知識(shí)管理視野下的建筑工程項(xiàng)目檔案管理研究

摘要：建筑工程項(xiàng)目檔案包含了從項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目施工到竣工驗(yàn)收等一系列的知識(shí)信息，如何開發(fā)與保存建筑工程項(xiàng)目檔案的知識(shí)，如何實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享與深度利用是當(dāng)前亟待解決的重要問題。在知識(shí)管理視野下，建筑工程項(xiàng)目檔案管理應(yīng)對(duì)所包含的知識(shí)實(shí)行歸類整理，了解檔案使用方的需求，建立一個(gè)可供多方使用的知識(shí)庫，從而使建筑工程項(xiàng)目檔案發(fā)揮更大的作用。關(guān)鍵詞：建筑工程項(xiàng)目檔案；知識(shí)管理；檔案管理中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A在知識(shí)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的時(shí)代，知識(shí)已經(jīng)成為發(fā)展的第一要素，知識(shí)的價(jià)值也越來越受到認(rèn)可。隨著我國城市化進(jìn)程的加快，檔案作為信息的載體，其知識(shí)服務(wù)的功能性日益凸顯，各級(jí)各類利用者也對(duì)建筑工程項(xiàng)目檔案信息的需求呈現(xiàn)多元化發(fā)展。建筑工程項(xiàng)目檔案是在建筑工程規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的技術(shù)文件資料，是關(guān)系城市建設(shè)與發(fā)展的重要知識(shí)來源。因此，如何在開發(fā)建筑工程項(xiàng)目檔案中的有用知識(shí)，為各類利用者提供知識(shí)服務(wù)功能是當(dāng)前的重要問題。一、知識(shí)管理與建筑工程項(xiàng)目檔案1.知識(shí)管理的內(nèi)涵理解知識(shí)管理的思想源自知識(shí)在日常生活中的重要地位和作用，它是一種以人為中心的活動(dòng)，使用相關(guān)技術(shù)來管理和規(guī)劃知識(shí)，是對(duì)知識(shí)的創(chuàng)造和應(yīng)用的全部過程。這里的知識(shí)不僅包括能夠以文字與數(shù)字來表達(dá)的顯性知識(shí)，還包括非正式的個(gè)人技藝、認(rèn)知層面的理想、信念等隱性知識(shí)。對(duì)知識(shí)的管理過程包括知識(shí)的鑒別、獲取、分解、存儲(chǔ)、傳輸、共享、再創(chuàng)造以及知識(shí)的資本化和產(chǎn)品化等。對(duì)于建筑工程項(xiàng)目檔案來說，作為信息的載體，檔案記載了從項(xiàng)目的開發(fā)、策劃，實(shí)施、竣工、驗(yàn)收等一系列的信息資源，這些信息資源都是可利用的知識(shí)。所以，對(duì)建筑工程項(xiàng)目檔案實(shí)行有效的知識(shí)管理具有重要的價(jià)值與意義。2.建筑工程項(xiàng)目檔案中包含的文件知識(shí)具體來說，在建筑工程項(xiàng)目檔案中的知識(shí)主要有以下幾種：第一，戰(zhàn)略規(guī)劃知識(shí)。包含在項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目概況書等文件中；第二，進(jìn)度控制知識(shí)。包含在監(jiān)理月報(bào)、施工日志、施工進(jìn)度計(jì)劃申請(qǐng)表等文件中；第三，成本控制知識(shí)。包含在投標(biāo)通知單、各類合同、工程變更通知單等文件中；第四，質(zhì)量控制知識(shí)。包含在圖紙、材料設(shè)備檢驗(yàn)表、設(shè)備安裝記錄、現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)匯總表等文件中；第五，資源類知識(shí)。包括在材料設(shè)備檢驗(yàn)清單、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等文件中；第六，其他合同類、采購類、風(fēng)險(xiǎn)類知識(shí)，包含在割裂合同、進(jìn)場(chǎng)試驗(yàn)匯總表、檢測(cè)報(bào)告、工程變更報(bào)告、索賠材料等各類文件中。