醫(yī)院檔案室管理工作制度

醫(yī)院檔案室管理工作制度第一章總則為進一步規(guī)范醫(yī)院檔案室的管理工作，確?；颊咝畔⒌陌踩?、完整性和有效利用，依據(jù)國家相關法規(guī)及醫(yī)院內(nèi)部管理制度，特制定本檔案室管理工作制度。醫(yī)院檔案是記錄患者病歷、治療過程、檢查結(jié)果等重要信息的綜合性文件，是醫(yī)院提供醫(yī)療服務、進行學術研究及行政管理的重要依據(jù)。第二章目標與適用范圍2.1目標本制度旨在實現(xiàn)以下目標：1.確保醫(yī)院檔案的安全、完整和準確，保護患者隱私和信息安全。2.規(guī)范檔案的收集、整理、存儲、查閱和轉(zhuǎn)遞流程，提高檔案管理效率。3.促進醫(yī)院信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的科學化和現(xiàn)代化。2.2適用范圍本制度適用于醫(yī)院檔案室的所有工作人員及相關部門，涵蓋檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借用及轉(zhuǎn)遞等各個環(huán)節(jié)。第三章法規(guī)依據(jù)本制度依據(jù)以下法規(guī)及政策制定：1.《中華人民共和國檔案法》2.《醫(yī)療機構(gòu)管理條例》3.《患者隱私保護法》4.醫(yī)院內(nèi)部管理規(guī)章制度第四章檔案管理規(guī)范4.1檔案的收集與歸檔1.檔案收集：檔案包括但不限于患者住院病歷、門診病歷、檢查結(jié)果、手術記錄、醫(yī)囑等。各科室應在患者就診后及時收集相關資料。2.歸檔要求：-檔案材料應由專人負責，確保材料的完整性與準確性。-所有檔案材料應按照患者的就診時間及科室進行分類歸檔，便于后續(xù)查閱。4.2檔案的保管1.存放環(huán)境：檔案應存放在專門的檔案室內(nèi)，確保室內(nèi)干燥、通風、防火、防盜。2.檔案編號與登記：所有檔案應逐一編號，并建立電子和紙質(zhì)登記冊，便于隨時查閱。每年進行一次全面檢查，確保檔案的完整性和安全性。3.交接管理：檔案的交接必須填寫交接清單，并由雙方簽字確認，確保責任到人。4.3檔案的查閱與借用1.查閱流程：-醫(yī)務人員查閱檔案應填寫查閱申請表，經(jīng)過檔案室負責人審核批準后方可查閱。-查閱檔案的人應遵循保密規(guī)定，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃或拆換。2.借用流程：-檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經(jīng)醫(yī)院院長批準。-借用檔案應填寫借用登記表，借用人需承諾按時歸還。4.4檔案的轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞要求：-檔案轉(zhuǎn)遞應由檔案室專人負責，禁止個人隨意攜帶。-轉(zhuǎn)遞檔案必須密封并填寫轉(zhuǎn)遞通知單，確保信息的安全性和完整性。2.驗收流程：-對于接收的檔案，需及時核對清單，確保檔案無誤，并辦理通知單回執(zhí)。第五章操作流程5.1檔案的收集與整理-各科室負責病歷資料的及時收集，并在患者出院后14天內(nèi)完成歸檔。-歸檔材料按類別整理，并存放在指定位置。5.2檔案的管理與保管-每年進行一次檔案安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。-定期對檔案進行分類清理，淘汰過期不再需要的檔案，并進行銷毀。5.3檔案查閱與借用-查閱申請表由檔案室保存，記錄查閱人員及時間。-借用檔案后的歸還時間應由借用人負責，逾期未歸還需進行追蹤。5.4檔案的轉(zhuǎn)遞-轉(zhuǎn)遞過程中應保持檔案的完整性，確保轉(zhuǎn)遞記錄的準確性。第六章監(jiān)督機制6.1監(jiān)督責任醫(yī)院檔案室負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對各科室的檔案管理情況進行評估，并提出改進建議。6.2反饋機制建立檔案管理工作反饋機制，鼓勵全院員工提出意見和建議，及時總結(jié)經(jīng)驗，改進工作。6.3違規(guī)處理對于違反檔案管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處理，包括但不限于警告、罰款或解除勞動合同等。第七章附則7.1解釋權本制度由醫(yī)院檔案室負責解釋，若有未盡事宜，按照國家法律法規(guī)及醫(yī)院相關管理規(guī)定執(zhí)行。7.2生效日期本制度自發(fā)布之日起生效，原相關檔案管理制度同時廢止。7.3修訂流程本制度需根據(jù)實際情況和法律法規(guī)的變化進行定期修訂，修訂程序應由醫(yī)院檔案室