秘書管理與實(shí)務(wù)項(xiàng)目十六

提升秘書理論素養(yǎng)項(xiàng)目十六目錄任務(wù)一回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務(wù)二演繹與歸納秘書工作原理任務(wù)三探索中外秘書異同提升秘書理論素養(yǎng)項(xiàng)目十六知識(shí)目標(biāo)了解秘書職業(yè)發(fā)展的歷程和特征。了解秘書工作原理。能比較中外秘書工作要求的異同。提升秘書理論素養(yǎng)項(xiàng)目十六能力目標(biāo)能關(guān)注秘書職業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，提高秘書的全面素養(yǎng)。能根據(jù)秘書工作原理正確處理秘書事務(wù)。能上網(wǎng)查閱并列表分析比較中外秘書異同?；仨貢殬I(yè)發(fā)展任務(wù)一一、理論知識(shí)(一)我國(guó)秘書工作的起源和發(fā)展1我國(guó)古代秘書工作2民國(guó)時(shí)期我國(guó)秘書工作3新中國(guó)成立以來(lái)的秘書工作回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務(wù)一一、理論知識(shí)(二)國(guó)外秘書工作的起源和發(fā)展1歐美國(guó)家秘書工作的起源和發(fā)展2國(guó)外秘書職業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務(wù)一一、理論知識(shí)(三)秘書職業(yè)的特征1服務(wù)性2年輕化3年輕化4女性化回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務(wù)一二、任務(wù)描述小高是某電力設(shè)備集團(tuán)總經(jīng)理辦公室的秘書。在秘書崗位上工作了五年，小高已經(jīng)鍛煉成長(zhǎng)為一名出色的秘書。他對(duì)秘書工作也從懵懵懂懂變得很專業(yè)很熟練，他發(fā)自內(nèi)心地?zé)釔勖貢ぷ?。他工作努力、任勞任怨、機(jī)敏靈活，得到集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的肯定。隨著原辦公室主任到集團(tuán)某部門擔(dān)任負(fù)責(zé)人，小高被提拔為集團(tuán)總經(jīng)理辦公室主任。最近，集團(tuán)在省內(nèi)各地市設(shè)立了分公司，為了使分公司的辦公室工作更加規(guī)范，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)要求小高組織一次分公司秘書培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象為各分公司新入職的辦公室秘書。目的是幫助新秘書了解秘書職業(yè)，正確認(rèn)識(shí)秘書職業(yè)，以便更好地做好秘書工作。領(lǐng)導(dǎo)希望小高作為主講人。小高接到任務(wù)后，認(rèn)真地思考起:自己做了這么多的秘書，有很多體會(huì)與經(jīng)驗(yàn)，但現(xiàn)在讓他來(lái)上課，他想有必要對(duì)前五年的秘書工作作一次總結(jié)，將這些經(jīng)驗(yàn)上升到理論的層面?；仨貢殬I(yè)發(fā)展任務(wù)一三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù)一:介紹秘書工作的起源和發(fā)展?；仨貢殬I(yè)發(fā)展任務(wù)一三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù)二:“我對(duì)秘書職業(yè)的理解”主題演講。回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務(wù)一四、相關(guān)鏈接(一)秘書職業(yè)發(fā)展新趨勢(shì)1職業(yè)化2專業(yè)化3科技化回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務(wù)一四、相關(guān)鏈接(二)案例選擇做私人秘書小林是某重點(diǎn)大學(xué)文秘專業(yè)的學(xué)生。