1第一章-會前組織工作

會議組織與服務(wù)1第一章會前組織工作第一章會前組織工作第一節(jié)會議方案的制定第二節(jié)會議通知的制發(fā)第三節(jié)會前材料的準(zhǔn)備第四節(jié)會場準(zhǔn)備工作第五節(jié)會前財務(wù)準(zhǔn)備1第一章會前組織工作本章學(xué)習(xí)目標(biāo)◆了解會前組織工作的主要內(nèi)容◆能夠擬寫會議方案和會議通知◆能夠根據(jù)會議需求準(zhǔn)備會議文件和物品◆能夠布置會場、安排會場座次◆能夠擬訂會議費用預(yù)算并籌措經(jīng)費1第一章會前組織工作第一節(jié)

會議方案的制定1第一章會前組織工作林爽在畢業(yè)后到了一家物業(yè)公司從事秘書工作。臨近年底時，經(jīng)理打算和小區(qū)的業(yè)主代表、各樓的樓長們召開一個座談會，目的是了解業(yè)主對物業(yè)服務(wù)的意見和建議。經(jīng)理將牽頭組織這次座談會的任務(wù)交給了林爽，要求他先提一些初步的設(shè)想。一天后，林爽把自己撰寫的會議方案發(fā)給了經(jīng)理，如下：案例引導(dǎo)1第一章會前組織工作案例引導(dǎo)關(guān)于召開業(yè)主座談會的方案尊敬的各位業(yè)主代表、樓長們：為了解廣大業(yè)主對物業(yè)服務(wù)的意見和建議，進(jìn)一步提升物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，××物業(yè)公司準(zhǔn)備召開業(yè)主談會，現(xiàn)將本次會議有關(guān)情況告知如下：一、會議時間：20××年12月12日上午9時至11時二、會議地點：物業(yè)服務(wù)中心會議室（×號樓東配樓二樓）三、開會人員：業(yè)主代表、各樓樓長、物業(yè)公司經(jīng)理與副經(jīng)理、各業(yè)務(wù)組組長四、會前準(zhǔn)備：請各位業(yè)主代表和各樓樓長深入廣大業(yè)主之中，充分收集大家的意見和建議，并形成書面文稿以備會上發(fā)言。五、會上議程：首先由主持人（副經(jīng)理）講話，然后業(yè)主代表和樓長們發(fā)言，最后由經(jīng)理總結(jié)發(fā)言。六、會后整改：將會上提出的意見和建議進(jìn)行整理和匯總，并交給各業(yè)務(wù)組組長進(jìn)行整改。整改的結(jié)果及時告知業(yè)主代表和樓長?！痢廖飿I(yè)公司20××年12月2日1第一章會前組織工作經(jīng)理看了這份方案后對林爽說：“你提的這些設(shè)想有不少的問題，但是我先只問你一個：為什么選擇12月12日這一天開會？”林爽說：“這天是星期一，我們公司的員工都正常上班，正好可以開會。如果選擇休息日的話，那么公司還要給他們加班費，就會增加公司的經(jīng)費支出了?！苯?jīng)理看林爽說得理直氣壯，就問：“那你想過沒有，業(yè)主們在這一天也是要上班的呀，誰耽誤正常工作來參加你的座談會呢？”林爽一下子啞口無言了。案例引導(dǎo)1第一章會前組織工作除了經(jīng)理提出的問題之外，這份會議方案還有哪些問題？為什么要撰寫會議方案？會議方案是否有必要送達(dá)給參會人員？通過學(xué)習(xí)下面的知識，講講制定會議方案應(yīng)注意哪些方面的內(nèi)容？想一想1第一章會前組織工作會議方案的制定會議名稱、主題、議題與議程會議時間和會議地點會議人員與會務(wù)機構(gòu)會議的其他活動確定會議基本信息撰寫方案文本確定基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容撰寫過程也是確定會議基本信息的過程1第一章會前組織工作一、會議名稱、主題、議題與議程正規(guī)的會議必須有準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)拿Q；會議主題是會議的基調(diào)，是對會議主要內(nèi)容和目的的表達(dá)；會議的議題是圍繞會議主題進(jìn)行具體細(xì)分而形成的一個或多個討論話題，體現(xiàn)了會議的目標(biāo)和任務(wù)。1第一章會前組織工作二、會議時間和會議地點

