電子表格基礎(chǔ)知識講座

電腦基礎(chǔ)知識講座（六）——工作表和一樣，作為微軟家族的重要組件之一，是功能非常強大的電子表軟件，兼具表格、圖表、圖形、數(shù)據(jù)庫等多重功能。下面講的是2003.

它的基本功能有：對數(shù)據(jù)進行整理、計算、統(tǒng)計及分析。小到可以充當計算器，記算個人收支情況等；大到可以進行專業(yè)的科學統(tǒng)計運算，通過對大量數(shù)據(jù)的計算分析，制定單位的財務(wù)預(yù)決算等等。但一般人由于學習的深度不夠，只是把當作繪制表格的工具，這里講的就是工作表的制作，順帶提了一下圖表。一、簡介

（一）的工作窗口

下圖是打開的2003窗口1、標題欄：這里顯示名稱及當前工作薄名稱；2、菜單欄：及大同小異；

3、工具欄：及差不多，可以將工具欄拖動放到上、下、左、右；下圖的工具欄是被拖動到右邊

4、編輯欄：在單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式后，將在這里顯示輸入的內(nèi)容。在這里可以對輸入數(shù)據(jù)或公式進行編輯；

5、列標頭：從A開始用字母作為列號，單擊列標頭可以選中整列。6、行標頭：從1開始用數(shù)字作為行號，單擊行標頭可選中整行的單元格。用列標頭和行標頭就可以確定一個單元格，如A4，代表第A列，第4行那個單元格，其余依次類推。

7、活動單元格：代表當前被選中的單元格。

8、滾動條：用滾動條可以使工作表上下左右進行滾動。

9、頁標：每個頁標代表工作薄中不同的工作表，每個工作表的名稱都顯示在頁標上，頁標用于翻頁，單擊可使該頁成為當前頁；

（二）新建和打開文檔

新建是新建立一個文檔，打開是打開已有的文檔。新建文檔有多種方法。

1、雙擊桌面上的圖標

2、用開始菜單新建文檔：

點擊“開始”菜單的所有程序，找到3、桌面右鍵新建文檔：在桌面空白區(qū)域右鍵單擊，選擇“新建”子菜單“工作表”，如下圖

在桌面上出現(xiàn)了一個新的工作表圖標（用這個方法也能新建文檔），雙擊這個文件圖標就可以打開它進行編輯了。如下圖

（三）保存文檔

文檔的保存及沒有什么兩樣，這里就不講了。（四）關(guān)閉文檔

也及沒什么兩樣。（五）退出及相同。（六）單元格的激活：這是中沒有的。單擊單元格，就激活了該單元格，使它成為活動單元格，也就是選定了這個單元格?；顒訂卧裼幸粋€黑框，可以直接輸入數(shù)據(jù)或公式，執(zhí)行復(fù)制、粘貼等命令；而雙擊單元格是編輯它，可以在內(nèi)部修改數(shù)據(jù)或公式。（七）區(qū)域選定：

除選定單元格及表格不同外,選定其他區(qū)域及基本相同

（八）輸入位置的移動

一個單元格輸入結(jié)束，按回車自動進入同一列的下一行，也可直接用鼠標點擊某單元格或用上下左右鍵進行移動。二、操作實例（以工資表為例）

打開新建一張工作表。

（一）輸入欄目名稱和原始數(shù)據(jù)

1、活動單元格直接輸入

首先不管工作表的標題、日期等附加信息和表格線，直接在第一行的活動單元格中輸入欄目名稱：職工編號、姓名等，在單元格中輸入原始數(shù)據(jù)，也可以在激活單元格后，直接在編輯欄輸入。

表中的合計空著，最后輸入公式，讓電腦按公式計算。

2、在單元格中折行輸入：

要使職工編號變成2行，就要在一個單元格中輸入2行，可以按住鍵的同時點擊回車鍵就可折行輸入第二行字了；如果直接點擊回車，它會自動激活下一個單元格。

3、的自動填充功能

在電子表中，有時要輸入很多有規(guī)律的數(shù)據(jù)，比如職工編號1－15,或者是2、4、6、8、10等，可以使用的自動填充功能來快速輸入，而不用一個一個地輸入。自動填充功能是的一大特色。

中的“填充柄”就是活動單元格右下方的黑色方塊，你可以用鼠標拖動它進行自動填充。

如果在你的工作表中沒有顯示填充柄，可以點擊“工具/選項”命令，在彈出的窗口中點擊顯示“編輯”對話框，選擇“單元格拖放功能”和“顯示粘貼選項按紐“（如圖）。

""（1）輸入1－10在單元格職工編號列中輸入“1”,將鼠標指向填充柄，鼠標變成一個黑色的十字，按住鼠標左鍵，向下拖動鼠標，它會在右邊自動顯示出連貫的數(shù)據(jù)，到出現(xiàn)10時松開鼠標，就自動在這一列各行中輸入了2－10的數(shù)據(jù)，而不用一個一個地輸入了。

（2）輸入日期

在單元格中輸入“1月1日”，按上面的方法拖動填充柄，到需要的位置松開鼠標，填充的是1月2日到1月7日（這是默認的以序列方式填充）

如果在彈出的“自動填充選項”菜單中選擇“以月填充”，就會看到填充的是“2月1日、3月1日……”