她學(xué)習(xí)好，每年都獲得獎(jiǎng)學(xué)金；工作能力強(qiáng)，是學(xué)生會(huì)組織部部長(zhǎng)；愛好廣泛，攝影、唱歌、跳舞都不錯(cuò)。畢業(yè)時(shí)同學(xué)們各顯神通，為自己謀求一份好的職業(yè)。同學(xué)們最希望能考取公務(wù)員進(jìn)去國(guó)家機(jī)關(guān)做秘書或者是到大型企事業(yè)單位做秘書。同學(xué)們認(rèn)為以小林的條件，應(yīng)該不愁找不到好工作。出乎大家意外的是，小林最終選擇做某知名學(xué)者的私人秘書，負(fù)責(zé)處理學(xué)者日常工作事務(wù)。盡管同學(xué)們不理解，小林卻不后悔自己的選擇，她覺得學(xué)者待人寬厚，自己待遇不錯(cuò)，在學(xué)者身邊受到良好的熏陶，經(jīng)常跟隨出訪和講學(xué)，開闊了自己的眼界。演繹與歸納秘書工作原理任務(wù)二一、理論知識(shí)(一)秘書工作規(guī)律1秘書工作的一般規(guī)律2秘書工作的特殊規(guī)律演繹與歸納秘書工作原理任務(wù)二一、理論知識(shí)(二)秘書工作原理1輔助決策2綜合服務(wù)3實(shí)事求是4追求工作效率5注意安全保密演繹與歸納秘書工作原理任務(wù)二二、任務(wù)描述材料一：肖明是南方某大型國(guó)企集團(tuán)總部辦公室的一名精干的秘書。他工作積極主動(dòng)，手腿勤快。該集團(tuán)每年12月份要召開一次員工代表大會(huì)，代表來(lái)自在全國(guó)各地的分公司，人數(shù)比較多，食宿安排難度大。肖明不等領(lǐng)導(dǎo)指示，提前著手會(huì)議準(zhǔn)備工作，事先到有關(guān)賓館調(diào)查摸底、綜合分析，提供了3個(gè)會(huì)議方案呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)決策參考。等領(lǐng)導(dǎo)一批準(zhǔn)，他就一一實(shí)施落實(shí)。在接待工作中，逐項(xiàng)落實(shí)到人，環(huán)環(huán)相扣，使會(huì)議獲得圓滿成功，得到了代表的夸獎(jiǎng)，領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)。在平時(shí)的工作中，肖明還養(yǎng)成了一個(gè)習(xí)慣，空閑時(shí)愛上網(wǎng)查找和瀏覽與本集團(tuán)業(yè)務(wù)相關(guān)的資訊，有價(jià)值的就存儲(chǔ)下來(lái)，分類收藏。一旦領(lǐng)導(dǎo)需要哪方面的參考資料，他總能很快提供給領(lǐng)導(dǎo)決策參考。因此，總經(jīng)理很賞識(shí)他，外出參加一些重要的活動(dòng)總愛帶上他。一次，總經(jīng)理要到北京參加一個(gè)重要的國(guó)際合作洽談會(huì)，需要去一周的時(shí)間，要求肖明一起去。盡管肖明心里很為難，因?yàn)樗钠拮诱龖阎藗€(gè)月的身孕，母親又患病住院，急需他照顧，但他最終還是以工作為主，請(qǐng)來(lái)親戚幫忙，自己陪同總經(jīng)理出差一周。總經(jīng)理事后知道了他的家庭情況，也很感動(dòng)。演繹與歸納秘書工作原理任務(wù)二二、任務(wù)描述材料二：秘書肖明一天的工作很忙，這是他某一天的工作情況：上午他提前15分鐘到達(dá)公司，先打開總經(jīng)理辦公室的窗戶通風(fēng)，把空調(diào)調(diào)到適宜的溫度和濕度，把地面打掃干凈。接著，開始整理總經(jīng)理的書桌（已得到總經(jīng)理的同意），依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣整理、擺放好文件，擦拭好桌面。然后回到自己的辦公室，快速清理好自己的辦公室，開始一天的工作。上班時(shí)間一到，總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，肖明趕緊起身問候。接著走進(jìn)茶水間沏好一杯總經(jīng)理愛喝的紅茶，放到總經(jīng)理的辦公桌上。然后回到自己的辦公室拿來(lái)一天工作安排表，呈送給總經(jīng)理，并把當(dāng)天的主要活動(dòng)說了一下?？偨?jīng)理交給肖明一封信讓他當(dāng)天上午寄出，并交代他把一份商業(yè)合同打印出來(lái)。