企業(yè)全面預(yù)算管理的困境及對策探討

摘要：當(dāng)前，隨著外部化工市場競爭的愈發(fā)激烈，越來越多的化工企業(yè)開始注重企業(yè)的內(nèi)部管理工作，開始意識到全面預(yù)算管理工作在規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟行為、增加經(jīng)營收入、降低企業(yè)成本上的推力作用。作為一家擁有幾十年歷史的化工設(shè)計院，如何在日新月異的市場上站穩(wěn)腳跟，加強企業(yè)內(nèi)部全面預(yù)算管理工作是SZ化工設(shè)計院亟待研究的一個課題。本文通過分析SZ化工設(shè)計院全面預(yù)算管理的困境，并依據(jù)目前情況提出了一些針對性的對策，旨在提升企業(yè)全面預(yù)算管理水平，使企業(yè)擁有更強的競爭力。關(guān)鍵詞：化工設(shè)計院；全面預(yù)算管理；困境；對策一、引言從1953年至今，化工設(shè)計院歷經(jīng)數(shù)次變化：最開始是國家化工廳下屬事業(yè)單位，2013年改制與外資合資，2020年成為中電公司下屬SZ化工設(shè)計院。一路走來，化工設(shè)計院發(fā)展十分迅速，在全國各地都建立起分院。但是近些年來，受外部新形勢下市場的沖擊，化工設(shè)計院的發(fā)展開始呈現(xiàn)緩慢的下滑趨勢。新形勢下，化工設(shè)計院想要穩(wěn)住市場地位，實現(xiàn)扭虧為盈的新局面，就必須嚴(yán)抓企業(yè)內(nèi)部管理，而加強全面預(yù)算管理是一個有力的手段。二、企業(yè)加強全面預(yù)算管理的意義（一）有利于合理配置企業(yè)內(nèi)部資源，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)全面預(yù)算管理是企業(yè)管理的重要工具，通過全面預(yù)算的編制與執(zhí)行，合理配置企業(yè)內(nèi)部資源，將企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)層層分解成化工設(shè)計院里各部門、各期間具體的工作目標(biāo)，通過強化月度、季度、半年度預(yù)算控制，從而實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。（二）有利于加強企業(yè)風(fēng)險控制，提高抵御風(fēng)險能力通過加強全面預(yù)算管理中的月度預(yù)算分析，測算實際運營數(shù)據(jù)與預(yù)算目標(biāo)數(shù)據(jù)的差異，進(jìn)一步剖析差異原因，有助于管理層盡早發(fā)現(xiàn)化工設(shè)計院運營中的潛在風(fēng)險，提前籌劃好風(fēng)險應(yīng)對方案，提高抵御風(fēng)險能力。（三）有利于強化部門之間的溝通，提升內(nèi)部管理水平全面預(yù)算的“全面”兩字體現(xiàn)了一個全民參與、全程管控、全面資源整合的管控過程。通過加強全面預(yù)算管理，各部門人員的責(zé)任分工日益清晰，不同部門之間人員的溝通協(xié)作日益增多，大大提升了化工設(shè)計院里的溝通效率，提升了內(nèi)部管理水平。三、企業(yè)全面預(yù)算管理面臨的困境（一）缺少全面預(yù)算管理機構(gòu)當(dāng)前，化工設(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)沒有重視全面預(yù)算管理工作的有效落地。雖然集團出臺了預(yù)算管理實施辦法，辦法里也列明了成立預(yù)算管理領(lǐng)導(dǎo)小組，管理全面預(yù)算管理工作。但是實際在化工設(shè)計院里，沒有建立由財務(wù)部門主導(dǎo)的預(yù)算管理臨時機構(gòu)或者辦公室，負(fù)責(zé)集團與業(yè)務(wù)單元間預(yù)算管理工作的傳遞、溝通、協(xié)調(diào)，導(dǎo)致最終預(yù)算執(zhí)行被弱化。