office-2016高效辦公案例教程(項(xiàng)目四)

Office2016

第一部分Word高效辦公篇項(xiàng)目四長(zhǎng)文檔編排與Word高級(jí)功能CONTENTS目錄任務(wù)一

編排畢業(yè)論文任務(wù)二制作獲獎(jiǎng)證書(shū)任務(wù)三創(chuàng)建新建模板123CONTENTS目錄任務(wù)四

審閱新員工培訓(xùn)計(jì)劃書(shū)任務(wù)五45

在讀書(shū)筆記中使用6任務(wù)六

制作數(shù)學(xué)試卷7Word高效辦公技巧學(xué)習(xí)利用樣式快速設(shè)置文檔格式的方法。學(xué)習(xí)在文檔中插入分隔符和分節(jié)符的方法。學(xué)習(xí)為文檔設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳，以及為文檔提取目錄的方法。學(xué)習(xí)對(duì)文檔進(jìn)行審閱，以及使用腳注和尾注對(duì)文檔進(jìn)行解釋說(shuō)明的方法。學(xué)習(xí)在文檔中插入公式并編輯的方法。學(xué)習(xí)要點(diǎn)任務(wù)一

編排畢業(yè)論文

畢業(yè)論文泛指專科畢業(yè)論文、本科畢業(yè)論文（學(xué)士學(xué)位論文）、碩士研究生畢業(yè)論文（碩士學(xué)位論文）、博士研究生畢業(yè)論文（博士學(xué)位論文）等，即在學(xué)業(yè)完成前需要寫(xiě)作并提交的論文，它是教學(xué)或科研活動(dòng)的重要組成部分之一。

李強(qiáng)瑞馬上要大學(xué)畢業(yè)了，他的畢業(yè)論文的封面已經(jīng)規(guī)劃好了，正文內(nèi)容也寫(xiě)好了。現(xiàn)在請(qǐng)你使用Word的樣式幫他對(duì)畢業(yè)論文進(jìn)行版面編排，要求將文檔分為4節(jié)，即封面、目錄（需手動(dòng)提?。⒄驼母鳛橐还?jié)。然后為文檔添加頁(yè)眉和頁(yè)腳。情景引入wa作品展示畢業(yè)論文文檔效果（部分）

打開(kāi)素材文檔，首先設(shè)置文檔的頁(yè)面與正文的字符和段落格式，接著設(shè)計(jì)文檔的封面，然后使用分頁(yè)符、分節(jié)符和樣式編排文檔，再為文檔添加頁(yè)眉和頁(yè)腳，最后查看文檔的層次結(jié)構(gòu)并為文檔提取目錄。制作思路任務(wù)實(shí)施一、設(shè)置文檔頁(yè)面和正文格式新建并保存“畢業(yè)論文-基于XML的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)（效果）”文檔。打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。按【Ctrl+A】組合鍵全選文檔內(nèi)容，對(duì)文本進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置圖中標(biāo)注文本框中內(nèi)容的對(duì)齊方式，美觀即可。設(shè)置文檔頁(yè)面任務(wù)實(shí)施二、設(shè)計(jì)論文封面插入封面頁(yè)。根據(jù)實(shí)際情況對(duì)封面頁(yè)進(jìn)行美化。在圖片的下方輸入斷行文本“畢業(yè)論文”和其他內(nèi)容文本。畢業(yè)論文封面任務(wù)實(shí)施三、插入分頁(yè)符和分節(jié)符選擇“分節(jié)符”>“下一頁(yè)”項(xiàng)，插入一新節(jié)。在“分隔符”列表中選擇“下一頁(yè)”項(xiàng)，將論文的正文內(nèi)容劃分為單獨(dú)一節(jié)。在“分隔符”列表中選擇“分頁(yè)符”項(xiàng)，將正文內(nèi)容分成一節(jié)多頁(yè)顯示。任務(wù)實(shí)施四、設(shè)置標(biāo)題樣式將“標(biāo)題1”樣式應(yīng)用于“摘要”段落。選擇文檔的節(jié)標(biāo)題，并對(duì)其進(jìn)行標(biāo)題樣式設(shè)置。選擇小節(jié)標(biāo)題，并對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。任務(wù)實(shí)施五、設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)碼雙擊頁(yè)眉區(qū)進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)，在“頁(yè)眉和頁(yè)腳工具/設(shè)計(jì)”進(jìn)行設(shè)置。在各節(jié)的頁(yè)眉和頁(yè)腳處單擊，將其與前一條頁(yè)眉的鏈接取消。在第4節(jié)（即正文）中插入頁(yè)眉，并對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。在第3節(jié)和第4節(jié)的頁(yè)面底端插入頁(yè)碼，并對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。在首頁(yè)頁(yè)眉中單擊，取消首頁(yè)頁(yè)眉中的橫線。根據(jù)論文的要求，將第1～2節(jié)中的頁(yè)碼去掉。任務(wù)實(shí)施六、查看文檔結(jié)構(gòu)并提取目錄在“視圖”選項(xiàng)卡的“顯示”組選中“導(dǎo)航窗格”復(fù)選框，在文檔窗口左側(cè)的“導(dǎo)航”窗格中可查看文檔的目錄結(jié)構(gòu)。在該文檔的第2頁(yè)中插入目錄，目錄級(jí)別為3級(jí)，頁(yè)碼右對(duì)齊，效果如圖所示。至此，畢業(yè)論文編排完畢。提取的目錄任務(wù)二

