企業(yè)全面預算管理的困境及對策探討

摘要：當前，隨著外部化工市場競爭的愈發(fā)激烈，越來越多的化工企業(yè)開始注重企業(yè)的內(nèi)部管理工作，開始意識到全面預算管理工作在規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟行為、增加經(jīng)營收入、降低企業(yè)成本上的推力作用。作為一家擁有幾十年歷史的化工設計院，如何在日新月異的市場上站穩(wěn)腳跟，加強企業(yè)內(nèi)部全面預算管理工作是SZ化工設計院亟待研究的一個課題。本文通過分析SZ化工設計院全面預算管理的困境，并依據(jù)目前情況提出了一些針對性的對策，旨在提升企業(yè)全面預算管理水平，使企業(yè)擁有更強的競爭力。關鍵詞：化工設計院；全面預算管理；困境；對策一、引言從1953年至今，化工設計院歷經(jīng)數(shù)次變化：最開始是國家化工廳下屬事業(yè)單位，2013年改制與外資合資，2020年成為中電公司下屬SZ化工設計院。一路走來，化工設計院發(fā)展十分迅速，在全國各地都建立起分院。但是近些年來，受外部新形勢下市場的沖擊，化工設計院的發(fā)展開始呈現(xiàn)緩慢的下滑趨勢。新形勢下，化工設計院想要穩(wěn)住市場地位，實現(xiàn)扭虧為盈的新局面，就必須嚴抓企業(yè)內(nèi)部管理，而加強全面預算管理是一個有力的手段。二、企業(yè)加強全面預算管理的意義（一）有利于合理配置企業(yè)內(nèi)部資源，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標全面預算管理是企業(yè)管理的重要工具，通過全面預算的編制與執(zhí)行，合理配置企業(yè)內(nèi)部資源，將企業(yè)的戰(zhàn)略目標層層分解成化工設計院里各部門、各期間具體的工作目標，通過強化月度、季度、半年度預算控制，從而實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標。（二）有利于加強企業(yè)風險控制，提高抵御風險能力通過加強全面預算管理中的月度預算分析，測算實際運營數(shù)據(jù)與預算目標數(shù)據(jù)的差異，進一步剖析差異原因，有助于管理層盡早發(fā)現(xiàn)化工設計院運營中的潛在風險，提前籌劃好風險應對方案，提高抵御風險能力。（三）有利于強化部門之間的溝通，提升內(nèi)部管理水平全面預算的“全面”兩字體現(xiàn)了一個全民參與、全程管控、全面資源整合的管控過程。通過加強全面預算管理，各部門人員的責任分工日益清晰，不同部門之間人員的溝通協(xié)作日益增多，大大提升了化工設計院里的溝通效率，提升了內(nèi)部管理水平。三、企業(yè)全面預算管理面臨的困境（一）缺少全面預算管理機構當前，化工設計院領導沒有重視全面預算管理工作的有效落地。雖然集團出臺了預算管理實施辦法，辦法里也列明了成立預算管理領導小組，管理全面預算管理工作。但是實際在化工設計院里，沒有建立由財務部門主導的預算管理臨時機構或者辦公室，負責集團與業(yè)務單元間預算管理工作的傳遞、溝通、協(xié)調，導致最終預算執(zhí)行被弱化。通常在每年10月下旬開始填報下一年度預算編制草案，此時正值年度最后一個季度，是業(yè)績指標沖刺期?；ぴO計院領導認為預算主要是財務部門的事情，化工設計院里的一線主力軍-設計經(jīng)理、專業(yè)設計人員應該投入更多的精力在項目圖紙沖刺上。