政府機關公文處理辦法

機關公文處理辦法TOC\o"1-2"\h\u1209第一章總則 288201.1公文處理的基本原則 355761.1.1合法性原則 31101.1.2準確性原則 3133211.1.3及時性原則 3149171.1.4完整性原則 344381.1.5保密性原則 3102441.1.6統(tǒng)一性原則 3176041.1.7分工負責原則 3283791.1.8公文收發(fā) 3183091.1.9公文辦理 3289031.1.10公文歸檔 4292031.1.11公文管理 4287411.1.12公文培訓與指導 417272第二章公文種類與格式 4101681.1.13決定 4194231.1.14命令（令） 4280011.1.15公告 474011.1.16通告 4226201.1.17通知 4300291.1.18通報 4267001.1.19報告 5191471.1.20請示 5261221.1.21批復 5113971.1.22意見 5120601.1.23函 523501.1.24紀要 5270421.1.25公文版頭 5326961.1.26公文主體 5196661.1.27公文版記 622116第三章公文起草與審核 6190091.1.28公文起草的基本原則 6213451.1.29公文起草的主要內容 616741.1.30公文起草的注意事項 6192981.1.31公文審核的基本原則 7174261.1.32公文審核的主要內容 776271.1.33公文審核的注意事項 714581第四章公文簽發(fā)與分發(fā) 7213521.1.34簽發(fā)原則 7208391.1.35簽發(fā)權限 7316991.1.36簽發(fā)程序 7107611.1.37簽發(fā)要求 817651.1.38分發(fā)原則 8107601.1.39分發(fā)方式 87511.1.40分發(fā)程序 889511.1.41分發(fā)要求 811669第五章公文傳遞與保密 8196581.1.42傳遞原則 8298071.1.43傳遞方式 9262061.1.44傳遞流程 9112441.1.45保密原則 9182761.1.46保密措施 9138271.1.47保密管理 1022206第六章公文歸檔與銷毀 10245031.1.48歸檔范圍與標準 10124151.1.49歸檔程序與要求 10131821.1.50歸檔管理 11248791.1.51銷毀范圍與標準 11122891.1.52銷毀程序與要求 1120601.1.53銷毀管理 113545第七章公文處理工作流程 12831.1.54公文接收 12215551.1.55公文登記 12291461.1.56公文辦理 12152271.1.57公文反饋 12275291.1.58公文歸檔 1357601.1.59公文查詢 1332360第八章公文處理責任與監(jiān)督 1332183第九章公文處理信息化建設 14180191.1.60合法性原則 1455041.1.61安全性原則 14302001.1.62實用性原則 14203751.1.63高效性原則 14256911.1.64可擴展性原則 14187151.1.65構建公文處理信息化平臺 15230121.1.66制定公文處理信息化規(guī)范 15127601.1.67推廣公文處理信息化應用 15298891.1.68完善公文處理信息化運維保障 15201371.1.69加強公文處理信息化監(jiān)管 154149第十章附則 15第一章總則1.1公文處理的基本原則1.1.1合法性原則公文處理應當嚴格遵守國家法律法規(guī)，保證公文的合法性，不得違反國家政策、法律、法規(guī)及部門規(guī)章。1.1.2準確性原則公文處理必須保證公文內容的準確性，準確傳達上級指示、反映實際情況、提出工作要求，保證公文在內容、格式、文字等方面準確無誤。1.1.3及時性原則公文處理應遵循及時性原則，保證公文在規(guī)定時間內送達有關部門和人員，提高公文處理的效率。1.1.4完整性原則公文處理應保證公文的完整性，包括公文文本、附件、圖表等，保證公文在送達過程中不遺漏任何內容。1.1.5保密性原則公文處理應嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等內容的公文，采取保密措施，保證信息安全。1.1.6統(tǒng)一性原則公文處理應遵循統(tǒng)一性原則，保證公文格式、排版、用紙等規(guī)范統(tǒng)一，便于管理和查閱。1.1.7分工負責原則公文處理應明確各部門和人員的職責，實行分工負責，保證公文處理工作有序進行。