電子郵件禮儀課件

02.10.20241電子郵件禮儀（Rev.20120108)02.10.20242大綱243331電子郵件禮儀的目的電子郵件的收件人和主題電子郵件的內(nèi)容、結(jié)尾、附件電子郵件的回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)02.10.20243你會(huì)很驚訝地發(fā)現(xiàn)在當(dāng)今這個(gè)時(shí)代,一些管理者仍然沒(méi)有意識(shí)到電子郵件的交流是多么重要,許多管理者不及時(shí)地回復(fù)電子郵件或根本不回復(fù),或者回復(fù)郵件的時(shí)候并不是回答那些問(wèn)到的問(wèn)題。非常專(zhuān)業(yè)地處理電子郵件會(huì)使你成為一個(gè)更好的管理者,會(huì)使你的公司很有競(jìng)爭(zhēng)力。PhillipHunsaker《管理技能與方法》附錄C02.10.20244為什么需要電子郵件禮儀？電子郵件實(shí)施禮儀規(guī)則重要性的原因有如下3個(gè)：專(zhuān)業(yè)特性：通過(guò)使用合適的郵件語(yǔ)言，你可以傳達(dá)出一個(gè)專(zhuān)業(yè)的形象，“我很專(zhuān)業(yè)！”特別是對(duì)那些我們不認(rèn)識(shí)的人，這是他們判斷我們的唯一方法。效率:郵件組織得當(dāng)、條理清晰，避免浪費(fèi)他人時(shí)間嚴(yán)肅性商務(wù)電子郵件不同于私人郵件，它具備嚴(yán)肅性和商務(wù)規(guī)范性本講義整理了最常見(jiàn)的24項(xiàng)電子郵件基本禮儀,學(xué)會(huì)應(yīng)用,必使您獲益良多02.10.202451.收件人(To)、抄送(CC)與密送(BCC)收件人(ToList)需要回復(fù)或采取行動(dòng)的人不要把僅需了解此郵件事項(xiàng)的人放入“收件人”抄送(CCList)需要了解此郵件事項(xiàng)相關(guān)的人通常包含發(fā)件人的主管和收件人的主管，因?yàn)殡p方主管都要了解你做的事密送（BCCList)發(fā)件人想把此郵件發(fā)送給他∕她但又不想被TO&CC的人知道思考:你發(fā)出的郵件，數(shù)據(jù)或內(nèi)容有錯(cuò)，收件人以為你的主管已經(jīng)審核過(guò)了，而實(shí)際上你的主管并不知情02.10.202462.收件人、抄送和密送注意事項(xiàng)出部門(mén)郵件，必須抄送給部門(mén)主管（總監(jiān)、經(jīng)理、副經(jīng)理），出公司郵件，必須抄送給分管副總或總經(jīng)理公司內(nèi)部溝通郵件不可抄送給公司外部人員。思考:內(nèi)部討論定價(jià)問(wèn)題被客戶(hù)知道了郵件只發(fā)給該發(fā)的人，不要發(fā)給不必要接收此郵件的人，以節(jié)省大家的時(shí)間不建議使用密送BCC有可能看不到TO&CC的人，BCC的回復(fù)有可能讓TO&CC的人看到回復(fù)郵件時(shí)注意要根據(jù)郵件內(nèi)容修改“收件人”和“抄送”名單，不要隨便就回復(fù)給所有人，通常不使用“回復(fù)全部”02.10.202473.禁止使用“群發(fā)郵件”因使用“群發(fā)郵件”不當(dāng)而造成公司內(nèi)部騷亂的例子屢見(jiàn)不鮮除了董事長(zhǎng)/總經(jīng)理“致全體員工”外,其他人禁止使用群發(fā)郵件通知通告類(lèi)郵件只發(fā)到部門(mén)主管和部門(mén)文員,由部門(mén)主管負(fù)責(zé)傳達(dá)(這是部門(mén)主管的責(zé)任)不要自認(rèn)為“這個(gè)郵件可以群發(fā)”你就群發(fā)了,一旦這樣,你出錯(cuò)的機(jī)會(huì)就多一次。不要自己發(fā)送離職通知郵件。離職通知由人資部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)送02.10.202484.郵件主題主題一定要寫(xiě)，不能為空主題必須具體，不含糊，且有意義例如:“20110813生產(chǎn)部周工作例會(huì)會(huì)議記錄”當(dāng)回復(fù)郵件時(shí)，要修改主題以反映新的內(nèi)容郵件回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)多次后，主題前面會(huì)自動(dòng)添加“回復(fù)”、“Re”、“Fw”等，你要適當(dāng)刪除，保留最多兩個(gè)。