第8章-銷售與應(yīng)收款管理

第8章銷售與應(yīng)收款管理

▅8.1銷售與應(yīng)收款管理概述

▅8.2銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程

▅8.3銷售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置

▅8.4銷售與應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理

▅7.5采購與應(yīng)付款管理期末業(yè)務(wù)處理

會計信息系統(tǒng)第8章銷售與應(yīng)收款管理9/30/20242第8章會計信息系統(tǒng)銷售是企業(yè)價值實現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)會計信息系統(tǒng)的重要構(gòu)成部分。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中所發(fā)生的一切耗費的補償以及企業(yè)利潤的獲得均需要通過銷售業(yè)務(wù)得以實現(xiàn)。銷售業(yè)務(wù)能否順利開展直接影響著企業(yè)的存續(xù)發(fā)展。在商業(yè)信用日益發(fā)展的市場經(jīng)濟活動中，銷售活動多以賒銷形式開展，故而如何及時收回應(yīng)收貨款也成為了企業(yè)不可回避的重要課題。銷售管理與應(yīng)收款管理聯(lián)系緊密，通過銷售管理與應(yīng)收款管理的聯(lián)合使用，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化處理，實現(xiàn)對企業(yè)物流、資金流和信息流的全面管理與核算。8.1銷售與應(yīng)收款管理概述9/30/20243第8章會計信息系統(tǒng)8.1銷售與應(yīng)收款管理概述銷售是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的最后一個環(huán)節(jié)，企業(yè)通過出售產(chǎn)品、商品或提供勞務(wù)獲得生產(chǎn)經(jīng)營成果、實現(xiàn)企業(yè)的價值。銷售活動包括兩個方面：一方面是將生產(chǎn)出的產(chǎn)品發(fā)送給購貨單位。另一方面還要按照銷售價格收取貨款。企業(yè)通過取得產(chǎn)品銷售收入來補償已消耗的生產(chǎn)資料、支付工資和其他費用、交納稅金并實現(xiàn)利潤。企業(yè)只有通過銷售獲得必要的貨幣資金才能使企業(yè)資金運動持續(xù)進行下去，企業(yè)的再生產(chǎn)過程才能得以進行。因此銷售核算和管理是企業(yè)會計工作的重要內(nèi)容。同時，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)只有以銷售為龍頭靈活組織生產(chǎn)才能有強大的生命力。因此通過對企業(yè)銷售數(shù)據(jù)進行科學的分析，為企業(yè)經(jīng)營管理者提供可靠、合理決策依據(jù)也是企業(yè)管理的重要方面。8.1.1銷售和應(yīng)收款核算概述9/30/20244第8章會計信息系統(tǒng)8.1.1銷售和應(yīng)收款核算概述銷售是指企業(yè)因向客戶提供產(chǎn)品、商品或勞務(wù)活動而取得收入的過程。不同類型的企業(yè)銷售活動不完全相同，對應(yīng)的會計核算也有區(qū)別。具有典型意義的兩類企業(yè)是工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)。以下敘述的內(nèi)容以工業(yè)企業(yè)為主，商業(yè)企業(yè)的不同之處將給以簡單說明。1．銷售收入和費用的核算銷售收入是企業(yè)因向客戶提供產(chǎn)成品、商品或勞務(wù)活動而獲得的收入。企業(yè)應(yīng)當在發(fā)出商品、提供勞務(wù)，同時收到價款或索取價款的憑據(jù)時確認銷售收入實現(xiàn)。8.1.1銷售和應(yīng)收款核算概述9/30/20245第8章會計信息系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)取得的銷售收入在“主營業(yè)務(wù)收入”科目中進行核算。該科目核算企業(yè)銷售產(chǎn)成品、自制半成品和提供工業(yè)性勞務(wù)所發(fā)生的收入。對發(fā)生的銷貨退回應(yīng)沖減本期的銷售收入。企業(yè)銷售過程中發(fā)生的銷售折扣和折讓也應(yīng)作為本科目的抵減項目處理。企業(yè)發(fā)生的材料銷售、包裝物的出租和運輸?shù)确枪I(yè)性勞務(wù)收入在“其他業(yè)務(wù)收入”中進行核算。銷售過程中發(fā)生的費用包括：運輸、裝卸、包裝、保險、展覽費等在“銷售費用”科目中核算。8.1.1銷售和應(yīng)收款核算概述9/30/20246第8章會計信息系統(tǒng)2．銷售成本的核算企業(yè)在確認銷售收入的同時確認銷售成本。工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)銷售成本的核算差別較大。工業(yè)企業(yè)的銷售成本通過產(chǎn)成品結(jié)轉(zhuǎn)，而產(chǎn)成品可以采用計劃成本也可以采用實際成本兩種不同的方法計算，實際成本和計劃成本之間的差額通過“材料成本差異”賬戶核算；商業(yè)企業(yè)的銷售成本也有進價核算和售價核算兩種不同的方式。這些成本核算方法在會計處理上有較大的區(qū)別。銷售成本通過“主營業(yè)務(wù)成本”科目核算。8.1.1銷售和應(yīng)收款核算概述9/30/20247第8章會計信息系統(tǒng)3．銷售過程中稅金的核算企業(yè)在確認銷售收入的同時確認相應(yīng)的銷售稅金及附加。包括：增值稅、城市維護建設(shè)稅、資源稅和教育費附加。其中：增值稅在“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅”科目中進行核算；城市維護建設(shè)稅、資源稅和教育費附加在“稅金及附加”科目中進行核算。8.1.1銷售和應(yīng)收款核算概述9/30/20248第8章會計信息系統(tǒng)4．應(yīng)收賬款的核算在市場經(jīng)濟條件下企業(yè)為了充分利用商業(yè)信用擴大銷售，除了通常的繳款付貨的方式外還采用了靈活的銷售方式。這些方式包括：先付貨后收款；先付貨然后分期收款、委托其他單位代銷；也包括預收貨款后交貨。這些交易方式都會形成企業(yè)間的債權(quán)、債務(wù)關(guān)系。這些債權(quán)、債務(wù)關(guān)系在“應(yīng)收賬款”科目下核算。有些預收貨款交易較多的單位設(shè)置“應(yīng)收賬款”和“預收賬款”科目分別進行核算。8.1.1銷售和應(yīng)收款核算概述9/30/20249第8章會計信息系統(tǒng)5．壞賬處理企業(yè)必須采用備抵法進行壞賬處理，壞賬準備的提取金額由企業(yè)自行確定，可以是應(yīng)收賬款的期末余額按規(guī)定百分比計提也可以使用賬齡分析法。因此應(yīng)收賬款的核算還應(yīng)包括壞賬準備的計提和對發(fā)生的壞賬的處理。壞賬準備處理主要內(nèi)容包括：計提壞賬準備、發(fā)生還賬和壞賬收回。企業(yè)通過設(shè)置“壞賬準備”科目進行壞賬處理。8.1.2銷售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容9/30/202410第8章會計信息系統(tǒng)8.1.2銷售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容企業(yè)的銷售與資金回籠都是企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，是關(guān)乎企業(yè)生死存亡兩個重要要素。銷售是企業(yè)價值實現(xiàn)的關(guān)鍵步驟。在市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的生產(chǎn)應(yīng)該以銷售為目的，以銷定產(chǎn)應(yīng)該是企業(yè)組織生產(chǎn)的基本原則。因此銷售與應(yīng)收款管理控制是企業(yè)管理工作的重要方面。企業(yè)的銷售與應(yīng)收款管理主要應(yīng)包括以下控制內(nèi)容：8.1.2銷售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容9/30/202411第8章會計信息系統(tǒng)1．售價的控制企業(yè)為降低經(jīng)營風險，保障銷售利潤率需要對產(chǎn)品的售價進行控制。2．信用控制企業(yè)為了擴大銷售，會采取放松信用政策的手段，但同時也是企業(yè)面臨著更大的拒絕付款或延期付款的風險，為防止企業(yè)由于客戶拖欠債務(wù)貨款而發(fā)生現(xiàn)金短缺的問題，進行信用控制有利于確保兩者保持最佳平衡。8.1.2銷售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容9/30/202412第8章會計信息系統(tǒng)3．資金流的控制在銷售完成時，必然要與客戶進行結(jié)算。第一，結(jié)算方式、結(jié)算時間的選擇，對于市場越來越規(guī)范的今天非常重要，因為可以爭取到對企業(yè)最有利的結(jié)算方式，在盡可能短的時間內(nèi)收回貨款。第二，正確確定結(jié)算的金額。當企業(yè)銷售活動頻繁時，與客戶的結(jié)算，可能稍一疏忽就會出錯，尤其在手工方式下。企業(yè)是應(yīng)收款的結(jié)算金額應(yīng)該與銷售訂單上的金額一致。第三，注意應(yīng)收賬款和預收賬款的管理，定期與客戶對賬，以防作弊。8.1.2銷售與應(yīng)收款管理的控制內(nèi)容9/30/202413第8章會計信息系統(tǒng)4．物流的控制對于物流的控制主要是指：出庫的材料的品種、數(shù)量等應(yīng)該與銷售訂單上的內(nèi)容相一致。由于一項銷售業(yè)務(wù)的完成需要企業(yè)的銷售、倉庫管理、財會等多個部門的通力協(xié)作，因此銷售與應(yīng)收款的管理還應(yīng)包括合理組織業(yè)務(wù)處理順序、明確各部門責任、確定有關(guān)單據(jù)的傳遞方式等。8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202414第8章會計信息系統(tǒng)8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容銷售業(yè)績的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展和存亡。銷售業(yè)務(wù)的處理實時性要求很高，在市場經(jīng)濟條件下僅對銷售過程進行事后的反映和監(jiān)督是遠遠不能滿足企業(yè)銷售管理的需要的。特別是在手工條件下，銷售業(yè)務(wù)的完成需要企業(yè)多個部門的協(xié)調(diào)工作，而手工信息的傳遞完全無法滿足銷售業(yè)務(wù)的實時性要求。8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202415第8章會計信息系統(tǒng)例如：銷售部門在開出銷售發(fā)票時很難隨時得到庫存信息。因此難以避免票已開出并付了款，貨卻無法提的問題。對延期付款的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)處理由銷售部門進行，而結(jié)算則由財會部門負責。當需要催款時，銷售部門不了解結(jié)算情況，而財會部門又往往沒有客戶資料，造成應(yīng)收賬款無法及時催收。至于根據(jù)銷售信息及時調(diào)整生產(chǎn)；根據(jù)客戶的歷史資料進行賬齡分析估計客戶的信用情況；提供每個銷售人員銷售業(yè)績和貨款回收情況，以便企業(yè)領(lǐng)導合理確定銷售人員的報酬和獎勵。這些管理信息的提供更是無法完成。因此完全有必要建立一個銷售業(yè)務(wù)處理和核算一體的；能夠完成事前、事中、事后管理；集銷售業(yè)務(wù)處理、計劃、核算、監(jiān)督、分析功能的計算機銷售子系統(tǒng)，以完成銷售業(yè)務(wù)的處理和管理，充分提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。銷售與應(yīng)收款管理就是以此為目的而建立的計算機會計子系統(tǒng)。8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202416第8章會計信息系統(tǒng)針對不同企業(yè)的特點，以完成銷售核算和管理為目的的系統(tǒng)有不同的構(gòu)成方式。對于商業(yè)企業(yè)，由于商品的采購、保管和銷售是一個聯(lián)系緊密的有機整體。為了業(yè)務(wù)處理和核算的方便，除了常見的將購、銷、存業(yè)務(wù)相對獨立的設(shè)置子系統(tǒng)進行處理的模式以外，還有的企業(yè)選擇將購、銷、存業(yè)務(wù)處理、核算和管理功能集成在一個子系統(tǒng)中，形成商業(yè)購銷存子系統(tǒng)。由于在商業(yè)企業(yè)中，商品的采購和銷售都普遍采用延期付款或分期付款的方式進行結(jié)算。所以由此產(chǎn)生的應(yīng)付和應(yīng)收賬款的處理也在這個系統(tǒng)中完成。8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202417第8章會計信息系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)，由于企業(yè)的經(jīng)濟活動中存在著一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)，對于產(chǎn)成品需要進行復雜的成本核算工作。因此工業(yè)企業(yè)的購、銷、存之間無論是業(yè)務(wù)處理還是數(shù)據(jù)的聯(lián)系都比較松散，購、銷、存業(yè)務(wù)一般需要相對獨立的進行處理。因此對于工業(yè)企業(yè)往往將每一環(huán)節(jié)作為一個獨立的子系統(tǒng)進行設(shè)計。各子系統(tǒng)可以獨立運行也可以聯(lián)合運行，使系統(tǒng)的組合更加靈活。另外在市場經(jīng)濟條件下，工業(yè)企業(yè)在銷售活動中也會比較多的采用延期付款或分期付款等方式，因此銷售和應(yīng)收賬款間存在必然的因果關(guān)系。為了用戶使用方便一般都將銷售管理子系統(tǒng)和應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)聯(lián)合啟用。本章將以主要針對工業(yè)企業(yè)的銷售與應(yīng)收款管理作為分析的對象。