通常在每年10月下旬開始填報下一年度預(yù)算編制草案，此時正值年度最后一個季度，是業(yè)績指標(biāo)沖刺期。化工設(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為預(yù)算主要是財務(wù)部門的事情，化工設(shè)計院里的一線主力軍-設(shè)計經(jīng)理、專業(yè)設(shè)計人員應(yīng)該投入更多的精力在項目圖紙沖刺上。在這一想法下，下一年度的預(yù)算編制數(shù)據(jù)基本就單靠財務(wù)部門在填制，預(yù)算數(shù)據(jù)的質(zhì)量可想而知?；ぴO(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)的這波操作，完全背離了全面預(yù)算管理的全員性要求，導(dǎo)致化工設(shè)計院里執(zhí)行人員對全面預(yù)算管理一直不理解、不認(rèn)同、也不執(zhí)行。（二）預(yù)算管理專業(yè)人員缺乏化工設(shè)計院里，雖然領(lǐng)導(dǎo)們已經(jīng)在試行全面預(yù)算管理模式，知曉預(yù)算管理人員的專業(yè)化水平對全面預(yù)算管理的重要性，但是實際工作中，還是沒有引起足夠重視，導(dǎo)致預(yù)算管理專業(yè)人員缺乏，具體表現(xiàn)在以下幾點：首先，為了節(jié)約成本，化工設(shè)計院都沒有單獨設(shè)置預(yù)算控制崗位，預(yù)算工作交由核算會計兼任。由于預(yù)算管理工作是一項專業(yè)性強、綜合性較強的工作，核算會計專業(yè)水平受限，遇到困境時，難以快速地去擊破全面預(yù)算管理工作的各個難點，在一定程度上影響了預(yù)算管理工作的開展。其次，化工設(shè)計院對預(yù)算管理人員的專業(yè)培訓(xùn)缺乏。設(shè)計院里的培訓(xùn)課程主要針對的是一線的設(shè)計人員，缺少預(yù)算管理方面系統(tǒng)化的培訓(xùn)，目前就靠集團發(fā)布的預(yù)算管理辦法實施細(xì)則指導(dǎo)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。最后，化工設(shè)計院缺乏相對合理的獎懲機制，難以激發(fā)預(yù)算管理人員的積極性。在重設(shè)計管理輕預(yù)算管理的設(shè)計院里，預(yù)算管理人員的工資水平普遍偏低，獎懲也流于形式，導(dǎo)致預(yù)算管理人員缺乏干勁，影響預(yù)算管理工作的有序開展。（三）全面預(yù)算管理缺乏信息化系統(tǒng)支持化工設(shè)計院還沒有開通預(yù)算管理信息系統(tǒng)，預(yù)算工作還是通過office軟件處理。集團設(shè)置好預(yù)算EXCEL套表，分發(fā)給業(yè)務(wù)單元。各業(yè)務(wù)單元在此套表上進(jìn)行編輯，再發(fā)送給集團。此種手工預(yù)算管理模式存在很多問題：首先，Excel預(yù)算模式會導(dǎo)致編制預(yù)算工作量增大，各種預(yù)算錯誤率增多。有時出現(xiàn)錯誤時，還不容易被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致預(yù)算管理工作效率低下，全面預(yù)算管理的作用沒真正發(fā)揮出來。其次，在預(yù)算中期或者運營中，預(yù)算數(shù)據(jù)調(diào)整很不便利。當(dāng)調(diào)整某塊預(yù)算時，可能會涉及調(diào)整多個表格，導(dǎo)致預(yù)算工作量既繁瑣又容易出錯。如若調(diào)整預(yù)算次數(shù)增多，Excel預(yù)算表在管理層和財務(wù)部門之間轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，兩方都可能出現(xiàn)暈乎狀態(tài)。最后，Excel預(yù)算模式?jīng)]法及時反饋信息。