6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用分析

摘要：本次研究時間為期1年，自2022年9月至2023年8月，其中2022年9月至2023年2月未實施6S管理，為管理前期；2023年3月至2023年8月實施6S精細化管理，為管理后期。比較了管理前后檔案室工作用時、檔案完整度、工作質量以及檔案破損、缺失、利用情況的差異性。實施6S管理后，檔案室歸檔、獲取檔案用時均有提高，較管理前短檔案的完整性較高，管理前后對比，有顯著差異；管理后檔案室工作質量各項評分均高于管理前，P＜0.05；管理后的檔案破損、缺失情況減少，檔案利用率明顯升高，P＜0.05。因此，在檔案室管理中實施6S精細化管理可提升整體工作質量，減少不良事件的發(fā)生，提高檔案利用率。關鍵詞：6S精細化管理；醫(yī)院檔案管理；工作質量隨著現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性愈發(fā)突出。醫(yī)院檔案管理涉及患者信息的收集、存儲和利用，對于醫(yī)療質量的評估、醫(yī)療風險的控制和科學決策具有至關重要的作用。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式存在許多不足之處，如檔案分布混亂、信息不完整以及操作煩瑣等問題，嚴重影響了檔案管理的效率和質量。為了解決這些問題，許多醫(yī)院開始引入6S精細化管理方法，以提高醫(yī)院檔案管理的效率和質量。6S精細化管理是一種源自日本的管理方法，通過對工作開展整理、整頓、清潔、清掃、安全等方面的管理，達到提高工作效率、減少浪費和提供更好服務的目的。本次研究旨在分析6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用，探討其效果。重點分析6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應用。通過比較傳統(tǒng)管理方式和6S精細化管理方式下的檔案管理效果，評估其對醫(yī)院檔案管理的改善作用。一、資料與方法1.一般資料本次研究時間為2022年9月至2023年8月，依據(jù)開展6S精細化管理時間劃分，2022年9月至2023年2月未實施6S管理，2023年3月至2023年8月實施6S精細化管理，以本時間段的10名檔案室員工及管理前后200份檔案為研究對象，檔案室員工中男性3名，女性7名，年齡介于31～45歲之間，均齡值38.02±1.28歲。在本次研究期間，無員工調離或離職情況發(fā)生。2.方法（1）整理（Seiri）。醫(yī)院檔案的文件數(shù)量龐大，種類多，需要制定整理標準和規(guī)范，明確每一類文件的整理要求和方式。比如可以根據(jù)文件的類型、時間等分類整理，確定每個類別文件的保管期限和歸檔位置。根據(jù)制定的整理標準和規(guī)范，分類整理醫(yī)院檔案室的文件?？梢愿鶕?jù)病歷號、患者姓名、科室以及時間等因素分類，確保檔案的有序排列。同時，定期檢查已歸檔的文件，確認文件的正確性和完整性。制定整理流程和工作制度，明確每個崗位的職責和工作流程。按照流程和制度開展工作，確保整理工作的高效和規(guī)范。此外，還要開展員工培訓，增強員工的整理技能和質量意識。醫(yī)院檔案室的文件種類繁多，需要使用適當?shù)恼砉ぞ吆驮O備設施來整理。比如可以使用編號標簽、文件夾、文件柜等工具來編號、分類和儲存文件，確保文件的易查找和方便管理。定期整理檢查和維護醫(yī)院檔案室，確保文件的秩序和完整性。可以制訂整理檢查計劃，檢查每個類別的文件，排除錯誤和遺漏，并及時調整和修正，保證檔案的準確性和可靠性。（2）整頓（Seiton）。按照流程和標準建立檔案室的工作流程和標準操作規(guī)程，確保每個環(huán)節(jié)都按照規(guī)定操作，防止遺漏和錯誤。根據(jù)文件的類別和使用頻率，合理設置檔案柜和存儲設備設施的布局，確保檔案的易于存取和查閱。