確定會議時間應(yīng)考慮以下方面：工作需要、參會人員情況、全面考慮、會議所需時間的長短應(yīng)在合理區(qū)間。會議地點，為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會場應(yīng)考慮多種因素：場地大小、租賃費、設(shè)備配備、停車場、交通狀況。1第一章會前組織工作三、會議人員與會務(wù)機構(gòu)應(yīng)參加會議的人員有權(quán)作出決策的人；能夠客觀、公正、理智思考會議的議題，并且愿意發(fā)表自己見解的人；對會議議題有深入研究或?qū)ο嚓P(guān)情況比較熟悉的人。一般性的會議，根據(jù)會議分工的不同，主要設(shè)有宣傳組、秘書組、文件組、接待組、后勤組、安全保衛(wèi)組、聯(lián)絡(luò)組等。1第一章會前組織工作四、會議的其他活動最常見的是參會人員在固定會場內(nèi)進(jìn)行討論與發(fā)言；除了這種形式之外，還有戶外文體活動、參觀訪問、座談、展覽展示、旅游觀光、宴會宴請等。1第一章會前組織工作五、會議方案的基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容標(biāo)題正文落款1第一章會前組織工作五、會議方案的基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容標(biāo)題會議名稱+文種（“方案”、“籌備方案”、“預(yù)案”）××公司20××年度先進(jìn)工作者表彰大會方案1第一章會前組織工作五、會議方案的基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容正文開頭部分可用一段文字寫明制訂方案的目的和依據(jù)。也可省略這部分，直接用序號編排各項內(nèi)容。應(yīng)逐項寫明總體方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用分條列項的結(jié)構(gòu)體例。內(nèi)容比較繁雜，籌備方案未必需要全部詳盡列出，可以根據(jù)會議或活動的實際需要選擇其中的內(nèi)容在方案中說明。1第一章會前組織工作五、會議方案的基本結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容落款寫明會議方案的制訂者和成文日期。1第一章會前組織工作實訓(xùn)練習(xí)請修改本節(jié)“案例導(dǎo)入”中林爽的會議方案。假如你所在的班級準(zhǔn)備舉行一場班干部競選演講，請為此次活動撰寫一份方案。天地公司將召開公司成立10周年慶典大會，與會人員200人，會議時間為20××年11月2日至4日。請完成以下練習(xí)：根據(jù)這一介紹撰寫會議預(yù)案，可自行補充相關(guān)的必要信息。分組討論分析每個人制定的預(yù)案的優(yōu)點和不足。1第一章會前組織工作第二節(jié)

會議通知的制發(fā)1第一章會前組織工作××公司準(zhǔn)備召開產(chǎn)品推廣宣傳會，特讓秘書李明制作并發(fā)送了會議通知。通知內(nèi)容如下：會議通知尊敬的客戶/××單位：為了進(jìn)一步加強與貴公司的合作關(guān)系,聽取客戶對我公司產(chǎn)品和售后服務(wù)的意見和建議,以及為了做好2012年產(chǎn)品的訂貨工作，我公司定于20××年12月13日—15日，在和家賓館召開客戶聯(lián)誼會,請您/貴單位派員參加。會議聯(lián)系人李明，電話12345678。附件:1.會議日程2.和家賓館車路線圖及乘車指南

××公司

20××年10月19日案例引導(dǎo)

1第一章會前組織工作案例引導(dǎo)