用科學(xué)的知識(shí)管理方法整理、提取、處理以及分析建筑工程項(xiàng)目檔案中的知識(shí)，能夠推進(jìn)建筑知識(shí)的應(yīng)用，為建筑工程的規(guī)劃、建設(shè)和管理提供有效服務(wù)。同時(shí)，也有利于促進(jìn)建筑工程類新知識(shí)的有效開發(fā)以及產(chǎn)品化，為建筑工程持續(xù)優(yōu)化和“智慧城市”建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。二、建筑工程項(xiàng)目檔案管理的知識(shí)需求分析質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)和成本目標(biāo)是建筑工程項(xiàng)目管理控制最主要的三個(gè)方面。工程建設(shè)與各參與方對(duì)建筑工程檔案存在不同的需求。1.建設(shè)方的知識(shí)需求建設(shè)方對(duì)項(xiàng)目全過程負(fù)責(zé)，并承擔(dān)投資風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、檢查、驗(yàn)收的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要各類知識(shí)信息作為支持開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。比如通過查詢各單位的檔案數(shù)據(jù)，更全面地了解擬合作伙伴的真實(shí)情況，篩選合適的施工單位、設(shè)計(jì)勘察單位、材料經(jīng)銷商等；查找專家?guī)?，參考類似?xiàng)目的質(zhì)量處理方法，輔助解決在建項(xiàng)目的質(zhì)量問題等；通過檔案數(shù)據(jù)了解與其他單位或項(xiàng)目的差距，指導(dǎo)成本管理等。2.施工方的知識(shí)需求施工方是工程項(xiàng)目建設(shè)的重要參與方，對(duì)建筑工程檔案知識(shí)的需求是最廣泛的。比如人力資源部會(huì)根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理及工程師近年負(fù)責(zé)的項(xiàng)目資料，篩選符合項(xiàng)目要求的人才；合同采購部會(huì)利用建筑工程檔案中的合同知識(shí)和費(fèi)用情況，做出更具有競(jìng)爭(zhēng)力的投標(biāo)價(jià)格；質(zhì)量管理部可以借鑒建筑工程檔案中的項(xiàng)目質(zhì)量管理方案，開展本項(xiàng)目的質(zhì)量管理；工程部可以根據(jù)類似項(xiàng)目的工期水平、工藝施工，為本項(xiàng)目提供參考。3.監(jiān)理方的知識(shí)需求監(jiān)理單位是工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的第三方，主要職責(zé)是幫助控制工程質(zhì)量、進(jìn)度和成本。監(jiān)理單位需要查詢檔案中的文件，以更好地開展監(jiān)理工作。比如查詢建筑工程檔案，調(diào)查清楚建設(shè)單位的公司規(guī)模、項(xiàng)目案例、信譽(yù)情況等，在產(chǎn)生糾紛時(shí)參考檔案中類似項(xiàng)目的糾紛解決辦法，解決糾紛事件；借鑒類似工程的項(xiàng)目監(jiān)理方法，制定工作方案等。4.勘察、設(shè)計(jì)方的知識(shí)需求勘察單位主要是對(duì)建筑工程項(xiàng)目所在的地形地貌、水文氣象等實(shí)施勘探測(cè)繪，對(duì)項(xiàng)目做可行性評(píng)價(jià)。設(shè)計(jì)單位主要設(shè)計(jì)建筑工程項(xiàng)目的外觀、結(jié)構(gòu)、水暖電氣等，確保項(xiàng)目與環(huán)境及社會(huì)的適應(yīng)性。勘察方和設(shè)計(jì)方需要充分明確甲方的要求，才能完成勘察與設(shè)計(jì)工作。