制作獲獎(jiǎng)證書(shū)

獲獎(jiǎng)證書(shū)是指某個(gè)人或某個(gè)團(tuán)體在某方面做得好而得到承認(rèn)和鼓勵(lì)的一種紙質(zhì)證明。

現(xiàn)班級(jí)同學(xué)們參加了2017年度各項(xiàng)大賽并獲得了不同的獎(jiǎng)項(xiàng)，請(qǐng)你使用郵件合并功能批量制作他們的獲獎(jiǎng)證書(shū)。情景引入wa作品展示獲獎(jiǎng)證書(shū)文檔效果（部分）

首先制作獲獎(jiǎng)證書(shū)主文檔，接下來(lái)制作數(shù)據(jù)源（即獲獎(jiǎng)名單），最后將兩者進(jìn)行郵件合并，最終批量制作出獲獎(jiǎng)證書(shū)。制作思路任務(wù)實(shí)施一、創(chuàng)建主文檔新建“獲獎(jiǎng)證書(shū)-主文檔”文檔，并設(shè)置紙張為橫向。為主文檔添加一個(gè)藝術(shù)型的頁(yè)面邊框。設(shè)置頁(yè)面參數(shù)在主文檔中輸入獲獎(jiǎng)證書(shū)中固定不變的內(nèi)容并設(shè)置其格式。任務(wù)實(shí)施二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源新建“獲獎(jiǎng)名單”文檔，并在其中創(chuàng)建表格，然后在表格中輸入獲獎(jiǎng)?wù)叩男彰?、獲獎(jiǎng)名稱和獎(jiǎng)項(xiàng)內(nèi)容，如圖所示。獲獎(jiǎng)名單文檔任務(wù)實(shí)施三、郵件合并選中文件，單擊“郵件”選項(xiàng)卡，在“開(kāi)始郵件合并”組單擊“選擇收件人”按鈕。在打開(kāi)的“選取數(shù)據(jù)源”中選擇數(shù)據(jù)源文檔“獲獎(jiǎng)名單”，單擊“打開(kāi)”按鈕。在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫(xiě)和插入域”組的“插入合并域”列表中選擇“姓名”項(xiàng)，即可在文檔中插入該域。使用同樣的方法，分別在文檔的其他位置插入域。打開(kāi)“合并到新文檔”對(duì)話框保持“全部”單選鈕的選中，單擊“確定”按鈕，即可完成獲獎(jiǎng)證書(shū)的批量制作。任務(wù)實(shí)施三、郵件合并輸入文本并設(shè)置格式任務(wù)三

創(chuàng)建文檔模板

模板就是做東西的模具。Word模板是指Word中內(nèi)置的包含固定格式設(shè)置和版式設(shè)置的模板文件，用于幫助用戶快速生成特定類型的Word文檔。