這樣的例子就沒(méi)有意義，如:在資源管理器中使用快捷方式發(fā)送郵件時(shí)，請(qǐng)刪除主題中的“發(fā)送附件:”，不要出現(xiàn)“發(fā)送附件:XXXX”Re:Re:Re:Re:Re:清明節(jié)放假事宜02.10.20249不要使用“萬(wàn)金油”郵件主題主題的含義要具體且有意義以下的主題不夠具體,不方便收件人理解02.10.2024105.回復(fù)郵件時(shí)注意:主題與內(nèi)容相符主題要與郵件內(nèi)容相符,特別注意在回復(fù)郵件時(shí)或轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí),要根據(jù)郵件內(nèi)容修改主題。以下例子不應(yīng)是回復(fù)郵件,而是要新建郵件02.10.2024116.主題不是正文不要把郵件正文內(nèi)容寫(xiě)在主題中,除非只有簡(jiǎn)單的一句話(huà)以下是不恰當(dāng)?shù)泥]件主題02.10.2024127.稱(chēng)呼郵件要有稱(chēng)呼稱(chēng)呼要和收件人清單一致，不含抄送人當(dāng)收件人為多人時(shí)，稱(chēng)呼可用:各位:各位領(lǐng)導(dǎo):各位同事:Dearall,(如為英文郵件，要用逗號(hào))02.10.2024138.郵件正文正文要從“稱(chēng)呼”下另起一行，不要從“稱(chēng)呼”在同一行開(kāi)始。按邏輯順序安排郵件內(nèi)容首先:開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，點(diǎn)明問(wèn)題其次:細(xì)節(jié)描述，背景說(shuō)明接著:提供支持性材料或附件留意:原郵件（先前的郵件）加在回復(fù)內(nèi)容之后6W1H:Who,What,Where,When,Why,How（人事地，時(shí)因法）清楚表達(dá)你的觀(guān)點(diǎn)每個(gè)項(xiàng)目都需要有一個(gè)責(zé)任人和截止日期注意郵件正文也許很短，但不要寫(xiě)在“主題”中02.10.2024149.避免錯(cuò)別字郵件中出現(xiàn)錯(cuò)別字會(huì)被認(rèn)為是做事不認(rèn)真，客戶(hù)由此判斷一個(gè)團(tuán)隊(duì)做事不認(rèn)真。因此，一個(gè)有錯(cuò)別字的郵件可能導(dǎo)致幾百萬(wàn)上千萬(wàn)訂單的損失如果使用outlook等寫(xiě)英文郵件，則每次使用“拼寫(xiě)檢查”。如果寫(xiě)中文郵件，則自己要會(huì)檢查。或者貼到word中進(jìn)行中文語(yǔ)法檢查特別注意不要把人名寫(xiě)錯(cuò)。寫(xiě)錯(cuò)人名給人的感覺(jué)是極不尊重對(duì)方。(自己的名字按身份證上寫(xiě)，不要說(shuō)“身份證是錯(cuò)的”，更不要按自己的喜歡來(lái)寫(xiě))常見(jiàn)寫(xiě)錯(cuò)的名字有:麗莉利，平蘋(píng)萍，洪紅宏，華樺，清青菁，林淋琳，玲鈴，民明名，生升，嬌姣，英瑛02.10.20241510.使用正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)給人的感覺(jué)是“你很專(zhuān)業(yè)”。以下的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是不正確的，你知道嗎？(1)、會(huì)議時(shí)間：9：00~10：00(2)、日期：2011.7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出現(xiàn)錯(cuò)別字；二、要注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確。02.10.20241610.