，檔案人員要做好借閱登記和利用檔案典型事例的記載。二、會(huì)計(jì)檔案的收集整理與管理1、會(huì)計(jì)檔案的收集范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算材料。具體包括:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;總賬、明細(xì)帳、日記賬、銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬;年報(bào)、季報(bào)、月報(bào);銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。2、按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，本單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。3、憑證每月包角裝訂成冊(cè)，帳薄、報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算材料年終整理。每個(gè)保管單位（冊(cè)、卷）封面各項(xiàng)均應(yīng)填寫清楚，移交前編好案卷號(hào)，歸檔號(hào)，填寫好案卷目錄等。4、會(huì)計(jì)檔案的整理要達(dá)到分類清楚，裝訂結(jié)實(shí)美觀，編目系統(tǒng)正確，封面書寫清楚整齊，便于查找和利用。5、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部保管一年，期滿后，由會(huì)計(jì)部編制移交清冊(cè)，移交綜合檔案室保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交綜合檔案室的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，綜合檔案室應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。6、凡是采用電子計(jì)算機(jī)做帳的，除將數(shù)據(jù)刻錄光盤保存外，還必須保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。7、堅(jiān)持借閱登記，嚴(yán)守檔案機(jī)密，本部門職工因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)進(jìn)行登記，經(jīng)批準(zhǔn)后方可利用。外單位前來借閱會(huì)計(jì)檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能查閱。8、會(huì)計(jì)檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)，方能離職。三、基建檔案的收集整理與管理1、基建檔案有關(guān)文件材料的收集由主管基建的工作人員負(fù)責(zé)。收集范圍包括:立項(xiàng)計(jì)劃、預(yù)決算材料、材質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程材料、竣工資料和圖紙、表冊(cè)等。2、基建項(xiàng)目完成后，由負(fù)責(zé)人將材料清理核對(duì)清楚，按照《科技檔案案卷構(gòu)成一般標(biāo)準(zhǔn)要求》進(jìn)行立卷整理。整理要達(dá)到項(xiàng)目區(qū)分清楚，整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，編目系統(tǒng)正確。3、在項(xiàng)目竣工完成后兩個(gè)月內(nèi)，將整理規(guī)范的基建檔案移交綜合檔案室保存，交接雙方按照科技檔案目錄清點(diǎn)辦理交接手續(xù)。4、本單位職工借閱基建檔案，要進(jìn)行登記;外單位借閱基建檔案需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱復(fù)印。四、聲像檔案的收集整理與管理1、收集范圍:本單位各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種照片、錄音帶、錄像帶。2、收集方法:由本單位人員拍攝和錄制的，由負(fù)責(zé)拍攝和錄制的人員收集;聘請(qǐng)外單位人員拍攝和錄制的，由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)收集。3、對(duì)收集的聲像檔案年底按照有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行整理編目，對(duì)數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片不僅要保存沖洗的照片還應(yīng)將其刻錄成光盤保存。4、凡刻錄成盤的數(shù)碼照片，每五年翻刻一次，錄音帶和錄像帶每年要按規(guī)定倒帶。5、錄音帶、錄像帶和光盤要存放在防磁柜里。五、電子檔案的收集整理與管理1、收集的范圍:本單位在職能活動(dòng)，行政管理以及業(yè)用計(jì)算機(jī)鋪助設(shè)計(jì),鋪助制造等技術(shù)形成的單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)的具有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件;采用數(shù)字設(shè)備采集制作的圖像文件;使用視頻捕獲設(shè)備錄入或使用動(dòng)畫軟件生成的影像文件;用音頻設(shè)備錄入的聲音文件軟件開發(fā)活動(dòng)中形成的程序文件;支持文件順利讀取的軟硬件和相關(guān)數(shù)據(jù)。2、收集的方法:由負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)管理的人員平常注意積累電子文件材料，每年12月31日前，將應(yīng)該歸檔保存的電子檔案收集齊全。3、電子檔案的整理:由綜合檔案室檔案員負(fù)責(zé)將已收集齊全的電子檔案分類整理，編目造冊(cè)。4、電子檔案應(yīng)存放在防磁柜里保存，并按規(guī)定提供借閱和利用。光盤每五年翻刻一次。六、實(shí)物檔案的收集整理與管理1、收集的范圍:凡是本單位獲得或者形成的具有保存價(jià)值的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、獎(jiǎng)旗、印章等實(shí)物，都屬于收集范圍。2、收集的方法:由辦公室負(fù)責(zé)對(duì)獲獎(jiǎng)的實(shí)物進(jìn)行收集登記。3、整理的方法:全部實(shí)物采取以實(shí)物形式結(jié)合實(shí)物形成的時(shí)間進(jìn)行排列，并從第1件開始編流水號(hào)，然后登記造冊(cè)。4、年底由檔案員對(duì)收集的實(shí)物按規(guī)定進(jìn)行整理、編目。5、實(shí)物檔案的借閱利用按照規(guī)定執(zhí)行，檔案員做好登記和利用效果記錄。篇二:檔案收集制度檔案收集制度一、檔案收集包括檔案的接收、征集以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集等方式。二、檔案材料收集范圍:各類原始材料都屬于檔案收集范圍。三、任何個(gè)人都不得以任何理由拒絕向辦公室歸檔移交對(duì)單位有價(jià)值的檔案材料。四、檔案材料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。(一）定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門，應(yīng)在文件材材料辦理完畢的第二年，按照檔案館的歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量的要求，歸檔到檔案館。(二）聯(lián)系催要制度。檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常了解和掌握形成檔案材料的信息，及時(shí)向形成材料的部門催收應(yīng)歸檔的材料。五、收集材料的要求。(一）收集的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。(二)）不符合歸檔要求的檔案材料，檔案館將責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)職能部門按要求完成。1.載體紙張要求。歸檔材料統(tǒng)一使用A4(80G）規(guī)格的辦公用紙（(專業(yè)特殊要求的除外）。2.載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。3.現(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔;禁止傳真形成材料歸檔。(三）材料必須齊全、完整。各部門完成的當(dāng)年工作職責(zé)應(yīng)該有相應(yīng)材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。篇三:2人事人事1．凡收集歸檔的人事檔案材料，要按照《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定的要求，做到分類清楚、時(shí)間順序準(zhǔn)確，進(jìn)行整理后歸檔。2．人事檔案材料的收集檔范圍包括:干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)、入黨、入團(tuán)、履歷、自傳、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、政審、工資、退休以及學(xué)習(xí)成績(jī)等工作中反映德、能、勤、績(jī)的有關(guān)材料。3．人事檔案管理部門，應(yīng)掌握形成干部人事檔案材料的信息，建立與檔案材料形成部門的收集聯(lián)系制度，根據(jù)各部門形成人事檔案材料的途徑不同，定期收集歸檔材料。4．收集歸檔的檔案材料，必須是組織上形成的或者是組織上審定認(rèn)可的，辦理完畢的正式文件材料;材料必須完整、齊全、文字清楚、對(duì)象明確，有承辦單位印章和文件形成時(shí)間。凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論等）須有本人簽字，特殊情況，本人見面后未簽字的，可由組織說明。對(duì)于考察任免等材料，必須注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱，時(shí)間和文號(hào)。對(duì)不符合要求的材料不能收集歸檔，須及時(shí)通知形成檔案材料的部門，按規(guī)定重新辦理，以保證歸檔材料的質(zhì)量。5．凡新參加工作的國(guó)家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”，審核后，補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。6．人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個(gè)月內(nèi)，將材料主動(dòng)送交主管人事檔案的部門歸