DB32-T 4837-2024 政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范

江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)DB32/T4837—2024政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范Specificationforelectronicdocumentsinglesetfilingofgovernmentservicewholecourseonlineprocessing2024-09-12發(fā)布2024-10-12實(shí)施江蘇省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)發(fā)出布版Ⅰ前言 Ⅲ 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語(yǔ)和定義 4總體要求 5歸檔流程 6歸檔要求 7電子檔案單套管理要求 附錄A（資料性）政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表 參考文獻(xiàn) Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由江蘇省數(shù)據(jù)局提出并組織實(shí)施。本文件由江蘇省政務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)歸口。本文件起草單位：蘇州工業(yè)園區(qū)行政審批局、蘇州市數(shù)據(jù)局（蘇州市政務(wù)服務(wù)管理辦公室）、蘇州工業(yè)園區(qū)一站式服務(wù)中心、蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心、蘇州市質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化院。1DB32/T4837—2024政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范本文件規(guī)定了政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔的總體要求、歸檔流程、歸檔要求和電子檔案單套管理要求。本文件適用于對(duì)政務(wù)服務(wù)全流程在線辦理過(guò)程中的電子文件單套歸檔工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T42727—2023政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范DA/T92—2022電子檔案單套管理一般要求DA/T93電子檔案移交接收操作規(guī)程3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T42727—2023和DA/T92—2022界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦governmentservicewholecourseonlineprocessing依托政府及其職能部門已建的政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，為受理審批部門提供在線受理、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上出件，并完成電子材料單套歸檔的政務(wù)服務(wù)全流程在線辦理模式。電子文件單套歸檔electronicdocumentsinglesetfiling僅以電子形式將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過(guò)程。統(tǒng)一身份認(rèn)證uniqueidentifyauthentication用戶通過(guò)使用同一套認(rèn)證憑證，可訪問(wèn)所有政務(wù)服務(wù)平臺(tái)上與該用戶身份對(duì)應(yīng)的授權(quán)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的過(guò)程。2DB32/T4837—20244總體要求4.1政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔應(yīng)遵循來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)、安全可靠的原則。涉密電子文件的單套歸檔應(yīng)遵守國(guó)家保密規(guī)定。4.2政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦不產(chǎn)生紙質(zhì)文件。電子文件的形成、單套歸檔和電子檔案管理均應(yīng)通過(guò)安全可信的系統(tǒng)或電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)。4.3滿足政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔要求的信息化系統(tǒng)，應(yīng)符合DA/T92—2022中第7章的相關(guān)要求。4.4應(yīng)建立政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔工作機(jī)制，明確職責(zé)分工：a）各級(jí)政務(wù)服務(wù)主管部門和檔案主管部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關(guān)政策、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；b）各級(jí)政務(wù)服務(wù)主管部門依托符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定、可互認(rèn)互通的事項(xiàng)管理、身份認(rèn)證、電子簽名（簽章）、電子印章等功能，支撐政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔全流程管理；c）各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)本級(jí)政務(wù)服務(wù)電子檔案管理的主體責(zé)任，制定本單位政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔工作的各項(xiàng)制度規(guī)定和責(zé)任分工。