在這一想法下，下一年度的預算編制數(shù)據(jù)基本就單靠財務部門在填制，預算數(shù)據(jù)的質量可想而知?；ぴO計院領導的這波操作，完全背離了全面預算管理的全員性要求，導致化工設計院里執(zhí)行人員對全面預算管理一直不理解、不認同、也不執(zhí)行。（二）預算管理專業(yè)人員缺乏化工設計院里，雖然領導們已經(jīng)在試行全面預算管理模式，知曉預算管理人員的專業(yè)化水平對全面預算管理的重要性，但是實際工作中，還是沒有引起足夠重視，導致預算管理專業(yè)人員缺乏，具體表現(xiàn)在以下幾點：首先，為了節(jié)約成本，化工設計院都沒有單獨設置預算控制崗位，預算工作交由核算會計兼任。由于預算管理工作是一項專業(yè)性強、綜合性較強的工作，核算會計專業(yè)水平受限，遇到困境時，難以快速地去擊破全面預算管理工作的各個難點，在一定程度上影響了預算管理工作的開展。其次，化工設計院對預算管理人員的專業(yè)培訓缺乏。設計院里的培訓課程主要針對的是一線的設計人員，缺少預算管理方面系統(tǒng)化的培訓，目前就靠集團發(fā)布的預算管理辦法實施細則指導工作遠遠不夠。最后，化工設計院缺乏相對合理的獎懲機制，難以激發(fā)預算管理人員的積極性。在重設計管理輕預算管理的設計院里，預算管理人員的工資水平普遍偏低，獎懲也流于形式，導致預算管理人員缺乏干勁，影響預算管理工作的有序開展。（三）全面預算管理缺乏信息化系統(tǒng)支持化工設計院還沒有開通預算管理信息系統(tǒng)，預算工作還是通過office軟件處理。集團設置好預算EXCEL套表，分發(fā)給業(yè)務單元。各業(yè)務單元在此套表上進行編輯，再發(fā)送給集團。此種手工預算管理模式存在很多問題：首先，Excel預算模式會導致編制預算工作量增大，各種預算錯誤率增多。有時出現(xiàn)錯誤時，還不容易被發(fā)現(xiàn)，導致預算管理工作效率低下，全面預算管理的作用沒真正發(fā)揮出來。其次，在預算中期或者運營中，預算數(shù)據(jù)調整很不便利。當調整某塊預算時，可能會涉及調整多個表格，導致預算工作量既繁瑣又容易出錯。如若調整預算次數(shù)增多，Excel預算表在管理層和財務部門之間轉來轉去，兩方都可能出現(xiàn)暈乎狀態(tài)。最后，Excel預算模式?jīng)]法及時反饋信息。手工模式下，預算套表沒法和費用報銷系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)共享平臺，只有財務有權限查詢預算數(shù)據(jù)，公司員工沒法及時了解預算變動額、預算費用余額。員工要等到費用報銷時，才能發(fā)現(xiàn)申請額超預算，預算反饋機制非常落后。（四）全面預算編制不合理、不科學全面預算管理作為一種新興的內(nèi)部預算管理工具，在化工設計院里已經(jīng)開展起來。員工們雖然都系統(tǒng)地學了全面預算的理論知識，但是在實際操作流程中，還是遇到了很多困境，表現(xiàn)在如下幾點：第一，預算費用相近科目缺乏注釋，導致員工容易產(chǎn)生混淆，填錯預算費用類別。比如辦公費和后勤費、團隊建設費和招待費、市場專項費和會議費。今年營銷部員工將參加行業(yè)或地方展會、論壇產(chǎn)生的會務費、差旅費等，本該放置在市場專項費用里，結果誤放在會議費里。等到要申請氟硅行業(yè)綠色發(fā)展大會費用時，因為沒有預算，申請不下來，營銷部和財務部門互相扯皮。第二，預算編制細節(jié)死板、缺乏柔性。比如培訓費用預算，填了差旅、住宿、餐飲費、場地費金額，還要再填制具體的培訓項目名稱。