（3）輸入等比數(shù)列

如要輸入2、4、6、8等有規(guī)律的數(shù)據(jù)，一種方法是輸入2后，執(zhí)行“編輯/填充/序列…”命令，出現(xiàn)序列對話框

在序列對話框中設(shè)置“序列產(chǎn)生在”為“列”，“類型”為“等比序列”，“步長值”為“2”,單擊“確定”就輸入了對應(yīng)的等比序列數(shù)值了。方法二是先在兩行中輸入2和4，然后選定2和4這兩行，拖動黑色十字形，就能輸入成功了。

（4）單元格的復(fù)制

順便說一下，如果在彈出的“自動填充選項”菜單中選擇“復(fù)制單元格”，出現(xiàn)的就是單元格的粘貼結(jié)果，輸入各行的數(shù)值是一樣的。

復(fù)制單元格方法二：如果在活動單元格中輸入星期一，單元格復(fù)制后不是從右下角“＋”形處拖動，而是在空心十字形（下面左圖）時拖動后右鍵粘貼，就會在所有選定的單元格中全部粘貼上星期一。

如果在出現(xiàn)雙箭頭時拖動，就是移動單元格了；（5）自定義填充功能

還提供了自定義填充功能，我們可以根據(jù)自己的需要來自定義填充內(nèi)容。

執(zhí)行“工具/選項”命令，在彈出的對話框中選擇“自定義序列”，出現(xiàn)“自定義序列”界面

在“輸入序列”編輯框中輸入新的序列，單擊“添加”按鈕，“確定”就生成了你的自定義序列。二）修改工作表1、插入和刪除單元格：如果發(fā)現(xiàn)漏填了一格，張三的數(shù)據(jù)就變成李四的了，這是常有的事，可以在插入的位置上選定一個或拖動選定多個單元格，右鍵插入，調(diào)出插入菜單根據(jù)插入位置選擇一項，然后在新插入的單元格中輸入漏填的數(shù)據(jù)，會對所有數(shù)據(jù)自動進行調(diào)整，這就是電子表的強大功能，表格就辦不到了。如果是刪除，則用相同方法調(diào)出刪除菜單對話框也根據(jù)要刪除的位置選擇一項，也會自動進行調(diào)整。單元格的插入和刪除有可能造成其他單元公式的變化，有時需要對公式作相應(yīng)的修改,所以應(yīng)在計算前進行。2、插入行：如果表格制作好了，發(fā)現(xiàn)漏填了一個人，需要增加一行。計劃在某行上面插入幾行（比如是2行），就連同該行一起往下選定2行，右鍵插入，就會在該行的上面插入行，選定幾行就會插入幾行，然后在新插入的行中填寫。3、插入列：如果想在表格中增加某個項目，比如這個月增加了一項補發(fā)工資，需要插入一列。及插入行的方法一樣，也是選定幾列右鍵插入幾列，新插入的列在選定列的左邊。4、刪除行或列用及插入相同的方法選擇右鍵刪除行或列5、單元格的合并居中——輸入標題工資表的標題和日期還沒有輸入，可以選定1－2兩行，右鍵插入，就在上面插入了兩行空白行，用來輸入標題和日期。選定插入的第一行的所有有數(shù)據(jù)的列，然后點擊單元格合并居中按紐，在居中后的第一行中輸入“林業(yè)局二○○七十二月工資表”，設(shè)置好字體、字號，就成了工資表的標題，標題的字號要大一點；6、輸入日期和時間在插入的第二行中輸入日期和時間，位置調(diào)整到右邊，日期的字號不要大于正文。7、改變行高、列寬行高會隨著文字的大小、多少自動調(diào)整（列寬不會自動調(diào)整），但不一定符合我們的要求，如標題欄的文字一般都要大一點，行高也要大一點。按住左鍵拖動該行標頭的下邊界就可改變行高。按住左鍵拖動列標頭中該列右邊界就可改變列寬，如果想將多行（或多列）調(diào)整為相同的高（寬），可以首先選定需要調(diào)整的所有行（或所有列），然后只要調(diào)整其中的一行（或一列），所有的行（列）都會隨之調(diào)整為同樣的高度（寬度），這是表格辦不到的。8、相同表格頭的設(shè)置有時同樣的表格因為內(nèi)容多，需要輸入多頁，比如工資表，各頁只是數(shù)據(jù)不同，表格的行表頭和列表頭都是一樣的，可以通過頁面設(shè)置對話框?qū)Ρ砀耦^進行設(shè)置，而不用一頁一頁地編輯。點擊頁面設(shè)置\工作表，在頂端標題行中輸入1：3（表示從第1頁－第3頁），確定后再打開頁面設(shè)置，它會自動變成＄1：＄3,如果標題欄不止一行，可以點擊右邊有紅色箭頭的地方，出現(xiàn)下圖的虛線框，調(diào)整虛線的位置就可將所有的統(tǒng)一標題選定。