統(tǒng)籌優(yōu)化升級(jí)政務(wù)服務(wù)相關(guān)信息化系統(tǒng)，嵌入電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理功能，規(guī)范政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作；d）各級(jí)檔案主管部門負(fù)責(zé)管轄本級(jí)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔工作的監(jiān)督檢查，對(duì)工作機(jī)制建設(shè)、歸檔電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行針對(duì)性指導(dǎo)，審核政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限；e）各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進(jìn)館要求，配備滿足電子檔案長(zhǎng)期保存及安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)，保障政務(wù)服務(wù)電子檔案規(guī)范接收、長(zhǎng)久保存和共享利用。4.5政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔宜采用在線實(shí)時(shí)歸檔方式。不具備在線歸檔條件的，可采用離線歸檔方式，歸檔時(shí)間最遲不應(yīng)超過(guò)辦理完畢后的第二年6月底。4.6各級(jí)政務(wù)服務(wù)主管部門和檔案主管部門可參照DA/T92—2022中第10章的要求，聯(lián)合制定電子檔案單套管理可行性評(píng)估指標(biāo)，組織電子檔案單套歸檔可行性評(píng)估。通過(guò)可行性評(píng)估的，可開(kāi)展電子檔案單套管理。5歸檔流程政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔流程（見(jiàn)圖1）分為以下三個(gè)階段：a）事項(xiàng)配置階段：各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在本級(jí)檔案主管部門的指導(dǎo)下，制定《政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表》（樣式見(jiàn)附錄A在源頭配置政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項(xiàng)申請(qǐng)材料、審批過(guò)程材料、審核結(jié)果材料并依據(jù)《政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表》，設(shè)置需歸檔材料的保管期限、利用權(quán)限、流轉(zhuǎn)路徑等；b）預(yù)歸檔階段：政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)部門”）對(duì)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項(xiàng)辦理過(guò)程中擬歸檔的電子文件組件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和清點(diǎn)，形成完整的歸檔信息包，經(jīng)檢測(cè)合格后提交歸檔；c）正式歸檔階段：政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案部門（以下簡(jiǎn)稱“檔案部門”）對(duì)接收到的歸檔信息包進(jìn)行接收檢測(cè)、登記編目，形成政務(wù)服務(wù)電子檔案，并開(kāi)展電子檔案單套管理。3DB32/T4837—2024圖1政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔流程6歸檔要求6.1事項(xiàng)配置階段6.1.1政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)梳理能實(shí)現(xiàn)全程網(wǎng)辦的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)，編制政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項(xiàng)清單。6.1.2在同級(jí)檔案主管部門的指導(dǎo)下，應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)清單，篩查出全程網(wǎng)辦的政務(wù)服務(wù)過(guò)程中有歸檔價(jià)值的電子文件，納入歸檔范圍，確定保管期限，制定“政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表”并提交同級(jí)檔案主管部門審核和備案。6.1.3應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)清單和“政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表”，在事項(xiàng)辦理源頭配置政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項(xiàng)的辦理材料及樣表等，設(shè)置歸檔范圍、歸檔材料目錄、保管期限、檔案利用權(quán)限等，設(shè)置歸檔材料的流轉(zhuǎn)路徑，并同步至業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)。6.2預(yù)歸檔階段6.2.1事項(xiàng)辦理在申報(bào)端，依托上級(jí)或本級(jí)的一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)、條線業(yè)務(wù)系統(tǒng)等網(wǎng)上服務(wù)入口，使用統(tǒng)一身份認(rèn)4DB32/T4837—2024證、電子簽名（簽章）、材料上傳和電子證照調(diào)用等功能，在審批端，使用統(tǒng)一身份認(rèn)證、材料核驗(yàn)、電子文件流轉(zhuǎn)、電子印章應(yīng)用等功能，保證政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)全流程在線受理審批。6.2.2文件收集6.2.2.1事項(xiàng)辦結(jié)后，應(yīng)根據(jù)提前配置的歸檔范圍，實(shí)時(shí)自動(dòng)采集相關(guān)的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及元數(shù)據(jù)，并符合以下規(guī)定：a）采集的元數(shù)據(jù)應(yīng)完整、合規(guī)、可讀，符合GB/T42727—2023中第8章的規(guī)定；b）以數(shù)據(jù)共享形式從外部調(diào)用的電子證照及其元數(shù)據(jù)應(yīng)一并采集；c）采集的電子文件組件存儲(chǔ)格式應(yīng)符合GB/T42727—2023中第9章的規(guī)定。6.2.2.2應(yīng)保證電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。6.2.2.3應(yīng)對(duì)不符合歸檔格式要求的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。6.2.2.4應(yīng)保證電子文件在不同操作系統(tǒng)平臺(tái)間遷移與共享，且邏輯格式和內(nèi)容信息保持一致。