編號每個檔案柜，并制定詳細的存放位置和取放記錄。針對不同的文件分類，用清晰易懂的標識分類標記，便于工作人員快速找到所需文件?？梢允褂妙伾珮撕?、標簽紙等工具，使分類標識一目了然。制訂檔案整頓工作培訓計劃，定期培訓相關人員，提高他們的檔案管理知識和技能。同時，加強員工的維護意識培養(yǎng)，激勵員工主動參與和負責檔案管理工作。（3）清掃（Seiso）。醫(yī)院檔案室要制定清掃標準，明確清掃的具體內容和要求，并根據(jù)實際情況確定清掃的頻率，確保檔案室的清潔度和整潔度。明確清掃的責任和分工，確定清掃負責人和清掃人員，明確各人的職責和任務，確保每個人都有責任感和使命感，積極投入到清掃工作中。配備適當?shù)那鍧嵐ぞ吆筒牧希鐠咧?、拖把以及清潔劑等，確保清掃工作順利開展，保障清潔效果。建立清掃記錄，記錄每次清掃的時間、人員以及內容等信息，以便追溯和查看。同時，定期評估清掃工作，及時發(fā)現(xiàn)問題和不足，并采取相應措施改進。（4）清潔（Seiketsu）。對醫(yī)院檔案室管理工作人員開展清潔培訓，增強其清潔工作的技能和意識。鼓勵員工主動參與清潔工作，并積極倡導保持整潔的工作環(huán)境。建立清潔工作的監(jiān)督和考核機制，定期開展內部和外部檢查。對于存在的問題和不足，及時采取糾正措施，并獎勵和激勵表現(xiàn)優(yōu)秀的人員。定期開展清潔效果評估，收集工作人員和用戶的反饋意見，及時調整清潔工作方案。（5）素養(yǎng)（Shitsuke）。醫(yī)院檔案室管理人員需要具備扎實的專業(yè)知識和技能，包括對檔案管理規(guī)定的了解、熟悉檔案管理流程和操作方法等。定期參加檔案管理培訓，不斷提升專業(yè)素養(yǎng)。還要具備高度的職業(yè)道德素養(yǎng)，包括保守秘密、忠誠職守以及廉潔奉公等。保護患者的隱私和權益，嚴格遵守醫(yī)療機構的規(guī)章制度，不得泄露患者隱私信息。檔案管理人員要與醫(yī)生、護士、行政人員等其他部門工作人員有效溝通和協(xié)作，以確保檔案管理工作的順利開展。管理人員需要具備細致認真的工作態(tài)度，對每一個環(huán)節(jié)都要做到精益求精。仔細閱讀檔案文件，確保文件的完整性和準確性，并正確存放和分類文件，確保檔案的可檢索性和安全性。隨時關注檔案管理領域的最新發(fā)展，學習和引進先進的檔案管理理念和技術，不斷提高檔案管理工作的水平和效率。（6）安全（Safety）。通過組織培訓和宣傳活動，增強檔案室工作人員的安全意識。培養(yǎng)他們遵守安全規(guī)章制度、正確使用安全設備設施的習慣，能夠在工作中識別和解決安全隱患，確保檔案室的安全設備設施處于良好狀態(tài)。定期檢查和維護滅火器、煙霧探測器以及緊急疏散通道等設備設施，確保其正?？捎?。建立完善的消防安全管理制度，制定滅火預案和疏散預案，定期組織消防演練，確保檔案室的消防設施和消防通道暢通無阻。此外，還應合理管理醫(yī)院檔案室的資源，確保安全措施得到有效利用。例如，對于不再需要保存的老舊檔案，應采取適當?shù)陌踩胧╀N毀，防止信息被泄露。制定檔案保密制度，明確檔案的存儲、查閱和歸還流程，嚴格控制檔案的查閱權限，避免檔案遭到非法獲取或損毀。定期安全巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改，記錄整改情況，并建立隱患排查和整改臺賬，定期評估安全管理措施的有效性。3.觀察指標統(tǒng)計記錄管理前后的歸檔時間、檔案獲取時間、檔案完整性，計算時間均數(shù)值并展開組間對比。檔案室工作質量將以本院自擬的工作質量評估表展開測定，包含標識規(guī)范、室內清潔、檔案安全性以及檔案管理人員素養(yǎng)4項內容，單項評分以0～100為范圍，分值越高，工作質量越高，并統(tǒng)計管理前后檔案室中檔案的缺失、破損以及檔案可正常利用情況，展開組間對比。4.