公司采購合同管理制度

公司采購合同管理制度1.目的與適用范圍本制度的目的是規(guī)范公司采購合同的管理流程，促進(jìn)合同的有效執(zhí)行和合規(guī)運(yùn)營。本制度適用于公司內(nèi)全部涉及采購合同的相關(guān)部門和人員。2.定義與縮寫采購合同：指公司與供應(yīng)商之間就采購商品或服務(wù)所達(dá)成的書面協(xié)議。供應(yīng)商：指向公司供應(yīng)商品或服務(wù)的外部實(shí)體或個(gè)人。采購部門：指公司內(nèi)負(fù)責(zé)采購活動(dòng)的特定部門或個(gè)人。3.采購合同申請與審批3.1申請流程采購部門依據(jù)業(yè)務(wù)需求對采購物品或服務(wù)進(jìn)行評估和確認(rèn)，并填寫《采購合同申請表》。采購部門向公司財(cái)務(wù)部門提交采購合同申請表，并附上相關(guān)的支持文件，如產(chǎn)品需求規(guī)格、報(bào)價(jià)、供應(yīng)商資質(zhì)等。財(cái)務(wù)部門依據(jù)公司預(yù)算和采購政策對申請進(jìn)行審查，確認(rèn)申請的合理性和可行性。審批通過的申請將進(jìn)入下一階段。3.2合同審批采購部門將已審批通過的申請發(fā)送給公司法務(wù)部門。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審核，確保合同條款合法、合規(guī)。經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同將提交給公司高級管理層進(jìn)行最終審批。高級管理層審批通過后，采購合同正式成立。4.采購合同執(zhí)行4.1合同存檔采購部門負(fù)責(zé)將合同以電子文檔形式存檔，并建立統(tǒng)一的合同檔案管理系統(tǒng)。采購合同應(yīng)按合同類型、供應(yīng)商、簽訂日期等進(jìn)行分類存檔，以便于后續(xù)查閱和管理。4.2供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估體系，對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和分類管理。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，及時(shí)溝通并解決合同履行中的問題。4.3合同履行合同的履行由采購部門負(fù)責(zé)監(jiān)督并進(jìn)行跟蹤管理。采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解履約情況，并及時(shí)處理合同履行過程中的問題。5.合同更改和停止5.1合同更改任何合同更改均應(yīng)經(jīng)過書面協(xié)商，并由雙方簽署正式的更改協(xié)議。采購部門負(fù)責(zé)對合同更改進(jìn)行管理和跟蹤，確保更改的合法性和合規(guī)性。5.2合同停止合同停止前，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行正式協(xié)商，并幫助法務(wù)部門進(jìn)行合同停止的手續(xù)辦理。合同停止后，采購部門應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)算工作，并依照公司規(guī)定歸檔相關(guān)文件。6.合同風(fēng)險(xiǎn)管理6.1風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部門應(yīng)定期對已簽訂的合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。6.2風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對與掌控采購部門應(yīng)與法務(wù)部門緊密合作，訂立合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對和掌控的相應(yīng)措施。在風(fēng)險(xiǎn)顯現(xiàn)后，采購部門應(yīng)立刻采取行動(dòng)，并與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，盡量減少和掌控風(fēng)險(xiǎn)的影響。7.監(jiān)督與考核7.1監(jiān)督機(jī)制公司內(nèi)部設(shè)立獨(dú)立的審查機(jī)構(gòu)，對采購合同的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)隨機(jī)抽查采購合同，并檢查合同的合規(guī)性和執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改和矯正。7.2考核與獎(jiǎng)懲公司應(yīng)建立相應(yīng)的合同管理考核制度，定期對采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行評估和考核。對于執(zhí)行合同良好的部門和個(gè)人，公司將予以相應(yīng)的嘉獎(jiǎng)和激勵(lì)措施；對于違反合同管理制度的行為，將予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。8.法律責(zé)任任何違反采購合同管理制度的行為將受到公司的紀(jì)律處分，甚至可能承當(dāng)法律責(zé)任。公司將與法務(wù)部門合作，對違法違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，并向相關(guān)部門和人員追究責(zé)任。9.附則本制度的解釋權(quán)歸公司全部，如有需要，公司可依據(jù)實(shí)際情況對本制度進(jìn)行修訂和增補(bǔ)，修訂后的內(nèi)容將及時(shí)通知涉及部門和人員。本制度自發(fā)布之日起正式執(zhí)行，以取代之前的相關(guān)制度