使用正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)-錯(cuò)在哪里正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)給人的感覺(jué)是“你很專(zhuān)業(yè)”。以下的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是不正確的，你知道嗎？(1)、會(huì)議時(shí)間：9：00~10：00(2)、日期：2011.7、122.3.1.2.3.2.一、要注意不要出現(xiàn)錯(cuò)別字；二、要注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確。02.10.20241710.使用正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)-正確的標(biāo)點(diǎn)正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)給人的感覺(jué)是“你很專(zhuān)業(yè)”。以下是修改后正確的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，你知道嗎？(1)會(huì)議時(shí)間:9:00~10:00(2)日期:2011.7.122.3.12.3.2一.要注意不要出現(xiàn)錯(cuò)別字；二.要注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確。02.10.202418英文郵件中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)PunctuationPeriod(.),comma(,),colon(:),semicolon(;),questionmark(?),exclamationmark(!):nospacebefore,onespaceafter(Exception:nospaceafteriffollowedbytheendingparenthesis.)ParenthesesNospaceoneithersideofthetextwithintheparentheses,onespaceoneithersidebeforeandafter.(Exception:nospaceaftertheendingparenthesisiffollowedbyapunctuation.)02.10.20241911.特別注意不要使用感嘆號(hào)除了“您好！”、“謝謝！”之外，都不要使用感嘆號(hào)。在書(shū)面溝通和電子郵件溝通中，使用感嘆號(hào)就表示拍桌子、大聲吼叫、揮舞拳頭、用中指指人有的人甚至用一個(gè)感嘆號(hào)還覺(jué)得不夠，還用三個(gè)?。?！，這是非常強(qiáng)烈的咆哮。感嘆號(hào):主要用在感嘆句的句末，表示強(qiáng)烈的感情。感嘆句是以抒發(fā)感情為主的句子，它所抒發(fā)的感情有贊頌、喜悅、憤怒、嘆息、驚訝、傷悼等，句末都要用感嘆號(hào)?！栋俣劝倏啤?2.10.20242012.結(jié)尾BestRegards.祝工作順利，身體健康！注意：盡量不要用花花綠綠的各種圖案做結(jié)尾，這顯得不嚴(yán)肅。如：02.10.20242113.落款簽名讓別人知道您是誰(shuí)或如何找到您包括:您的姓名、職稱(chēng)或職務(wù)、部門(mén)、公司、辦公室電話(huà)、傳真、手機(jī)(緊急時(shí)別人可以聯(lián)系你)、電子郵件地址。對(duì)外聯(lián)系的人員，也可以加上公司地址。例如:02.10.20242213.落款簽名發(fā)到國(guó)外的郵件用英語(yǔ)寫(xiě):您的姓名、職稱(chēng)或職務(wù)、部門(mén)、公司、辦公室電話(huà)、傳真、手機(jī)、電子郵件地址、公司地址。注意:電話(huà)、手機(jī)前加86，且書(shū)寫(xiě)要正確。

