第10章-采購管理子系統(tǒng)

采購管理子系統(tǒng)第10章案例導(dǎo)入汪剛制作第10章2公司名稱經(jīng)營范圍信息化時間軟硬件配置陽光公司準備于2015年1月1日起進行采購業(yè)務(wù)處理。1.業(yè)務(wù)分工主要采購員白雪的身份進行相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)處理。2.本月主要采購業(yè)務(wù)(1)普通采購業(yè)務(wù)

(2)采購現(xiàn)結(jié)業(yè)務(wù)

(3)采購運費處理

(4)暫估入庫報銷處理

(5)暫估入庫處理

(6)采購結(jié)算前退貨(7)采購結(jié)算后退貨案例導(dǎo)入汪剛制作第10章3公司名稱經(jīng)營范圍信息化時間軟硬件配置

(7)采購結(jié)算后退貨信息化應(yīng)用目標：(1)實現(xiàn)靈活的業(yè)務(wù)處理。采購管理應(yīng)能實現(xiàn)請購單、采購訂單、采購到貨、采購入庫、采購發(fā)票、采購結(jié)算的全程管理，但根據(jù)不同的應(yīng)用需求和采購模式，可以采用復(fù)雜流程或簡單流程的處理。支持以訂單為核心的業(yè)務(wù)處理，也支持直接辦理入庫、采購發(fā)票、采購結(jié)算的業(yè)務(wù)處理。(2)實現(xiàn)多種采購業(yè)務(wù)類型。包括普通采購、直運采購、受托代銷采購業(yè)務(wù)，依據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型特點，提供適宜、優(yōu)化的處理。(3)靈活的采購比價?？梢赃x擇適宜的供應(yīng)商，降低采購成本?？舍槍φ堎彽臄?shù)量，結(jié)合供應(yīng)商存貨對照表,供應(yīng)商存貨價格表，自動比價給出采購建議。系統(tǒng)提供最高進價的控制，對于高于最高進價的采購業(yè)務(wù)進行審批控制，從而對于采購成本進行有效控制。(4)嚴密的事中控制。依據(jù)不同權(quán)責(zé)劃分設(shè)置審批采購訂單的權(quán)限。(5)細致的采購結(jié)算。利用U8強大的采購結(jié)算功能，包括手工結(jié)算、自動結(jié)算兩種方式，支持采購費用的分攤及結(jié)算，能夠快速、準確的確定采購成本，提高工作效率，將工作重點放在采購成本的合理有效控制上。

(6)全程的業(yè)務(wù)監(jiān)控。通過U8采購管理實現(xiàn)采購過程事件的監(jiān)控和及時的反饋分汪剛制作第10章目錄

10.1采購管理子系統(tǒng)概述

10.2采購管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

10.3采購管理子系統(tǒng)信息查詢4

10.4采購管理子系統(tǒng)期末處理

10.1.1采購管理子系統(tǒng)的主要功能

汪剛制作第10章5A系統(tǒng)初始化B日常業(yè)務(wù)處理C信息查詢D期末處理

10.1.2采購管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系

1．采購管理子系統(tǒng)與庫存管理子系統(tǒng)的關(guān)系2．采購管理子系統(tǒng)與應(yīng)付款管理子系統(tǒng)的關(guān)系

3．采購管理子系統(tǒng)與銷售管理子系統(tǒng)的關(guān)系4．采購管理子系統(tǒng)與存貨核算子系統(tǒng)的關(guān)系汪剛制作第10章6汪剛制作第10章目錄

10.1采購管理子系統(tǒng)概述

10.2采購管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

10.3采購管理子系統(tǒng)信息查詢7

10.4采購管理子系統(tǒng)期末處理

10.2.1采購管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理功能（環(huán)節(jié)）

汪剛制作第10章801采購請購02采購訂貨03采購到貨04采購入庫05采購發(fā)票06采購結(jié)算

1.采購請購

汪剛制作第10章9要點：采購請購是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求列出采購清單。對應(yīng)單據(jù)：請購單請購是采購業(yè)務(wù)的起點，可以依據(jù)審核后的采購請購單生成采購訂單。請購環(huán)節(jié)可省略。2.采購訂貨汪剛制作第10章10要點：訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確定要貨需求。對應(yīng)單據(jù)：采購訂單在采購業(yè)務(wù)流程中，訂貨環(huán)節(jié)也是可選的。3.采購到貨汪剛制作第10章11要點：采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確定對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。對應(yīng)單據(jù)：到貨單在采購業(yè)務(wù)流程中，到貨處理是可選的。

4.采購入庫汪剛制作第10章12要點：是指將供應(yīng)商提供的物料檢驗（也可以免檢）確定合格后，放入指定倉庫的業(yè)務(wù)。對應(yīng)單據(jù)：采購入庫單當(dāng)采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，采購入庫單在庫存管理系統(tǒng)中填制。當(dāng)采購管理系統(tǒng)不與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，采購入庫單在采購管理系統(tǒng)中填制。采購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝采購訂單或采購到貨單生成。在采購業(yè)務(wù)流程中，入庫處理是必須的。

