檔案數(shù)字化管理對(duì)檔案利用的影響分析

摘要：隨著中國(guó)高等教育改革的持續(xù)深化，高校檔案數(shù)字化管理工作迎來(lái)更多的發(fā)展機(jī)遇，“數(shù)字校園”“智慧校園”建設(shè)逐步推進(jìn)，體現(xiàn)出高校檔案數(shù)字化管理在高等教育改革中的重要性。本文將對(duì)高校檔案數(shù)字化管理對(duì)檔案利用的影響進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上，探討如何利用數(shù)字化管理促進(jìn)檔案的便捷性和高效性利用策略，以期為高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供參考。關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；高校；檔案利用；影響教育部早在2008年就發(fā)布了相關(guān)文件，明確提出高校檔案工作要緊密?chē)@國(guó)家的重大發(fā)展戰(zhàn)略，積極服務(wù)于國(guó)家信息化建設(shè)。這表明國(guó)家教育一直十分重視高校檔案數(shù)字化建設(shè)。對(duì)照新時(shí)代背景下高校教育發(fā)展的需要和信息化管理的要求，高校檔案管理的數(shù)字化水平還有很大的提升空間。為了更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，高校必須堅(jiān)持科學(xué)方法和依據(jù)，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，緊跟國(guó)家信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)高校教育事業(yè)的高效、高質(zhì)量發(fā)展。1檔案數(shù)字化管理在高校檔案利用中的作用1.1推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，全球已進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。在這個(gè)大背景下，高校也積極推動(dòng)數(shù)字化校園的建設(shè)。檔案數(shù)字化管理作為其中的重要一環(huán)，對(duì)于提高高校檔案管理效率和促進(jìn)檔案信息資源利用有著至關(guān)重要的作用，檔案數(shù)字化管理是高校信息化建設(shè)的重要組成部分，也是高校檔案管理適應(yīng)信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。高校檔案蘊(yùn)含豐富的信息資源，包括學(xué)生的招錄信息、學(xué)籍與成績(jī)、財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證、收文發(fā)文的文件等種類繁多的內(nèi)容。這些檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，具有極高的利用價(jià)值。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，可以將這些檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，方便快捷地存儲(chǔ)、管理和查詢，提高檔案的利用效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享和遠(yuǎn)程訪問(wèn)，進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案的利用范圍，為高校信息化建設(shè)提供了有力的支撐。相比之下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式存在著諸多不便，如查詢困難、占用空間大、維護(hù)成本高等。而數(shù)字化技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或云端，不僅可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理、智能化處理等功能，提高檔案管理效率，還可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)在線訪問(wèn)，提高檔案信息資源的利用效率。同時(shí)，數(shù)字化校園建設(shè)需要以大量的數(shù)字化信息為基礎(chǔ)，而高校檔案數(shù)字化管理能夠提供全面、準(zhǔn)確的信息資源，為數(shù)字校園的建設(shè)提供有力支撐。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理也是高校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)條件之一，涉及教學(xué)、科研、行政管理等多個(gè)方面，可以為高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供全面、細(xì)致的信息支持，推動(dòng)高校的信息化建設(shè)進(jìn)程，更好地發(fā)揮其在高校檔案管理中的作用。1.2促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式存在著諸多不便，如查詢困難、占用空間大、維護(hù)成本高等，而現(xiàn)代檔案館已逐漸轉(zhuǎn)變角色，成為檔案信息的提供者和服務(wù)中心。在高校這一高層次人才的培養(yǎng)基地，要充分發(fā)揮“五位一體”功能，其中檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵前提。檔案數(shù)字化使得信息的查閱和檢索變得更為簡(jiǎn)便快捷。通過(guò)數(shù)字化管理，用戶可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速找到所需信息，大大提高了檔案的利用效率。同時(shí)，數(shù)字檔案也使得工作人員的操作和管理更為便捷，減少了煩瑣的手續(xù)和時(shí)間成本，使得檔案的使用率和利用效率得到了顯著提升。數(shù)字檔案的建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和傳播，通過(guò)數(shù)字化管理，可以將高校的各類信息資源整合在一起，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一、共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。這不僅能提高信息資源的利用效率，還有助于高校的各類信息資源進(jìn)行有效地管理和保護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，避免了許多煩瑣的程序，既減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，又提高了高校檔案信息的利用效率和效益。1.3保障高校檔案的完整性高校檔案是高校各項(xiàng)工作的歷史記錄，具有重要的保存價(jià)值，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以保障高校檔案的完整性。