AliceLiuSalesEngineerMarketingandSalesDepartmentShenzhenDerenElectronicCo.,Ltd.Address:DerenInd.Park,No.9,Road33,GuangmingStreet,GuangmingDistrict,Shenzhen,GuangDong,China,518107Tel:+86-755-33260000ext8016,Fax:+86-755-33260333,Mobile:+86-Email:Alice.02.10.20242313.落款簽名思考:你發(fā)給對(duì)方一個(gè)郵件，但沒(méi)有署名。對(duì)方收到時(shí)，不知道是誰(shuí)發(fā)的郵件，還要去猜“這是誰(shuí)啊”對(duì)方收到你的郵件，你卻沒(méi)有留聯(lián)系電話(huà)，對(duì)方想打電話(huà)給你，還要去翻通訊錄，多麻煩啊。甚至還沒(méi)有你的通訊錄落款位置電子化郵件，落款簽名直接居左對(duì)齊，不必靠右特別注意，當(dāng)你使用別人的郵箱時(shí)，要寫(xiě)上發(fā)件人(你自己)的姓名，避免收件人誤會(huì)。02.10.20242414.日期和時(shí)間格式避免：09/05/11,09-05-11(究竟是哪年哪月哪日呢)美國(guó)、臺(tái)灣：2011年9月5日英國(guó)、香港：2011年5月9日避免：5/6’11,5/6’11,5/6’2011雖然表明是2011年，卻不清楚是5月6日還是6月5日避免：5/6,6/5您誰(shuí)能說(shuō)清這是哪一天？正確的寫(xiě)法：2011年4月7日，2011-03-25或用英文：April21st,20112011、3.252011.3.2502.10.202425日期和時(shí)間格式時(shí)間格式12小時(shí)格式:上午9:00，下午2:00；9:00am，2:00pm24小時(shí)格式:9:00，14:00;注意：12:00am指午夜；12:00pm指中午，所以不要寫(xiě)：“會(huì)議時(shí)間：2/6,11:00-12:00am”2月6日還是6月2日？是半夜還是上午？(有時(shí)候與美國(guó)客戶(hù)開(kāi)會(huì)，中國(guó)是晚上，對(duì)方正好是白天)02.10.20242615.語(yǔ)氣使用“請(qǐng)求”的語(yǔ)氣以示尊重,不要用“命令”的語(yǔ)氣。02.10.20242716.字體、顏色、縮進(jìn)商務(wù)郵件具有其嚴(yán)肅性不要采用不同的字體,除非很必要不要使用不同的顏色,除非你想用不同的顏色強(qiáng)調(diào)某些東西電子郵件軟件可能互不兼容,例如Notes和Outlook例如“刪除線(xiàn)”,在另一郵件系統(tǒng)中可能不顯示在郵件中不要使用“縮進(jìn)式”和“制表符(Tab)”,因?yàn)橛昧硪卉浖蜷_(kāi)它們可能導(dǎo)致文本不對(duì)齊發(fā)給公司外部的郵件,避免使用上述不兼容的格式02.10.20242817.附件-1在郵件的正文中要提及所加附件的名稱(chēng)殺毒軟件可能刪除帶病毒的附件在郵件的正文中要強(qiáng)調(diào)附件中的重點(diǎn)節(jié)省收件人時(shí)間壓縮文檔,文檔通常不要大于5MB加快傳輸速度附件大于5MB時(shí)要壓縮附件太大(大于10M)時(shí),要分成多個(gè)郵件發(fā)送郵件前應(yīng)打開(kāi)附件進(jìn)行檢查確保所加附件是正確的文件和版本02.10.20242917.附件-2文件名稱(chēng)()文件名要易于理解,并且有唯一性,例如“2006WW14艾博思周例會(huì).doc”不要把相同的文件名用在不同的版本中遵循文件命名規(guī)則文件內(nèi)容文件標(biāo)題(Title)要清楚總是顯示作者姓名及日期(注:不要使用自動(dòng)更新日期).如果超過(guò)1頁(yè),要設(shè)置“頁(yè)碼/總頁(yè)數(shù)”預(yù)覽文檔,尤其是Excel文檔(有時(shí)所見(jiàn)非所得)02.10.20243017.附件-3如果附件是圖形文件：不要使用bmp格式，要轉(zhuǎn)換成jpg或pdf格式，以減小空間長(zhǎng)或?qū)挼姆直媛收{(diào)整到1200像素以下，除非要印成照片圖形文件要正向，不要讓閱讀者把腦袋橫過(guò)來(lái)看或倒過(guò)來(lái)看。如果原圖是橫向或倒向，請(qǐng)先進(jìn)行圖像旋轉(zhuǎn)后再加上附件。如果Office文檔中包含圖形：貼上圖形之前先把圖形另存為jpg文件后再插入。