這就需要勘察、設(shè)計(jì)方查閱勘察合同、設(shè)計(jì)合同以及項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案與建議書，全面了解項(xiàng)目本身的相關(guān)資料。5.材料供應(yīng)方的知識(shí)需求材料供應(yīng)方為項(xiàng)目提供各類材料和設(shè)備設(shè)施，無論是調(diào)查建設(shè)單位基本信息，調(diào)研材料價(jià)格和使用量，還是對(duì)新材料、新設(shè)備設(shè)施的性能與工藝的改進(jìn)，都需要參考往年建筑工程項(xiàng)目檔案中的知識(shí)信息，以幫助制訂經(jīng)營決策與工作計(jì)劃。6.其他群體的知識(shí)需求其他群體主要是指不參與項(xiàng)目建設(shè)的其他群體，包括房屋業(yè)主、學(xué)術(shù)工作者、城市規(guī)劃部門、執(zhí)法部門和法院等。比如房屋業(yè)主需要查詢建筑竣工圖紙驗(yàn)收文件等資料，用以辦理各種審批手續(xù)；學(xué)術(shù)工作者的學(xué)術(shù)研究需要查閱往年的檔案文件和資料；執(zhí)法部門和法院需要利用建筑工程檔案輔助辦案，分析責(zé)任，解決糾紛。三、知識(shí)管理視野下建筑工程項(xiàng)目檔案知識(shí)應(yīng)用存在的問題雖然建筑工程項(xiàng)目包含著大量的文字、數(shù)據(jù)等知識(shí)信息，但目前對(duì)建筑工程項(xiàng)目檔案的管理還存在著很多不足，很多重要的資料被不同的職能部門保存和歸檔，沒有收錄到建筑工程項(xiàng)目檔案管理的范疇。社會(huì)各方在產(chǎn)生對(duì)相關(guān)知識(shí)利用的需求時(shí)，需要與其他政府職能部門溝通，以獲得相關(guān)資料，增大了知識(shí)獲得和知識(shí)利用的復(fù)雜性，降低了利用效率。1.成本造價(jià)知識(shí)應(yīng)用方面目前，在建筑工程項(xiàng)目檔案中關(guān)于成本造價(jià)方面的資料只有合同及合同額，知識(shí)體量豐富，是被項(xiàng)目各參與方重點(diǎn)關(guān)心的資料，如工程預(yù)算和工程竣工結(jié)算資料等并不涵蓋在檔案中。這些重要的知識(shí)載體，對(duì)于幫助未來建筑項(xiàng)目做好成本管控具有重要作用。但是，這些數(shù)據(jù)保存在建委造價(jià)處，使用者需要與造價(jià)處取得聯(lián)系，才能獲得這些數(shù)據(jù)。因此，項(xiàng)目成本方面的信息缺乏，很大程度上降低了檔案的知識(shí)含量水平，很有必要將其納入建筑工程項(xiàng)目檔案的管理范疇，完善成本方面的知識(shí)信息。2.質(zhì)量安全知識(shí)應(yīng)用方面在建筑工程項(xiàng)目中的質(zhì)量安全相關(guān)文檔由于涉及參與方的行業(yè)聲譽(yù)，是比較敏感的區(qū)域，目前的建筑工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)不包括質(zhì)量安全方案和事故相關(guān)的資料。這類數(shù)據(jù)的缺乏，對(duì)推進(jìn)整個(gè)建筑工程行業(yè)的質(zhì)量安全工作改進(jìn)，起到了阻礙的作用。因此，有必要進(jìn)一步充實(shí)這方面的資料，包括質(zhì)量安全方案、質(zhì)量安全事故發(fā)生及處理方案和事故責(zé)任劃分、事故處理結(jié)果等，為其他項(xiàng)目建設(shè)提供借鑒。3.施工方案知識(shí)應(yīng)用方面建筑工程項(xiàng)目施工周期長，參與主體多，工序復(fù)雜，良好的施工方案對(duì)項(xiàng)目順利推進(jìn)具有重要作用。隨著建筑行業(yè)的高速發(fā)展，出現(xiàn)了很多專項(xiàng)施工方案，一些施工方案還經(jīng)過了專家論證和審查，在實(shí)踐應(yīng)用中有很多經(jīng)驗(yàn)可借鑒。但是，這些施工方案方面的資料沒有納入檔案管理范疇，不能共享和傳播，不僅造成人力、物力的浪費(fèi)，還不利于建筑技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理部門需要收集專項(xiàng)施工方案數(shù)據(jù)，為社會(huì)多方群體提供高質(zhì)量的知識(shí)服務(wù)。