1.檔案管理制度

PAGEPAGE3目的：為了建立健全的檔案管理制度，明確工作程序和職責(zé)，確保歸檔完整，防止檔案流失和方便查閱，特制訂本制度。管理職責(zé)：綜合管理部及檔案管理員負(fù)責(zé)制度的貫徹及在各部門(mén)執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)及工作實(shí)務(wù)的指導(dǎo)實(shí)施。適用范圍：集團(tuán)總部及各子公司。檔案收集：原則上由集團(tuán)總部各部門(mén)對(duì)工作開(kāi)展中所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的證件、文件、圖像、照片、錄間、錄像等材料進(jìn)行分類(lèi)，擬出各部門(mén)歸檔目錄，提交檔案管理員，按照檔案性質(zhì)予以收集、分類(lèi)、歸檔。4．1綜合管理部BGS：4．1．1證件類(lèi)：公司的房產(chǎn)證、土地所有權(quán)或使用權(quán)證、固定資產(chǎn)憑證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼證、進(jìn)出口資格證、高新技術(shù)企業(yè)證、進(jìn)出口生產(chǎn)許可證及質(zhì)檢證、股權(quán)證、債權(quán)證等。4．1．2公文類(lèi)：公司管理機(jī)構(gòu)形成的各種規(guī)章、制度、會(huì)議、決策、會(huì)議紀(jì)要、申請(qǐng)、批復(fù)、通報(bào)、報(bào)告、通知、函等，以及各類(lèi)外來(lái)文件。4．1．3經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：各種記錄、宣傳、情報(bào)信息和專(zhuān)利性文件資料。4．1．4法律事務(wù)類(lèi)：投資各方簽訂的合同、協(xié)議及其他法律事務(wù)方面的文件材料。4．1．5饋贈(zèng)性資料：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。4．1.6人事資料：勞動(dòng)工資、人事事務(wù)、對(duì)員工教育培訓(xùn)方面的文件材料。4．2計(jì)劃財(cái)務(wù)部JC：國(guó)稅、地稅登記證等相關(guān)證件，財(cái)務(wù)管理的各種帳冊(cè)、報(bào)表、票據(jù)、憑證和文件材料。4．3工程管理部、項(xiàng)目經(jīng)理部XM：項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、工程管理施工、竣工驗(yàn)收等方面的的資料。4.4市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部：市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料，各種市場(chǎng)分析報(bào)表等。5．歸檔時(shí)間：5．1BGS檔案：證件類(lèi)一經(jīng)形成及時(shí)入檔；辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種資料，在三日內(nèi)立卷入檔。5．2BGS人事檔案：一經(jīng)形成及時(shí)入檔。5．3JC檔案：按財(cái)務(wù)管理制度要求入檔。5．4XM檔案：以施工項(xiàng)目為單位，工程準(zhǔn)備階段文件一經(jīng)形成及時(shí)入檔，施工過(guò)程中產(chǎn)生的文件由部門(mén)每半月一次整理分類(lèi)，做出文件清單入檔。6．檔案保管：檔案管理員對(duì)檔案管理負(fù)完全責(zé)任，若檔案丟失或擅自泄露檔案機(jī)密，視情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究法律責(zé)任。6．1集中管理：入檔材料集中存放于檔案室，由檔案管理員專(zhuān)人負(fù)責(zé)。6．2建立檢索目錄：入檔文件分門(mén)別類(lèi)建立檢索目錄，以便檢索、查閱。6．3歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。6．4存檔移交手續(xù)：6．4．1存檔手續(xù)：在文件存檔登記表上注明存檔日期、文件名稱(chēng)、文號(hào)、存檔份數(shù)，經(jīng)存檔人簽字確認(rèn)。文件存檔登記表由檔案管理員保管，不得遺失。6．4．2移交手續(xù)：檔案管理員若發(fā)生人事變動(dòng)，交接雙方對(duì)移交的文件進(jìn)行檢查，編制移交清單，根據(jù)移交清單嚴(yán)格驗(yàn)收，在移交清單上簽字并由部門(mén)主管監(jiān)交簽字確認(rèn)；移交清單一式三份，三方各保存一份，以便查驗(yàn)。6．4．3歸檔的文件自存檔移交三日內(nèi)做成電子目錄，以電子版形式在局域網(wǎng)上公布，以供核準(zhǔn)及查閱。6．5檔案保密：6．5．1檔案密級(jí)審定：6．5．1．1絕密：不能向總經(jīng)理和特別指出的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人以外者公開(kāi)的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料。6．5．1．2機(jī)密：不能向總經(jīng)理和最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人以外者公開(kāi)的公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶(hù)資料、重要會(huì)議決定、決議和紀(jì)要，以及未公開(kāi)的價(jià)格政策等。6．5．1．3秘密：不能向總經(jīng)理及相關(guān)人員以外者公司的統(tǒng)計(jì)資料、合同和契約以及協(xié)議或根據(jù)協(xié)商而決定的重要事項(xiàng)、人事問(wèn)題、員工人事檔案、薪金收入，以及未公開(kāi)的市場(chǎng)方案等。6．5．1．4普通：公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料、宣傳資料。6．5．2絕密、機(jī)密、秘密文檔屬于受控檔案，要求標(biāo)明密級(jí)，使用單位和個(gè)人有責(zé)任保守秘密。外出工作人員攜帶受控文件，須經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)。若發(fā)生檔案丟失或可能存在泄密，必須及時(shí)向上反映，采取措施，防止擴(kuò)散。6．6檔案保管年限6．6．1永久保存：（1）公司章程（2）股東名冊(cè)（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄（5）財(cái)務(wù)報(bào)表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）建設(shè)工程竣工資料（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)6．6．2長(zhǎng)期保存（50年以下至10年以上）：（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)（2）會(huì)計(jì)憑證（3）事業(yè)計(jì)劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)6．6．3短期保存：（1）1年保存：期滿(mǎn)或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)6．6．4一年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要的。7．檔案借用：7．1內(nèi)部人員借用：7．1．1普通檔案借用：公司內(nèi)部人員借用檔案，都必須填寫(xiě)借用登記表，注明借用時(shí)間、文件名稱(chēng)、文號(hào)、份數(shù)、歸還時(shí)間，并經(jīng)借用人簽字確認(rèn)。7．1．2受控檔案借用：公司內(nèi)部人員借用受控檔案，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理借用手續(xù)。7．1．3外部人員借用：公司外部人員借用本集團(tuán)檔案均須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借用。7．1．4歸還：借用者按時(shí)歸還借用檔案，若到期未還，檔案管理員必須及時(shí)予以追討，并于檔案歸還時(shí)仔細(xì)檢查檔案是否完整，若發(fā)生