9/30/202418第8章會計信息系統(tǒng)8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202419第8章會計信息系統(tǒng)2．銷售與應(yīng)收款管理的特點

企業(yè)的銷售活動牽涉到企業(yè)內(nèi)部和外部的部門較多；企業(yè)銷售方式靈活多樣并且實時性要求高；銷售管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理過程中需要經(jīng)常查詢賬務(wù)、庫存管理等子系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù)。銷售業(yè)務(wù)處理的這些特點決定了銷售與應(yīng)收款管理具有如下特點：（1）數(shù)據(jù)量大銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)量大，這對于銷售商品種類很多的商業(yè)企業(yè)是顯而易見的，無需多作分析。對于工業(yè)企業(yè)，或者其經(jīng)營的產(chǎn)品和零配件的種類比較多；或者雖然產(chǎn)品單一但產(chǎn)量大，業(yè)務(wù)處理比較頻繁，因而相關(guān)的往來單位也比較多。無論那種情況涉及的數(shù)據(jù)量都會比較大。8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202420第8章會計信息系統(tǒng)（2）日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實時性要求高企業(yè)的銷售活動是企業(yè)經(jīng)常性業(yè)務(wù)，一般來說企業(yè)每天都會有一定數(shù)量的銷售業(yè)務(wù)和貨款結(jié)算業(yè)務(wù)需要處理。在進行這些業(yè)務(wù)的處理時需要同時完成有關(guān)的核算，處理的結(jié)果在進行下一業(yè)務(wù)處理時需要實時反應(yīng)。因此系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的實時性要求很高。8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202421第8章會計信息系統(tǒng)（3）業(yè)務(wù)處理復雜且可靠性要求高在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的銷售方式和貨款的結(jié)算方式是很靈活多樣的。僅銷售方式就有：錢貨兩清、延期付款、分期付款、預收貨款和委托代銷等多種方式。結(jié)算有現(xiàn)金、支票、匯票、托收承付和商業(yè)票據(jù)等多種方式。另外銷售中還會有銷售折扣和折讓以及銷售退貨等需要處理。而所有這些業(yè)務(wù)處理和核算既涉及到錢也涉及到物還涉及到稅的合理計算，容不得任何錯誤。因此銷售與應(yīng)收款管理需要處理的業(yè)務(wù)復雜且系統(tǒng)處理的可靠性要求很高。8.1.3銷售和應(yīng)收款管理主要內(nèi)容9/30/202422第8章會計信息系統(tǒng)（4）與其他會計子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換多在進行銷售業(yè)務(wù)和貨款結(jié)算業(yè)務(wù)的處理時，需要隨時調(diào)取庫存管理系統(tǒng)以及存貨核算系統(tǒng)中的產(chǎn)品庫存數(shù)據(jù)和發(fā)出產(chǎn)成品的價格以便處理銷售業(yè)務(wù)和計算銷售成本。并應(yīng)在銷售完成時根據(jù)有關(guān)的憑證及時更新庫存數(shù)據(jù)。每筆銷售業(yè)務(wù)和貨款和產(chǎn)品收、付業(yè)務(wù)完成后都需要生成記賬憑證以便進行賬務(wù)處理。因此銷售系統(tǒng)的每一筆業(yè)務(wù)的處理都要與庫存管理、存貨核算和賬務(wù)系統(tǒng)進行密切的、實時的數(shù)據(jù)交換。8.2銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202423第8章會計信息系統(tǒng)8.2.1銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程1．銷售與應(yīng)收款管理的內(nèi)部數(shù)據(jù)流程銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)處理從原始數(shù)據(jù)的輸入開始。對于輸入的銷售合同和客戶資料直接進入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。輸入的銷售發(fā)票、收款單據(jù)和退貨單暫時存放于臨時憑證文件中，待審核確認后由系統(tǒng)自動更新產(chǎn)品銷售和應(yīng)收賬款主文件。在處理銷售業(yè)務(wù)時如果需要，可以調(diào)取存貨管理系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù)。8.2.1銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202424第8章會計信息系統(tǒng)一筆銷售業(yè)務(wù)處理完畢，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)置自動生成相應(yīng)的記賬憑證存放于記賬憑證文件中，以備輸送到賬務(wù)系統(tǒng)進行必要的賬務(wù)處理和更新存貨管理系統(tǒng)的庫存數(shù)據(jù)。期末或在必要時系統(tǒng)可以根據(jù)產(chǎn)品銷售主文件、應(yīng)收賬款主文件和客戶資料文件輸出用戶需要的各種統(tǒng)計報表。用戶還可以對產(chǎn)品銷售主文件和銷售計劃文件記錄的數(shù)據(jù)進行對比、分析，以便得到相應(yīng)的銷售統(tǒng)計分析和銷售預測數(shù)據(jù)。2．銷售與應(yīng)收款管理和其他系統(tǒng)之間的關(guān)系銷售與應(yīng)收款管理中錄入的銷售訂單、銷售發(fā)貨單傳遞到庫存管理系統(tǒng)中生成銷售出庫單并將出庫情況反饋給銷售與應(yīng)收款管理，銷售管理與應(yīng)收款管理可以根據(jù)庫存管理系統(tǒng)的銷售出庫單生成銷售發(fā)票。8.2.1銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202425第8章會計信息系統(tǒng)經(jīng)過審核確認的出庫單傳遞到存貨核算系統(tǒng)中登記存貨明細賬；存貨核算系統(tǒng)為銷售管理系統(tǒng)提供銷售成本。銷售與應(yīng)收款管理中銷售發(fā)票記賬、應(yīng)收款核銷等業(yè)務(wù)生成的記賬憑證傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)，在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中可進行查詢、審核和記賬操作。銷售與應(yīng)收款管理處理直運業(yè)務(wù)時，銷售管理與應(yīng)收款管理中的銷售訂單會傳遞到采購與應(yīng)付款管理之中生成采購訂單；直運銷售發(fā)票傳遞到存貨核算系統(tǒng)中登記存貨明細表，當企業(yè)不啟用直運銷售必有訂單控制時，直運銷售發(fā)票會傳遞到采購管理系統(tǒng)中，直運采購發(fā)票可參照直運銷售發(fā)票生成。銷售管理與應(yīng)收款管理中的應(yīng)收款與采購與應(yīng)付款管理中的應(yīng)付款之間可以進行轉(zhuǎn)賬處理。8.2.1銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202426第8章會計信息系統(tǒng)8.2.1銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)流程9/30/202427第8章會計信息系統(tǒng)8.2.3銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202428第8章會計信息系統(tǒng)8.2.3銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件銷售與應(yīng)收款管理主要的數(shù)據(jù)文件有三類，分別為：存放銷售及結(jié)算業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的銷售主文件和應(yīng)收賬款主文件。存放管理和分析輔助信息的銷售合同文件、客戶資料文件和銷售計劃文件。存放解決核算需要的記賬憑證文件。除此而外，還有一些存放價格政策、結(jié)算方式、交易方式、付款條件和稅率等基礎(chǔ)設(shè)置的數(shù)據(jù)文件。這些數(shù)據(jù)文件的作用和結(jié)構(gòu)可分析說明如下：8.2.3銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202429第8章會計信息系統(tǒng)1．主數(shù)據(jù)文件