會議通知發(fā)出后，在會議報到時，出現(xiàn)了一些問題。有些客戶誤以為12月13日報到，13日晚甚至14日早上才來報到。到會人數(shù)超過了預(yù)計，結(jié)果和家賓館無法提供更多的房間，只好臨時將一些參會者安排到其他賓館，引起了他們的不滿?！胍幌?.這個會議通知存在什么不足之處，導(dǎo)致會議報到時出現(xiàn)了問題？2.制作和發(fā)送會議通知時要注意哪些問題？3.請根據(jù)本節(jié)所講述的知識對該會議通知進(jìn)行修改，使之更加明確。1第一章會前組織工作會議通知的制發(fā)會議通知的方式會議通知的格式會議通知的發(fā)送1第一章會前組織工作一、會議通知的方式口頭通知：碰頭會電話（傳真）通知：大多數(shù)會議通知書面通知：卡片式會議通知和公文式會議通知電子郵件墻報通知：適用于內(nèi)部會議。1第一章會前組織工作一、會議通知的方式網(wǎng)絡(luò)通知網(wǎng)絡(luò)通知則是利用電子郵件系統(tǒng)或即時通訊軟件告知參會人員會議信息的方式，具有成本低廉、方便快捷的優(yōu)勢?，F(xiàn)在出現(xiàn)了一種在手機上傳播和閱讀的新型通知方式，即使用H5（超文本標(biāo)記語言第5版）技術(shù)制作的展示頁面，簡稱H5頁面。這種頁面包括文字、圖片、音樂、動畫、交互圖表等多種媒體，設(shè)計精美，適于手機閱讀，也可以將其通俗地理解為手機上的PPT。利用H5制作的會議通知，不僅能夠傳播會議相關(guān)信息，而且還可以在其中插入報名表、問卷等工具作為回執(zhí)，方便參會人員填寫，組織方收集反饋信息后進(jìn)行統(tǒng)計匯總也非常便捷。制作完成后，可以生成鏈接或二維碼，發(fā)布在工作群或朋友圈中，讀者可以在手機上打開閱讀，傳播方便快捷。目前，常用的制作平臺有易企秀、秀堂、麥客等。1第一章會前組織工作一、會議通知的方式H5制作的會議通知1第一章會前組織工作二、會議通知的格式標(biāo)題完全式標(biāo)題，包括發(fā)文機關(guān)、事由和文種三項要素。省略式標(biāo)題，將發(fā)文機關(guān)或事由省略。正文會議通知正文在受文對象下方左起空兩格開始書寫，主要包括通知前言、主體和結(jié)尾三部分。落款會議通知的落款在正文結(jié)束后下方居右側(cè)書寫，包括發(fā)文單位名稱和發(fā)文日期兩部分?；貓?zhí)和附件回執(zhí)一般采用表格的形式，主要包括參會人員姓名、性別、抵達(dá)時間、預(yù)訂返程車票機票、聯(lián)系方式等內(nèi)容。1第一章會前組織工作三、會議通知的發(fā)送發(fā)送對象（1）參加對象的職務(wù)或級別，即明確會議必須要擔(dān)任什么職務(wù)和級別的人員才能參加；（2）參加對象的身份，即明確一個對象是按照正式成員、列席成員、旁聽成員、特邀成員等幾種身份的哪一種來參加會議；（3）參加對象的代表性；（4）參加會議的總?cè)藬?shù)。發(fā)送方式和時間通過郵局掛號信郵寄、通過郵局特快專遞、通過快遞公司快遞，也可通過傳真、電子郵件發(fā)送會議通知掃描文本等。需與會人員做大量準(zhǔn)備工作的會議如學(xué)術(shù)性會議需要提前三個月先發(fā)預(yù)備性通知，等收到回執(zhí)后再發(fā)正式通知，一般的會議沒有必要過早發(fā)通知。1第一章會前組織工作三、會議通知的發(fā)送發(fā)送會議通知的注意事項（1）人員名單確定后,對于要發(fā)送會議通知的對象在正式發(fā)送之前送交上司審核,最終根據(jù)上司確定的名單發(fā)送會議通知。（2）單位內(nèi)部重要會議的通知應(yīng)面送給參會者，并請對方簽收，其他人代為簽收的，通知人事后應(yīng)跟蹤落實，以確保通知到與會人員。（3）外部會議通知一般郵寄，但應(yīng)檢查信封上和通知上的姓名是否一致，裝信封和郵票時要注意,不要裝錯、漏裝,信封上要寫明“會議通知”字樣。對書面通知的地址、郵編等要填寫正確。郵寄外部會議通知要盡量早些，以便使與會人員接到通知后，有充足的時間準(zhǔn)備，也便于會務(wù)人員安排回程的車船機票。（4）落實發(fā)送的回復(fù)環(huán)節(jié)。1第一章會前組織工作實訓(xùn)練習(xí)一、請指出下面這篇會議通知的不當(dāng)之處，并進(jìn)行修改。××縣衛(wèi)生局關(guān)于召開衛(wèi)生工作會議的通知縣屬各鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）、局（行）、廠礦：