第二節(jié)公文處理的工作任務1.1.8公文收發(fā)（1）收文：接收上級、平級和下級單位發(fā)送的公文，進行登記、分類、分發(fā)。（2）發(fā)文：根據單位工作需要，起草、審核、印發(fā)各類公文。1.1.9公文辦理（1）簽批：對收到的公文，按照職責范圍進行簽批，提出辦理意見。（2）轉辦：對需要其他部門辦理的公文，及時轉交相關部門辦理。（3）辦理反饋：對已辦理完畢的公文，及時向領導報告辦理結果。1.1.10公文歸檔（1）歸檔：對已辦理完畢的公文，按照檔案管理規(guī)定進行歸檔。（2）查檔：根據工作需要，提供檔案查閱服務。1.1.11公文管理（1）公文格式管理：保證公文格式規(guī)范、統(tǒng)一。（2）公文流轉管理：保證公文流轉順暢，提高公文處理效率。（3）公文保密管理：加強對涉密公文的管理，保證信息安全。1.1.12公文培訓與指導（1）培訓：對公文處理人員進行業(yè)務培訓，提高公文處理能力。（2）指導：對各部門公文處理工作進行指導，保證公文處理工作規(guī)范進行。第二章公文種類與格式第一節(jié)公文種類1.1.13決定決定是機關對重要事項或者重大行動作出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的公文。1.1.14命令（令）命令（令）是機關依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有關單位及人員的公文。1.1.15公告公告是機關向國內外宣布重要事項或者法定事項的公文。1.1.16通告通告是機關在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項的公文。1.1.17通知通知是機關用來發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文等的公文。1.1.18通報通報是機關用來表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況的公文。1.1.19報告報告是機關向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問的公文。1.1.20請示請示是機關向上級機關請求指示、批準的公文。1.1.21批復批復是機關答復下級機關請示事項的公文。1.1.22意見意見是機關對重要問題提出見解和處理辦法的公文。1.1.23函函是機關不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。1.1.24紀要紀要是機關記載會議主要情況和議定事項的公文。第二節(jié)公文格式1.1.25公文版頭公文版頭包括發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、秘密等級和保密期限、緊急程度、簽發(fā)人等要素。1.1.26公文主體公文主體包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。（1）應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發(fā)文機關、事由、文種組成。（2）主送機關：應當明確指出公文的主要接收機關，一般按照機關性質、級別、職責等順序排列。（3）正文是公文的主體部分，應當表述清晰、簡潔、明確，結構合理，層次分明。（4）附件說明：如有附件，應當在正文之后、發(fā)文機關署名之前注明附件的名稱和件數。（5）發(fā)文機關署名：應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。（6）成文日期：應當使用阿拉伯數字，年月日標全，位于發(fā)文機關署名下方。（7）印章：應當在發(fā)文機關署名和成文日期之間，按照規(guī)定位置和規(guī)格加蓋發(fā)文機關印章。（8）附注：如有需要說明的事項，可以在公文末尾標注附注。（9）附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。1.1.27公文版記公文版記包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素。（1）抄送機關：應當列出需要了解公文內容的機關，一般按照機關性質、級別、職責等順序排列。（2）印發(fā)機關：應當使用印發(fā)機關全稱或者規(guī)范化簡稱。（3）印發(fā)日期：應當使用阿拉伯數字，年月日標全，位于印發(fā)機關下方。