一會(huì)兒，總經(jīng)理叫肖明將全國(guó)同行業(yè)中十大公司最近五年內(nèi)每年的銷售額、利潤(rùn)額等準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，在半小時(shí)內(nèi)送到總經(jīng)理辦公室，作為研究市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、制定本公司經(jīng)營(yíng)策略的參考依據(jù)。上午九點(diǎn)半，總經(jīng)理詢問肖明下午接待加拿大A公司高層代表團(tuán)來(lái)訪工作都準(zhǔn)備好了沒有。肖明告知都準(zhǔn)備好了，并做了簡(jiǎn)要匯報(bào)。十一點(diǎn)四十分，肖明告訴總經(jīng)理，午宴準(zhǔn)備就緒，可以開餐。上午十點(diǎn)到十一點(diǎn)半，公司召開新的促銷方案討論會(huì)，肖明要做會(huì)議記錄。下午兩點(diǎn)到四點(diǎn)，A公司高層代表團(tuán)來(lái)訪，由各部門經(jīng)理陪同參觀考察。肖明安排、落實(shí)歡迎晚宴的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。五點(diǎn)肖明把總經(jīng)理已經(jīng)審核過的歡迎晚宴上發(fā)言稿打印出來(lái)。晚六點(diǎn)半到八點(diǎn)半，歡迎晚宴。歡迎晚宴后肖明和司機(jī)一起把總經(jīng)理送回家再回到自己家里，結(jié)束了一天的工作。演繹與歸納秘書工作原理任務(wù)二二、任務(wù)描述材料三：葉娟是環(huán)宇外貿(mào)公司的秘書。有一天，國(guó)外M公司的代表在到公司參觀之余，走進(jìn)他的辦公室。外商一眼看到了他辦公桌上放著的一份客戶資料，外商問：“這是一個(gè)什么樣的客戶？是你們產(chǎn)品的加工客戶嗎？”。葉娟趕緊把客戶資料放進(jìn)抽屜，說“先生，對(duì)不起，這個(gè)我不能說?！蓖馍陶f：“你不說我可以理解。我的公司和你的公司正在談一個(gè)合作項(xiàng)目，我們將會(huì)是很好的合作伙伴?！蓖馍逃蛛S口問“小葉，你們王總住在哪里？”葉娟回答：“這個(gè)我也不知道”。外商很快就走了。葉娟開始準(zhǔn)備與M公司的合同。公司和M公司已經(jīng)達(dá)成了合作意向，基本確定了合作條款。這時(shí)，大學(xué)宿友吳萍打來(lái)電話。吳萍在另一家外貿(mào)公司工作，兩家公司還是同行。在一陣寒暄后，吳萍說他最近很郁悶，工作不順心。葉娟聽后，有點(diǎn)得意地說，自己做得還行，最近協(xié)助王總與國(guó)外M公司的一家公司談成了一筆大生意，可以為公司盈利數(shù)百萬(wàn)元。馬上就要簽合同了。三天后，當(dāng)葉娟和王總興沖沖地前往M公司中國(guó)辦事處簽訂合同時(shí)，卻被告知M公司已經(jīng)和吳萍所在的公司簽訂了合同，價(jià)位低于環(huán)宇公司。M公司眼看到手的機(jī)會(huì)就這樣消失了，葉娟后悔死了。演繹與歸納秘書工作原理任務(wù)二三、實(shí)訓(xùn)(一)實(shí)訓(xùn)目的(二)實(shí)訓(xùn)成果(三)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實(shí)訓(xùn)任務(wù):透過現(xiàn)象找出秘書工作規(guī)律。探索中外秘書異同任務(wù)三一、理論知識(shí)(一)中外秘書的相同之處1秘書工作的性質(zhì)相同2秘書工作的內(nèi)容具有相似性3中外秘書對(duì)秘書的工作能力素質(zhì)的要求相似4中外秘書對(duì)秘書的人際協(xié)調(diào)能力都有較高的要求5秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)相同6秘書工作改革的方向相同探索中外秘書異同任務(wù)三一、理論知識(shí)(二)中外秘書的差異之處1秘書社會(huì)角色認(rèn)知的差異2秘書具體的工作方式不同3秘書職業(yè)思想文化背景的差異4秘書工作的制度建設(shè)不同5對(duì)秘書的能力要求不同6秘書協(xié)調(diào)地位的不同探索中外秘書異同任務(wù)三二、任務(wù)描述材料一：陳穎是個(gè)青春靚麗、聰明能干的女孩，大學(xué)學(xué)的是涉外文秘專業(yè)。