6.2.3.1應(yīng)以件為單位將收集的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及其元數(shù)據(jù)按GB/T42727—2023中第7章的規(guī)定進(jìn)行整理，以文件夾的形式進(jìn)行規(guī)范組織和存儲(chǔ)，形成歸檔文件夾，并按預(yù)先設(shè)置的命名規(guī)則生成電子文件號(hào)對(duì)歸檔文件夾進(jìn)行命名。6.2.4.1應(yīng)對(duì)歸檔文件夾中的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及元數(shù)據(jù)的完整性、規(guī)范性等自動(dòng)清點(diǎn)和技術(shù)檢測(cè)，標(biāo)記清點(diǎn)檢測(cè)結(jié)果。6.2.4.2歸檔的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件門類、保管期限、件數(shù)應(yīng)與歸檔信息包中的歸檔材料信息相匹配，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T42727—2023中第8章的規(guī)定。6.2.4.3經(jīng)清點(diǎn)，政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及其元數(shù)據(jù)有缺失的應(yīng)予以補(bǔ)充并重新整理。6.2.5形成歸檔信息包6.2.5.1應(yīng)對(duì)電子文件內(nèi)的電子簽名（簽章）進(jìn)行固化處理，固化處理時(shí)應(yīng)保留原電子簽名（簽章）的外觀和相關(guān)屬性信息。6.2.5.2將清點(diǎn)合格的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及元數(shù)據(jù)以歸檔文件夾為單位，按照DA/T48的相關(guān)要求進(jìn)行封裝，形成歸檔信息包。6.2.6生成驗(yàn)證信息6.2.6.1應(yīng)使用數(shù)字簽名、可信時(shí)間戳、數(shù)字摘要等技術(shù)手段，生成可追溯的驗(yàn)證信息。生成的驗(yàn)證信息單獨(dú)保存，并與歸檔信息包建立關(guān)聯(lián)。6.2.6.2應(yīng)記錄經(jīng)辦人的操作行為，形成檔案全流程日志。6.2.7歸檔檢測(cè)6.2.7.1在提交歸檔前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過(guò)專業(yè)檢測(cè)工具或系統(tǒng)集成的檢測(cè)功能，對(duì)歸檔信息包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性等技術(shù)檢測(cè)和驗(yàn)證，記錄檢測(cè)時(shí)間、結(jié)果，不符合要求的歸檔信息包應(yīng)重新整理。注：宜參照DA/T70—2018中4.1和5.1的相關(guān)要求進(jìn)行。6.2.7.2應(yīng)記錄歸檔檢測(cè)的過(guò)程信息，生成質(zhì)量檢查報(bào)告，反饋檢測(cè)結(jié)果。5DB32/T4837—20246.2.8數(shù)據(jù)交換GB/T42727—2023中第10章的規(guī)定生成政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件數(shù)據(jù)交換目錄作為系統(tǒng)間交換憑據(jù)，保證數(shù)據(jù)交換前后的一致性。6.3正式歸檔階段6.3.1接收檢測(cè)6.3.1.1在登記編目前，檔案部門應(yīng)對(duì)歸檔信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)于不符合要求的歸檔信息包應(yīng)退回重新整理，并注明退回原因。注：宜參照DA/T70—2018中4.2和5.2的相關(guān)要求進(jìn)行。6.3.1.2應(yīng)記錄政務(wù)服務(wù)電子檔案接收檢測(cè)的過(guò)程信息，生成質(zhì)量檢查報(bào)告，反饋檢測(cè)結(jié)果。6.3.2登記編目6.3.2.1應(yīng)將歸檔信息包按照GB/T18894的要求導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫(kù)進(jìn)行登記，并自動(dòng)編制檔號(hào)，生成電子文件歸檔交接文據(jù)（歸檔登記表、歸檔目錄等）。6.3.2.2檔號(hào)應(yīng)按DA/T13給出的規(guī)則，根據(jù)需要生成，由全宗號(hào)、檔案門類代碼、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼等要素組成。6.3.2.3解析歸檔信息包中的基本信息元數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成歸檔目錄。應(yīng)將政務(wù)服務(wù)電子檔案導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫(kù)，由檔案部門進(jìn)行電子檔案單套管理。電子檔案長(zhǎng)期保存時(shí)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)。注：宜參照DA/T70—2018中4.3和5.3的相關(guān)要求進(jìn)行。7電子檔案單套管理要求7.1檔案部門應(yīng)按照GB/T18894—2016中第9章和第10章的要求，開(kāi)展電子檔案的存儲(chǔ)、備份、利7.2電子檔案的單套管理應(yīng)符合DA/T92—2022中第9章規(guī)定的安全管理要求。7.3屬于進(jìn)館范圍的電子檔案，應(yīng)按照DA/T93的相關(guān)要求向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案并附具開(kāi)放利用意見(jiàn)。同級(jí)國(guó)家綜合檔案館接收時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)，辦理電子檔案移交接收手續(xù)。6DB32/T4837—2024（資料性）政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表樣式見(jiàn)表A.1。表A.1政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表樣式單位政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表（年月）事項(xiàng)名稱業(yè)務(wù)名稱材料分類歸檔范圍保管期限檔案利用權(quán)限是否進(jìn)館檔案開(kāi)放控制屬性備注注1：材料分類根據(jù)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項(xiàng)的不同，包括申請(qǐng)材料、審批過(guò)程材料和審核結(jié)果材料等。注2：歸檔范圍指各政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項(xiàng)擬歸檔的相關(guān)材