銷售發(fā)票文件、收款單文件、出庫單文件和應(yīng)收賬款主文件是銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)最基本的數(shù)據(jù)文件。（1）銷售發(fā)票文件用來存放每一筆銷售業(yè)務(wù)的詳細數(shù)據(jù)，有關(guān)銷售的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)一般均可由這個文件中的數(shù)據(jù)加工生成。這個數(shù)據(jù)文件通常包括如下內(nèi)容：

產(chǎn)品代碼

銷售日期

合同號

發(fā)票號

客戶單位代碼

銷售部門

銷售人員

銷售方式

結(jié)算方式

銷售單價

銷售數(shù)量

總金額

銷售費用

稅率

應(yīng)稅金額

代墊費用

付款條件

8.2.3銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202430第8章會計信息系統(tǒng)（2）收款單文件用來存放每一次與客戶進行結(jié)算的詳細情況，該文件一般包含如下內(nèi)容：

客戶單位

合同號

合同收款日期

收款日期

原始收款單號

結(jié)算科目

幣種

實收金額

銀行賬號（3）應(yīng)收賬款主文件：應(yīng)收賬款主文件用來存放貨款結(jié)算的余額數(shù)據(jù)。這個數(shù)據(jù)文件通常包括如下內(nèi)容：

客戶單位代碼

金額

余額方向

由于不同的企業(yè)用戶的需求可能會有所差別，所以設(shè)計較好的軟件應(yīng)該允許用戶在基本結(jié)構(gòu)上增加必要的字段。出庫單文件在庫存管理系統(tǒng)中進行介紹，此處不再贅述。8.2.3銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202431第8章會計信息系統(tǒng)另外，與銷售主文件、收款單文件和出庫單主文件相關(guān)的是臨時憑證文件。銷售業(yè)務(wù)的處理既涉及錢也涉及物，為了保證數(shù)據(jù)的真實、準確、可靠，對發(fā)生的銷售業(yè)務(wù)的有關(guān)憑證需要經(jīng)過審核確認才能作為正式記錄存入銷售主文件、收款單主文件。臨時憑證文件就是為了這一目的而設(shè)立的，它的結(jié)構(gòu)與銷售主文件、收款單主文件的結(jié)構(gòu)基本相同。2．輔助數(shù)據(jù)文件輔助數(shù)據(jù)文件主要用來存放銷售管理和進行分析統(tǒng)計所需要的輔助信息。在銷售與應(yīng)收款管理中輔助數(shù)據(jù)文件主要有客戶資料文件和銷售計劃文件。這兩個文件的結(jié)構(gòu)設(shè)置應(yīng)該比較靈活以滿足不同用戶的需要。例如客戶資料文件除客戶編碼、客戶單位名稱、銀行賬號、電話、郵政編碼、地址和聯(lián)系人外，一般還應(yīng)設(shè)置幾個允許用戶自定義的字段供用戶使用。8.2.3銷售與應(yīng)收款管理的數(shù)據(jù)文件9/30/202432第8章會計信息系統(tǒng)3．記賬憑證文件記賬憑證文件是為存放系統(tǒng)生成的記賬憑證，以便傳送到賬務(wù)系統(tǒng)進行相應(yīng)的賬務(wù)處理使用。該文件與賬務(wù)系統(tǒng)的憑證文件的結(jié)構(gòu)相同，該文件中的記錄是由系統(tǒng)根據(jù)銷售業(yè)務(wù)處理有關(guān)單據(jù)自動生成的，因此對文件記錄只能讀不能修改。4．其他數(shù)據(jù)文件

銷售與應(yīng)收款管理還有一些存放價格政策、結(jié)算方式、銷售方式、付款條件和稅率等基礎(chǔ)設(shè)置的數(shù)據(jù)文件。這些數(shù)據(jù)文件存放的內(nèi)容與數(shù)據(jù)處理的設(shè)計密切相關(guān)，因此這些數(shù)據(jù)文件從結(jié)構(gòu)到庫記錄一般都是事先設(shè)計好的，使用戶可以在初始設(shè)置時選擇設(shè)置。為了使系統(tǒng)具有一定的通用性和靈活性，這些數(shù)據(jù)文件中的一些內(nèi)容如增值稅稅率到底設(shè)為基本稅率17%還是企業(yè)符合政策規(guī)定享受增值稅低稅率11%可以允許用戶進行修改。8.2.4銷售與應(yīng)收款管理的編碼9/30/202433第8章會計信息系統(tǒng)8.2.4銷售與應(yīng)收款管理的編碼

銷售與應(yīng)收款管理的最主要的編碼是客戶代碼?？蛻舸a是對每一個客戶單位進行編碼。編碼的原則是客戶代碼與客戶單位一一對應(yīng)，即每一客戶單位對應(yīng)唯一的代碼。有了客戶代碼就可以快速、方便的輸入、查詢和修改每一客戶數(shù)據(jù)?？蛻舸a一般采用群碼方式進行編碼，以便根據(jù)用戶管理和提供各種銷售信息的需要進行分類、匯總等處理。例如客戶代碼一般應(yīng)該包括客戶所屬國家、地區(qū)、客戶單位性質(zhì)等部分，以便分地區(qū)、分客戶單位性質(zhì)進行分類統(tǒng)計。客戶代碼設(shè)計時既要考慮方便使用也要具有一定的擴展性，以便為企業(yè)將來的發(fā)展需要留有一定的余地。8.2.4銷售與應(yīng)收款管理的編碼9/30/202434第8章會計信息系統(tǒng)銷售與應(yīng)收款管理使用的另一個基本代碼是庫存產(chǎn)品代碼。由于該代碼是系統(tǒng)的基本代碼，因此庫存產(chǎn)品代碼一般在平臺基礎(chǔ)編碼的存貨檔案中設(shè)置，銷售與應(yīng)收款管理需要使用產(chǎn)品代碼時從存貨檔案中調(diào)用以便保證代碼的一致性。8.2.5銷售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202435第8章會計信息系統(tǒng)8.2.5銷售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)銷售與應(yīng)收款管理的一般設(shè)置：系統(tǒng)初始設(shè)置、銷售業(yè)務(wù)處理、查詢、統(tǒng)計報表輸出和轉(zhuǎn)賬處理，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖8-3所示。但需要注意的是在銷售管理系統(tǒng)中一般都設(shè)有歷史數(shù)據(jù)卸出功能。該功能用來清除已完成并結(jié)清的銷售業(yè)務(wù)，目的是減少硬盤的數(shù)據(jù)存儲量。在使用該功能前，為了保存歷史記錄將要清除的數(shù)據(jù)應(yīng)作備份。設(shè)計較完善的系統(tǒng)在使用此功能時系統(tǒng)會給用戶以提示或強制用戶備份。該功能通常設(shè)置在系統(tǒng)管理的賬套庫菜單下。8.2.5銷售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202436第8章會計信息系統(tǒng)1．系統(tǒng)初始設(shè)置

銷售與應(yīng)收款管理初始設(shè)置的主要作用是建立客戶資料和設(shè)置與銷售業(yè)務(wù)有關(guān)的公共碼表。這些公共碼表有些如：銷售部門、銷售人員等除了可以方便、快速的輸入外，更主要的作用是進行各種數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計的分類依據(jù)。另一類碼表是為了業(yè)務(wù)處理使用如：稅率、銷售方式、結(jié)算方式和付款條件。2．銷售業(yè)務(wù)處理銷售業(yè)務(wù)處理主要是銷售訂單、銷售發(fā)票的錄入和貨款結(jié)算及退貨處理。根據(jù)銷售方式的不同，用戶可以從錄入銷售定單開始也可以從錄入銷售發(fā)票或收款單開始銷售業(yè)務(wù)。一般來說為了方便用戶使用、保持數(shù)據(jù)一致性，銷售定單、銷售發(fā)票、收款單應(yīng)該可以互相生成。8.2.5銷售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202437第8章會計信息系統(tǒng)3．統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表功能可以輸出用戶需要的各種統(tǒng)計報表。對常規(guī)報表，系統(tǒng)一般設(shè)置模板供用戶使用。由于銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的報表主要供企業(yè)內(nèi)部管理使用，因此對系統(tǒng)內(nèi)置的模板可以進行少量的修改和項目增刪。由于系統(tǒng)不可能在每一個子系統(tǒng)中都設(shè)置完善的報表設(shè)置功能，因此比較理想的處理方式是在系統(tǒng)中設(shè)置標準數(shù)據(jù)輸出功能，該功能可以輸出EXCEL等表處理軟件可以接受的數(shù)據(jù)格式。使用這一功能用戶可以在EXCEL編制自己需要的各種報表并可進行各種數(shù)據(jù)分析。8.2.5銷售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202438第8章會計信息系統(tǒng)4．轉(zhuǎn)賬處理轉(zhuǎn)賬處理功能的基本目的是根據(jù)輸入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成記賬憑證，以便進行有關(guān)的賬務(wù)處理。由于銷售與應(yīng)收的會計核算科目與結(jié)算和交易方式有明確的對應(yīng)關(guān)系，因此記賬憑證設(shè)置一般在結(jié)算方式、交易方式中設(shè)置對應(yīng)科目來完成；記賬憑證生成一般在業(yè)務(wù)確認處理中自動生成并進行確認；在與賬務(wù)系統(tǒng)聯(lián)合運行時，生成的記賬憑證一般是實時傳送到賬務(wù)系統(tǒng)。在系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖中將轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)處理單獨列出，是為了強調(diào)這是系統(tǒng)必不可少的基本功能。理論上記賬憑證的生成與業(yè)務(wù)處理也是兩個相對獨立的功能。當然，為了用戶使用的方便也有一些系統(tǒng)除了在業(yè)務(wù)確認的同時自動生成記賬憑證外還設(shè)置了單獨的記賬憑證設(shè)置功能，以便用戶方便的處理某些難以自動生成記賬憑證的特殊業(yè)務(wù)。8.2.5銷售與應(yīng)收款管理的功能結(jié)構(gòu)9/30/202439第8章會計信息系統(tǒng)5．查詢