現(xiàn)有一篇文檔，要求用單色16開(kāi)的紙張大小進(jìn)行排版，其中包括4個(gè)標(biāo)題級(jí)別、正文、注釋、圖片、圖說(shuō)、項(xiàng)目符號(hào)、頁(yè)眉和頁(yè)腳等樣式。請(qǐng)你按照要求制作一個(gè)美觀實(shí)用的文檔模板。情景引入wa作品展示

打開(kāi)素材文檔，首先對(duì)其進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，然后設(shè)置奇偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，再創(chuàng)建各級(jí)標(biāo)題、正文和其他體例的樣式，最后將樣式應(yīng)用到文檔中。制作思路任務(wù)實(shí)施一、設(shè)置紙張尺寸和版心大小打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，在“紙張”選項(xiàng)卡選擇紙張大小為16開(kāi)。設(shè)置頁(yè)邊距。在“版式”選項(xiàng)中選中“奇偶頁(yè)不同”和“首頁(yè)不同”復(fù)選框，并設(shè)置頁(yè)眉距邊界。任務(wù)實(shí)施二、設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼雙擊頁(yè)眉區(qū)，進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)。設(shè)置偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉為章節(jié)名“第一章應(yīng)用文寫(xiě)作概述”，右對(duì)齊，并在添加兩個(gè)空格。設(shè)置奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼格式，并在頁(yè)碼數(shù)字的左右兩側(cè)各插入一個(gè)中圓點(diǎn)（·）。刪除首頁(yè)頁(yè)眉中的橫線（即設(shè)置邊框?yàn)闊o(wú)框線）。任務(wù)實(shí)施三、創(chuàng)建各級(jí)標(biāo)題、正文和其他體例的樣式設(shè)置各級(jí)標(biāo)題、正文和其他體例的格式，并將其保存到快速樣式列表中。設(shè)置標(biāo)題的格式

提示

設(shè)置正文格式后，前面設(shè)置的標(biāo)題等格式有可能也首行縮進(jìn)了2個(gè)字符，為此要將其縮進(jìn)取消。也可以先設(shè)置正文的格式，然后設(shè)置標(biāo)題和其他體例的格式。任務(wù)四

審閱新員工培訓(xùn)計(jì)劃書(shū)

新員工培訓(xùn)是指企業(yè)為新員工提供的有關(guān)企業(yè)基本背景情況的介紹，使員工更快地了解所從事的工作的基本內(nèi)容與方法，使他們明確自己工作的職責(zé)、流程和標(biāo)準(zhǔn)等，并向他們初步灌輸企業(yè)及其部門(mén)所期望的態(tài)度、規(guī)范、價(jià)值觀和行為模式等，從而幫助他們順利地適應(yīng)企業(yè)環(huán)境和新的工作崗位，使他們盡快進(jìn)入角色。

假設(shè)現(xiàn)在有一份初步擬定好的新員工培訓(xùn)計(jì)劃書(shū)文檔，請(qǐng)你使用Word的審閱功能對(duì)其進(jìn)行審閱。情景引入wa作品展示審閱后的文檔效果

打開(kāi)素材文檔，仔細(xì)閱讀文檔內(nèi)容，然后利用Word的批注功能在文檔中插入對(duì)某些內(nèi)容的說(shuō)明或建議，或直接利用修訂功能對(duì)文檔進(jìn)行修改。文檔修改完畢，將其返回到文檔的創(chuàng)建者，創(chuàng)建者可根據(jù)實(shí)際情況接受合理的建議或修改操作，也可拒絕修訂或刪除批注。制作思路任務(wù)實(shí)施一、為文檔添加批注打開(kāi)并保存“新員工培訓(xùn)計(jì)劃書(shū)（審閱）”文檔。單擊“審閱”選項(xiàng)卡“批注”組中的“新建批注”按鈕。新建批注在打開(kāi)的批注框中輸入批注內(nèi)容“增加團(tuán)隊(duì)合作內(nèi)容”。繼續(xù)閱讀文檔，在其他要添加批注的地方添加批注。任務(wù)實(shí)施二、修訂文檔使用Word2016的文檔修訂功能，可以突出顯示審閱者對(duì)文檔所做的修改。任務(wù)實(shí)施三、接受修訂和刪除批注對(duì)文檔添加批注和進(jìn)行修訂后，將文檔返回到創(chuàng)建者，創(chuàng)建者可查看或刪除批注，選擇接受或拒絕審閱者對(duì)文檔的修改。接受修訂提示