第三章公文起草與審核第一節(jié)公文起草1.1.28公文起草的基本原則（一）堅持的基本路線，體現(xiàn)的方針政策和國家法律法規(guī)。（二）符合實際工作需要，解決實際問題。（三）文字簡練、嚴謹、通順，表達清晰。（四）遵循公文格式和規(guī)范，保持公文的嚴肅性和權威性。1.1.29公文起草的主要內容（一）明確、簡練，體現(xiàn)公文主題。（二）主送機關：明確公文的發(fā)送對象。（三）闡述公文的主要內容和要求。（四）附件：如有相關附件，需注明附件名稱和數量。（五）落款：注明發(fā)文機關、日期。1.1.30公文起草的注意事項（一）保證信息的真實性、準確性和完整性。（二）注意保密，不得泄露國家秘密和敏感信息。（三）合理安排起草時間，保證公文質量。（四）加強溝通協(xié)調，保證公文內容與相關部門意見一致。第二節(jié)公文審核1.1.31公文審核的基本原則（一）堅持合法性原則，保證公文內容符合法律法規(guī)。（二）堅持準確性原則，保證公文內容準確無誤。（三）堅持完整性原則，保證公文內容完整、無遺漏。（四）堅持簡潔性原則，保證公文語言簡練、明了。1.1.32公文審核的主要內容（一）審核標題是否符合規(guī)范，是否體現(xiàn)公文主題。（二）主送機關：審核主送機關是否正確，是否符合發(fā)文范圍。（三）審核正文內容是否準確、完整，是否符合實際工作需要。（四）附件：審核附件是否齊全，附件內容是否與正文相關。（五）落款：審核落款是否規(guī)范，日期是否正確。1.1.33公文審核的注意事項（一）認真履行審核職責，保證公文質量。（二）加強與起草部門的溝通，及時反饋修改意見。（三）注意保密，不得泄露國家秘密和敏感信息。（四）合理安排審核時間，保證公文按時發(fā)文。第四章公文簽發(fā)與分發(fā)第一節(jié)公文簽發(fā)1.1.34簽發(fā)原則（1）公文簽發(fā)應遵循合法性、合規(guī)性、準確性和及時性原則。（2）公文簽發(fā)應嚴格按照規(guī)定的權限和程序進行。1.1.35簽發(fā)權限（1）各級機關主要負責同志為公文簽發(fā)人。（2）機關內部各部門、各單位負責人可授權簽發(fā)本部門、本單位職責范圍內的公文。1.1.36簽發(fā)程序（1）公文草擬完成后，由起草部門負責人進行初步審核。（2）初步審核通過后，送交機關辦公室進行復核。（3）復核通過后，送交簽發(fā)人進行簽發(fā)。（4）簽發(fā)人應當在公文上簽署意見、姓名和日期。1.1.37簽發(fā)要求（1）簽發(fā)人對公文的合法性、合規(guī)性、準確性和及時性負責。（2）簽發(fā)人應當對公文內容進行嚴格審查，保證公文符合國家法律法規(guī)和的方針政策。（3）簽發(fā)人應當對公文格式、文字、標點符號等進行把關，保證公文質量。第二節(jié)公文分發(fā)1.1.38分發(fā)原則（1）公文分發(fā)應遵循準確性、及時性和保密性原則。（2）公文分發(fā)應根據工作需要和公文內容，合理確定分發(fā)范圍。1.1.39分發(fā)方式（1）電子公文通過政務內網進行分發(fā)。（2）紙質公文通過機要交換、郵寄、送達等方式進行分發(fā)。1.1.40分發(fā)程序（1）公文簽發(fā)后，由機關辦公室負責分發(fā)。（2）辦公室應當根據簽發(fā)人意見和分發(fā)原則，確定公文分發(fā)范圍和對象。（3）辦公室應當及時將公文分發(fā)給有關單位和個人。1.1.41分發(fā)要求（1）分發(fā)公文應當注明收文單位、收文人姓名和分發(fā)日期。（2）對涉密公文，應當嚴格按照保密規(guī)定進行分發(fā)。（3）分發(fā)過程中，應當做好公文登記、簽收和歸檔工作。（4）對需要反饋的公文，應當明確回復期限和回復方式。第五章公文傳遞與保密第一節(jié)公文傳遞1.1.42傳遞原則（一）及時性原則。各機關應當保證公文在規(guī)定時間內送達相關部門和人員，不得延誤。（二）準確性原則。公文傳遞過程中，應保證文件內容完整、準確，不得擅自更改、遺漏。（三）安全性原則。在公文傳遞過程中，要保證文件安全，防止丟失、損毀、泄露等風險。1.1.43傳遞方式（一）紙質公文傳遞。通過機要通信、交換站、直接送達等方式進行。（1）機要通信：采用加密、密封等手段，保證公文安全。（2）交換站：各機關設立交換站，定期交換公文。（3）直接送達：重要公文由專人直接送達，保證及時、準確。（二）電子公文傳遞。通過機關內部辦公系統(tǒng)、郵件等方式進行。（1）內部辦公系統(tǒng)：利用系統(tǒng)功能，實現(xiàn)公文在線傳輸、審批、查閱等。