汪剛制作第10章13例題填制采購入庫單。操作路徑：庫存管理→入庫業(yè)務(wù)→采購入庫單

4.采購入庫5.采購開票汪剛制作第10章14要點：采購開票是在系統(tǒng)中填制由供應(yīng)商開出的采購發(fā)票，采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確定采購成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。對應(yīng)單據(jù)：采購發(fā)票采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為藍字發(fā)票和紅字發(fā)票；按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運費發(fā)票。采購發(fā)票既可以直接填制，也可以從“采購訂單”、“采購入庫單”或其他的“采購發(fā)票”拷貝生成。在采購業(yè)務(wù)流程中，采購發(fā)票環(huán)節(jié)是必須的。

5.采購開票汪剛制作第10章15例題填制采購發(fā)票。操作路徑：采購管理→采購發(fā)票→專用采購發(fā)票

6.采購結(jié)算汪剛制作第10章16要點：采購結(jié)算也稱采購報賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確定的入庫單到財務(wù)部門，由財務(wù)人員確定采購成本。在本系統(tǒng)中采購結(jié)算是針對采購入庫單，根據(jù)發(fā)票確定其采購成本。采購結(jié)算的結(jié)果是生成采購結(jié)算單，它是記載采購入庫單與采購發(fā)票對應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對照表。對應(yīng)單據(jù)：采購發(fā)票和采購入庫單生成單據(jù)：采購結(jié)算單采購結(jié)算分為自動結(jié)算和手工結(jié)算兩種方式。在采購業(yè)務(wù)流程中，采購結(jié)算環(huán)節(jié)是必須的。

*7.采購付款汪剛制作第10章17要點：采購付款是對采購貨物進行付款的環(huán)節(jié)。采購付款在應(yīng)付系統(tǒng)中完成。對應(yīng)單據(jù)：付款單在采購業(yè)務(wù)流程中，采購付款環(huán)節(jié)是必須的。

10.2.2普通采購業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章18適用：普通采購業(yè)務(wù)適合于大多數(shù)企業(yè)的日常采購業(yè)務(wù)，提供對采購請購、采購訂貨、采購入庫、采購發(fā)票、采購成本核算、采購付款全過程管理。三張主要單據(jù)：采購入庫單、采購發(fā)票、付款單業(yè)務(wù)類型：按貨物和發(fā)票到達的先后，將普通采購業(yè)務(wù)劃分：單貨同行貨到票未到（暫估入庫）票到貨未到（在途存貨）

1.單貨同行采購業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章19

1.單貨同行采購業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章20單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購入庫單庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單采購發(fā)票采購系統(tǒng)錄入、復(fù)核結(jié)算(與入庫單)借:材料采購(在途物資）進項稅貸:應(yīng)付賬款·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（付款單）借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作操作操作操作操作操作

2.

暫估入庫業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章21含義：暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。處理方法：月初回沖單到回沖單到補差2-1.月初回沖

汪剛制作第10章22要點：本月月底，填寫暫估單價，記存貨明細賬，生成暫估憑證。進入下月后，存貨核算系統(tǒng)自動生成與暫估入庫單完全相同的“紅字回沖單”，同時登錄相應(yīng)的存貨明細賬，沖回存貨明細賬中上月的暫估入庫。對“紅字回沖單”制單，沖回上月的暫估憑證。收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對采購入庫單和采購發(fā)票作采購結(jié)算。結(jié)算完畢后，進入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能，進行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動生成一張“藍字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報銷金額。同時登記存貨明細賬，使庫存增加。對“藍字回沖單”制單，生成采購入庫憑證。2-2.單到回沖

汪剛制作第10章23當(dāng)月,貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬下月發(fā)票到:

暫估入庫單記賬（存貨核算）暫估制單（存貨核算）填制暫估入庫單（采購管理）藍字回沖單制單紅字回沖單制單填制采購發(fā)票（采購管理）采購結(jié)算（采購管理）暫估處理（存貨核算）紅字回沖單制單（存貨核算）藍字回沖單制單（存貨核算）借：原材料貸：在途物資借：原材料(紅)

貸：在途物資(紅)借：原材料

貸：在途物資2-2.單到回沖

汪剛制作第10章24時間單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證上月采購入庫單庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購（暫估成本）存貨系統(tǒng)記賬、暫估制單下月采購發(fā)票采購系統(tǒng)錄入結(jié)算(與暫估入庫單)借:材料采購進項稅貸:應(yīng)付賬款（實際成本）應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）結(jié)算單存貨系統(tǒng)暫估處理紅字回沖單存貨系統(tǒng)自動生成制單借:原材料（紅字）貸:材料采購（紅字）（暫估成本）藍字回沖單存貨系統(tǒng)借:原材料（藍字）貸:材料采購（藍字）（實際成本）付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（付款單）借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作2-3.單到補差