為總結(jié)經(jīng)驗，進(jìn)一步做好我縣的衛(wèi)生工作，縣衛(wèi)生局決定在本月中旬召開衛(wèi)生工作會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

（一）參加會議人員為各單位主管衛(wèi)生工作的主要負(fù)責(zé)人；

（二）參加會議人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備有關(guān)衛(wèi)生工作情況及今后工組打算的材料，以便在會上匯報和交流；

（三）參加會議人員應(yīng)于6月15日到縣政府報到；

（四）會議結(jié)束后，將布置今年下半年的工作安排，請及時傳達(dá)。

以上通知，希遵照執(zhí)行。

XX縣衛(wèi)生局

20××年6月1日1第一章會前組織工作實訓(xùn)練習(xí)二、××省會計師學(xué)會準(zhǔn)備召開會計師制度研討會，會議地點在××市，參加會議的人員是各高校從事會計教學(xué)的副教授以上的教師、各個知名企業(yè)的會計主管、會計師事務(wù)所的代表等，其中有其它地市人員。會上將邀請全國知名的會計學(xué)專家作專題報告。會議要求與會人員要交論文一篇。請根據(jù)以上情況撰寫一份文書告知學(xué)會會員相關(guān)情況，除上述事項之外，其余如會費、食宿、時間、地點、會議日程安排等事項自行補充。要求文種恰當(dāng)，內(nèi)容完備，事項清楚，結(jié)構(gòu)條理清晰，語言簡潔。三、請同學(xué)們課余時間利用網(wǎng)絡(luò)搜索和收集各種形式的會議通知，并進(jìn)行分析和比較，規(guī)范的請保存下來作為參考，不規(guī)范的請找出來進(jìn)行修改練習(xí)。1第一章會前組織工作第三節(jié)

會前材料的準(zhǔn)備1第一章會前組織工作

葉紫是某知名藥廠辦公室的一名秘書。有一次，省安監(jiān)局的一個檢查組到了廠里，在實地檢查了安全生產(chǎn)工作之后，還要聽取廠領(lǐng)導(dǎo)的專題匯報。葉紫負(fù)責(zé)籌備這次匯報會的工作。在準(zhǔn)備工作中，她問過廠領(lǐng)導(dǎo)會議的主要內(nèi)容和議程，領(lǐng)導(dǎo)說：“主要內(nèi)容就是我們向檢查組介紹安全生產(chǎn)的各項措施?！比~紫就以為會上檢查組人員不會發(fā)言，于是在準(zhǔn)備音箱設(shè)備時就只擺放了一只話筒在廠領(lǐng)導(dǎo)的位置上。在檢查組成員和本廠有關(guān)人員來到會議室之后，廠辦主任發(fā)現(xiàn)只有一只話筒，馬上要求葉紫再為檢查組負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備一只話筒。葉紫連忙打開設(shè)備柜找出了另一只話筒擺放到位。匆忙之中，葉紫沒有發(fā)現(xiàn)，這只話筒中沒有安裝電池。當(dāng)廠領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言完畢之后，檢查組領(lǐng)導(dǎo)講話時，聲音根本無法通過音箱放出來。葉紫只好將廠領(lǐng)導(dǎo)使用的那只話筒轉(zhuǎn)移到檢查組領(lǐng)導(dǎo)的座位前，會議這才順利繼續(xù)下去。案例引導(dǎo)1第一章會前組織工作※想一想