大學(xué)畢業(yè)后，應(yīng)聘進(jìn)入了一家知名的大型私企工作，擔(dān)任前臺(tái)接待員。憑著扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和勤奮努力、團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度，幾年時(shí)間，她的工作職位先后變?yōu)檗k公室文員、總經(jīng)理秘書。她的工作能力得到了領(lǐng)導(dǎo)贊賞和同事的認(rèn)可。盡管工作得心應(yīng)手、體面風(fēng)光，但她心里卻有些不快和擔(dān)憂。一是，每次參加公司應(yīng)酬，客人一聽說她是總經(jīng)理的秘書，總是稱贊她是“一道靚麗的風(fēng)景”，似乎她就是一個(gè)“花瓶”。實(shí)際上公司里比她漂亮的女孩很多，總經(jīng)理完全是看中她的聰明能干。她的個(gè)人問題也因秘書職業(yè)受到影響，相了幾次親都不成功，對(duì)方都比較介意她是總經(jīng)理秘書。探索中外秘書異同任務(wù)三二、任務(wù)描述二是，大家都認(rèn)為秘書是吃青春飯的職業(yè)，她年近三十了，不知道是否要放棄自己喜愛的秘書職業(yè)。正在猶豫時(shí)，公司擬拓展海外市場(chǎng)，決定在美國(guó)成立北美地區(qū)辦事處。由于陳穎精通英語(yǔ)，被派往美國(guó)，擔(dān)任辦事處辦公室主任。在美國(guó)工作，陳穎需要和很多企業(yè)、部門打交道。當(dāng)對(duì)方知道她是秘書，都很尊敬她，言辭中充滿了敬佩。在她打交道的美國(guó)的大公司里，她也很難看到年輕的女秘書，越是級(jí)別高的部門，秘書的年齡就越大，多是四十多歲、有教養(yǎng)、有經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)女性。因此，盡管工作比國(guó)內(nèi)更加繁忙，但她心里感到特別的輕松，也更加熱愛秘書工作，并對(duì)秘書職業(yè)充滿信心。不久，她也在美國(guó)找到了情投意合的男朋友。探索中外秘書異同任務(wù)三二、任務(wù)描述材料二：歐陽(yáng)倩是上海某德資紡織機(jī)械設(shè)備公司的老總?cè)鹛氐拿貢?，她在這個(gè)管理很嚴(yán)的公司中，工作一直兢兢業(yè)業(yè)，協(xié)助老總成功做了一些不小的業(yè)務(wù)后，得到了老總的嘉獎(jiǎng)，提了工資，老總也很信任她。一次，溫州一家紡織企業(yè)和他們公司簽訂了合同并付了定金，欲購(gòu)買一套價(jià)值200萬(wàn)元的德國(guó)生產(chǎn)的新型流水線設(shè)備。按照客戶要求，要在六天內(nèi)把設(shè)備的散件準(zhǔn)備妥當(dāng)，運(yùn)到溫州安裝。老總把任務(wù)交給歐陽(yáng)倩，讓她帶著一個(gè)德國(guó)專家、四個(gè)中國(guó)技術(shù)員到溫州。所有設(shè)備如期運(yùn)到溫州進(jìn)入車間，開始了安裝工作。德國(guó)專家和技術(shù)員一連三天工作到下午三點(diǎn)就收工，慢悠悠的。溫州廠方急等設(shè)備投入使用，便催歐陽(yáng)倩讓他們?cè)缛胀旯ぁ２⑻岢鲈敢庵Ц短崆罢{(diào)試的額外傭金。歐陽(yáng)倩把客戶的要求轉(zhuǎn)告德國(guó)專家，德國(guó)專家卻無(wú)動(dòng)于衷，說安裝進(jìn)度是公司規(guī)定的，絕不能擅自更改。仍按原計(jì)劃工作，又過去了五天。探索中外秘書異同任務(wù)三二、任務(wù)描述聽著客戶焦慮的催促和哀求，看著德國(guó)專家的悠閑樣，歐陽(yáng)倩生氣地要求德國(guó)專家“講點(diǎn)工作效率”，專家解釋說他是對(duì)客戶負(fù)責(zé)。幾經(jīng)摩擦和催促，德國(guó)專家無(wú)奈表示“會(huì)把工作時(shí)間縮短一個(gè)星期，不過萬(wàn)一瑞特先生發(fā)起火來(lái)，你要負(fù)全部責(zé)任。”經(jīng)過多日奮戰(zhàn)，設(shè)備終于安裝完畢，提前了一周。調(diào)試那天，檢查過設(shè)備安裝后，德國(guó)專家推上了大功率手柄，就在這時(shí)，只聽一聲巨響，數(shù)臺(tái)電動(dòng)機(jī)冒出了黑眼煙。由于安裝時(shí)的一個(gè)小疏忽，致使6臺(tái)電動(dòng)機(jī)被燒毀，那一刻，所有人都傻眼了。事故后，公司派