手工模式下，預(yù)算套表沒法和費用報銷系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)共享平臺，只有財務(wù)有權(quán)限查詢預(yù)算數(shù)據(jù)，公司員工沒法及時了解預(yù)算變動額、預(yù)算費用余額。員工要等到費用報銷時，才能發(fā)現(xiàn)申請額超預(yù)算，預(yù)算反饋機制非常落后。（四）全面預(yù)算編制不合理、不科學(xué)全面預(yù)算管理作為一種新興的內(nèi)部預(yù)算管理工具，在化工設(shè)計院里已經(jīng)開展起來。員工們雖然都系統(tǒng)地學(xué)了全面預(yù)算的理論知識，但是在實際操作流程中，還是遇到了很多困境，表現(xiàn)在如下幾點：第一，預(yù)算費用相近科目缺乏注釋，導(dǎo)致員工容易產(chǎn)生混淆，填錯預(yù)算費用類別。比如辦公費和后勤費、團隊建設(shè)費和招待費、市場專項費和會議費。今年營銷部員工將參加行業(yè)或地方展會、論壇產(chǎn)生的會務(wù)費、差旅費等，本該放置在市場專項費用里，結(jié)果誤放在會議費里。等到要申請氟硅行業(yè)綠色發(fā)展大會費用時，因為沒有預(yù)算，申請不下來，營銷部和財務(wù)部門互相扯皮。第二，預(yù)算編制細(xì)節(jié)死板、缺乏柔性。比如培訓(xùn)費用預(yù)算，填了差旅、住宿、餐飲費、場地費金額，還要再填制具體的培訓(xùn)項目名稱。對于今年10月剛新出的《石油化工建筑物抗爆設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T50779-2022）新規(guī)宣貫專題培訓(xùn)班，確實是行業(yè)所需，政府臨時安排。雖然預(yù)算里有培訓(xùn)費用預(yù)算，財務(wù)以預(yù)算里沒這塊培訓(xùn)內(nèi)容為由，卡著費用申請，確實有點死板。第三，預(yù)算編制過程中，化工設(shè)計院員工間缺乏互通性，導(dǎo)致預(yù)算不夠的問題頻繁出現(xiàn)。主要是由于異地辦公，管理層與下屬間、管理層與財務(wù)間缺乏溝通。每年填報預(yù)算的時候，就憑管理層一己之力，在去年費用發(fā)生額的基礎(chǔ)上，用增量預(yù)算法出數(shù)字，導(dǎo)致還沒等到年中預(yù)算調(diào)整，費用預(yù)算就出現(xiàn)不夠了。會議室的老空調(diào)突然不制冷了，業(yè)主來了開會不方便，行政想更換空調(diào)，固定資產(chǎn)沒預(yù)算。常熟新簽了新設(shè)計項目，為了項目保密，設(shè)計員工需要派駐現(xiàn)場去辦公，要租宿舍，發(fā)現(xiàn)后勤費也沒預(yù)算。設(shè)計院管理層也是被各種加預(yù)算的申請搞得焦頭爛額。（五）全面預(yù)算考核機制缺失全面預(yù)算考核機制是管理層對化工設(shè)計院各個專業(yè)的預(yù)算執(zhí)行情況的考核與評價，能夠?qū)︻A(yù)算人員起到很好的激勵和監(jiān)督作用。但是目前在化工設(shè)計院里，考核機制主要圍繞設(shè)計人員的工時、產(chǎn)值展開，還沒有建立起與全面預(yù)算管理相配套的預(yù)算考核機制。預(yù)算考核機制的缺失，一定程度上嚴(yán)重影響了預(yù)算執(zhí)行人員工作的積極性，導(dǎo)致全面預(yù)算管理在設(shè)計院里沒有發(fā)揮其應(yīng)有的管理效果。四、企業(yè)加強全面預(yù)算管理的對策（一）建立全面預(yù)算管理組織機構(gòu)為了使全面預(yù)算管理在化工設(shè)計院里真正落地，成立一個以財務(wù)部、管理層、各專業(yè)設(shè)計人員組成的全面預(yù)算管理辦公室尤為重要。預(yù)算管理辦公室作為一個獨立的中間部門，負(fù)責(zé)銜接上級集團的預(yù)算指令及指導(dǎo)下級設(shè)計院預(yù)算的開展。