選中文檔中的修訂內(nèi)容，單擊“更改”組中的“拒絕”按鈕，可拒絕修訂，并且插入符自動(dòng)移到下一處修訂位置。任務(wù)五

在讀書(shū)筆記中使用腳注和尾注

腳注和尾注的作用是相同的，都是對(duì)文檔的補(bǔ)充說(shuō)明，如單詞解釋、備注說(shuō)明或提供文檔的引文來(lái)源等。通常情況下，腳注位于頁(yè)面底端，用來(lái)說(shuō)明每頁(yè)中要注釋的內(nèi)容；尾注一般列于文檔結(jié)尾處，用來(lái)集中解釋文檔中要注釋的內(nèi)容或標(biāo)注文檔的參考文獻(xiàn)等。

假設(shè)現(xiàn)在有一篇讀書(shū)筆記文檔，請(qǐng)你為其中的相關(guān)文本添加腳注和尾注，使其更易閱讀和理解。情景引入wa作品展示添加腳注和尾注后的文檔效果

打開(kāi)素材文檔，首先利用腳注功能對(duì)文檔的某些正文內(nèi)容進(jìn)行解釋，然后利用尾注功能對(duì)文檔的出處進(jìn)行標(biāo)注。制作思路任務(wù)實(shí)施一、插入與編輯腳注打開(kāi)“讀書(shū)筆記”文檔，將其另存為“讀書(shū)筆記（腳注和尾注）”。單擊“引用”選項(xiàng)卡“腳注”組中的“插入腳注”，輸入腳注文本。在顯示的腳注編輯區(qū)輸入腳注文本。查看、編輯文檔中的腳注內(nèi)容。改變腳注的編號(hào)格式，單擊“應(yīng)用”按鈕，可看到文檔中的腳注編號(hào)格式所選的編號(hào)格式。任務(wù)實(shí)施一、插入與編輯腳注選擇編號(hào)格式設(shè)置編號(hào)格式任務(wù)實(shí)施二、插入與編輯尾注單擊“引用”選項(xiàng)卡“腳注”組中的“插入尾注”，并輸入尾注文本即可。設(shè)置尾注的格式，同樣可以在“腳注和尾注”對(duì)話框中進(jìn)行操作。確定要插入尾注的位置輸入尾注文本任務(wù)六

制作數(shù)學(xué)試卷

利用Word的公式功能，用戶不僅可以在文檔中輸入與編輯數(shù)學(xué)公式，還可以輸入與編輯化學(xué)反應(yīng)方程式和物理公式。假設(shè)現(xiàn)在有一份數(shù)學(xué)試卷的打印稿，請(qǐng)你利用Word將其內(nèi)容輸入（其中圖形另外插入）到Word文檔中。

現(xiàn)有一篇文檔，要求用單色16開(kāi)的紙張大小進(jìn)行排版，其中包括4個(gè)標(biāo)題級(jí)別、正文、注釋、圖片、圖說(shuō)、項(xiàng)目符號(hào)、頁(yè)眉和頁(yè)腳等樣式。請(qǐng)你按照要求制作一個(gè)美觀實(shí)用的文檔模板。情景引入wa作品展示數(shù)學(xué)試卷文檔效果（部分）