所有會計信息系統(tǒng)子系統(tǒng)一般都設(shè)有查詢功能。通常來說凡是輸入和輸出的內(nèi)容都應(yīng)有對應(yīng)的查詢功能。較為理想的查詢功能應(yīng)該可以根據(jù)用戶的查詢條件對記錄進行篩選，而且可以按條件組合進行模糊查詢。

9/30/202440第8章會計信息系統(tǒng)8.3銷售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置9/30/202441第8章會計信息系統(tǒng)8.3銷售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置銷售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置是為用戶在計算機上處理自己企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)準備一個適宜的運行環(huán)境。并在企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理發(fā)生變化時對已有的設(shè)置進行修改以便適應(yīng)企業(yè)的這種變化。系統(tǒng)的初始設(shè)置主要有：8.3.1賬套建立

建賬設(shè)置的作用是為系統(tǒng)建立各種已清空的數(shù)據(jù)庫文件和對系統(tǒng)需要進行的客戶代碼等代碼設(shè)置設(shè)定編碼規(guī)則。因此，初始建賬非常重要，一旦設(shè)置錯誤，將影響系統(tǒng)的日常處理。而且，設(shè)置時要考慮到企業(yè)將來的業(yè)務(wù)發(fā)展。如：初始建賬時，要設(shè)置客戶、存貨等檔案信息，設(shè)置信息在初始建賬中一旦確定并在后續(xù)日常處理中啟用后將無法修改。8.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/30/202442第8章會計信息系統(tǒng)8.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置1．客戶檔案設(shè)置

客戶檔案設(shè)置用來對購貨的客戶建立客戶檔案，以便于對客戶進行管理。在這里最主要的設(shè)置是客戶代碼和客戶單位名稱。除此而外客戶的銀行賬號、電話、郵政編碼等客戶資料也是設(shè)置的內(nèi)容。一般來說客戶代碼一經(jīng)設(shè)置并使用應(yīng)該既不允許刪除也不允許修改，只允許增加新的客戶單位。2．銷售部門和銷售人員檔案設(shè)置銷售部門和銷售人員檔案設(shè)置是對獨立完成銷售業(yè)務(wù)的企業(yè)各部門和個人進行編碼，以便在銷售業(yè)務(wù)中明確責任單位和責任人和統(tǒng)計各銷售部門和銷售人員的銷售業(yè)績。為了保證數(shù)據(jù)的一致性，銷售部門和銷售人員的編碼一旦設(shè)定并被使用應(yīng)該既不允許刪除也不允許修改。除編碼以外的其它內(nèi)容應(yīng)該允許修改。8.3銷售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置9/30/202443第8章會計信息系統(tǒng)3．存貨分類設(shè)置存貨分類用于設(shè)置存貨分類編碼、名稱等。一般來說，工業(yè)企業(yè)的存貨分類可以分為三類：材料、產(chǎn)成品、應(yīng)稅勞務(wù)等；商業(yè)企業(yè)的存貨分類的一般可以分為兩類：商品、應(yīng)稅勞務(wù)。4．計量單位設(shè)置用于設(shè)置對存貨的計量單位組和計量單位信息。未使用的計量單位的類別可隨時修改；已被存貨檔案引用的計量單位所在的計量單位組的類別不能修改。8.3銷售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置9/30/202444第8章會計信息系統(tǒng)5．存貨檔案設(shè)置實現(xiàn)對存貨檔案的設(shè)立和管理，隨同發(fā)貨單一起開具的應(yīng)稅勞務(wù)等也應(yīng)設(shè)置在存貨檔案中。用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印存貨檔案。存貨檔案設(shè)置中還包含增值稅稅率設(shè)置。不同的產(chǎn)品“應(yīng)交增值稅——銷項稅額”的稅率不同，因此需要根據(jù)企業(yè)銷售產(chǎn)品的納稅要求設(shè)置所適應(yīng)的稅率，以便在處理銷售業(yè)務(wù)時選擇對應(yīng)的稅率由系統(tǒng)自動計算對應(yīng)的應(yīng)稅金額。8.3銷售與應(yīng)收款管理的初始設(shè)置9/30/202445第8章會計信息系統(tǒng)6．結(jié)算方式設(shè)置

企業(yè)銷售貨款的結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金、支票、匯兌、銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、托收承付和委托收款等。由于不同的結(jié)算方式管理要求不同，如對支票等需要登記支票號以便加強對支票的管理和進行銀行對賬。對應(yīng)的會計科目也可能不同，因此在設(shè)置每種結(jié)算方式時需要設(shè)置對應(yīng)的會計科目，以便系統(tǒng)自動生成相應(yīng)的記賬憑證9/30/202446第8章會計信息系統(tǒng)7．付款條件設(shè)置

采用賒銷方式進行銷售時為了促使購貨單位及時支付貨款，當滿足一定的付款條件時銷售單位可以給以一定的折扣。為了處理這種業(yè)務(wù)需要進行付款條件的設(shè)置。付款條件主要設(shè)置折扣有效期限、對應(yīng)折扣率和應(yīng)收賬款的到期天數(shù)。如10天以內(nèi)付款則給以20%的折扣。9/30/202447第8章會計信息系統(tǒng)8．銷售類型

用戶在處理銷售業(yè)務(wù)時，可以根據(jù)自身的實際情況自定義銷售類型，用戶在填制發(fā)貨單、銷售出庫單等單據(jù)時，會涉及到銷售類型選擇，以便于按銷售類型對銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。本功能完成對銷售類型的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印銷售類型。

除此之外，銷售與應(yīng)收管理基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置中的倉庫檔案、收發(fā)類別以及產(chǎn)品結(jié)構(gòu)檔案設(shè)置的具體方式與采購與應(yīng)收款管理基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置類似，在此不再贅述。8.3.3銷售管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202448第8章會計信息系統(tǒng)8.3.3銷售管理系統(tǒng)的初始設(shè)置1．期初數(shù)據(jù)錄入為了保證企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的連續(xù)性，在啟用銷售管理系統(tǒng)之初應(yīng)錄入系統(tǒng)啟用之前的各類期初數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)審核后有效，在月末結(jié)賬時記入有關(guān)銷售賬中。期初數(shù)據(jù)只有開賬的第一年可以錄入，開賬后第一個會計月結(jié)賬后不再允許新增、修改或刪除期初數(shù)據(jù)，但可以對期初數(shù)據(jù)審核和棄審。期初數(shù)據(jù)通過各類期初單據(jù)輸入到系統(tǒng)中，需錄入的期初單據(jù)包括：期初發(fā)貨單和期初委托代銷發(fā)貨單。期初發(fā)貨單處理銷售管理系統(tǒng)啟用日之前已經(jīng)發(fā)貨、出庫，但尚未開發(fā)票的業(yè)務(wù)，包括普通銷售、分期收款發(fā)貨單。而期初委托代銷發(fā)貨單用于處理銷售管理系統(tǒng)啟用日之前已經(jīng)發(fā)生但未完全結(jié)算的委托代銷發(fā)貨單。8.3.3銷售管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202449第8章會計信息系統(tǒng)2．系統(tǒng)選項設(shè)置（1）超訂貨量發(fā)貨控制。企業(yè)如允許超訂貨量發(fā)貨可以選擇超訂量發(fā)貨控制選項，此時銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票在參照銷售訂單生單時，發(fā)貨單/發(fā)票的累計發(fā)貨數(shù)量允許超出訂單量。即允許累計發(fā)貨（開票）數(shù)＞訂單數(shù)量，但需要根據(jù)存貨檔案中的發(fā)貨超額上限進行控制，即累計發(fā)貨（開票）數(shù)<=訂單數(shù)量（1+存貨檔案的發(fā)貨超額上限）。（2）超發(fā)貨量開票控制。銷售發(fā)票在參照銷售發(fā)貨單生成時，銷售發(fā)票保存時會檢查發(fā)貨單的累計開票數(shù)和發(fā)貨數(shù)。如果發(fā)貨單的累計開票數(shù)>發(fā)貨數(shù)量，不允許保存。企業(yè)如允許超發(fā)貨量開票可以選擇超發(fā)貨量開票控制選項，此時銷售發(fā)票保存時不再檢查發(fā)貨單的累計開票數(shù)和發(fā)貨數(shù)，允許單據(jù)保存。

