醫(yī)院會(huì)議費(fèi)管理制度

醫(yī)院會(huì)議費(fèi)管理制度第一章總則

為確保醫(yī)院會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，規(guī)范會(huì)議費(fèi)用管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。

一、制度依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國預(yù)算法》、《中華人民共和國政府采購法》以及醫(yī)院相關(guān)財(cái)務(wù)管理制度制定。

二、適用范圍

本制度適用于醫(yī)院內(nèi)各類會(huì)議的組織、召開及費(fèi)用管理。

三、會(huì)議分類

1.院級(jí)會(huì)議：由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)主持，全院性或跨部門的會(huì)議；

2.部門級(jí)會(huì)議：由各部門負(fù)責(zé)人主持，針對(duì)本部門業(yè)務(wù)工作的會(huì)議；

3.專題會(huì)議：針對(duì)特定問題或項(xiàng)目召開的會(huì)議。

四、會(huì)議原則

1.必要性原則：召開會(huì)議應(yīng)充分體現(xiàn)工作需要，避免形式主義；

2.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)和費(fèi)用；

3.預(yù)算管理原則：會(huì)議費(fèi)用應(yīng)納入預(yù)算管理，合理使用。

五、責(zé)任主體

1.院級(jí)會(huì)議：由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)；

2.部門級(jí)會(huì)議：由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)；

3.專題會(huì)議：由會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退；

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)；

3.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得交頭接耳、隨意走動(dòng)；

4.會(huì)議資料應(yīng)妥善保管，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

七、本制度的解釋權(quán)歸醫(yī)院辦公室所有。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：明確會(huì)議目的、議題和預(yù)期成果；

2.擬定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等；

3.報(bào)批程序：院級(jí)會(huì)議需報(bào)請(qǐng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批；部門級(jí)會(huì)議需報(bào)請(qǐng)本部門負(fù)責(zé)人審批；專題會(huì)議需報(bào)請(qǐng)會(huì)議發(fā)起部門及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；

4.發(fā)送會(huì)議通知：在獲得批準(zhǔn)后，提前發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)要求。

二、會(huì)議召開

1.主持人開場(chǎng)：介紹會(huì)議主題、目的和議程安排；

2.會(huì)議發(fā)言：按照議程安排，依次進(jìn)行發(fā)言；

3.討論與交流：與會(huì)人員針對(duì)議題進(jìn)行充分討論，提出建議和意見；

4.形成決議：對(duì)討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議決議；

5.主持人總結(jié)：對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議和下一步工作要求。

三、會(huì)議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)記錄：會(huì)議記錄員應(yīng)確保記錄內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確；

2.記錄內(nèi)容：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果及會(huì)議決議等；

3.會(huì)議記錄歸檔：會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議記錄整理歸檔，以備查閱。

四、會(huì)議服務(wù)

1.會(huì)議室布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，提前布置會(huì)議室，確保設(shè)施設(shè)備齊全；

2.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前簽到，會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員；

3.會(huì)議資料發(fā)放：提前準(zhǔn)備會(huì)議資料，并在會(huì)議開始前發(fā)放給與會(huì)人員；

4.會(huì)議期間服務(wù)：確保會(huì)議期間各項(xiàng)服務(wù)保障工作到位，如茶水、投影設(shè)備等。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.主持人或會(huì)議記錄員在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行總結(jié)；

2.將會(huì)議決議和下一步工作要求反饋給相關(guān)部門和人員；

3.對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，收集與會(huì)人員意見和建議，為下次會(huì)議提供參考。

六、會(huì)議資料的整理與歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議資料，包括會(huì)議記錄、發(fā)言稿、決議等；

2.將會(huì)議資料歸檔，以備日后查詢和總結(jié)；

3.對(duì)涉及保密內(nèi)容的會(huì)議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果及會(huì)議決議等；

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需經(jīng)主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；

4.批準(zhǔn)后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布給相關(guān)部門和人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

二、會(huì)議決議的分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議決議分解為具體的任務(wù)和措施；

2.明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成時(shí)限和預(yù)期成果；

3.制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，確保各項(xiàng)任務(wù)有序推進(jìn)。

三、會(huì)議決議的跟蹤與監(jiān)督

1.建立會(huì)議決議跟蹤制度，對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤；

2.定期收集會(huì)議決議執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)存在的問題進(jìn)行分析，并提出解決方案；

3.針對(duì)重要會(huì)議決議，設(shè)立專門的監(jiān)督小組，加強(qiáng)過程管理和督促。

四、會(huì)議決議的評(píng)估與反饋

1.定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)；

2.對(duì)未按期完成的任務(wù)，分析原因，制定整改措施，并跟蹤整改效果；

3.將會(huì)議決議的執(zhí)行情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，促進(jìn)溝通與協(xié)作。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便日后查詢和總結(jié)；

2.建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，確保相關(guān)人員能夠方便快捷地查閱到會(huì)議紀(jì)要；

3.對(duì)涉及保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題和不足；

2.針對(duì)問題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程；

3.通過持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議質(zhì)量和效果，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂實(shí)行預(yù)約制度，各部門或個(gè)人需提前向會(huì)議室管理部門提交申請(qǐng)；

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便會(huì)議室管理部門合理分配資源；

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)在收到預(yù)訂申請(qǐng)后，及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，告知預(yù)訂結(jié)果。

二、會(huì)議室使用

1.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備完好，如有損壞，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理部門報(bào)修；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁吸煙、亂扔垃圾等行為；

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，不得隨意更改會(huì)議室布局或搬動(dòng)設(shè)備；

4.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.對(duì)于重要設(shè)備，應(yīng)制定詳細(xì)的操作規(guī)程，并對(duì)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)；

3.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得違規(guī)操作；

4.如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并通知會(huì)議室管理部門。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室內(nèi)的消防、電氣等設(shè)施安全；

2.會(huì)議期間，應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)的安全通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好；

3.遵循醫(yī)院相關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。

五、會(huì)議室調(diào)度與協(xié)調(diào)

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的調(diào)度與協(xié)調(diào)工作，確保會(huì)議室資源合理分配；

2.遇有緊急會(huì)議或重要活動(dòng)，會(huì)議室管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，調(diào)整會(huì)議室安排；

3.各部門應(yīng)積極配合會(huì)議室管理部門的工作，共同維護(hù)會(huì)議室的正常使用秩序。

六、會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與考核

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與檢查，確保制度得到有效執(zhí)行；

2.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)違反管理規(guī)定的行為進(jìn)行通報(bào)；

3.針對(duì)存在的問題，制定整改措施，并跟蹤整改效果；

4.通過監(jiān)