電視電話會(huì)議管理制度

電視電話會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了提高電視電話會(huì)議效率，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和效果性，制定本管理制度。電視電話會(huì)議應(yīng)遵循高效、節(jié)儉、務(wù)實(shí)、有序的原則。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司內(nèi)部舉辦的各類電視電話會(huì)議，包括但不限于經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。

三、會(huì)議類別

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期舉辦的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議；

3.緊急會(huì)議：針對(duì)突發(fā)事件或緊急工作召開(kāi)的會(huì)議。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議的召開(kāi)應(yīng)由會(huì)議發(fā)起人提前向會(huì)議主持人提出申請(qǐng)，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等；

2.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織、安排會(huì)議，確保會(huì)議的順利進(jìn)行；

3.各參會(huì)部門應(yīng)按時(shí)參加電視電話會(huì)議，確因特殊情況不能參加的，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

五、保密規(guī)定

1.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；

2.會(huì)議紀(jì)要、資料等應(yīng)妥善保管，不得隨意泄露；

3.違反保密規(guī)定造成的損失和影響，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，各參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)；

2.會(huì)議發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，不發(fā)表與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的言論；

3.會(huì)議期間，不得隨意離場(chǎng)，確需離開(kāi)的，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由公司會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)解釋。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同維護(hù)電視電話會(huì)議的秩序和效果。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，提前向會(huì)議主持人提出會(huì)議申請(qǐng)，填寫(xiě)會(huì)議申請(qǐng)表，明確會(huì)議主題、目的、議程、擬邀請(qǐng)參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等內(nèi)容；

2.會(huì)議主持人審批會(huì)議申請(qǐng)，確認(rèn)會(huì)議議程和參會(huì)人員，并在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日通知各參會(huì)部門；

3.會(huì)議籌備組應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程和參會(huì)人員名單，提前做好會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試等工作。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議主持人或會(huì)議籌備組應(yīng)以書(shū)面形式（如郵件、短信等）向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等；

2.會(huì)議通知應(yīng)確保在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日發(fā)送，以便參會(huì)人員做好時(shí)間安排。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行；

2.會(huì)議期間，各參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程發(fā)言，嚴(yán)格控制發(fā)言時(shí)間，避免偏離主題；

3.會(huì)議主持人可針對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行討論、提問(wèn)，引導(dǎo)參會(huì)人員深入交流，形成共識(shí)。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、主要發(fā)言、討論結(jié)果等；

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要；

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審核，并在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給各參會(huì)人員。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.各參會(huì)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議決議，及時(shí)反饋工作進(jìn)展和問(wèn)題，確保會(huì)議決策的落實(shí)；

3.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

六、會(huì)議評(píng)估

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議籌備組應(yīng)組織對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議；

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，會(huì)議籌備組應(yīng)不斷優(yōu)化會(huì)議流程、提高會(huì)議效果，為后續(xù)會(huì)議提供改進(jìn)方向。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。各參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，共同維護(hù)會(huì)議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)立即根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確、清晰；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限等；

3.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的審核，并通過(guò)公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件等形式向所有參會(huì)人員及相關(guān)部門發(fā)布。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各參會(huì)部門應(yīng)認(rèn)真閱讀會(huì)議紀(jì)要，明確本部門的任務(wù)和責(zé)任，按照決策事項(xiàng)的要求及時(shí)開(kāi)展工作；

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展，確保會(huì)議決策的落實(shí)；

3.會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，及時(shí)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與評(píng)估

1.會(huì)議籌備組應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估；

2.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，提出整改措施，并督促相關(guān)部門盡快完成；

3.會(huì)議籌備組應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況，以便領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)了解工作動(dòng)態(tài)和決策執(zhí)行情況。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱；

2.各參會(huì)人員如有需要查閱會(huì)議紀(jì)要，可向會(huì)議籌備組提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后予以提供；

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，確保信息安全。

本章內(nèi)容旨在強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策得以有效執(zhí)行，提高公司工作效率。各相關(guān)部門和人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，共同推進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用前，需通過(guò)公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂，填寫(xiě)預(yù)訂申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

2.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人需在會(huì)議前與會(huì)議室管理員確認(rèn)預(yù)訂信息，確保會(huì)議室按時(shí)提供；

3.如需取消或變更會(huì)議室預(yù)訂，預(yù)訂人應(yīng)提前通知會(huì)議室管理員，以免造成資源浪費(fèi)。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議室使用規(guī)定；

2.會(huì)議室使用期間，不得在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)整潔；

3.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)確保會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、投影儀等設(shè)備，并將垃圾帶走。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.如會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)備故障，預(yù)訂人應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議室管理員或技術(shù)人員進(jìn)行維修；

3.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)確保設(shè)備使用后歸還至原位，如有損壞，需及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置在易于管理、相對(duì)封閉的區(qū)域，確保會(huì)議安全；

2.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患；

3.會(huì)議室內(nèi)外應(yīng)張貼保密標(biāo)識(shí)，提醒參會(huì)人員注意保密，防止會(huì)議內(nèi)容泄露。

五、會(huì)議室服務(wù)

1.會(huì)議室管理員應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括但不限于會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試、會(huì)議引導(dǎo)等；

2.針對(duì)重要會(huì)議，會(huì)議室管理員可根據(jù)需求提供額外的服務(wù)，如茶水、資料發(fā)放等；

3.會(huì)議室管理員應(yīng)收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室服務(wù)，提升會(huì)議體驗(yàn)。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議室的管理和使用，為各類會(huì)議提供良好的環(huán)境和服務(wù)。各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常秩序。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事