4.新材料、新工藝知識(shí)應(yīng)用方面綠色建筑、綠色施工、節(jié)能工程是目前建筑工程建設(shè)所追求的新型目標(biāo)，國家也相繼發(fā)布《綠色建筑行動(dòng)方案》《城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域碳達(dá)峰實(shí)施方案》《建筑與市政工程施工質(zhì)量控制通用規(guī)范》（GB55032-2022）等政策，鼓勵(lì)綠色建筑行業(yè)發(fā)展。但是，在建筑工程檔案中沒有專門保存節(jié)能資料和工藝資料，也沒有節(jié)能材料和工藝使用后的反饋情況，不僅不利于新材料、新工藝的可持續(xù)性發(fā)展，還削弱了檔案本身的知識(shí)管理功能作用。5.數(shù)據(jù)知識(shí)綜合應(yīng)用方面通過上文對(duì)建筑工程項(xiàng)目檔案使用方的需求分析，可知建筑工程項(xiàng)目檔案功能效用體現(xiàn)在多方面，不僅是建筑領(lǐng)域司法、仲裁的重要依據(jù)，還是城市規(guī)劃、管理的重要依據(jù)，能夠在生活、工作、學(xué)習(xí)中提供一些不易收集的信息查詢服務(wù)。但在現(xiàn)實(shí)狀況下，由于建筑工程項(xiàng)目檔案的管理仍然存在“重保存、輕利用”的現(xiàn)象，欠缺各種重要、關(guān)鍵的數(shù)據(jù)，檔案知識(shí)不全面，不能滿足有關(guān)單位和個(gè)人的合理利用需求。再加上目前檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型還處于建設(shè)階段，社會(huì)多元主體對(duì)建筑工程項(xiàng)目檔案知識(shí)的利用也并不便捷，資料獲得、數(shù)據(jù)查閱、篩選、處理與分析等均存在很多障礙，導(dǎo)致對(duì)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)知識(shí)的綜合應(yīng)用困難。四、知識(shí)管理視野下加強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目檔案管理的措施建議1.完善成本造價(jià)方面的數(shù)據(jù)目前，建筑工程項(xiàng)目的成本相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在建設(shè)委員會(huì)造價(jià)處，使用者需要聯(lián)系相關(guān)管理部門提取成本數(shù)據(jù)，手續(xù)比較復(fù)雜。檔案管理部門可以考慮將其保存在建設(shè)工程項(xiàng)目檔案文件中，有利于以往項(xiàng)目成本數(shù)據(jù)知識(shí)的應(yīng)用和新知識(shí)的創(chuàng)造。如果成本數(shù)據(jù)被納入建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的范疇中，那么其他工程項(xiàng)目人員就可以參考以往項(xiàng)目的成本數(shù)據(jù)，調(diào)整本次項(xiàng)目的成本管控方案，在以往成本管控的基礎(chǔ)上汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷優(yōu)化成本管控。比如在項(xiàng)目前期，施工方可以查詢這些資料，制定更科學(xué)的預(yù)算方案，更高效地篩選材料供應(yīng)商，參考同類項(xiàng)目的成本構(gòu)成和計(jì)算，調(diào)整本項(xiàng)目的成本，以實(shí)現(xiàn)利潤最大化。2.建立質(zhì)量安全事故數(shù)據(jù)庫目前，建筑工程項(xiàng)目質(zhì)量安全事故的相關(guān)資料數(shù)據(jù)不包含在檔案資料的范圍內(nèi)。建筑工程項(xiàng)目檔案管理部門可以與相關(guān)部門展開合作，將質(zhì)量安全事故相關(guān)資料集中起來，建立質(zhì)量安全事故數(shù)據(jù)庫，全面、真實(shí)地保存事故相關(guān)數(shù)據(jù)。同時(shí)，注重隱藏單位名稱等隱私信息，為檔案利用的多個(gè)主體提供相關(guān)資料查詢與收集服務(wù)。