會(huì)議平板使用管理制度

會(huì)議平板使用管理制度第一章總則

為確保會(huì)議效率，規(guī)范會(huì)議平板的使用，加強(qiáng)會(huì)議管理，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有使用會(huì)議平板召開的會(huì)議。

一、目的

1.提高會(huì)議效率，縮短會(huì)議時(shí)間。

2.規(guī)范會(huì)議平板的使用，保障信息安全。

3.促進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)，提升執(zhí)行力。

二、適用范圍

1.公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)等。

2.使用會(huì)議平板進(jìn)行會(huì)議資料展示、討論和決策的場(chǎng)合。

三、會(huì)議平板配置

1.公司應(yīng)為各級(jí)會(huì)議提供適用的會(huì)議平板及配套設(shè)施。

2.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)會(huì)議平板的維護(hù)、保養(yǎng)及更新。

四、會(huì)議平板使用要求

1.與會(huì)人員應(yīng)熟練掌握會(huì)議平板的基本操作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2.會(huì)議平板使用過程中，嚴(yán)禁進(jìn)行與會(huì)議無關(guān)的操作，如瀏覽網(wǎng)頁、玩游戲等。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員需將個(gè)人資料從會(huì)議平板中刪除，確保信息安全。

五、會(huì)議管理制度

1.本制度作為公司內(nèi)部會(huì)議管理的依據(jù)，各級(jí)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。

2.各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施細(xì)則，并報(bào)備公司審批。

3.公司將對(duì)會(huì)議管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)或處罰。

六、培訓(xùn)與指導(dǎo)

1.人力資源部門應(yīng)定期組織會(huì)議平板使用培訓(xùn)，提高員工使用技能。

2.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)解答與會(huì)人員在使用過程中遇到的問題，并提供技術(shù)支持。

本制度的解釋權(quán)歸公司所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，公司可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同提高會(huì)議效率，促進(jìn)公司發(fā)展。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的任務(wù)與要求，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會(huì)議目的、議題和參會(huì)人員，提前填寫會(huì)議申請(qǐng)表，并提交至?xí)h室管理人員。

2.會(huì)議通知：會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等信息通知給參會(huì)人員，并要求參會(huì)人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

3.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議資料，包括會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)等，并上傳至?xí)h平板。

4.會(huì)議設(shè)施檢查：會(huì)議室管理人員需在會(huì)議開始前檢查會(huì)議平板、投影儀、音響等設(shè)施是否正常，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議簽到

1.與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，并在會(huì)議簽到表上簽到。

2.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)核驗(yàn)簽到情況，并對(duì)遲到、缺席人員進(jìn)行記錄。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行，確保會(huì)議議題的全面覆蓋。

2.各與會(huì)人員針對(duì)議題進(jìn)行充分討論，并提出建設(shè)性意見。

3.會(huì)議主持人對(duì)討論情況進(jìn)行總結(jié)，形成決策或結(jié)論。

四、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，明確決策事項(xiàng)。

2.與會(huì)人員對(duì)決策事項(xiàng)進(jìn)行表決，形成會(huì)議決議。

3.會(huì)議決議應(yīng)記錄在案，并由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的執(zhí)行要求和時(shí)限。

2.與會(huì)人員就會(huì)議組織、議題討論等方面提出改進(jìn)意見和建議。

六、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，與會(huì)人員有序離開會(huì)議室。

2.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)回收會(huì)議資料，整理會(huì)議紀(jì)要，并關(guān)閉會(huì)議平板等設(shè)施。

七、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)整理，內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、討論情況、決策等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成，并提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人審核通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與管理，提高公司執(zhí)行力，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)制度。

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，由會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式分發(fā)至與會(huì)人員及相關(guān)部門，同時(shí)可通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行公告。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)人員需對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，確保了解會(huì)議決策和任務(wù)分配。

二、任務(wù)分配與責(zé)任人

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人，確保決策有明確的執(zhí)行主體。

2.責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后及時(shí)確認(rèn)任務(wù)，并按照要求制定執(zhí)行計(jì)劃。

3.若任務(wù)涉及多個(gè)部門或人員，責(zé)任人需協(xié)調(diào)相關(guān)資源，確保任務(wù)協(xié)同推進(jìn)。

三、執(zhí)行進(jìn)度匯報(bào)

1.責(zé)任人應(yīng)按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃，定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況。

2.匯報(bào)內(nèi)容包括：任務(wù)完成情況、遇到的問題及解決措施、下一步工作計(jì)劃等。

3.會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人對(duì)匯報(bào)情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)存在的問題提出解決方案，確保任務(wù)按期完成。

四、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)決策落到實(shí)處。

2.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，并向公司高層報(bào)告。

3.對(duì)未按期完成任務(wù)的部門或個(gè)人，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并視情況采取相應(yīng)處罰措施。

五、會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的保管，確保資料的安全與完整。

3.對(duì)涉及公司機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

六、改進(jìn)與反饋

1.各級(jí)人員應(yīng)積極對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況提供改進(jìn)意見和建議。

2.會(huì)議室管理人員定期收集反饋意見，對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)制度進(jìn)行修訂和完善。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，營造良好的會(huì)議環(huán)境，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.需要召開會(huì)議的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向會(huì)議室管理人員提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

3.會(huì)議室管理人員根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請(qǐng)者。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食。

2.與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意移動(dòng)、損壞設(shè)備。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁私自更換會(huì)議平板等設(shè)備的設(shè)置，如需調(diào)整，請(qǐng)聯(lián)系會(huì)議室管理人員。

三、會(huì)議室設(shè)施管理

1.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.若會(huì)議設(shè)施出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并記錄故障情況。

3.會(huì)議室管理人員可根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)設(shè)施進(jìn)行更新、升級(jí)，提高會(huì)議效率。

四、會(huì)議期間服務(wù)

1.會(huì)議室管理人員應(yīng)確保會(huì)議期間所需物資充足，如：水、紙、筆等。

2.會(huì)議期間，如需協(xié)助，與會(huì)人員可聯(lián)系會(huì)議室管理人員，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室管理人員應(yīng)做好會(huì)議記錄，協(xié)助會(huì)議主持人管理會(huì)議進(jìn)程。

五、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室使用完畢后，與會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，清理垃圾，保持會(huì)議室整潔。

2.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔和消毒。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)張貼、涂鴉，損壞會(huì)議室環(huán)境。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，將視情況給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

2.會(huì)議室管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)違規(guī)行為的監(jiān)督，及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)部門，確保規(guī)定得到有效執(zhí)行。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：