9、單元格格式點擊格式\單元格，打開單元格格式對話框，在其中可以進行很多有用的設(shè)置⑴數(shù)字選項：有常規(guī)（上圖）、數(shù)值日期在特殊選項中可以添加郵政編碼⑵對齊選項：可以設(shè)置文本的水平對齊、垂直對齊、合并單元格等，如果選擇右邊的豎排文本（上圖），確定后，在選定的區(qū)域中，就變成了文本豎排，未選定的部分仍然是橫排（下圖）⑶字體選項：可以設(shè)置字體、字號、顏色等⑷圖案選項：可以設(shè)置使用顏色、圖案或顏色+圖案（左邊是選擇單元格顏色，下圖是選擇顏色+圖案）（左邊是在工作表中的顯示）⑸邊框選項：可以設(shè)置邊框的有無、粗細、樣式、顏色等添加邊框也可以選取工作表的一部分或整個工作表，再點擊邊框按紐，就給該區(qū)域添加了邊框；下面單獨講一下用邊框制作斜線表頭選定表頭單元格，右鍵單擊“設(shè)置單元格格式”，打開單元格格式對話框，在邊框中選擇斜線，確定在單元格中就出現(xiàn)了斜線表頭首先雙擊輸入列的項目名稱“工資項目”，然后按住鍵回車折行輸入行的項目名稱“職工編號”，適當調(diào)整字體大小和列寬，使表頭能放下所有文字三）輸入公式經(jīng)過以上輸入和修改，工資表已經(jīng)基本成形，但還有合計數(shù)沒有計算。1、公式計算：請看李敏的應(yīng)發(fā)合計欄H2應(yīng)當＝C2＋D2＋E22＋G2,在中輸入公式都是以“＝”號開頭，因此只要在H2單元格或上面的公式欄輸入“＝C2＋D2＋E22＋G2”2、公式的復(fù)制：其他職工的應(yīng)發(fā)合計及李敏的一樣，只要把上面的公式拷貝到相應(yīng)位置，會自動進行計算，不需要一個一個輸入公式。復(fù)制公式的方法有：①選定已計算的單元格，右鍵復(fù)制，然后選定需要求和的所有單元格，按回車鍵或右鍵粘貼，就會自動出現(xiàn)計算的結(jié)果；②直接點擊復(fù)制、粘貼按紐；③填充操作：這在“自動填充功能”一節(jié)中已經(jīng)講過。選定已計算的單元格，將鼠標移到活動單元格右下角，出現(xiàn)一個小黑方塊（填充柄），指針變成實心十字形，按住左鍵拖動到目標最后單元格，松開鼠標就完成了公式的拷貝。（四）函數(shù)如果行數(shù)太多，輸入公式很煩瑣，可以用求和函數(shù)來計算。函數(shù)公式：求和函數(shù)＝（比如G211）,求平均數(shù)函數(shù)＝（比如E25），及表格的計算函數(shù)是一樣的。上面的計算用點擊求和工具按紐更方便，點擊求和按紐后回車，也可得到相同結(jié)果。點擊求和工具右邊的小三角，出現(xiàn)求和、平均值等下拉式菜單選定要計算的區(qū)域（可以是一個活動單元格或選定一個區(qū)域），如果選定一個活動單元格點擊求和工具，會出現(xiàn)一個虛線框，表示計算的范圍（如果虛線及計算范圍不一致，可以調(diào)整），在該單元格中出現(xiàn)求和的函數(shù)＝（C33）,回車就出現(xiàn)計算結(jié)果如果選定的是一個多格的區(qū)域，點擊求和工具后，就會自動出現(xiàn)所有的計算結(jié)果用同樣的方法計算出扣款合計。（五）實發(fā)工資的計算—求差用輸入公式的方法計算。單擊李敏的實發(fā)欄使之成為活動單元格，輸入“＝H2－K2”回車，計算結(jié)果就出來了，然后按上法拷貝公式，所有職工的工資表都計算出來了。（六）插入頁碼工作表插入頁碼是用頁腳來實現(xiàn)的，點擊視圖\頁眉和頁腳，在頁眉/頁腳對話框中設(shè)置頁眉無，頁腳1,在預(yù)覽中就會看到從第1頁往后都顯示出頁碼（七）工作表的頁面調(diào)整及打印1、打印預(yù)覽及頁面設(shè)置打印前首先點擊打印預(yù)覽按紐預(yù)覽一下看到了嗎？工作表一般都是橫表，右邊還有好幾列沒有顯示出來。需要點擊文件,調(diào)出頁面設(shè)置對話框，將頁面設(shè)為橫向再預(yù)覽一下，一張完整的表格顯示出來了。2、的頁面大小在頁面上，一張表格的大小一目了然，電子表有200多列，60000多行，你設(shè)計的工作表只不過是其中很小的一部分。怎樣使你設(shè)計的表格正好是一張紙的大小呢？可以通過打印預(yù)覽來調(diào)整。的預(yù)覽及不一樣，預(yù)覽無論你是否安裝打印機，只要點擊工具欄的打印預(yù)覽按紐就可打開預(yù)覽對話框，而的打印預(yù)覽（包括頁面設(shè)置），只有在安裝了至少一個打印