汪剛制作第10章25要點：下月初不作處理，采購發(fā)票收到后，在采購管理中錄入并進行采購結(jié)算；再到存貨核算中進行“暫估處理”，如果報銷金額與暫估金額的差額不為零，則產(chǎn)生調(diào)整單，一張采購入庫單生成一張調(diào)整單，用戶確定后，自動記入存貨明細賬；如果差額為零，則不生成調(diào)整單；最后對“調(diào)整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。要點：如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票進行壓單處理，待貨物到達后，再一并輸入計算機做報賬結(jié)算處理。但如果需要實時統(tǒng)計在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計算機，待貨物到達后，再填制入庫單并做采購結(jié)算汪剛制作第10章26

3.在途存貨業(yè)務(wù)（票到貨未到）

10.2.3現(xiàn)付業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章27當(dāng)采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，立即付款，由供貨單位開具發(fā)票。）填制采購發(fā)票（采購管理）現(xiàn)付處理（采購管理）現(xiàn)結(jié)制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）借:材料采購進項稅貸:銀行存款

10.2.3現(xiàn)付業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章28單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購入庫單庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單采購發(fā)票采購系統(tǒng)錄入、結(jié)算(與入庫單)、現(xiàn)付借:材料采購(在途物資）進項稅貸:銀行存款·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（現(xiàn)結(jié)）操作操作操作操作

10.2.4采購?fù)素洏I(yè)務(wù)

汪剛制作第10章29貨雖收到，但尚未錄入采購入庫單只要把貨退還給供應(yīng)商即可，軟件中不用做任何處理。已錄入“采購入庫單”，未錄入“采購發(fā)票”如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”；如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”。已錄入“采購入庫單”，已錄入“采購發(fā)票”但未結(jié)算如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”和“采購發(fā)票”；如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”和“采購發(fā)票”。已錄入“采購入庫單”，已錄入“采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結(jié)算若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時可取消采購結(jié)算，再刪除或修改“采購入庫單”和“采購發(fā)票”，若結(jié)算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。

10.2.4采購?fù)素洏I(yè)務(wù)（入庫單記賬）

汪剛制作第10章30

10.2.4采購?fù)素洏I(yè)務(wù)（入庫單記賬）

汪剛制作第10章31單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購入庫單（紅字）庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料（紅）貸:材料采購（紅）存貨系統(tǒng)記賬制單采購發(fā)票（紅字）采購系統(tǒng)錄入結(jié)算(與入庫單)借:材料采購（紅）進項稅（紅）貸:應(yīng)付賬款（紅）·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）收款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（收款單）借:應(yīng)付賬款（紅）貸:銀行存款（紅）操作操作

10.2.5其他類型采購業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章32A采購運費業(yè)務(wù)B直運采購業(yè)務(wù)C受托代銷業(yè)務(wù)

1.采購運費業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章33單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購發(fā)票運費發(fā)票采購系統(tǒng)錄入審核（采購發(fā)票）錄入審核（運費發(fā)票）采購結(jié)算（采購發(fā)票、運費發(fā)票與入庫單）借:材料采購(在途物資）進項稅貸:應(yīng)付賬款·應(yīng)付系統(tǒng)審核（采購、運費發(fā)票）合并制單采購入庫單庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入、審核、制單借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作

2.直運采購業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章34含義：指產(chǎn)品無需入庫即可完成的購銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶，沒有實務(wù)的入庫處理，財務(wù)結(jié)算由供銷雙方通過直運銷售發(fā)票和直運采購發(fā)票分別與企業(yè)結(jié)算。適用：直運業(yè)務(wù)適用于大型電器、汽車和設(shè)備等產(chǎn)品的購銷。業(yè)務(wù)類型：普通直運業(yè)務(wù)、必有訂單直運業(yè)務(wù)

3.受托代銷業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章35含義：受托代銷業(yè)務(wù)是一種先銷售后結(jié)算的采購模式。指商業(yè)企業(yè)接受其他企業(yè)的委托，為其代銷商品，代銷商品售出后，本企業(yè)與委托方進行結(jié)算，開具正式的銷售發(fā)票，商品的所有權(quán)實現(xiàn)轉(zhuǎn)移。關(guān)鍵設(shè)置：只有在建賬時選擇企業(yè)類型為“商業(yè)”，才能處理受托代銷業(yè)務(wù)。對于受托代銷商品，必須在存貨檔案中將“是否受托代銷”復(fù)選框選中，并且把存貨屬性設(shè)置為“外購”、“銷售”。

3.受托代銷業(yè)務(wù)

汪剛制作第10章36流程：受托方接收貨物，填制受托代銷入庫單。受托方售出代銷商品后，手工開具代銷商品清單交委托方。委托