通過查詢這些檔案，施工方可以在施工前期預(yù)測(cè)事故隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)防控，提前制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案，降低事故發(fā)生概率。當(dāng)發(fā)生事故時(shí)，事故處理和調(diào)查人員也可以通過以往案例，借鑒已有經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)解決相關(guān)問題。通過這些檔案資料的合理利用，進(jìn)一步降低工程質(zhì)量安全事故的發(fā)生概率，提高質(zhì)量安全事故處理的工作效率。3.注重保存專項(xiàng)施工方案數(shù)據(jù)目前，對(duì)于建筑工程項(xiàng)目專項(xiàng)施工方案的資料信息，還沒有專門的部門來存儲(chǔ)。專項(xiàng)施工方案是保證工程質(zhì)量和施工安全的重要基礎(chǔ)，是整體項(xiàng)目統(tǒng)籌管理的重要依據(jù)，也是建筑工程項(xiàng)目各專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜业闹腔劢Y(jié)晶，是具有極高知識(shí)含量的資料類型。實(shí)現(xiàn)對(duì)專項(xiàng)施工方案的數(shù)據(jù)保存，檔案管理部門需要與工程領(lǐng)域相關(guān)專家展開合作，獲得這方面的數(shù)據(jù)，匯集形成專家數(shù)據(jù)庫。當(dāng)施工過程中遇到特殊難題時(shí)，可以通過查詢建設(shè)工程項(xiàng)目檔案中的專項(xiàng)施工方案資料，為工程項(xiàng)目建設(shè)節(jié)約工期和成本，提高施工方案的科學(xué)性。4.加強(qiáng)材料信息庫的建設(shè)目前，新材料、新工藝的使用以及反饋等相關(guān)資料是由建委節(jié)能處負(fù)責(zé)保管，社會(huì)群體對(duì)這方面知識(shí)信息的查閱與利用也很困難。建筑工程項(xiàng)目檔案管理部門可與節(jié)能部合作，在匯總工程項(xiàng)目中涉及的信息資料，形成材料信息數(shù)據(jù)庫。工程各參與方可以通過數(shù)據(jù)庫查閱，了解新材料和新工藝的應(yīng)用情況，在此基礎(chǔ)上更好地篩選環(huán)保材料，選擇綠色施工工藝，推動(dòng)綠色建筑的實(shí)踐創(chuàng)新。高校學(xué)術(shù)團(tuán)體和科研所還可以獲得新材料、新工藝的實(shí)踐應(yīng)用反饋，開展專業(yè)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)研究，促進(jìn)學(xué)術(shù)研究與實(shí)務(wù)實(shí)踐相結(jié)合。5.構(gòu)建綜合型的知識(shí)庫系統(tǒng)建筑工程檔案管理中涉及多方面的知識(shí)管理與應(yīng)用。目前，這些數(shù)據(jù)大多與建設(shè)項(xiàng)目檔案平行存儲(chǔ)在建設(shè)委員會(huì)的不同部門。檔案管理部門可以與住建委合作，建立建筑工程檔案綜合管理數(shù)據(jù)庫，將成本知識(shí)庫、質(zhì)量安全知識(shí)庫、專項(xiàng)施工方案數(shù)據(jù)庫、節(jié)能信息數(shù)據(jù)庫等相互連接，通過互聯(lián)互通，構(gòu)建全面綜合的建筑工程項(xiàng)目知識(shí)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。嚴(yán)格管理建筑工程項(xiàng)目的全過程，并將管理過程的所有知識(shí)信息實(shí)施自動(dòng)采集、分類處理與存儲(chǔ)，在相應(yīng)的模塊中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種信息的分層管理。同時(shí)，向上述存儲(chǔ)模塊導(dǎo)入各種數(shù)據(jù)信息，實(shí)行格式標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，為后