對于今年10月剛新出的《石油化工建筑物抗爆設計標準》（GB/T50779-2022）新規(guī)宣貫專題培訓班，確實是行業(yè)所需，政府臨時安排。雖然預算里有培訓費用預算，財務以預算里沒這塊培訓內(nèi)容為由，卡著費用申請，確實有點死板。第三，預算編制過程中，化工設計院員工間缺乏互通性，導致預算不夠的問題頻繁出現(xiàn)。主要是由于異地辦公，管理層與下屬間、管理層與財務間缺乏溝通。每年填報預算的時候，就憑管理層一己之力，在去年費用發(fā)生額的基礎上，用增量預算法出數(shù)字，導致還沒等到年中預算調整，費用預算就出現(xiàn)不夠了。會議室的老空調突然不制冷了，業(yè)主來了開會不方便，行政想更換空調，固定資產(chǎn)沒預算。常熟新簽了新設計項目，為了項目保密，設計員工需要派駐現(xiàn)場去辦公，要租宿舍，發(fā)現(xiàn)后勤費也沒預算。設計院管理層也是被各種加預算的申請搞得焦頭爛額。（五）全面預算考核機制缺失全面預算考核機制是管理層對化工設計院各個專業(yè)的預算執(zhí)行情況的考核與評價，能夠對預算人員起到很好的激勵和監(jiān)督作用。但是目前在化工設計院里，考核機制主要圍繞設計人員的工時、產(chǎn)值展開，還沒有建立起與全面預算管理相配套的預算考核機制。預算考核機制的缺失，一定程度上嚴重影響了預算執(zhí)行人員工作的積極性，導致全面預算管理在設計院里沒有發(fā)揮其應有的管理效果。四、企業(yè)加強全面預算管理的對策（一）建立全面預算管理組織機構為了使全面預算管理在化工設計院里真正落地，成立一個以財務部、管理層、各專業(yè)設計人員組成的全面預算管理辦公室尤為重要。預算管理辦公室作為一個獨立的中間部門，負責銜接上級集團的預算指令及指導下級設計院預算的開展。具體工作安排如下：第一，預算管理辦公室成員要和化工設計院領導解釋清楚全面預算管理工作的重要性，從而獲得領導的支持，便于今后預算管理工作的順利開展。第二，預算管理辦公室里要建立明確的分工制度，各專業(yè)設計人員負責規(guī)范自己部門的預算數(shù)據(jù)填報，設計院管理層負責第一道審核，設計院財務部門負責第二道審核，層層把關，最后把預算草案遞交給集團預算管理小組。第三，預算管理辦公室要負責追蹤后期預算相關事項，針對預算草案調整、年中預算數(shù)據(jù)調整、預算數(shù)據(jù)差異分析等，定期召開預算會議，商討如何調整后期預算數(shù)據(jù)。第四，預算管理辦公室要加大教育培訓力度。通過組織預算管理辦公室或者全體人員，研讀集團預算管理辦法實施細則，解釋其中大家不大理解的部分，從而調動化工設計員工預算執(zhí)行積極性，提高全面預算管理的工作效率。（二）加大預算管理人才隊伍建設預算管理人員的專業(yè)化水平直接關聯(lián)著預算控制效果，所以化工設計院領導一定要加大對預算管理人才隊伍方面的建設。首先，通過社會招聘、獵頭推薦，或者與高校合作，引入高學歷預算管理人才，通過新老預算會計一起聯(lián)動，提高化工設計院預算工作效率。既能提升核算會計的預算工作水平，又能防止人員流動帶來的崗位空缺。其次，化工設計院要加強預算管理培訓，定期邀請行業(yè)內(nèi)的專家，來公司開展關于預算管理方面的培訓，或者通過購買預算管理的網(wǎng)課，讓預算管理人員靈活安排時間學習，以此來充實預算管理人員的知識庫。最后，化工設計院領導要根據(jù)行業(yè)預算人員工資水平，適當調整設計院預算人員的工資，并確保獎懲機制的有效試行。對全面預算管理工作完成出色的預算人員，給與相應的獎金獎勵或者精神獎勵，從而充分調動預算工作人員的積極性。