8.3.3銷售管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202450第8章會計信息系統(tǒng)（3）最低售價控制。最低售價指存貨銷售時的最低銷售單價。如果企業(yè)需要在銷售系統(tǒng)中進行最低售價控制可設(shè)置最低銷價控制口令，控制銷售價格的上限，限制業(yè)務(wù)員的權(quán)限。此時銷售存貨，如果銷售單價低于此最低售價，系統(tǒng)則要求用戶輸入口令，如果口令輸入正確，方可低于最低售價銷售，否則不能低于最低售價銷售。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202451第8章會計信息系統(tǒng)8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置1．會計科目設(shè)置（1）基本科目設(shè)置。即對會計核算使用的基本科目進行設(shè)置，若用戶未在單據(jù)中指定科目，且控制科目設(shè)置與產(chǎn)品科目設(shè)置中沒有明細科目的設(shè)置，則系統(tǒng)制單依據(jù)制單規(guī)則取基本科目設(shè)置中的科目設(shè)置?；究颇渴侵笐?yīng)收款管理系統(tǒng)憑證制單所需要的會計科目，主要包括：應(yīng)收科目、預收科目、銷售收入科目、稅金科目等。如：核算應(yīng)收款的科目設(shè)置為“應(yīng)收賬款”。注意“應(yīng)收賬款”科目必須是按“客戶”輔助核算的科目。核算項項稅的科目設(shè)置為“應(yīng)交稅費----應(yīng)交增值稅----銷項稅額”。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202452第8章會計信息系統(tǒng)（2）控制科目設(shè)置。進行應(yīng)付科目、預付科目的設(shè)置。如：核算預收款的科目設(shè)置為“預收賬款”?？刂瓶颇靠砂纯蛻舴诸悺⒌貐^(qū)分類、銷售類型、存貨分類進行控制科目的設(shè)置。若單據(jù)上有科目，則制單時取單據(jù)上科目，若無，則系統(tǒng)依據(jù)單據(jù)上的客戶信息在制單時自動帶出控制科目。若控制科目沒有輸入，則系統(tǒng)取基本科目設(shè)置中應(yīng)收、預收科目。（3）產(chǎn)品科目設(shè)置。進行銷售收入科目、應(yīng)交增值稅科目、銷售退回科目的設(shè)置。如：核算存貨采購的科目設(shè)置為“材料采購”。若產(chǎn)品科目沒有輸入，則系統(tǒng)取基本科目設(shè)置中銷售收入、稅金科目。如果按存貨分類進行科目設(shè)置，則可按存貨分類+稅率進行科目的設(shè)置。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202453第8章會計信息系統(tǒng)（4）結(jié)算方式科目設(shè)置：進行結(jié)算方式、幣種、科目的設(shè)置。設(shè)置不同結(jié)算方式對應(yīng)的科目，如：“現(xiàn)金”結(jié)算方式對應(yīng)的科目應(yīng)設(shè)置為“庫存現(xiàn)金”，“支票”結(jié)算方式應(yīng)設(shè)置為“銀行存款”。對于現(xiàn)結(jié)的發(fā)票及收付款單，若單據(jù)上有科目，則制單時取單據(jù)上科目，若無，則系統(tǒng)依據(jù)單據(jù)上的結(jié)算方式查找對應(yīng)的結(jié)算科目，系統(tǒng)制單時自動帶出，若未輸入，則錄入相應(yīng)單據(jù)時需手工輸入憑證科目。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202454第8章會計信息系統(tǒng)2．壞賬準備設(shè)置壞賬初始設(shè)置是指定義應(yīng)收款管理系統(tǒng)內(nèi)計提壞賬準備比率和設(shè)置壞賬準備期初余額的功能，其作用是應(yīng)收款管理系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)收賬款進行計提壞賬準備。企業(yè)應(yīng)于期末針對不包含應(yīng)收票據(jù)的應(yīng)收款項計提壞賬準備，其基本方法是銷售收入百分比法、應(yīng)收賬款余額百分比法、應(yīng)收賬款賬齡百分比法等。計提壞賬準備的方法和計提的有關(guān)參數(shù)設(shè)置在壞賬準備設(shè)置中完成。例如：當在系統(tǒng)參數(shù)中設(shè)置壞賬處理方法為：應(yīng)收賬款余額百分比法時，相關(guān)參數(shù)設(shè)置包括：計提比例、壞賬準備期初余額以及壞賬入賬科目。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202455第8章會計信息系統(tǒng)3．賬齡區(qū)間設(shè)置為了對應(yīng)收賬款進行賬齡分析，首先應(yīng)在此設(shè)置賬齡區(qū)間，主要設(shè)置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。賬齡區(qū)間設(shè)置指用戶定義賬期內(nèi)應(yīng)收賬款或收款時間間隔的功能，設(shè)置賬齡區(qū)間是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時間間隔，進行賬期內(nèi)應(yīng)收賬款或收款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)收款、收款情況。4．逾期賬齡區(qū)間設(shè)置逾期賬齡區(qū)間設(shè)置指用戶定義逾期應(yīng)收賬款或收款時間間隔的功能，設(shè)置逾期賬齡區(qū)間是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時間間隔，進行逾期應(yīng)收賬款或收款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)收款、收款情況。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202456第8章會計信息系統(tǒng)5．系統(tǒng)選項設(shè)置（1）受控科目制單方式。應(yīng)收款管理系統(tǒng)提供兩種制單方式：明細到客戶、明細到單據(jù)的方式。明細到供應(yīng)商：當將一個客戶的多筆業(yè)務(wù)合并生成一張憑證時，如果核算這多筆業(yè)務(wù)的控制科目相同，系統(tǒng)將自動將其合并成一條分錄。這種方式的目的是用戶可以在總賬系統(tǒng)中能夠根據(jù)客戶來查詢其詳細信息。明細到單據(jù)：當用戶將一個客戶的多筆業(yè)務(wù)合并生成一張憑證時，系統(tǒng)會將每一筆業(yè)務(wù)形成一條分錄。這種方式的目的是用戶在總賬系統(tǒng)中也能查看到每個客戶的每筆業(yè)務(wù)的詳細情況。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202457第8章會計信息系統(tǒng)（2）應(yīng)收款核銷方式。核銷即收款沖銷應(yīng)收款的操作，應(yīng)收款管理系統(tǒng)提供兩種應(yīng)收款的沖銷方式，即按單據(jù)、按存貨（產(chǎn)品）兩種方式。按單據(jù)核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)全部列出，由用戶選擇要結(jié)算的單據(jù)，根據(jù)用戶所選擇的單據(jù)進行核銷。按存貨核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)按存貨列出，由用戶選擇要結(jié)算的存貨，根據(jù)用戶所選擇的存貨進行核銷。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202458第8章會計信息系統(tǒng)5．期初余額錄入用戶需要將正式啟用賬套前的所有應(yīng)收業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，作為期初建賬的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可對其進行管理，這樣既保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性；又保證了數(shù)據(jù)的完整性。當初次使用應(yīng)收款管理系統(tǒng)時，要將上期未處理完全的單據(jù)都錄入到應(yīng)收款管理系統(tǒng)，以便于以后的處理。當進入第二年度處理時，系統(tǒng)自動將上年度未處理完全的單據(jù)轉(zhuǎn)成為下一年度的期初余額。在下一年度的第一個會計期間里，可進行期初余額的調(diào)整。期初數(shù)據(jù)通過各類期初單據(jù)輸入到系統(tǒng)中，需錄入的期初單據(jù)包括：期初銷售發(fā)票、期初應(yīng)收單、期初預收單和期初票據(jù)。8.3.4應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置9/30/202459第8章會計信息系統(tǒng)期初銷售發(fā)票是指還未核銷的應(yīng)收賬款，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中以發(fā)票的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初應(yīng)收單是指還未結(jié)算的其他應(yīng)收單，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中以應(yīng)收單的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初預收單是指提前收取的客戶款項，在系統(tǒng)中以收款單的形式列示。期初票據(jù)是指還未結(jié)算的票據(jù)。8.4銷售與應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理9/30/202460第8章會計信息系統(tǒng)8.4銷售與應(yīng)收款管理日常業(yè)務(wù)處理銷售管理系統(tǒng)提供的日常業(yè)務(wù)處理內(nèi)容主要包括：銷售報價、銷售訂貨、銷售發(fā)貨、銷售出庫以及銷售開票。應(yīng)收款管理系統(tǒng)提供的日常業(yè)務(wù)處理內(nèi)容主要包括：提供應(yīng)收單據(jù)處理、收款單據(jù)處理、核銷處理、壞賬處理、轉(zhuǎn)賬處理以及制單處理。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202461第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理1.銷售管理系統(tǒng)的輸入銷售管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類：一類是初始設(shè)置數(shù)據(jù)的輸入，如：結(jié)算方式、交易方式、付款方式和稅率等設(shè)置。一類是從其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，如從庫存管理和存貨核算系統(tǒng)中調(diào)取產(chǎn)品存量和實際成本等。還有一類是日常業(yè)務(wù)處理的原始數(shù)據(jù)。前兩類數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中主要是為了形成數(shù)據(jù)辭典，以便方便的輸入銷售發(fā)票、銷售定單等銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。第一類數(shù)據(jù)在初始設(shè)置中已做了詳細的說明。第二類數(shù)據(jù)是在與存貨管理子系統(tǒng)聯(lián)合運行時由系統(tǒng)自動調(diào)入。在這里僅對銷售業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)的輸入進行說明。銷售管理系統(tǒng)的日常數(shù)據(jù)輸入主要是銷售報價單、銷售訂單、發(fā)貨單、出庫單、銷售發(fā)票和退貨單的輸入。（1）報價單的輸入銷售報價單是企業(yè)用于向客戶提供貨品、規(guī)格、價格、結(jié)算方式等信息的單據(jù)。銷售雙方達成協(xié)議后，銷售報價單轉(zhuǎn)為有效力的銷售訂單。企業(yè)可以針對不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同的報價、扣率。銷售報價單是可選單據(jù)，用戶可根據(jù)業(yè)務(wù)的實際需要選擇是否輸入銷售報價單。銷售報價單的輸入界面如圖8-4所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202462第8章會計信息系統(tǒng)（1）報價單的輸入銷售報價單是企業(yè)用于向客戶提供貨品、規(guī)格、價格、結(jié)算方式等信息的單據(jù)。銷售雙方達成協(xié)議后，銷售報價單轉(zhuǎn)為有效力的銷售訂單。企業(yè)可以針對不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同的報價、扣率。銷售報價單是可選單據(jù)，用戶可根據(jù)業(yè)務(wù)的實際需要選擇是否輸入銷售報價單。銷售報價單的輸入界面如圖8-4所示。

9/30/202463第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202464第8章會計信息系統(tǒng)2）銷售訂單的輸入