具體工作安排如下：第一，預(yù)算管理辦公室成員要和化工設(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)解釋清楚全面預(yù)算管理工作的重要性，從而獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，便于今后預(yù)算管理工作的順利開展。第二，預(yù)算管理辦公室里要建立明確的分工制度，各專業(yè)設(shè)計人員負(fù)責(zé)規(guī)范自己部門的預(yù)算數(shù)據(jù)填報，設(shè)計院管理層負(fù)責(zé)第一道審核，設(shè)計院財務(wù)部門負(fù)責(zé)第二道審核，層層把關(guān)，最后把預(yù)算草案遞交給集團預(yù)算管理小組。第三，預(yù)算管理辦公室要負(fù)責(zé)追蹤后期預(yù)算相關(guān)事項，針對預(yù)算草案調(diào)整、年中預(yù)算數(shù)據(jù)調(diào)整、預(yù)算數(shù)據(jù)差異分析等，定期召開預(yù)算會議，商討如何調(diào)整后期預(yù)算數(shù)據(jù)。第四，預(yù)算管理辦公室要加大教育培訓(xùn)力度。通過組織預(yù)算管理辦公室或者全體人員，研讀集團預(yù)算管理辦法實施細(xì)則，解釋其中大家不大理解的部分，從而調(diào)動化工設(shè)計員工預(yù)算執(zhí)行積極性，提高全面預(yù)算管理的工作效率。（二）加大預(yù)算管理人才隊伍建設(shè)預(yù)算管理人員的專業(yè)化水平直接關(guān)聯(lián)著預(yù)算控制效果，所以化工設(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)一定要加大對預(yù)算管理人才隊伍方面的建設(shè)。首先，通過社會招聘、獵頭推薦，或者與高校合作，引入高學(xué)歷預(yù)算管理人才，通過新老預(yù)算會計一起聯(lián)動，提高化工設(shè)計院預(yù)算工作效率。既能提升核算會計的預(yù)算工作水平，又能防止人員流動帶來的崗位空缺。其次，化工設(shè)計院要加強預(yù)算管理培訓(xùn)，定期邀請行業(yè)內(nèi)的專家，來公司開展關(guān)于預(yù)算管理方面的培訓(xùn)，或者通過購買預(yù)算管理的網(wǎng)課，讓預(yù)算管理人員靈活安排時間學(xué)習(xí)，以此來充實預(yù)算管理人員的知識庫。最后，化工設(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)行業(yè)預(yù)算人員工資水平，適當(dāng)調(diào)整設(shè)計院預(yù)算人員的工資，并確保獎懲機制的有效試行。對全面預(yù)算管理工作完成出色的預(yù)算人員，給與相應(yīng)的獎金獎勵或者精神獎勵，從而充分調(diào)動預(yù)算工作人員的積極性。（三）加強全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，設(shè)計業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)程的復(fù)雜化，化工設(shè)計院對全面預(yù)算管理要求的不斷提高，傳統(tǒng)的手工預(yù)算模式弊端日漸顯露，已逐漸無法滿足全面預(yù)算管理中“全面”二字的要求?；ぴO(shè)計院想要盡快提升企業(yè)全面預(yù)算管理水平，加強預(yù)算信息化系統(tǒng)的建設(shè)刻不容緩，具體可以從以下幾點著手：第一，化工設(shè)計院要根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況，引進(jìn)先進(jìn)的預(yù)算管理軟件系統(tǒng)，同時對預(yù)算填報人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工盡快熟練地掌握系統(tǒng)填報模式。通過預(yù)先設(shè)置好的報錯模式，員工一旦填錯，就出現(xiàn)提示預(yù)警，極大地提高了全面預(yù)算管理的質(zhì)量和效率。