國有企業(yè)財務信息化建設研究-以費用報銷系統(tǒng)為例

一、費用報銷系統(tǒng)信息化的必要性隨著我國經(jīng)濟和社會的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術已成為工作和生活中必不可缺的手段。在“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計算、大數(shù)據(jù)等新興技術猛烈發(fā)展的今天，財務信息化建設勢在必行，許多大型國有企業(yè)紛紛搭建財務共享平臺，用云ERP替換傳統(tǒng)的單機版財務ERP系統(tǒng)，用電子會計憑證代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質會計憑證，用費用報銷系統(tǒng)替代傳統(tǒng)紙質報銷。費用報銷作為財務部門十分重要的日常工作之一，對于國有企業(yè)全面預算的考核或是最終利潤的完成情況而言都有著重要的影響。通過上線費用報銷系統(tǒng)，運用信息化手段控制履職待遇及業(yè)務支出的標準，將費用預算由事后控制轉化為事前、事中控制，利用新興技術審核票據(jù)是否重復、真實、合法合規(guī)，降低傳統(tǒng)費用報銷依靠人力審核產(chǎn)生的錯誤成本，擺脫了報銷時間和報銷地點的限制，進一步完善了國有企業(yè)的報銷流程，對提高費用報銷工作的效率和支出管控的質量具有重要的作用。二、費用報銷系統(tǒng)較傳統(tǒng)報銷工作的優(yōu)勢（一）履職待遇及業(yè)務支出方面為貫徹黨中央及國務院的要求，國有企業(yè)會合理確定并嚴格規(guī)范企業(yè)負責人及員工的履職待遇和業(yè)務支出。業(yè)務招待的次數(shù)、招待客戶重要程度、陪同人數(shù)、公務或商務等有著不同的標準，因公出差乘坐的交通工具、住宿、工作餐按出差地點、出差人員級別不同也有不同的標準。在傳統(tǒng)報銷模式下，業(yè)務人員往往不熟悉公司的制度標準，部門領導、分管領導都已簽字報銷流程走到財務部，才發(fā)現(xiàn)不合規(guī)需重走流程，造成報銷效率低下，一旦財務人員審核不嚴，還可能出現(xiàn)不符合規(guī)定的費用入賬，引發(fā)財務風險。上線了費用報銷系統(tǒng)后，各部門業(yè)務人員在填單時，系統(tǒng)會根據(jù)不同城市的淡季旺季、人員職級、招待的重要程度等自動帶出標準，超出標準的報銷單據(jù)無法提交，減輕了財務人員對履職待遇、業(yè)務支出標準進行計算審核的工作，也避免出現(xiàn)超額報銷的情況。（二）預算管理方面國有企業(yè)通常建立了完善的全面預算管理體系，每年末會為完成企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標并合理地確定下一年度經(jīng)營目標而進行兩到三輪的預算編制工作，其中費用項目會根據(jù)具體明細制定預算指標。在傳統(tǒng)報銷模式下，通常都是到月度、季度或者年度財務部做預算執(zhí)行情況分析時，才會發(fā)現(xiàn)某個期間費用的某項明細超出序時進度或超出了年度預算的情況，使費用預算管控工作難以真正執(zhí)行到位。上線了費用報銷系統(tǒng)后，每年年初企業(yè)各部門會在預算系統(tǒng)錄入各部門年度及月度的費用預算，經(jīng)各級審批后在系統(tǒng)形成企業(yè)當年預算標準。員工在費用報銷系統(tǒng)報銷時，報銷系統(tǒng)會自動對接預算系統(tǒng)的預算數(shù)據(jù)，點擊報銷明細時可以聯(lián)查此明細行對應的費用預算執(zhí)行情況，超出預算的費用無法提交。財務部審核人員也可以通過報銷系統(tǒng)的查詢統(tǒng)計功能，查詢到各部門各期間已發(fā)生的各項費用明細，及時了解各部門支出情況。將費用預算執(zhí)行的事后控制轉化為事前控制、事中控制，對企業(yè)費用實施監(jiān)控，嚴格控制超預算報銷。（三）發(fā)票電子化方面國家稅務總局2015年12月起在全國范圍推行增值稅電子普通發(fā)票，2020年12月在前期3個地區(qū)試點的基礎上在全國新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化，由此可見財政票據(jù)電子化已經(jīng)成為大勢所趨。但在目前電子發(fā)票還處于起步階段，在傳統(tǒng)報銷模式下，存在重復打印、重復報銷的問題。