人事檔案管理制度

人事檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理工作，提高人力資源管理效率，保護(hù)員工合法權(quán)益，訂立本制度。第二條本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部員工的人事檔案管理工作，包含員工檔案的建立、保管、查詢、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等各項(xiàng)工作。第三條人事檔案管理應(yīng)遵從法律法規(guī)，并與公司其他管理制度相協(xié)調(diào)。第四條人事檔案管理應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、保密安全、操作規(guī)范、便于查詢。第二章人事檔案的建立與保管第五條人事檔案的建立應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.員工個(gè)人資料：姓名、性別、降生日期、身份證號(hào)碼、住址等基本信息；2.員工入職料子：錄用通知書(shū)、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)等入職料子；3.員工培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)課程、培訓(xùn)證書(shū)、培訓(xùn)評(píng)價(jià)等培訓(xùn)記錄；4.員工績(jī)效考核記錄：績(jī)效考核結(jié)果、嘉獎(jiǎng)、懲罰等相關(guān)記錄；5.員工離職料子：離職通知書(shū)、離職手續(xù)辦理情況等離職料子。第六條人事檔案的保管應(yīng)符合以下要求：1.電子檔案要定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全；2.紙質(zhì)檔案要保證防潮、防火、防蟲(chóng)，并進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、密封存儲(chǔ)；3.檔案室應(yīng)設(shè)有專(zhuān)人進(jìn)行管理，定期進(jìn)行巡檢和清理，確保檔案的完整性和可查詢性；4.檔案保管期限應(yīng)遵從相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，超出保管期限的檔案應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。第三章人事檔案的查詢與調(diào)閱第七條員工有權(quán)隨時(shí)查詢本身的人事檔案，但應(yīng)提前書(shū)面申請(qǐng)，并經(jīng)上級(jí)主管審批。第八條員工查詢他人人事檔案應(yīng)符合以下要求：1.查詢需符合工作需要或法律法規(guī)的要求；2.查詢申請(qǐng)需經(jīng)過(guò)上級(jí)主管審批，并保證查詢信息的保密。第九條人事部門(mén)有權(quán)依據(jù)工作需要進(jìn)行人事檔案的調(diào)閱，但應(yīng)確保所調(diào)閱信息的保密。第十條人事檔案調(diào)閱應(yīng)符合以下要求：1.調(diào)閱需提前向員工或其上級(jí)主管通知，并經(jīng)相關(guān)人員同意；2.調(diào)閱記錄應(yīng)認(rèn)真記錄調(diào)閱目的、調(diào)閱人、時(shí)間等信息，確保調(diào)閱過(guò)程可追溯。第四章人事檔案的銷(xiāo)毀與歸檔第十一條人事檔案超出保管期限時(shí)，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行審批，確保檔案合規(guī)。第十二條人事檔案銷(xiāo)毀應(yīng)符合以下要求：1.嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀檔案，需有專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并進(jìn)行記錄；2.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包含銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀人、銷(xiāo)毀原因等信息，確保銷(xiāo)毀過(guò)程可追溯。第十三條人事檔案歸檔應(yīng)符合以下要求：1.歸檔應(yīng)定期進(jìn)行，依照檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的易查閱和管理；2.歸檔記錄應(yīng)認(rèn)真記錄檔案歸檔時(shí)間、歸檔人、歸檔位置等信息，確保歸檔過(guò)程可追溯。第五章附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，如有需要進(jìn)行修改或增補(bǔ)，須經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核同意。本制度自頒布之日起執(zhí)行。該制度認(rèn)真規(guī)定了人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包含建立與保管、查詢與調(diào)閱、銷(xiāo)毀與歸檔等內(nèi)容