在這個案例中，葉紫事先了解了會議內(nèi)容，為什么還是未能將設(shè)備準(zhǔn)備到位？當(dāng)發(fā)現(xiàn)設(shè)備短缺時，如果要進(jìn)行彌補，應(yīng)注意哪些事項？當(dāng)會場的設(shè)備出現(xiàn)故障時，應(yīng)如何及時解決這一問題？1第一章會前組織工作會前材料的準(zhǔn)備文件準(zhǔn)備物品準(zhǔn)備證件準(zhǔn)備1第一章會前組織工作一、會議文件的種類序號類型含義與作用常用文件1會務(wù)管理類文件為了使會議順利進(jìn)行而擬定的各種會務(wù)文件，作為承辦機構(gòu)開展辦會工作的依據(jù)，同時也可作為參會人員的行為指導(dǎo)會議方案、應(yīng)急預(yù)案、議程、日程表、會議通知、會議須知、通訊錄、座次表、值班表、值班記錄2會議文件會議為了實現(xiàn)自身的目的與職能在召開過程中產(chǎn)生或使用的文件開幕詞、閉幕詞、講話稿、主持詞、主題報告、專題報告、決議、決定、會議紀(jì)要、議案、提案、會議記錄3宣傳類文件將會議進(jìn)展情況向外界或參會人員進(jìn)行傳達(dá)的文字材料會議簡報、新聞稿4參考資料類文件與會議主題和議題有關(guān)的背景性資料，供參會人員了解相關(guān)情況，從而更好進(jìn)行會議討論各種數(shù)據(jù)報表、調(diào)查報告、總結(jié)、剪報1第一章會前組織工作二、會議文件的準(zhǔn)備會議文件準(zhǔn)備的基本要求文件裝袋文件編號注意退回數(shù)量充足事先送達(dá)1第一章會前組織工作二、會議文件的準(zhǔn)備會議議程撰寫方法按照重要程度安排順序。按照議題類型安排順序。按照議題邏輯聯(lián)系安排順序。按照緊急程度安排順序。涉及參會者切身利益的議題安排在后面；保密性的議題排在后面。1第一章會前組織工作二、會議文件的準(zhǔn)備會議參考資料準(zhǔn)備方法——準(zhǔn)備參考資料的小技巧參考資料應(yīng)簡短，而且確有必要，避免篇幅過長的資料；如果確實需要采用長篇文章，那么應(yīng)在正文之前歸納出提要；參考資料的形式應(yīng)靈活，提倡采用表格、圖表等形式補充替代文字；所有的參考資料應(yīng)標(biāo)有編號。1第一章會前組織工作三、會議物品的種類會議必備用品和設(shè)施設(shè)備會議特殊用品和設(shè)備視聽器材通訊設(shè)備文具、文件類會議用品1第一章會前組織工作四、會議物品的準(zhǔn)備會議物品準(zhǔn)備的基本要求（1）準(zhǔn)備充分。（2）合理使用會議經(jīng)費。（3）昂貴用品租賃使用。（4）列出物品清單。會議物品的獲取方式（1）調(diào)用現(xiàn)有物品。（2）購買。（3）租賃。（4）自制。1第一章會前組織工作五、會議證件的種類重要的大中型會議一般會為每名參會人員制作姓名卡片和會議證件。會議證件主要有以下幾種類型：代表證（參會者具有表決權(quán)或選舉權(quán)）列席證（參會者只能旁聽，無表決權(quán)）工作證（會議工作人員佩戴，會議期間出入有一定限制）記者證（到會的新聞媒體人員佩戴，出入在某些區(qū)域受到限制）來賓證（主辦方邀請的嘉賓佩戴）1第一章會前組織工作六、會議證件的準(zhǔn)備證件和卡片內(nèi)容齊全粘貼照片：重要的大型會議應(yīng)在證件上粘貼佩戴者本人的照片，并加蓋印章。區(qū)分顏色體現(xiàn)文化理念：根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計證件和卡片。尺寸大方正確擺放1第一章會前組織工作按照“新會風(fēng)”要求開展會議籌備工作1.不得向參會人員收取會議費用，以任何方式向下屬機構(gòu)、企事業(yè)單位、地方轉(zhuǎn)嫁或攤派會議費用；2.不得到黨中央、國務(wù)院明令禁止的風(fēng)景名勝區(qū)召開會議；3.不得組織與會議無關(guān)的參觀游覽、組織高消費娛樂健身活動；4.不得宴請與會人員、提供煙酒和高檔菜肴；5.不得發(fā)放紀(jì)念品及其他物品、額外配發(fā)洗漱用品；6.嚴(yán)格執(zhí)行會議用房標(biāo)準(zhǔn)，不得安排高檔套房；7.會議會場不得擺花草、制作背景板、提供水果；8.各類表彰會應(yīng)以精神獎勵為主不得發(fā)放獎金或獎品（有國家政策規(guī)定的除外）；9.不得套取會議費設(shè)立“小金庫”、在會議費中列支公務(wù)接待費；10.不得使用會議費購置電腦、復(fù)印機、打印機、傳真機等固定資產(chǎn)以及開支與本次會議無關(guān)的其他費用。2012年12月4日，中共中央政治局召開會議，審議通過了中央政治局關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項規(guī)定。其中明確提出“要精簡會議活動，切實改進(jìn)會風(fēng)”“要厲行勤儉節(jié)約”等要求。黨政機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)等單位，應(yīng)當(dāng)按照這些要求開展會議籌備工作。1第一章會前組織工作實訓(xùn)練習(xí)一、假如你所在的系要舉行一次辯論會，參加的人員除了正方和反方兩組辯手之外，還有主持人1名、評委5名、工作人員3名、觀眾100名。請根據(jù)這一情況介紹，列表寫出此次辯論會所需要的文件和物品及其數(shù)量，并說明其來源途徑。

