辦公會(huì)議室管理制度

辦公會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)公司辦公會(huì)議室的管理，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)公司管理制度及相關(guān)規(guī)定，特制定本辦公會(huì)議室管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的組織、召開及管理，包括但不限于董事會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議性質(zhì)分類

會(huì)議按性質(zhì)分為例行會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議：

-例行會(huì)議指按照既定周期或計(jì)劃定期召開的會(huì)議；

-臨時(shí)會(huì)議指因特殊情況需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

第四條會(huì)議組織者職責(zé)

會(huì)議組織者負(fù)責(zé)：

-制定會(huì)議議程；

-確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；

-通知與會(huì)人員；

-準(zhǔn)備會(huì)議資料；

-確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行；

-負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及后續(xù)跟蹤。

第五條與會(huì)人員職責(zé)

與會(huì)人員應(yīng)：

-準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議；

-提前準(zhǔn)備會(huì)議所需資料；

-積極參與討論；

-遵守會(huì)議紀(jì)律；

-按時(shí)提交會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。

第六條會(huì)議紀(jì)律

會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守以下紀(jì)律：

-手機(jī)等通訊工具調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)；

-不隨意打斷他人發(fā)言；

-保守會(huì)議內(nèi)容秘密；

-愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。

第七條制度修訂

本制度如有未盡事宜或需調(diào)整之處，由公司管理層決定并公告實(shí)施。

本章節(jié)僅為辦公會(huì)議室管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定及附則等內(nèi)容。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

-會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和目標(biāo)，提前制定會(huì)議議程，明確會(huì)議主題和討論重點(diǎn)。

-會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議目的、主要議題、預(yù)計(jì)時(shí)間、發(fā)言人和其他相關(guān)信息。

-會(huì)議組織者需在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日將會(huì)議議程和會(huì)議資料發(fā)送給與會(huì)人員，以便與會(huì)人員提前準(zhǔn)備。

第二條會(huì)議通知

-會(huì)議組織者應(yīng)通過(guò)郵件、電話或內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等關(guān)鍵信息。

-會(huì)議通知應(yīng)明確指出會(huì)議的重要性，對(duì)于需要預(yù)讀材料的情況，應(yīng)提醒與會(huì)人員提前準(zhǔn)備。

第三條會(huì)議召開

-會(huì)議應(yīng)在預(yù)定時(shí)間開始，會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議室布置得當(dāng)，設(shè)備正常運(yùn)行。

-會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按議程進(jìn)行，并控制會(huì)議時(shí)間。

-與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到場(chǎng)，如因特殊情況無(wú)法參加，需提前通知會(huì)議組織者。

第四條會(huì)議討論

-會(huì)議討論應(yīng)圍繞議程進(jìn)行，發(fā)言人應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地陳述觀點(diǎn)，鼓勵(lì)開放式討論和建設(shè)性意見。

-會(huì)議主持人應(yīng)確保每個(gè)人都有機(jī)會(huì)發(fā)言，同時(shí)避免討論偏離主題。

-對(duì)于重要議題，會(huì)議主持人可安排專門的時(shí)間進(jìn)行深入討論。

第五條會(huì)議決策

-會(huì)議決策應(yīng)基于充分討論，由主持人匯總意見后提出建議。

-對(duì)于需要投票決定的議題，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行投票，并記錄投票結(jié)果。

-會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)明確記錄，并在會(huì)議紀(jì)要中體現(xiàn)。

第六條會(huì)議記錄

-會(huì)議組織者或指定人員應(yīng)記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和行動(dòng)計(jì)劃。

-會(huì)議記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、全面，便于后續(xù)跟蹤和執(zhí)行。

第七條會(huì)議總結(jié)

-會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果和后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

-主持人應(yīng)確保與會(huì)人員對(duì)會(huì)議決策和責(zé)任分配有清晰的認(rèn)識(shí)。

第八條會(huì)議資料歸檔

-會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議紀(jì)要、決策記錄和相關(guān)資料整理歸檔，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議從籌備到歸檔的完整流程，確保會(huì)議的有序進(jìn)行和決策的有效實(shí)施。后續(xù)章節(jié)將進(jìn)一步介紹會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定及附則等內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的制作與分發(fā)

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)制作，詳細(xì)記錄會(huì)議的討論要點(diǎn)、決策結(jié)果和分配的任務(wù)。

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)過(guò)會(huì)議主持人審核確認(rèn)后，盡快分發(fā)給所有與會(huì)人員和相關(guān)利益相關(guān)者。