（三）加強全面預算管理信息化系統(tǒng)建設隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，設計業(yè)務發(fā)展進程的復雜化，化工設計院對全面預算管理要求的不斷提高，傳統(tǒng)的手工預算模式弊端日漸顯露，已逐漸無法滿足全面預算管理中“全面”二字的要求。化工設計院想要盡快提升企業(yè)全面預算管理水平，加強預算信息化系統(tǒng)的建設刻不容緩，具體可以從以下幾點著手：第一，化工設計院要根據(jù)自身業(yè)務情況，引進先進的預算管理軟件系統(tǒng)，同時對預算填報人員進行培訓，讓員工盡快熟練地掌握系統(tǒng)填報模式。通過預先設置好的報錯模式，員工一旦填錯，就出現(xiàn)提示預警，極大地提高了全面預算管理的質量和效率。第二，化工設計院要加大對預算軟件的開發(fā)力度，優(yōu)化預算調整程序，優(yōu)先設置好各預算節(jié)點、預算調整模型。運營中期調整預算時，直接進入調整板塊，改動數(shù)據(jù)都能通過后期追溯查詢，避免了人為調整預算的凌亂。第三，化工設計院要盡快構建一個預算系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、設計業(yè)務系統(tǒng)一體化的共享平臺，實現(xiàn)預算、財務、業(yè)務三者數(shù)據(jù)的實時共享。設計院員工在共享平臺就可以直觀地看到項目信息、項目預算情況等，大大提升辦公效率。共享平臺還能通過植入控制工具，對費用預算、成本差異等實時監(jiān)控，充分發(fā)揮預算的預警功能。（四）優(yōu)化全面預算的編制在全面預算的編制中，為了提高預算的科學性和準確性，應該注意以下幾個方面：1.在預算費用相近科目存在混淆的層面。財務部應該進行預算優(yōu)化操作，可以在預算費用科目旁邊，單獨增加一列為預算費用類別解釋，讓員工填報預算費用時有個清晰的認識。另外，對于員工容易混淆的科目，也可以單獨在預算會議上特別解釋說明，加深員工對易混淆預算費用的理解性。2.在預算編制細節(jié)缺乏柔性層面。財務部在設置預算內(nèi)容時，應根據(jù)以往費用發(fā)生比例，對于占比較小的費用，適宜增加預算填報的柔性。對于培訓費，去年占總費用比例為0.3%，屬于低權重成本。在培訓費用預算填報的時候，取消要列明具體培訓項目名稱的要求，改為按照設計專業(yè)培訓需求列出，適當增加預算填報靈活性。3.在預算編制缺乏互通性層面?；ぴO計院管理層不能再包攬預算填報工作，要真正落實好成立預算管理辦公室這一舉措。預算管理辦公室負責溝通銜接上級集團預算指令，指導下級設計院的預算填報工作，使預算數(shù)據(jù)更符合化工設計院的實際情況，更便于后期預算的有力執(zhí)行。（五）建立科學合理的預算考核機制，提升預算執(zhí)行監(jiān)督力度針對化工設計院目前的預算考核現(xiàn)狀，企業(yè)急需建立科學合理的全面預算考核機制，來提升預算執(zhí)行監(jiān)督力度。預算考核是全面預算管理的重要環(huán)節(jié)，也是檢驗預算執(zhí)行成果的重要手段，兩者相輔相成，缺一不可。化工設計院管理層應該充分利用預算管理信息化系統(tǒng)，實時動態(tài)監(jiān)測設計院預算執(zhí)行過程、預算執(zhí)行結果，每個月底進行預算考核。通過預算管理辦公室組織召開的預算分析會議，對設計院各專業(yè)的預算實際執(zhí)行情況進行公告。對該月預算完成較