第二，化工設(shè)計院要加大對預(yù)算軟件的開發(fā)力度，優(yōu)化預(yù)算調(diào)整程序，優(yōu)先設(shè)置好各預(yù)算節(jié)點、預(yù)算調(diào)整模型。運營中期調(diào)整預(yù)算時，直接進(jìn)入調(diào)整板塊，改動數(shù)據(jù)都能通過后期追溯查詢，避免了人為調(diào)整預(yù)算的凌亂。第三，化工設(shè)計院要盡快構(gòu)建一個預(yù)算系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、設(shè)計業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化的共享平臺，實現(xiàn)預(yù)算、財務(wù)、業(yè)務(wù)三者數(shù)據(jù)的實時共享。設(shè)計院員工在共享平臺就可以直觀地看到項目信息、項目預(yù)算情況等，大大提升辦公效率。共享平臺還能通過植入控制工具，對費用預(yù)算、成本差異等實時監(jiān)控，充分發(fā)揮預(yù)算的預(yù)警功能。（四）優(yōu)化全面預(yù)算的編制在全面預(yù)算的編制中，為了提高預(yù)算的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，應(yīng)該注意以下幾個方面：1.在預(yù)算費用相近科目存在混淆的層面。財務(wù)部應(yīng)該進(jìn)行預(yù)算優(yōu)化操作，可以在預(yù)算費用科目旁邊，單獨增加一列為預(yù)算費用類別解釋，讓員工填報預(yù)算費用時有個清晰的認(rèn)識。另外，對于員工容易混淆的科目，也可以單獨在預(yù)算會議上特別解釋說明，加深員工對易混淆預(yù)算費用的理解性。2.在預(yù)算編制細(xì)節(jié)缺乏柔性層面。財務(wù)部在設(shè)置預(yù)算內(nèi)容時，應(yīng)根據(jù)以往費用發(fā)生比例，對于占比較小的費用，適宜增加預(yù)算填報的柔性。對于培訓(xùn)費，去年占總費用比例為0.3%，屬于低權(quán)重成本。在培訓(xùn)費用預(yù)算填報的時候，取消要列明具體培訓(xùn)項目名稱的要求，改為按照設(shè)計專業(yè)培訓(xùn)需求列出，適當(dāng)增加預(yù)算填報靈活性。3.在預(yù)算編制缺乏互通性層面?；ぴO(shè)計院管理層不能再包攬預(yù)算填報工作，要真正落實好成立預(yù)算管理辦公室這一舉措。預(yù)算管理辦公室負(fù)責(zé)溝通銜接上級集團預(yù)算指令，指導(dǎo)下級設(shè)計院的預(yù)算填報工作，使預(yù)算數(shù)據(jù)更符合化工設(shè)計院的實際情況，更便于后期預(yù)算的有力執(zhí)行。（五）建立科學(xué)合理的預(yù)算考核機制，提升預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督力度針對化工設(shè)計院目前的預(yù)算考核現(xiàn)狀，企業(yè)急需建立科學(xué)合理的全面預(yù)算考核機制，來提升預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督力度。預(yù)算考核是全面預(yù)算管理的重要環(huán)節(jié)，也是檢驗預(yù)算執(zhí)行成果的重要手段，兩者相輔相成，缺一不可?；ぴO(shè)計院管理層應(yīng)該充分利用預(yù)算管理信息化系統(tǒng)，實時動態(tài)監(jiān)測設(shè)計院預(yù)算執(zhí)行過程、預(yù)算執(zhí)行結(jié)果，每個月底進(jìn)行預(yù)算考核。通過預(yù)算管理辦公室組織召開的預(yù)算分析會議，對設(shè)計院各專業(yè)的預(yù)算實際執(zhí)行情況進(jìn)行公告。對該月預(yù)算完成較