-分發(fā)方式可以包括郵件、公司內(nèi)部信息系統(tǒng)等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取信息。

第二條會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員名單、討論的主要議題、決策內(nèi)容和具體的行動(dòng)計(jì)劃。

-對(duì)于關(guān)鍵決策和任務(wù)分配，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)和模糊不清的描述。

第三條任務(wù)執(zhí)行與跟蹤

-責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)分配，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)任務(wù)。

-會(huì)議組織者應(yīng)定期跟蹤任務(wù)執(zhí)行情況，必要時(shí)提供支持和協(xié)助。

-跟蹤方式可以是定期匯報(bào)、項(xiàng)目進(jìn)度更新會(huì)議或通過(guò)在線項(xiàng)目管理工具進(jìn)行。

第四條進(jìn)度報(bào)告與反饋

-責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)前向會(huì)議組織者提交任務(wù)進(jìn)度報(bào)告。

-會(huì)議組織者應(yīng)收集和整理進(jìn)度報(bào)告，及時(shí)向相關(guān)人員提供反饋，確保任務(wù)按計(jì)劃進(jìn)行。

-對(duì)于遇到的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，應(yīng)及時(shí)溝通并尋求解決方案。

第五條變更管理

-如任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)重大變更或不可預(yù)見情況，責(zé)任人應(yīng)立即向會(huì)議組織者報(bào)告，并說(shuō)明原因和影響。

-會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)情況決定是否需要召開臨時(shí)會(huì)議，以重新評(píng)估任務(wù)和調(diào)整計(jì)劃。

第六條閉環(huán)管理

-任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交最終報(bào)告，包括執(zhí)行結(jié)果、遇到的問(wèn)題和解決措施。

-會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)完成的任務(wù)進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并在后續(xù)會(huì)議紀(jì)要中記錄。

-閉環(huán)管理有助于持續(xù)改進(jìn)會(huì)議管理流程，提高工作效率。

本章節(jié)詳細(xì)規(guī)定了會(huì)議紀(jì)要的制作、分發(fā)、跟蹤落實(shí)和閉環(huán)管理，以確保會(huì)議決策的執(zhí)行力和效率。后續(xù)章節(jié)將介紹會(huì)議室管理規(guī)定及附則等內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

-會(huì)議室預(yù)訂采用先到先得的原則，預(yù)訂者需通過(guò)公司規(guī)定的預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。

-預(yù)訂時(shí)需提供會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息，以便于會(huì)議室管理人員進(jìn)行合理安排。

-若需取消或更改預(yù)訂，預(yù)訂者應(yīng)提前通知會(huì)議室管理人員，以便于資源合理調(diào)配。

第二條會(huì)議室使用規(guī)范

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止在會(huì)議室內(nèi)用餐或吸煙。

-與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備，使用完畢后應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，避免能源浪費(fèi)。

-會(huì)議室內(nèi)禁止私自拆卸或移動(dòng)設(shè)備，如需調(diào)整布局，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議室管理人員。

第三條會(huì)議室設(shè)備管理

-會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-若會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)備故障，與會(huì)人員應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理人員報(bào)告，以便盡快修復(fù)。

-會(huì)議室管理人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和更新，以滿足公司會(huì)議需求。

第四條會(huì)議室安全與隱私

-會(huì)議室應(yīng)采取適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等，確保會(huì)議安全。

-會(huì)議室內(nèi)禁止未經(jīng)授權(quán)的錄音、錄像和拍照行為，以保護(hù)會(huì)議隱私。

-會(huì)議室管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室內(nèi)外進(jìn)行巡查，確保安全與隱私。

第五條會(huì)議服務(wù)支持

-會(huì)議室管理人員應(yīng)提供會(huì)議期間所需的服務(wù)支持，如茶水、投影儀等。

-針對(duì)重要會(huì)議，會(huì)議室管理人員可協(xié)助進(jìn)行會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后整理工作。

-與會(huì)人員如有特殊需求，可提前與會(huì)議室管理人員溝通，以便提供相應(yīng)的服務(wù)。

本章節(jié)對(duì)會(huì)議室的預(yù)訂、使用規(guī)范、設(shè)備管理、安全與隱私以及會(huì)議服務(wù)支持等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，以保障會(huì)議室的高效運(yùn)行。后續(xù)章節(jié)將介紹附則等內(nèi)容。

第五章附則

第一條制度生效

-本管理制度自發(fā)布之日起生效，公司全體員工應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行。

第二條解釋權(quán)

-本管理制度的最終解釋權(quán)歸公司管理層所有。

第三條制度修訂

-隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展