新建文檔后首先輸入標(biāo)題和注意事項(xiàng)內(nèi)容，然后對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單排版，接下來(lái)分別輸入選擇題、填空題和解答題內(nèi)容。需要注意的是，為簡(jiǎn)化操作，本任務(wù)僅輸入各類題型的部分試題內(nèi)容。制作思路任務(wù)實(shí)施一、制作標(biāo)題和注意事項(xiàng)新建“數(shù)學(xué)試卷”文檔，設(shè)置其頁(yè)邊距為系統(tǒng)內(nèi)置的“中等”樣式。輸入試卷標(biāo)題和考生注意事項(xiàng)內(nèi)容，并對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單的格式化操作。制作試卷的標(biāo)題和考生注意事項(xiàng)任務(wù)實(shí)施二、輸入選擇題輸入選擇題標(biāo)題及第1小題題目，及選項(xiàng)。利用“公式工具/設(shè)計(jì)”，完成復(fù)雜公式的輸入。輸入分?jǐn)?shù)。單擊公式外的其他地方，取消公式的編輯狀態(tài)。輸入上標(biāo)。插入括號(hào)，輸入上標(biāo)。輸入數(shù)學(xué)符號(hào)。任務(wù)實(shí)施二、輸入選擇題進(jìn)入公式輸入狀態(tài)任務(wù)實(shí)施三、輸入填空題輸入勾股定理公式。輸入絕對(duì)值符號(hào)。輸入根式。單擊公式的右側(cè)（不是上標(biāo)的右側(cè)），繼續(xù)輸入根號(hào)內(nèi)的其他內(nèi)容。任務(wù)實(shí)施四、輸入解答題輸入正弦函數(shù)。輸入公式的其他內(nèi)容，其中有豎線類括號(hào)、根號(hào)、分式、上標(biāo)和正切函數(shù)等。輸入高級(jí)二元運(yùn)算符。輸入第20小題的其他內(nèi)容。

輸入第20小題的其他內(nèi)容Word高效辦公技巧

域是Word中的一種特殊命令

在日常工作中，為了便于輸入文本，經(jīng)常需要使用域來(lái)添加提示信息。而Word中的內(nèi)容控件很適合創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化的文檔，它可以幫助用戶修復(fù)內(nèi)容的位置，指定內(nèi)容類型（如日期、圖片、文本），限制或啟用編輯等。一、使用Word域和控件插入的日期控件

要?jiǎng)h除分節(jié)符或分頁(yè)符

可將插入符置于分節(jié)符或分頁(yè)符的左側(cè)，然后按【Delete】鍵即可。需要特別注意的是，分節(jié)符中保存著該分節(jié)符前一節(jié)的某些格式，如頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)面邊框的格式等，在刪除分節(jié)符時(shí)，也將同時(shí)刪除這些格式，此時(shí)該節(jié)將使用下一節(jié)的格式。二、刪除分節(jié)符與分頁(yè)符

要將多個(gè)word文檔的內(nèi)容合并到一個(gè)文檔中在文檔數(shù)量較少的情況下，可以分別打開(kāi)文檔后通過(guò)復(fù)制、粘貼來(lái)實(shí)現(xiàn)；文檔數(shù)量較多時(shí)，可以借助Word2016的文檔合并功能來(lái)快速完成。三、按一定順序合并多個(gè)文檔

要對(duì)同一篇文檔進(jìn)行多次修改或者多個(gè)人對(duì)同一篇文檔分別進(jìn)行修改，修改的次數(shù)多了，難免會(huì)雜亂。使用Word2016的比較功能就可以比較兩個(gè)Word文檔的差異以區(qū)分各文檔。四、比較文檔

利用Word的文檔保護(hù)功能

可以通過(guò)各種形式對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù)，限制其他人對(duì)文件的訪問(wèn)或修改，或防止文檔的意外修改。打開(kāi)要進(jìn)行保護(hù)的文檔，在“文件”列表中選擇“信息”項(xiàng)，單擊“保護(hù)文檔”按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇一種保護(hù)方式，然后再在打開(kāi)的相應(yīng)對(duì)話框或任務(wù)窗格中根據(jù)提示進(jìn)行操作即可,如下圖所示。五、保護(hù)文檔保護(hù)文檔

如果多人使用同一臺(tái)計(jì)算機(jī)為文檔進(jìn)行修訂

為標(biāo)識(shí)修訂者的身份，可為其設(shè)置不同的用戶名