對于需要組織生產(chǎn)或批量較大的銷售業(yè)務(wù)，一般是從簽訂銷售合同輸入銷售訂單開始的。銷售訂單對應(yīng)于企業(yè)的銷售合同中訂貨明細部分的數(shù)據(jù)內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)包括：訂貨日期、訂單號、收款條件、銷售部門、業(yè)務(wù)員、客戶名稱、貨品名稱、數(shù)量、單位、單價和稅率等。但由于銷售訂單中沒有關(guān)于合同中付款內(nèi)容的描述，故而銷售訂單不能完全代替銷售合同。在輸入銷售訂單過程中凡是可以使用系統(tǒng)提供的菜單選擇輸入功能的項目都應(yīng)該使用選擇輸入，以減少輸入錯誤。銷售訂單輸入后需要進行確認，只有經(jīng)過審核確認的銷售訂單才可以據(jù)以由系統(tǒng)自動生成相應(yīng)的銷售發(fā)票。在實際銷售業(yè)務(wù)處理中，企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)的實際需要選擇是否輸入銷售訂單。銷售訂單輸入的輸入界面如圖8-5所示。

9/30/202465第8章會計信息系統(tǒng)

9/30/202466第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202467第8章會計信息系統(tǒng)（3）發(fā)貨單的輸入發(fā)貨單一般由系統(tǒng)根據(jù)銷售訂單自動生成。但是，在特殊情況下如小額的現(xiàn)貨交易等也允許在沒有銷售訂單的情況下由有關(guān)業(yè)務(wù)人員手工輸入。發(fā)貨單是銷售方給客戶發(fā)貨的憑據(jù)，也可作為倉庫出貨的依據(jù)。無論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，發(fā)貨單都是銷售管理系統(tǒng)的核心單據(jù)。發(fā)貨單除了銷售訂單所有的基本內(nèi)容外，一般還應(yīng)有發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、貨物所在倉庫、發(fā)往地址、發(fā)運方式等與貨物管理有關(guān)的基本內(nèi)容。發(fā)貨單輸入界面如圖8-6所示。

9/30/202468第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202469第8章會計信息系統(tǒng)（4）銷售出庫單的輸入銷售出庫單是銷售出庫業(yè)務(wù)的主要憑據(jù)，在庫存管理系統(tǒng)中用于存貨出庫數(shù)量核算，在存貨核算系統(tǒng)中用于存貨出庫成本核算。銷售出庫單通常不需要用戶手工輸入，一般由系統(tǒng)自動生成或參照相關(guān)銷售單據(jù)生成，用戶僅需對銷售出庫單上某些項目的數(shù)據(jù)進行修改即可。企業(yè)可選擇是否在銷售管理系統(tǒng)中生成出庫單，若不由銷售管理系統(tǒng)生成銷售出庫單，則銷售出庫單在庫存管理系統(tǒng)中根據(jù)銷售發(fā)貨單生成。銷售出庫單輸入界面如圖8-7所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202470第8章會計信息系統(tǒng)銷售出庫單按進出倉庫方向分為：藍字銷售出庫單、紅字銷售出庫單；按業(yè)務(wù)類型分為：普通銷售出庫單、委托代銷出庫單、分期收款出庫單。藍字出庫單是銷售出庫單的正向單據(jù)。藍字出庫單中存貨的金額必須大于等于零。紅字出庫單是銷售出庫單的逆向單據(jù)。紅字出庫單中存貨的金額必須小于等于零。在銷售業(yè)務(wù)活動中，如果發(fā)現(xiàn)已出庫的貨物因質(zhì)量等因素要求退貨，則對普通銷售業(yè)務(wù)進行退貨單處理并填制紅色出庫單。如果發(fā)現(xiàn)已審核的出庫單數(shù)據(jù)有錯誤（多填數(shù)量等），可以原數(shù)沖回，即將原錯誤的出庫單，以相等的負數(shù)量填制紅字出庫單，沖抵原出庫單數(shù)據(jù)。銷售管理系統(tǒng)啟用時，用戶可以輸入期初紅字出庫單。

9/30/202471第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202472第8章會計信息系統(tǒng)（5）銷售發(fā)票的輸入銷售發(fā)票是供售出單位內(nèi)部確認銷售實現(xiàn)的依據(jù)，應(yīng)收款管理系統(tǒng)將依據(jù)銷售發(fā)票的記錄生成記賬憑證和銷售有關(guān)的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)。因此銷售發(fā)票上除了銷售訂單的內(nèi)容外還需要輸入：開票日期、發(fā)票號、客戶名稱、地址、開戶行、銀行賬號等，銷售發(fā)票的輸入界面如圖8-8所示。銷售發(fā)票是會計核算的依據(jù)，銷售產(chǎn)品的價格與金額由銷售發(fā)票決定，當然，與客戶結(jié)算的金額也由它來決定。銷售發(fā)票可由銷售訂單或銷售發(fā)貨單生成。銷售發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為：藍字發(fā)票、紅字發(fā)票。銷售發(fā)票按發(fā)票類型分為：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。銷售普通發(fā)票可以針對未錄入稅號的客戶開具，而銷售專用發(fā)票不能針對未錄入稅號的客戶開具。

9/30/202473第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202474第8章會計信息系統(tǒng)需要注意的是這里所說的銷售發(fā)票與銷售過程開給客戶的發(fā)票是不同的兩種憑證。雖然從技術(shù)上來說依據(jù)銷售發(fā)票由計算機打印提供給用戶的發(fā)票完全沒有問題，但由于發(fā)票管理的原因，目前制度規(guī)定不允許使用普通計算機打印的發(fā)票，因此開給客戶的發(fā)票只能使用稅務(wù)機關(guān)提供的專用稅控系統(tǒng)軟件打印發(fā)票。實際上，在與稅務(wù)機關(guān)聯(lián)網(wǎng)的條件下，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)向稅務(wù)機關(guān)提出打印發(fā)票的請求，稅務(wù)機關(guān)記錄銷售金額后傳送給企業(yè)發(fā)票號，企業(yè)使用得到的發(fā)票號打印發(fā)票。使用這樣的打印增值稅專用發(fā)票，稅務(wù)機關(guān)可以記錄每一張發(fā)票的使用情況，其管理的嚴格程度將比目前的方式要高的多。這種方式應(yīng)該是今后增值稅發(fā)票管理的一個可行的發(fā)展方向。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202475第8章會計信息系統(tǒng)（6）退貨單的輸入退貨單是確認退貨發(fā)生的單據(jù)。為了保證退貨單數(shù)據(jù)與原銷售發(fā)票的數(shù)據(jù)一致，輸入退貨單時首先輸入原銷售發(fā)票號，由銷售管理系統(tǒng)自動將原銷售發(fā)票的客戶、貨品名稱、單位、單價、稅率等數(shù)據(jù)自動復制到退貨單中，用戶只需要輸入退貨數(shù)量即可。

9/30/202476第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202477第8章會計信息系統(tǒng)2.銷售管理系統(tǒng)的處理此處講述的銷售管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，主要從用戶使用的角度考慮的，主要包括：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理、銷售發(fā)貨及銷售開票處理、銷售出庫處理、銷售退貨處理、現(xiàn)收業(yè)務(wù)處理、代墊費用處理和常見銷售業(yè)務(wù)類型處理。（1）銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理從日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入可以看出，銷售管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入項目較多、輸入的的工作量較大，因此輸入出現(xiàn)錯誤的可能性也大。為了保證數(shù)據(jù)輸入的正確和可靠，盡量減少輸入的工作量，在系統(tǒng)的輸入設(shè)計中采用了一些針對性措施。了解設(shè)計中的這些處理特點對于正確、靈活的使用銷售管理系統(tǒng)處理企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)具有重要意義。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202478第8章會計信息系統(tǒng)用戶界面盡量與手工單據(jù)格式一致，減少因使用習慣差異帶來的錯誤。這種設(shè)計對于初次使用計算機系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)處理的用戶具有重要意義。但是需要注意的是，這種格式的一致是有限的，在格式一致的現(xiàn)象下用戶界面中還包含計算機重要的使用特點。這就是在憑證輸入時為了避免誤操作，每張憑證輸入完畢需要做存盤操作；輸入下一張憑證前需要做增加操作；增加一條記錄需要做插入操作等。為了用戶使用方便，系統(tǒng)在多數(shù)用戶界面都提供常用增加、插入、刪除等操作的快捷鍵，熟悉這些快捷鍵的標志和使用方法是熟練使用系統(tǒng)的基礎(chǔ)。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202479第8章會計信息系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)的憑證可以由系統(tǒng)自動互相生成。在銷售管理系統(tǒng)中銷售訂單、銷售發(fā)票、發(fā)貨單和收款單是互相關(guān)聯(lián)的一組憑證。為了保證數(shù)據(jù)的一致性，一般采用根據(jù)銷售訂單自動生成發(fā)貨單、銷售發(fā)票，根據(jù)銷售發(fā)票自動生成收款單。這種相互自動生成，主要目的是防止重復輸入可能發(fā)生的錯誤。凡是在初始設(shè)置中進行過設(shè)置的項目如：產(chǎn)品名稱、客戶單位、銷售方式、結(jié)算方式、稅率、價格政策等項目，在輸入的用戶界面對應(yīng)項目中設(shè)置操作鍵，用以調(diào)出設(shè)置內(nèi)容供用戶選擇輸入。從而減少輸入工作量，保證輸入的正確。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202480第8章會計信息系統(tǒng)對通過輸入的原始數(shù)據(jù)計算生成的數(shù)據(jù)，如總金額、應(yīng)稅金額等采用計算機自動計算并填入對應(yīng)項目，供用戶進行檢驗。作為正式記錄存入系統(tǒng)的憑證應(yīng)該經(jīng)過確認。銷售數(shù)據(jù)直接與企業(yè)的錢和物有關(guān)，為了保證業(yè)務(wù)的真實和數(shù)據(jù)的正確，只有經(jīng)過確認的銷售訂單才能夠自動生成銷售發(fā)票，同樣只有經(jīng)過確認的銷售發(fā)票才能自動生成收款單。數(shù)據(jù)輸入與確認的分離和操作權(quán)限的設(shè)置，在銷售管理系統(tǒng)中構(gòu)成了基本的控制體系。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202481第8章會計信息系統(tǒng)2）銷售發(fā)貨及銷售開票處理銷售發(fā)貨是企業(yè)執(zhí)行與客戶簽訂的銷售合同或銷售訂單，將貨物發(fā)往客戶的行為，是銷售業(yè)務(wù)的執(zhí)行階段。當客戶訂單交期來臨時，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)訂單進行發(fā)貨。銷售開票是指在銷售過程中企業(yè)給客戶開具銷售發(fā)票及其所附清單的過程，它是銷售收入確定、銷售成本計算、應(yīng)交銷售稅金確認和應(yīng)收賬款確認的依據(jù)，是銷售業(yè)務(wù)的必要環(huán)節(jié)。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202482第8章會計信息系統(tǒng)企業(yè)通常根據(jù)銷售訂單發(fā)貨，但銷售管理系統(tǒng)也提供直接發(fā)貨的功能，即無需事先錄入銷售訂單可以直接輸入發(fā)貨單將產(chǎn)品發(fā)給客戶。由于銷售出庫單需根據(jù)銷售發(fā)貨單生成，因此在銷售業(yè)務(wù)處理流程中，銷售發(fā)貨處理是必需的。按照發(fā)貨和開票的時間先后，可以將銷售發(fā)貨業(yè)務(wù)劃分為：先發(fā)貨后開票模式和開票直接發(fā)貨模式。先發(fā)貨后開票模式在先發(fā)貨后開票模式下，發(fā)貨單由銷售部門根據(jù)銷售訂單填制或手工輸入；發(fā)貨單審核后，可以生成銷售發(fā)票、銷售出庫單。先發(fā)貨后開票模式業(yè)務(wù)處理流程如圖8-10所示。