傳統(tǒng)的高校檔案管理方式通常依靠人力進(jìn)行檔案的分類、整理和存儲(chǔ)，這種方式不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，如檔案丟失或損壞等。隨著科技的進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化管理逐漸成為高校檔案管理的重要方式，可以將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，加密存儲(chǔ)和備份，確保檔案的安全性和完整性。即使出現(xiàn)意外情況，如網(wǎng)絡(luò)故障或設(shè)備損壞等，數(shù)字化管理也可以通過(guò)備份和恢復(fù)系統(tǒng)來(lái)確保檔案信息的完整性和可用性。通過(guò)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)信息化管理，為檔案管理人員提供更加高效、精確的管理手段，從而確保了高校檔案的完整性。同時(shí)，通過(guò)數(shù)字化管理將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并利用檔案管理軟件進(jìn)行自動(dòng)化分類和整理，以提高檔案管理效率，確保檔案分類和整理的準(zhǔn)確性。也能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和分析，進(jìn)而保障了檔案的完整性和準(zhǔn)確性，為高校的教學(xué)、科研和管理提供更加精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。1.4提升檔案管理質(zhì)量與效率傳統(tǒng)的檔案管理方式往往涉及多個(gè)步驟，如收集、分類、整理和存儲(chǔ)等，而數(shù)字化管理通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，極大地簡(jiǎn)化了這些流程，減少了人力和時(shí)間的消耗。數(shù)字化管理使得檔案查詢變得更加便捷，通過(guò)搜索關(guān)鍵詞或相關(guān)字段，可以迅速找到所需檔案，大大提高了查詢效率。同時(shí)，數(shù)字化管理采用了多種安全措施，如數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、備份系統(tǒng)等，有效保護(hù)了檔案的安全性和完整性，避免了紙質(zhì)檔案因損壞、丟失等帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字化環(huán)境下，高校師生可以在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方隨時(shí)訪問(wèn)檔案資源，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，大大提高了檔案的遠(yuǎn)程利用效率。數(shù)字化管理高校也使得高校各部門(mén)之間的資源共享變得更加方便，可以輕松地?cái)U(kuò)展其存儲(chǔ)容量，以適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)，而無(wú)需像傳統(tǒng)方式那樣，頻繁地更換存儲(chǔ)設(shè)備或擴(kuò)建檔案庫(kù)房，為高校檔案工作帶來(lái)了實(shí)質(zhì)性的改進(jìn)。2應(yīng)用數(shù)字化管理促進(jìn)高校檔案利用效率的策略2.1建設(shè)智能化的檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)字化是建設(shè)智能化檔案信息管理系統(tǒng)的前提。高校需要從原始紙質(zhì)檔案出發(fā)，逐步推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，并建立完善的數(shù)字化流程，包括檔案分類、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)校對(duì)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)，還要注重提高數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的檔案信息質(zhì)量[1]。采用功能強(qiáng)大的檔案管理軟件是建設(shè)智能化檔案信息管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，要積極引入成熟的檔案管理軟件，并結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行定制和優(yōu)化，將檔案管理、檢索查詢、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、權(quán)限管理等功能充分應(yīng)用在數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行流程中（圖1），以提高檔案管理效率和利用效率。為了更好地促進(jìn)檔案管理與利用，高校應(yīng)將智能化的檔案信息管理系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，如學(xué)生管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，通過(guò)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享和交換，可以更好地實(shí)現(xiàn)信息資源的整合和優(yōu)化配置，避免數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象，提高檔案利用效率。對(duì)于庫(kù)房智能化設(shè)施的完善，可以參考一些企業(yè)設(shè)計(jì)的智慧檔案庫(kù)房一體化管控平臺(tái)。這種平臺(tái)不僅包含耐高溫防潮系統(tǒng)、智能溫濕度測(cè)控系統(tǒng)等硬件設(shè)施，還具備遠(yuǎn)程監(jiān)控新風(fēng)機(jī)狀態(tài)、信息泄露監(jiān)控等功能，能夠?qū)崟r(shí)采集監(jiān)控區(qū)域溫度、濕度，與其他系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)并提供數(shù)據(jù)，以確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全和穩(wěn)定[2]。2.2培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才為了更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需求，提高檔案利用效率，培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才顯得尤為重要。