會(huì)議工作室社團(tuán)管理制度

會(huì)議工作室社團(tuán)管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)會(huì)議工作室社團(tuán)的管理，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力，根據(jù)社團(tuán)實(shí)際情況，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于會(huì)議工作室社團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“社團(tuán)”）召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于理事會(huì)、常務(wù)會(huì)、專題會(huì)等。

三、社團(tuán)會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.議題明確、重點(diǎn)突出，確保會(huì)議高效、務(wù)實(shí)；

2.會(huì)前充分準(zhǔn)備，保證會(huì)議質(zhì)量；

3.會(huì)中充分討論，形成共識(shí)，確保決策民主、科學(xué)；

4.會(huì)后及時(shí)總結(jié)，跟蹤落實(shí)，確保決策執(zhí)行到位。

四、社團(tuán)成員應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，積極參與會(huì)議，認(rèn)真履行職責(zé)，共同推進(jìn)社團(tuán)工作。

五、社團(tuán)應(yīng)定期對(duì)本管理制度進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)社團(tuán)發(fā)展和工作需要。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，社團(tuán)成員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、廣泛宣傳、嚴(yán)格遵守。如有違反，將按照相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和議題，明確會(huì)議目標(biāo)；

2.制定會(huì)議議程，合理分配會(huì)議時(shí)間；

3.確定參會(huì)人員范圍，通知參會(huì)人員，并在會(huì)議前至少三天將會(huì)議議程及相關(guān)資料送達(dá)參會(huì)人員；

4.安排會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、資料、茶水等服務(wù)保障工作；

5.對(duì)于重大會(huì)議，應(yīng)提前組織預(yù)備會(huì)，對(duì)議題進(jìn)行充分醞釀。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人按議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行；

2.會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人介紹會(huì)議主題、目標(biāo)和議程，明確會(huì)議要求；

3.與會(huì)人員圍繞議題展開(kāi)討論，各抒己見(jiàn)，充分發(fā)表意見(jiàn)和建議；

4.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，引導(dǎo)與會(huì)人員形成共識(shí)，必要時(shí)可進(jìn)行表決；

5.會(huì)議記錄人認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，特別是決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人對(duì)討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確決策事項(xiàng)；

2.對(duì)于重大決策，應(yīng)進(jìn)行表決，表決方式可為舉手、口頭或書(shū)面；

3.表決結(jié)果應(yīng)及時(shí)公布，并記錄在案；

4.會(huì)議決策應(yīng)充分尊重少數(shù)意見(jiàn)，對(duì)于不同意見(jiàn)，應(yīng)予以記錄并在會(huì)議紀(jì)要中體現(xiàn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)和責(zé)任人；

2.與會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見(jiàn)；

3.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議結(jié)果及時(shí)通知未參會(huì)人員；

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)完成審批流程，并發(fā)送給全體與會(huì)人員。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、表決結(jié)果、會(huì)議照片等資料應(yīng)及時(shí)歸檔，以備查閱；

2.對(duì)于涉及機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理；

3.會(huì)議資料的歸檔工作由專人負(fù)責(zé)，確保資料完整、準(zhǔn)確、安全。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確列出會(huì)議決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)全面、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要地反映會(huì)議內(nèi)容，特別是決策結(jié)果和重要觀點(diǎn)；

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤；

4.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給全體與會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要明確的任務(wù)和要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)工作；

2.會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保決策落到實(shí)處；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)，尋求支持和幫助；

4.會(huì)議主持人應(yīng)定期組織會(huì)議，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作計(jì)劃。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成工作任務(wù)，并向會(huì)議主持人匯報(bào)執(zhí)行情況；

2.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)；

3.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對(duì)相關(guān)管理制度和流程進(jìn)行修訂完善，以提高會(huì)議質(zhì)量和決策執(zhí)行力；

4.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，為今后會(huì)議的召開(kāi)提供借鑒。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過(guò)審批后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便查閱和追溯；

2.建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，確保會(huì)議紀(jì)要的安全、保密和便捷使用；

3.對(duì)于重要會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)習(xí)和回顧，以提高團(tuán)隊(duì)對(duì)決策事項(xiàng)的認(rèn)識(shí)和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前至少三個(gè)工作日向會(huì)議室管理部門(mén)提交申請(qǐng)；

2.申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息；

3.會(huì)議室管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室資源合理分配；

4.若會(huì)議室資源緊張，按照申請(qǐng)?zhí)峤坏南群箜樞蜻M(jìn)行安排。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格遵守預(yù)定時(shí)間，不得提前占用或延遲退場(chǎng)；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食；

3.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，如遇問(wèn)題及時(shí)向管理部門(mén)報(bào)修；

4.會(huì)議室內(nèi)不得私拉亂接電源線，確保用電安全；

5.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行違反法律法規(guī)、公司規(guī)定的行為。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.會(huì)議前，會(huì)議組織者應(yīng)提前檢查設(shè)備是否正常，如有問(wèn)題及時(shí)與管理部門(mén)聯(lián)系；

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，并恢復(fù)原狀；

4.對(duì)于特殊設(shè)備使用，會(huì)議組織者應(yīng)提前向管理部門(mén)申請(qǐng)，并接受相關(guān)培訓(xùn)。

四、會(huì)議室清潔與安全

1.會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和消毒，保證會(huì)議環(huán)境整潔；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全；

3.會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)注會(huì)議室內(nèi)人員安全，遇到緊急情況及時(shí)采取措施；

4.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室內(nèi)設(shè)施進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

五、會(huì)議室保密工作

1.對(duì)于涉及機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)選擇具備保密條件的會(huì)議室；

2.會(huì)議組織者應(yīng)提醒與會(huì)人員注意保密事項(xiàng)，并在會(huì)議室內(nèi)設(shè)置保密提示；

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室內(nèi)監(jiān)控設(shè)備的管理，確保會(huì)議內(nèi)容的安全；

4.嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對(duì)涉及機(jī)密的會(huì)議資料、記錄等進(jìn)行妥善保管。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。