不要直接貼上bmp文件你知道嗎？現(xiàn)在常見(jiàn)的數(shù)碼相機(jī)的像素為800萬(wàn)，1000萬(wàn)，1200萬(wàn)。用這樣的相機(jī)拍的照片，每張照片文件的大小是多大？這樣的照片，一個(gè)郵件能發(fā)幾個(gè)？02.10.20243118.回復(fù)(Re)或轉(zhuǎn)發(fā)(Fw)“收件人”和“抄送”回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí),檢查“收件人”、“抄送”內(nèi)的名單,加上那些必須包括的,刪除那些不需要抄送的禮節(jié)性回復(fù)如果你是主要的信息接收者(即表明你的名字在“收件人”中),收到郵件時(shí)總是答復(fù)“謝謝”、“我明白”以確認(rèn)你收到郵件對(duì)于禮節(jié)性回復(fù),你可僅僅回復(fù)給發(fā)送者(不要回復(fù)給所有人)刪除不必要的先前的郵件和/或附件02.10.20243218.回復(fù)(Re)或轉(zhuǎn)發(fā)(Fw)刪除不必要的先前的郵件和/或附件部門(mén)助理或聯(lián)絡(luò)窗口轉(zhuǎn)發(fā)郵件及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。如不清楚，請(qǐng)示主管一定抄送給原發(fā)件人和自己的主管，以便跟進(jìn)回復(fù)錯(cuò)發(fā)的郵件由于郵箱地址類(lèi)似等原因，發(fā)件人可能會(huì)錯(cuò)發(fā)郵件。如果收到別人錯(cuò)發(fā)的郵件，請(qǐng)回復(fù)發(fā)件人“我是XXX，你是否錯(cuò)發(fā)郵件？”當(dāng)然，附上原郵件。02.10.20243319.如何更新郵件(update)郵件發(fā)出后,發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有錯(cuò),或情況有變化,則需更新郵件。用原郵件轉(zhuǎn)發(fā),原主題后加update或—更新,表明這是更新的郵件轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容中說(shuō)明原郵件中哪里有錯(cuò),更新為新的內(nèi)容02.10.20243420.郵件溝通原則跟進(jìn)對(duì)于緊急或重要的事情,應(yīng)打電話(huà)給相關(guān)人員,以確定其已收到郵件并明白要做的事避免做郵遞員“我發(fā)郵件了,他沒(méi)看”(把責(zé)任推給別人)“我收到他的郵件回執(zhí),說(shuō)明他收到郵件了”要確認(rèn)收件人收到郵件并了解要做什么事情,什么時(shí)候要完成,不要只做郵遞員02.10.20243521.縮略語(yǔ)當(dāng)郵件是發(fā)給客戶(hù)時(shí),請(qǐng)使用規(guī)范的縮略語(yǔ)可以使用:ASAP,FYI,FYR,等.不要使用:pls pleaseref referAttn attentionq’ty quantityorqtyper asperB’R,BstRdgs, BestRegardsThks thanksorthankyou02.10.20243622.ConfidentialityNoteConfidentialitynote:TheinformationinthisemailandanyattachmentmaycontainconfidentialandproprietaryinformationofABCCompanyand/oritsaffiliatesmaybeprivilegedorotherwiseprotectedfromdisclosure.Ifyouarenottheintendedrecipient,youareherebynotifiedthatanyreview,relianceordistributionbyothersorforwardingwithoutexpresspermissionisstrictlyprohibitedandmaycauseliability.Incaseyouhavereceivedthismessageduetoanerrorintransmission,wekindlyaskyoutonotifythesenderi