二、某公司在年底準(zhǔn)備召開一次總結(jié)表彰大會，參加的人員主要有公司領(lǐng)導(dǎo)5名、受表彰人員20名、員工200名。會議的主要議程有宣讀表彰決定、頒發(fā)獎杯和獎狀、受表彰人員代表發(fā)言等。請根據(jù)這一介紹，列表寫出此次會議所需要的文件和物品及其數(shù)量，并指出其來源途徑。1第一章會前組織工作第四節(jié)

會場準(zhǔn)備工作1第一章會前組織工作

20××年3月，媒體報道，某著名肉類品牌的產(chǎn)品采用含有“瘦肉精”的豬肉來作為原料。這一報道引發(fā)了全國范圍的關(guān)注，同時也使企業(yè)蒙受了巨大的輿論壓力和經(jīng)濟(jì)損失。該企業(yè)召開萬人職工大會，參加會議的有企業(yè)管理層、職工、經(jīng)銷商和新聞媒體。會上，企業(yè)負(fù)責(zé)人鄭重向全國消費者道歉。但是，到場的媒體記者卻發(fā)現(xiàn)一個細(xì)微的問題。會場主席臺后面的背景板上，公司英文名稱出現(xiàn)了問題，將“SHUANG”錯誤地拼寫成了“SHAUNG”。當(dāng)這一錯誤的照片在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的時候，有網(wǎng)友評論說：“一個連會場布置都出問題的企業(yè)，難道還值得信任嗎？”也有網(wǎng)友說：“一個拼寫錯誤只是微不足道的小問題，不足以對這個企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生什么消極影響。媒體將這個問題曝光，是小題大做。”案例引導(dǎo)