9/30/202483第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202484第8章會計信息系統(tǒng)開票直接發(fā)貨模式在開票直接發(fā)貨模式下，發(fā)貨單由銷售發(fā)票自動生成，發(fā)貨單只作瀏覽，不能進行修改、刪除、棄審等操作，但可以關(guān)閉、打開；銷售出庫單根據(jù)自動生成的發(fā)貨單生成。開票直接發(fā)貨模式業(yè)務(wù)處理流程如圖8-11所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202485圖8-11開票直接發(fā)貨流程圖8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202486第8章會計信息系統(tǒng)在這一處理過程中，銷售發(fā)票既可以直接填制，也可以根據(jù)銷售訂單或銷售發(fā)貨單生成。根據(jù)發(fā)貨單開票時，多張發(fā)貨單可以匯總開票，一張發(fā)貨單也可拆單生成多張銷售發(fā)票。（3）銷售出庫處理銷售出庫是銷售業(yè)務(wù)處理的必要環(huán)節(jié)，在庫存管理系統(tǒng)中用于存貨出庫數(shù)量核算，在存貨核算系統(tǒng)中用于存貨出庫成本核算。。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202487第8章會計信息系統(tǒng)根據(jù)參數(shù)設(shè)置的不同，銷售出庫單可在銷售系統(tǒng)中生成；也可以在庫存管理系統(tǒng)中生成。企業(yè)若選擇在銷售管理系統(tǒng)中生成出庫單，則由銷售管理系統(tǒng)在發(fā)貨單、銷售發(fā)票、零售日報、銷售調(diào)撥單審核/復核完成之后自動生成銷售出庫單并傳到庫存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)。此時，庫存管理系統(tǒng)不可修改出庫數(shù)量，即一次發(fā)貨一次全部出庫。若不選擇則銷售出庫單由庫存管理系統(tǒng)根據(jù)銷售發(fā)貨單生成。此時，在庫存管理系統(tǒng)中可以修改本次出庫數(shù)量，即一次發(fā)貨多次出庫8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202488第8章會計信息系統(tǒng)（4）銷售退貨處理在實務(wù)中，因貨物質(zhì)量、品種、數(shù)量等不符合要求的原因，客戶可能將已購貨物退回給本單位。銷售退貨處理與正常銷售的流程基本一致。具體來說，銷售退貨可分為3種情況：開票前全部退貨、開票前部分退貨以及開票后退貨。開票前全部退貨。若需要退貨的貨物并未出庫，則僅需刪除發(fā)貨單即可；而若貨物已出庫，則需要填制銷售退貨單和一張全額數(shù)量的紅字銷售出庫單。開票前全部退貨主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-12所示（以貨物已出庫情況為例）。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202489圖8-12開票前全部退貨業(yè)務(wù)處理流程圖8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202490第8章會計信息系統(tǒng)開票前部分退貨。此時發(fā)生銷售退貨業(yè)務(wù)根據(jù)貨物是否出庫業(yè)務(wù)處理流程也有所區(qū)別。貨物未出庫發(fā)生開票前部分退貨，則僅需修改發(fā)貨單數(shù)額，根據(jù)新發(fā)貨單開具發(fā)票并生成出庫單即可。而當貨物已出庫發(fā)生開票前部分退貨，則應(yīng)以退貨數(shù)額填制退貨單生成一張對應(yīng)的紅字銷售出庫單。同時，根據(jù)發(fā)貨單和退貨單生成銷售發(fā)票，銷售發(fā)票上的結(jié)果是發(fā)貨單與退貨單的金額差。開票前部分退貨主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-13所示（以貨物已出庫情況為例）。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202491第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202492第8章會計信息系統(tǒng)開票后退貨。在開出銷售發(fā)票后發(fā)生退貨，不論是發(fā)生部分退貨還是全部退貨，處理流程一致。開票后退貨的具體處理方法有兩種。一種處理方法是先退貨后開票。由于此時貨物已經(jīng)全部出庫，故需要填一張退貨單，再填制一張紅字銷售發(fā)票；然后，根據(jù)退貨單生成紅字出庫單并在存貨核算系統(tǒng)記賬并在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中將紅字銷售發(fā)票記賬，其主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-14所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202493第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202494第8章會計信息系統(tǒng)另一種處理方法是開票直接退貨。這種方法與第一種的區(qū)別是先填制紅字銷售發(fā)票，發(fā)票復核通過后自動生成退貨單，其余處理方法完全一致，其主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-15所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202495第8章會計信息系統(tǒng)