（2）郵件：使用加密、簽名等技術，保證郵件安全。1.1.44傳遞流程（一）接收。收到公文后，應當及時登記、編號、分發(fā)。（二）分發(fā)。根據公文內容、性質和辦理要求，分送相關部門和人員。（三）辦理。各部門應當及時辦理公文，按照規(guī)定程序辦理完畢后，及時反饋辦理結果。（四）歸檔。辦理完畢的公文，應當及時歸檔，便于查閱和追溯。第二節(jié)公文保密1.1.45保密原則（一）嚴格保密制度。各機關應建立健全公文保密制度，明保證密責任和要求。（二）加強保密意識。全體工作人員應當增強保密意識，自覺遵守保密規(guī)定。（三）落實保密措施。采取物理、技術等手段，保證公文保密安全。1.1.46保密措施（一）物理保密措施（1）設立保密室（柜）。存放涉密公文，實行集中管理。（2）控制查閱范圍。對涉密公文實行查閱權限管理，嚴格控制查閱范圍。（3）嚴格借閱制度。借閱涉密公文，需經相關部門批準，并做好借閱登記。（二）技術保密措施（1）加密存儲。對涉密公文進行加密存儲，防止數據泄露。（2）加密傳輸。采用加密技術，保證公文在傳遞過程中的安全。（3）身份驗證。對查閱、辦理涉密公文的人員進行身份驗證，保證合法使用。1.1.47保密管理（一）保密工作責任制。明確各部門、各崗位的保密責任，落實保密工作。（二）保密培訓。定期組織保密培訓，提高全體工作人員的保密意識和技能。（三）保密檢查。定期開展保密檢查，發(fā)覺問題及時整改。（四）保密違規(guī)處理。對違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)進行處理。第六章公文歸檔與銷毀第一節(jié)公文歸檔1.1.48歸檔范圍與標準（1）機關公文歸檔工作應嚴格遵循國家檔案法律法規(guī)，保證公文的完整性、準確性和系統(tǒng)性。（2）歸檔范圍包括：已經辦理完畢的公文，以及具有保存價值的公文副本、附件和其他相關材料。（3）歸檔標準應根據公文的重要程度、使用頻率和保存期限等因素進行劃分。1.1.49歸檔程序與要求（1）公文歸檔應遵循以下程序：a.公文辦理完畢后，由辦理部門或個人負責整理歸檔。b.歸檔前應對公文進行分類、排序、編號，保證歸檔材料整齊、有序。c.歸檔材料應注明歸檔日期、歸檔人、歸檔部門等信息。d.歸檔后，應及時編制歸檔目錄，便于查閱和管理。（2）歸檔要求：a.歸檔材料必須真實、完整、準確。b.歸檔時應注意保密，保證不泄露國家秘密和商業(yè)秘密。c.歸檔材料應使用耐久性材料，保證長期保存。1.1.50歸檔管理（1）機關應設立專門的檔案室，負責公文的歸檔管理工作。（2）檔案室應建立健全檔案管理制度，明確檔案保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的具體規(guī)定。（3）檔案管理人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，保證檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。第二節(jié)公文銷毀1.1.51銷毀范圍與標準（1）公文銷毀工作應遵循國家有關法律法規(guī)，保證公文的合法、合規(guī)銷毀。（2）銷毀范圍包括：不再具有保存價值的公文，以及因特殊原因需要銷毀的公文。（3）銷毀標準應根據公文的內容、性質、保存期限等因素進行確定。1.1.52銷毀程序與要求（1）公文銷毀應遵循以下程序：a.公文使用部門或個人提出銷毀申請，報請相關負責人審批。b.審批通過后，由檔案室負責組織銷毀工作。c.銷毀前應對公文進行清點、登記，保證銷毀材料的準確性。d.銷毀后，應及時編制銷毀記錄，注明銷毀日期、銷毀人、銷毀部門等信息。（2）銷毀要求：a.銷毀過程應保證公文的保密性，防止泄露國家秘密和商業(yè)秘密。b.銷毀材料應使用專業(yè)的銷毀設備和方法，保證銷毀徹底。c.銷毀工作應由兩名以上人員共同完成，相互監(jiān)督，保證銷毀過程合規(guī)。1.1.53銷毀管理（1）機關應建立健全公文銷毀管理制度，明確銷毀工作的責任主體、程序、監(jiān)督等環(huán)節(jié)。（2）檔案室應定期對銷毀情況進行檢查，保證銷毀工作的合規(guī)性。（3）檔案管理人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，保證銷毀工作的規(guī)范化和科學化。第七章公文處理工作流程第一節(jié)公文接收與登記1.1.54公文接收（1）公文接收部門應當指定專人負責公文的接收工作，保證接收及時、準確、完整。（2）接收公文時，應認真核對文件名稱、文號、發(fā)送單位、日期等要素，確認無誤后進行登記。