1第一章會前組織工作※想一想：

在這種會議上，是否有必要注明企業(yè)的英文名稱？為什么？你認(rèn)為該企業(yè)會場中出現(xiàn)的這個問題，是不是一個無關(guān)鍵要的錯誤？為什么？應(yīng)如何預(yù)防這類錯誤的發(fā)生？1第一章會前組織工作會場準(zhǔn)備工作會場的類型會場的預(yù)定環(huán)境布置設(shè)備安裝調(diào)試1第一章會前組織工作一、會場的類型類型容納人數(shù)特點適合會議類型來源會議室10～50人一次投資，多次使用，平均成本較低空間封閉，避免打擾，保密性強調(diào)用靈活便捷各種內(nèi)部小型會議，如例會、部門會議、座談會、交流會、談判會議等單位內(nèi)部自備禮堂百人以上座位固定，容納人數(shù)固定功能分區(qū)明顯，有主席臺設(shè)備比較完善單次費用較高各種中大型會議，例如表彰大會、慶典大會、全體大會、代表大會、報告會等單位內(nèi)部自備或租用大廳人數(shù)不固定空間可以根據(jù)會議需要靈活劃分會議時間之外可以有其他用途容納人數(shù)靈活，人員進(jìn)出會場比較自由

大型會議的分會場；展覽展示會；臨時會議單位內(nèi)部自備或租用露天場地人數(shù)不固定空間可以根據(jù)需要擴充容納人數(shù)靈活，人員進(jìn)出會場比較自由易受各種因素干擾