統(tǒng)計學方法選用SPSS24.0軟件統(tǒng)計數(shù)據(jù)，計量資料以均數(shù)±標準差表示，計數(shù)資料以百分比表示，分別以t值、X2值展開組間驗證，P＜0.05，有統(tǒng)計學意義。二、結果1.比較管理前后檔案歸檔、獲取時間及檔案完整性管理后，檔案歸檔及獲取時間均短于管理前，檔案完整性也得到顯著提高，組間對比，P＜0.05，詳見表1。三、討論隨著醫(yī)院病案數(shù)量的增長和醫(yī)療技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案成為醫(yī)療信息的重要組成部分。醫(yī)院檔案記錄了患者的個人和病歷信息，包括診斷、治療、手術和用藥等記錄，是醫(yī)生判斷和制定治療方案的重要依據(jù)，也是醫(yī)院管理者了解醫(yī)療業(yè)務和質量的重要依據(jù)。通過合理管理醫(yī)院檔案，可以為醫(yī)院管理提供科學依據(jù)，提高醫(yī)療質量和效率。醫(yī)院檔案管理也是患者維權和索賠的重要參考依據(jù)，可以提供完整、準確的證據(jù)。通過整理和統(tǒng)計醫(yī)院檔案中的信息，可以發(fā)現(xiàn)和研究疾病的流行趨勢、療效評估和臨床研究的課題，為醫(yī)院提供科學依據(jù)和決策支持。同時，醫(yī)院檔案信息共享和交流也有助于避免重復檢查和治療，提高醫(yī)療資源的利用效率。醫(yī)院檔案管理存在一些問題，包括仍然依賴紙質檔案，導致檔案信息的存儲和檢索非常麻煩和耗時。紙質檔案容易損壞、遺失或錯放，造成不必要的困擾和工作效率降低。由于醫(yī)院檔案涉及多個科室和人員，檔案信息的錄入容易出現(xiàn)錯誤、遺漏或重復，使得檔案信息的準確性和完整性得不到保障，對醫(yī)療工作的診斷和治療產生不良影響。一些醫(yī)院缺乏完善的檔案管理制度，導致檔案文件的存儲、整理和分類不規(guī)范，使檔案文件的定位和查詢困難，檔案管理工作效率低下。醫(yī)院檔案中包含著患者的個人隱私信息，如姓名、身份證號以及病歷等，如果檔案管理不嚴格，泄露患者隱私的風險將會增加，嚴重影響醫(yī)院的聲譽和患者的權益。6S精細化管理其目標在于提高工作環(huán)境的整潔度、效率和員工工作素養(yǎng)，從而實現(xiàn)提升質量、提高效率和降低成本的目標。整理是指分類、歸檔和整合醫(yī)院檔案，使檔案能夠按照一定的規(guī)則存放和檢索。通過整理，可以減少醫(yī)院檔案的重復存儲和損失，提高檔案的利用率和檢索效率，還可以使醫(yī)院檔案的存放更加有序和規(guī)范，減少檔案交接和借閱的復雜度，提高醫(yī)院檔案管理的效率；整頓是指對醫(yī)院檔案管理流程的規(guī)范化和標準化，通過制定和完善相關的工作規(guī)范和流程，提高檔案管理工作的規(guī)范性和準確性。整頓還可以排除檔案管理中存在不合理和低效的操作流程，減少人為失誤和意外事件的發(fā)生，提高醫(yī)院檔案管理工作的準確性和可靠性；清潔是指對醫(yī)院檔案管理環(huán)境的清潔和衛(wèi)生，保持檔案存放室、借閱室等工作區(qū)域的整潔和干凈。通過清潔工作，可以創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，提高員工的工作積極性和效率。清潔還可以減少檔案受損的風險，確保檔案長時間保存的穩(wěn)定性。通過定期的清掃和維護，可以減少設備設施故障的發(fā)生，避免因設備設施損壞而導致檔案管理工作的中斷或延誤；素養(yǎng)指的是員工對檔案管理的重視和專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院檔案管理人員應具備較高的檔案管理專業(yè)知識和技能，能夠正確理解和運用相關規(guī)范和標準，具備較高的責任心和職業(yè)道德；安全是指確保醫(yī)院檔案的保密和安全性。醫(yī)院檔案管理工作涉及大量的患者隱私和機密信息，安全措施至關重要。通