（3）對涉密公文，應按照保密規(guī)定進行接收，并采取相應措施保證公文安全。1.1.55公文登記（1）公文登記應當遵循統(tǒng)一、規(guī)范、有序的原則，保證登記內容完整、準確。（2）登記內容應包括：公文文號、標題、發(fā)送單位、接收日期、承辦部門、辦理期限等。（3）登記完成后，應將公文按照規(guī)定分類存放，便于查找和辦理。第二節(jié)公文辦理與反饋1.1.56公文辦理（1）公文辦理應當遵循及時、準確、規(guī)范、高效的原則，保證公文處理質量。（2）辦理公文時，應按照公文性質和辦理要求，明確承辦部門、辦理期限和辦理方式。（3）辦理過程中，如需其他部門協(xié)助，應及時進行溝通協(xié)調，保證公文辦理順利進行。1.1.57公文反饋（1）公文辦理完成后，應及時向發(fā)送單位反饋辦理結果，包括辦理情況、辦理期限等。（2）反饋方式可采用書面、口頭、郵件等形式，保證反饋信息準確、及時。（3）對重要公文，應定期進行跟蹤了解，保證辦理結果符合要求。第三節(jié)公文歸檔與查詢1.1.58公文歸檔（1）公文歸檔應當遵循完整、規(guī)范、安全的原則，保證歸檔文件齊全、準確。（2）歸檔文件應按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號，便于查找和管理。（3）歸檔完成后，應建立檔案索引，便于查詢和利用。1.1.59公文查詢（1）公文查詢應當遵循便捷、高效、準確的原則，保證查詢結果滿足需求。（2）查詢公文時，可根據檔案索引進行檢索，或通過計算機管理系統(tǒng)進行查詢。（3）對查詢結果，應進行核實，保證提供的信息準確無誤。第八章公文處理責任與監(jiān)督第一節(jié)公文處理責任第一條公文處理責任劃分公文處理工作應當明確責任，各級機關應當建立健全公文處理責任制度，明確公文處理工作的責任主體，保證公文處理工作依法、規(guī)范、高效進行。第二條責任主體（1）公文制發(fā)單位：負責公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等工作。（2）公文處理部門：負責公文的收發(fā)、登記、分發(fā)、傳遞、催辦、歸檔等工作。（3）公文辦理人員：負責具體辦理公文事項，按照規(guī)定程序和要求辦理。第三條責任內容（1）公文制發(fā)單位：保證公文的合法性、合規(guī)性、準確性和完整性。（2）公文處理部門：保證公文的及時收發(fā)、登記、分發(fā)、傳遞和催辦。（3）公文辦理人員：保證公文事項的辦理質量，按時完成辦理任務。第四條責任追究對違反公文處理規(guī)定的行為，應當依法依規(guī)追究責任。對情節(jié)嚴重的，依法依規(guī)給予處分。第二節(jié)公文處理監(jiān)督第五條監(jiān)督主體（1）上級機關對下級機關的公文處理工作進行監(jiān)督。（2）機關內部監(jiān)督部門對公文處理工作進行監(jiān)督。（3）機關紀檢監(jiān)察部門對公文處理工作中的違紀違法行為進行監(jiān)督。第六條監(jiān)督內容（1）公文處理工作是否符合法律法規(guī)、政策規(guī)定和制度要求。（2）公文處理工作是否及時、準確、高效。（3）公文處理工作中是否存在違紀違法行為。第七條監(jiān)督方式（1）通過查閱公文處理資料、聽取匯報、實地檢查等方式進行監(jiān)督。（2）對公文處理工作中存在的問題，及時提出整改意見，督促整改。（3）對公文處理工作中的違紀違法行為，依法依規(guī)進行處理。第八條監(jiān)督責任監(jiān)督部門應當認真履行監(jiān)督職責，對公文處理工作中存在的問題及時發(fā)覺、及時處理。對監(jiān)督不力導致問題發(fā)生的，應當依法依規(guī)追究責任。第九章公文處理信息化建設第一節(jié)信息化建設原則1.1.60合法性原則公文處理信息化建設應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，保證信息化建設的合法性、合規(guī)性，不得違反國家規(guī)定的網絡安全、信息保密等相關規(guī)定。1.1.61安全性原則信息化建設過程中，應重視公文信息的安全保障，采取有效措施保護公文信息不泄露、不被篡改，保證公文處理的順利進行。1.1.62實用性原則公文處理信息化建設應注重實用性，結合實際工作需求，科學合理地設計系統(tǒng)功能，提高公文處理效率，降低人力成本。1.1.63高效性原則信息化建設應追求高效性，通過優(yōu)化流程、整合資源，提高公文處理速度，縮