群眾集會、慶典儀式租用1第一章會前組織工作二、會場的預(yù)定會場預(yù)定的原則（1）根據(jù)會議類型預(yù)定會場。（2）根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施條件預(yù)定會場。（3）根據(jù)會議規(guī)模預(yù)定會場。會場預(yù)定的方式（1）預(yù)定內(nèi)部會議室：適當(dāng)提前；確認(rèn)預(yù)定；合理調(diào)配。（2）預(yù)定外部會場。應(yīng)有完善的設(shè)施、設(shè)備；盡量避開鬧市區(qū)；合理的場地租借費用；預(yù)定外部會場時，應(yīng)簽署正式的租賃協(xié)議。1第一章會前組織工作三、會場內(nèi)部環(huán)境布置1.會場布局形式的類型會場格局常見會場形式適用會議優(yōu)點相對式大小方形、半圓形大中型的報告會、總結(jié)表彰會、代表大會等會場恢宏壯觀，會場氣氛莊嚴(yán)肅穆，突出支持人和發(fā)言人全圍式圓形、橢圓形、多邊形、長方形、正方形、回字形小型會議及座談會、協(xié)調(diào)會等類型的會議人員緊湊，容易彰顯和諧愉快的氣氛，便于與會代表溝通半圍式馬蹄形、方拱形、T字形中小型工作會議，適用于咨詢、述職、考評和聽證等會議介于相對式與全圍式之間，既便于主持人與參會人員的溝通，又增強了會議效果分散式方桌形、V字形、圓桌形規(guī)模較大的聯(lián)歡會、茶話會、團(tuán)拜會等既強調(diào)了領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的地位，又利于代表相互溝通和交流，會議氣氛自然暢快1第一章會前組織工作三、會場內(nèi)部環(huán)境布置2.主席臺的布置一般要在主席臺上方懸掛會標(biāo)，天幕懸掛會徽或紅旗以及其他藝術(shù)造型，主席臺下和講臺上擺放鮮花，主席臺上放置座位臺簽。（1）會標(biāo)。會標(biāo)一般為紅底黃字，內(nèi)容為會議活動的名稱，會標(biāo)應(yīng)懸掛在主席臺上方（2）會徽?？捎媒M織的徽志作為會徽，如國徽、黨徽等，也可采用專為會議而設(shè)計的標(biāo)志。（3）講臺。1第一章會前組織工作三、會場內(nèi)部環(huán)境布置3.座次的安排安排座次應(yīng)考慮參會人員的職務(wù)、身份和在會議中的職能等多種因素。事先劃好座位區(qū)域，在會場大門貼指示牌、座位圖，或者在與會代表的出席證是注明座位號，以便與會代表順利入座。4.會場氛圍的設(shè)計會場的布置應(yīng)考慮會場色調(diào)對來賓心理、情緒的影響，一般以藍(lán)色和淺灰色為主。1第一章會前組織工作四、會場外部環(huán)境布置在會場四周和會場口，懸掛橫幅標(biāo)語、迎賓牌、花籃等，烘托會場熱烈隆重的氣氛。慶典性會議或活動，可以在比較寬敞的入口位置擺放充氣模型，顏色、跨度、文字內(nèi)容可以根據(jù)需要確定。1第一章會前組織工作五、會場設(shè)備的安裝與調(diào)試專人負(fù)責(zé)設(shè)備安裝與調(diào)試及時維修問題設(shè)備進(jìn)行必要的演示與檢測電器設(shè)備的特殊要求1第一章會前組織工作實訓(xùn)練習(xí)一、在某企業(yè)召開的年度表彰大會上，頒獎儀式正在進(jìn)行。由于頒獎人次多，而且受獎人沒有按照領(lǐng)獎順序在前排就坐，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎品獎狀卻找不到領(lǐng)獎的人，領(lǐng)獎的人上臺后，不知道誰給自己頒獎。一時間，主席臺上有人在交換位置，有人在交換獎品，一片混亂中表彰會應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛大受影響。請根據(jù)這一介紹思考：主席臺為什么會一片混亂？應(yīng)該怎樣解決這個問題？二、天地公司將于20××年12月18日召開第七屆職工代表大會，會場安排在公司大禮堂。開幕式后將分部門進(jìn)行小組討論，公司共有11個部門：人事部、生產(chǎn)部、技術(shù)研發(fā)部、市場部、銷售部、售后服務(wù)部、招商引資部、公關(guān)部、外聯(lián)部、物流部和后勤部門。請根據(jù)這一介紹思考以下問題：這次大會是否需要設(shè)置分會場？如果要設(shè)置分會場，應(yīng)如何安排？請做出主、分會場布置方案，并將方案做成PPT演示文檔。1第一章會前組織工作第五節(jié)

會前財務(wù)準(zhǔn)備1第一章會前組織工作案例引導(dǎo)林子佳是某物業(yè)管理公司的一名秘書，負(fù)責(zé)組織一年一度的新春年會。其實這種“年會”更像是一次聯(lián)歡會，所有的員工歡聚一堂，除了吃飯之外，還有文藝表演、抽獎等活動。林子佳經(jīng)過征求多方意見，終于確定了用餐的標(biāo)準(zhǔn)、節(jié)目道具服裝、獎品設(shè)置、場地等項目，并以此為依據(jù)編制出了整個活動的預(yù)算。當(dāng)他把年會方案和經(jīng)費預(yù)算表交給經(jīng)理審閱的時候，經(jīng)理邊閱讀邊點頭，口中還說：“今年的節(jié)目夠豐富的，獎品設(shè)置也比較合理。你寫的這么多的開銷項目我就不逐一去看了。今年的活動經(jīng)費比去年多還是少呢？”林子佳先前并沒有去查閱去年的活動預(yù)算，只好含糊地答道：“和去年比，基本上相同?！苯?jīng)理說：“我印象中去年花的錢要多一些啊。”然后也沒再說什么，提筆簽署了“同意”。1第一章會前組織工作就在籌備期間，有一位負(fù)責(zé)與酒店