一是在引進(jìn)人才方面，需要注重引進(jìn)掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)技能以及具備檔案管理理論知識(shí)的優(yōu)秀人才。引進(jìn)的人才應(yīng)具備敏銳的洞察力和處理能力，能夠熟練地應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行高效管理。對(duì)于目前從事檔案工作的人員，也應(yīng)通過(guò)定期培訓(xùn)來(lái)提高他們的專業(yè)技能和理論基礎(chǔ)，構(gòu)建一支具備復(fù)合型能力的檔案數(shù)字化建設(shè)團(tuán)隊(duì)。二是要注重培養(yǎng)檔案工作人員良好的工作態(tài)度和責(zé)任心。選聘具備進(jìn)取心、責(zé)任心強(qiáng)、能吃苦耐勞的人員，從事高校檔案數(shù)字化建設(shè)和管理工作，并且制定嚴(yán)格的工作規(guī)范和提供良好的工作環(huán)境，從根本上減少因“人”的因素引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。三是要為檔案數(shù)字化人才提供優(yōu)厚的待遇，確保他們的福利得到保障。在人才分工方面，要注重資源的優(yōu)化配置，以滿足不同崗位的需求。因?yàn)楦咝n案數(shù)字化人才相對(duì)較少，所以需要預(yù)先深入了解他們的需求，設(shè)置有效的獎(jiǎng)懲措施，確保員工的工作積極性得到充分發(fā)揮。四是要關(guān)注人才隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)。由于部分工作人員因年齡原因?qū)е轮R(shí)更新相對(duì)較慢、信息素養(yǎng)不高，可能會(huì)對(duì)新型檔案管理模式的快速適應(yīng)造成一定影響[3]。因此，可以通過(guò)開(kāi)展定期的培訓(xùn)和研討會(huì)，以引入新的檔案管理理念和技術(shù)，幫助員工掌握最新的數(shù)字化檔案管理技能。2.3優(yōu)化檔案信息服務(wù)方式一方面，建立數(shù)字化檔案信息共享平臺(tái)。集檔案管理、信息檢索、信息共享、在線交流等功能于一體來(lái)拓展平臺(tái)整體功能。將各類檔案信息按照不同的類別分類，如教學(xué)檔案、科研檔案、行政檔案等，方便用戶快速定位所需的信息，并且提供多種檢索方式，例如關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、元數(shù)據(jù)檢索等，方便用戶根據(jù)不同的需求查詢。在瀏覽模塊提供詳細(xì)的檔案信息瀏覽界面，方便用戶查看檔案的詳細(xì)內(nèi)容，設(shè)計(jì)提供提醒功能，如定期提醒用戶更新檔案信息、提醒用戶即將到期的重要檔案等。同時(shí)，為了確保檔案信息的安全性和保密性，可以設(shè)置不同的權(quán)限和訪問(wèn)控制機(jī)制，對(duì)不同類別的檔案信息設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限、對(duì)某些敏感信息加密處理等。建立數(shù)字化檔案信息共享平臺(tái)，各部門(mén)可以及時(shí)上傳和更新檔案信息，避免信息不一致或重復(fù)的情況，提高檔案信息的利用效率。另一方面，隨著移動(dòng)設(shè)備的普及，高校可以開(kāi)發(fā)適用于移動(dòng)設(shè)備的檔案信息服務(wù)app或某信公眾號(hào)，提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。開(kāi)發(fā)的檔案信息服務(wù)app或某信公眾號(hào)要保證用戶可以在其中輸入關(guān)鍵詞或短語(yǔ)，系統(tǒng)會(huì)快速返回與關(guān)鍵詞或短語(yǔ)相關(guān)的檔案信息，并且用戶在app或某信公眾號(hào)中要能夠查看檔案的詳細(xì)內(nèi)容，包括文字、圖片、視頻等多種形式的信息。同時(shí)，根據(jù)用戶的個(gè)性化設(shè)置，定期提醒用戶關(guān)注特定的檔案信息或事件?；陂_(kāi)發(fā)app或公眾號(hào)基礎(chǔ)上優(yōu)化智能推薦服務(wù)，根據(jù)用戶的需求和興趣推薦相關(guān)的檔案信息和學(xué)習(xí)資料。通過(guò)分析檔案的內(nèi)容特征和屬性，推薦與用戶感興趣的檔案類似的資料，或是分析用戶之間的行為相似性，推薦其他用戶關(guān)注的檔案信息和資料，以優(yōu)化檔案信息服務(wù)方式來(lái)提高檔案信息的利用效率和便利性，為高校的教學(xué)和科研提供有力支持。2.4完善數(shù)字化檔案管理制度一是建立數(shù)字化檔案的采集標(biāo)準(zhǔn)，明確哪些類型的檔案適合數(shù)字化處理，如教學(xué)檔案、科研檔案、行政檔案等。同時(shí)，要規(guī)定數(shù)字化過(guò)程中的質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，以確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性和完整性。這樣可以避免重復(fù)勞動(dòng)，提高檔案采集的效率和質(zhì)量。二是應(yīng)當(dāng)制定數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)和備份策略。要采用可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和技術(shù)手段，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份和保護(hù)，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，要建立存儲(chǔ)管理規(guī)范，明確存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇、使用和管理要求，以確保數(shù)字化檔案的安全性和完整性，這樣能夠保障數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存和可靠性。三是建立數(shù)字化檔案的利用制度也是必不可少的。要規(guī)定查詢、復(fù)制、借閱等方面的規(guī)定，以保障用戶對(duì)數(shù)字化檔案的合理利用，為了保障用戶權(quán)益和信息安全，要建立用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)用戶身份和需求設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別，以防止數(shù)字化檔案被濫用和泄露，以更好地滿足用戶的需求，提高數(shù)字化檔案的利用效率。四是建立數(shù)字化檔案的維護(hù)和更新機(jī)制。要定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，以確保其時(shí)效性和準(zhǔn)確性，并且要建立數(shù)字化檔案的版本控制制度，對(duì)檔案的修改過(guò)程進(jìn)行跟蹤和管理，以保證數(shù)字化檔案的可追溯性。這樣可以保證數(shù)字化