（5）現(xiàn)收業(yè)務(wù)處理現(xiàn)收是在貨款兩訖的情況下，在銷售結(jié)算的同時向客戶收取貨款。在銷售發(fā)票、銷售調(diào)撥單、零售日報等收到貨款后可以隨時對其單據(jù)進行現(xiàn)結(jié)處理，現(xiàn)結(jié)操作必須在單據(jù)復核操作之前。一張銷售單據(jù)可以全額現(xiàn)收，也可以部分現(xiàn)收?，F(xiàn)收業(yè)務(wù)處理主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-16所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202496第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202497第8章會計信息系統(tǒng)（6）代墊費用代墊費用是指在銷售業(yè)務(wù)中，隨貨物銷售所發(fā)生的如運雜費、保險費等暫時代墊費用，將來需向?qū)Ψ絾挝皇杖〉馁M用項目。代墊費用實際上形成了用戶對客戶的應(yīng)收款，代墊費用的收款核銷由應(yīng)收款管理系統(tǒng)來處理，在銷售系統(tǒng)僅對代墊費用的發(fā)生情況進行登記。代墊費用處理主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-17所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202498第8章會計信息系統(tǒng)（7）零售業(yè)務(wù)處理零售業(yè)務(wù)是處理商業(yè)企業(yè)將商品銷售給零售客戶的銷售業(yè)務(wù)。如果用戶有零售業(yè)務(wù)，相應(yīng)的銷售票據(jù)是按日匯總數(shù)據(jù)，然后通過零售日報進行處理。這種業(yè)務(wù)常見于商場、超市及企業(yè)的各零售店。零售日報不是原始的銷售單據(jù)，是零售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的日匯總。零售業(yè)務(wù)處理主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-18所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/202499第8章會計信息系統(tǒng)（8）常見銷售業(yè)務(wù)類型處理普通銷售業(yè)務(wù)普通銷售業(yè)務(wù)模式支持正常的銷售業(yè)務(wù)，適用于大多數(shù)企業(yè)的日常銷售業(yè)務(wù)。用戶可以根據(jù)企業(yè)的實際業(yè)務(wù)應(yīng)用，結(jié)合本系統(tǒng)對銷售流程進行可選配置。普通銷售業(yè)務(wù)根據(jù)“發(fā)貨－開票”的實際業(yè)務(wù)流程不同，可以分為兩種業(yè)務(wù)模式:先發(fā)貨后開票模式和開票直接發(fā)貨模式。系統(tǒng)在處理兩種業(yè)務(wù)模式的流程不同，但允許兩種流程并存。系統(tǒng)判斷兩種流程的本質(zhì)區(qū)別是先錄入發(fā)貨單還是先錄入發(fā)票。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024100第8章會計信息系統(tǒng)先發(fā)貨后開票模式，即先錄入發(fā)貨單。在這種模式下，銷售管理系統(tǒng)根據(jù)銷售訂單生成發(fā)貨單，再根據(jù)發(fā)貨單在銷售管理系統(tǒng)中生成發(fā)票并在庫存管理系統(tǒng)中生成出庫單，進而結(jié)轉(zhuǎn)成本和收入。該模式主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-19所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024101第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024102第8章會計信息系統(tǒng)開票直接發(fā)貨模式，即先錄入發(fā)票。在這種模式下，銷售管理系統(tǒng)根據(jù)銷售訂單生成發(fā)票，發(fā)票復核時在銷售管理系統(tǒng)中自動生成發(fā)貨單并在庫存管理系統(tǒng)中生成出庫單。進而結(jié)轉(zhuǎn)成本和收入。該模式主要業(yè)務(wù)處理流程如圖8-20所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024103第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024104第8章會計信息系統(tǒng)委托代銷業(yè)務(wù)委托代銷業(yè)務(wù)是指企業(yè)將商品委托他人進行銷售但商品所有權(quán)仍歸本企業(yè)的銷售方式。委托代銷商品銷售后，受托方與企業(yè)進行結(jié)算，并開具正式的銷售發(fā)票，形成銷售收入，商品所有權(quán)轉(zhuǎn)移。故而依據(jù)實際業(yè)務(wù)處理流程，委托代銷業(yè)務(wù)只能先發(fā)貨后開票。委托代銷業(yè)務(wù)處理流程如圖8-21所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024105圖8-21委托代銷業(yè)務(wù)處理流程圖8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024106第8章會計信息系統(tǒng)分期收款業(yè)務(wù)分期收款業(yè)務(wù)發(fā)出商品業(yè)務(wù)與委托代銷業(yè)務(wù)類似，兩類業(yè)務(wù)均是提前將貨物發(fā)給客戶，分期收回貨款。所不同的是分期收款銷售是一次發(fā)貨，當時不確認收入；后續(xù)分次確認收入，在確認收入的同時配比性地轉(zhuǎn)成本。分期收款業(yè)務(wù)也是只能先發(fā)貨后開票。分期收款業(yè)務(wù)處理流程如圖8-22所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024107圖8-22分期收款業(yè)務(wù)處理流程圖8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024108第8章會計信息系統(tǒng)直運業(yè)務(wù)直運業(yè)務(wù)是指產(chǎn)品無須入庫即可完成的購銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶，沒有實務(wù)的入庫處理，財務(wù)結(jié)算由供銷雙方通過直運銷售發(fā)票和直運采購發(fā)票分別與企業(yè)結(jié)算。直運業(yè)務(wù)適用于大型電器、汽車和設(shè)備等產(chǎn)品的購銷。直運銷售涉及的存貨應(yīng)具有“內(nèi)銷”、“外購”屬性。同時需要注意的是直運業(yè)務(wù)在訂單非必有模式下，可分為兩種情況：直運業(yè)務(wù)有銷售訂單，則必須由銷售和采購訂單生成銷售和采購發(fā)票；沒有銷售訂單，直運采購發(fā)票和直運銷售發(fā)票可互相參照。直運業(yè)務(wù)處理流程如圖8-23所示。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024109第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024110第8章會計信息系統(tǒng)8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024111第8章會計信息系統(tǒng)3．銷售管理系統(tǒng)的輸出銷售管理系統(tǒng)的輸出主要是各種有關(guān)統(tǒng)計、分析報表。統(tǒng)計分析報表按其作用和格式可以分成兩類：一類是各單位常規(guī)管理所需要的各種報表，如：發(fā)票日報、銷售統(tǒng)計表、發(fā)貨統(tǒng)計表、銷售收入明細表和銷售增長分析表等。這些報表作用明確、格式也相對固定。因此一般由系統(tǒng)提供相應(yīng)模板由用戶根據(jù)需要控制生成。8.4.1銷售管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024112第8章會計信息系統(tǒng)還有一類是企業(yè)銷售管理所需要的各種報表，這些報表由于不同企業(yè)有不同的管理要求因此也就有各種不同的格式要求。這些報表是企業(yè)管理的重要依據(jù)，但又是手工方式很難及時、準確提供的。在計算機條件下系統(tǒng)完全可以方便的提供這些信息，例如：分部門、按銷售人員或按商品種類分類的客戶費用、部門費用、業(yè)務(wù)員費用統(tǒng)計等。這類統(tǒng)計分析報表生成報表時需按用戶需要確定篩選條件。這類報表也可在系統(tǒng)中根據(jù)用戶的一般需要設(shè)置模板并給用戶一定的自定義字段以方便用戶使用。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024113第8章會計信息系統(tǒng)8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理1．應(yīng)收款管理系統(tǒng)的輸入應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入主要包括：應(yīng)收單據(jù)與收款單的輸入。（1）應(yīng)收單據(jù)的輸入在系統(tǒng)中填制銷售發(fā)票、應(yīng)收單，統(tǒng)稱為應(yīng)收單據(jù)。銷售發(fā)票前已述及，不再贅述。這里我們僅對應(yīng)收單進行介紹。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024114第8章會計信息系統(tǒng)應(yīng)收單用于記錄銷售業(yè)務(wù)之外的應(yīng)收款情況，應(yīng)收單的方向包括正向和負向。若啟用銷售管理系統(tǒng)則銷售發(fā)票在銷售管理系統(tǒng)錄入而不在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中錄入并傳遞給應(yīng)收款管理系統(tǒng)，僅在應(yīng)收款管理系統(tǒng)進行審核。若未啟用銷售管理系統(tǒng)，則應(yīng)在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中錄入銷售業(yè)務(wù)中的各類發(fā)票，以及銷售業(yè)務(wù)之外的應(yīng)收單。應(yīng)收單的輸入界面如圖8-24所示。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024115第8章會計信息系統(tǒng)8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024116第8章會計信息系統(tǒng)（2）收款單的輸入收款單可用于現(xiàn)款結(jié)算、核銷應(yīng)收賬款、收回商業(yè)匯票款或者形成預收賬款。收款單要求輸入的基本數(shù)據(jù)有：客戶代碼、結(jié)算方式（如：現(xiàn)金、支票、匯票等）、經(jīng)手人代碼、金額、結(jié)算科目、銀行賬號、幣種等。收款單的輸入界面如圖7-25所示。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024117第8章會計信息系統(tǒng)8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024118第8章會計信息系統(tǒng)2．應(yīng)收款管理系統(tǒng)的處理應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理主要包括：單據(jù)處理、核銷處理、轉(zhuǎn)賬處理、壞賬處理和制單處理四部分。（1）應(yīng)收賬款單據(jù)處理應(yīng)收款管理系統(tǒng)的單據(jù)處理包括：應(yīng)收單據(jù)處理和收款單據(jù)處理兩類。應(yīng)收單據(jù)處理應(yīng)收單據(jù)處理即把應(yīng)收單據(jù)進行記賬，并在單據(jù)上填上審核日期、審核人的過程。已審核的應(yīng)收單據(jù)不允許修改及刪除。在銷售系統(tǒng)中增加的發(fā)票也在應(yīng)收系統(tǒng)中審核入賬。

8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024119第8章會計信息系統(tǒng)收款單據(jù)處理收款單據(jù)處理即收款申請的審核，即在單據(jù)上填上審核日期、審核人的過程。已審核的收款單據(jù)不允許修改及刪除。收款單據(jù)處理有三個含義，其一確認收款，其二是對單據(jù)輸入的正確與否進行審查，第三記入應(yīng)收明細賬。（2）應(yīng)收賬款核銷處理

應(yīng)收賬款的核銷就是指確定收款單與原始的采購發(fā)票、應(yīng)收單之間的對應(yīng)關(guān)系的操作。即您需要指明每一次收款是付的哪幾筆銷售業(yè)務(wù)的款項。明確核銷關(guān)系后，您可以進行精確的賬齡分析，更好得管理您的應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款的核銷有按單據(jù)核銷與按存貨（產(chǎn)品）核銷兩種方式。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024120第8章會計信息系統(tǒng)按單據(jù)核銷表示系統(tǒng)將按單據(jù)進行結(jié)算。這種方法下用戶需要將收款單與應(yīng)收單進行相關(guān)聯(lián)，從中您可以查詢每一筆應(yīng)收單的結(jié)款情況，以及每一筆收款單的結(jié)算情況。按存貨（產(chǎn)品）核銷表示系統(tǒng)將按存貨（產(chǎn)品）進行結(jié)算。這種方法下用戶需要將收款單與應(yīng)收單中的產(chǎn)品進行一一對應(yīng)，從中您可以查詢每一品種的應(yīng)收情況、收款情況，以及每一筆收款單的結(jié)算情況。（3）應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)賬處理在日常處理中，經(jīng)常會發(fā)生以下幾種轉(zhuǎn)賬處理的情況。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024121第8章會計信息系統(tǒng)應(yīng)收沖應(yīng)收指將客戶、部門、業(yè)務(wù)員、項目和合同的應(yīng)收款轉(zhuǎn)到另一個中去。通過應(yīng)收沖應(yīng)收功能將應(yīng)收賬款在客戶、部門、業(yè)務(wù)員、項目和合同之間進行轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收款業(yè)務(wù)在不同客戶、部門、業(yè)務(wù)員、項目和合同間入錯戶或合并戶問題。應(yīng)收沖應(yīng)付指用某客戶的應(yīng)收賬款，沖抵某供應(yīng)商的應(yīng)付款項。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024122第8章會計信息系統(tǒng)預收沖應(yīng)收企業(yè)將應(yīng)收客戶款項與已收客戶款項進行對沖，填制轉(zhuǎn)賬憑證，同時減少應(yīng)收賬款和預收賬款賬面余額。紅票對沖用某客戶的紅字發(fā)票與其藍字發(fā)票進行沖抵。（4）應(yīng)收賬款壞賬處理應(yīng)收賬款壞賬處理包括計提壞賬準備、發(fā)生壞賬和壞賬收回等內(nèi)容。8.4.2應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/30/2024123第8章會計信息系統(tǒng)計提壞賬準備系統(tǒng)提供的計提壞賬的方法主要有銷售收入百分比法、應(yīng)收賬款余額百分比法和賬齡分析法。不管采用什么方法計提壞賬，初次計提時，如果沒有進行預先的設(shè)置，首先應(yīng)在初始設(shè)置中進行設(shè)置。應(yīng)收賬款的余額默認為本會計年度最后一天所有未結(jié)算完的發(fā)票和應(yīng)收單余額之和減去預收款數(shù)額。外幣賬戶用其本位幣余額，可以根據(jù)實際情況進行修改