上線了費用報銷系統(tǒng)后，業(yè)務人員報銷時上傳發(fā)票影像，影像系統(tǒng)自動OCR識別發(fā)票信息，發(fā)票重復時影像無法保存，從源頭上避免了電子票重復報銷的問題。（四）資金支付方面在傳統(tǒng)報銷模式下，費用報銷流程到達財務部出納的支付環(huán)節(jié)時，出納需在excel表中手工錄入員工姓名或對公賬戶的全稱、收款銀行名稱、賬號、金額等信息，需經(jīng)人工反復檢查，然后批量導入資金管理系統(tǒng)，提交審核。上線了費用報銷系統(tǒng)后，報銷系統(tǒng)對接資金管理系統(tǒng)、對接了財企接口平臺，業(yè)務人員在填寫報銷單時選擇收款人后會自動帶出收款人信息，審批通過后到達出納的支付環(huán)節(jié)，出納只需檢查后進行確認，再由財務部分管領導審核支付，該單據(jù)就會通過銀企直聯(lián)的方式自動向資金平臺發(fā)起支付任務并完成支付，實現(xiàn)了安全快捷的資金支付。（五）效率方面在傳統(tǒng)報銷模式下，財務部審核費用的員工需登錄稅局網(wǎng)站查詢發(fā)票真?zhèn)?，核對發(fā)票抬頭是否正確；業(yè)務人員報銷時必須填寫紙質單據(jù)，并由領導簽字審批。單據(jù)審核完成后，出納在ERP系統(tǒng)錄入銀行日記賬，總賬會計再根據(jù)報銷單通過日記賬手工推送生成憑證；當需要查詢以前月份發(fā)生的費用原始憑證時，還需要到會計檔案室翻找紙質憑證。上線了費用報銷系統(tǒng)后，業(yè)務人員在報銷時上傳發(fā)票影像，通過OCR識別自動與稅局增值稅發(fā)票查驗平臺連接，自動進行發(fā)票查驗，準確度高；業(yè)務人員及領導出差在外，可以通過費用報銷系統(tǒng)的手機端進行填報、審批，擺脫報銷審批時間和地域限制，同時手機移動端需連接VPN才可登錄使用，也確保了信息安全；審核完成的單據(jù)通過銀企直聯(lián)支付成功后，會通過接口連接ERP系統(tǒng)自動生成憑證，同時可以在ERP系統(tǒng)聯(lián)查原始單據(jù)影像，提高工作效率，大大減少了財務人員的工作量。三、費用報銷信息化建設中遇到的問題（一）業(yè)務人員專業(yè)素質有待提升業(yè)務人員對費用報銷系統(tǒng)上線工作不夠重視，培訓參與度不高，對國家最新的財務政策不熟悉不了解。在填差旅費報銷單時，對火車票、大巴票等實名制的交通發(fā)票、通行費發(fā)票可以按規(guī)定稅率計算抵扣的政策不清楚，往往需要詢問財務部審核人員。部分報銷單據(jù)到財務審核流程時才發(fā)現(xiàn)填寫有誤，需要退回重走流程，甚至出現(xiàn)反復修改仍然有錯誤的情況，既增加了審核人員的工作量，也延長了報銷流程，年末還可能造成費用跨期報銷的情況，引發(fā)審計風險和稅務風險。（二）發(fā)票內容無法自動識別判斷國有企業(yè)必須嚴格落實中央八項規(guī)定、六項禁令的有關政策，針對不合法不合規(guī)的事項堅決不予報銷。目前在使用費用報銷系統(tǒng)對票據(jù)合法合規(guī)性進行審核時，系統(tǒng)暫時未做到校驗發(fā)票的開票內容是否包含敏感詞，主要以財務部費用審核人員的專業(yè)判斷為主，與傳統(tǒng)紙質報銷流程一致，未得到明顯改善。（三）信息系統(tǒng)之間未完全對接國有企業(yè)的費用報銷系統(tǒng)與財務ERP系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)（包括供應商、物料、客戶準入）、資金管理系統(tǒng)雖已實現(xiàn)了數(shù)據(jù)對接，但合同審批、出差事前申請、業(yè)務招待事前申請、備用金申請等流程均在企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)中處理，未實現(xiàn)與費用報銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，需要業(yè)務人員走完OA流程后將審批單打印出來，再上傳影像到費用報銷系統(tǒng)。員工的賬號在企業(yè)人力資源系統(tǒng)中申請，申請后需在財務ERP系統(tǒng)中開通員工權限，手工將個人信息錄入后才可以進行費用報銷，造成了部分工作的重復。四、完善費用報銷系統(tǒng)的對策與建議（一）提升業(yè)務人員專業(yè)素質，并指定專人報銷由國有企業(yè)財務部牽頭，組織開展費用報銷系統(tǒng)培訓，培訓內容包括企業(yè)規(guī)章制度中履職待遇、業(yè)務支出的標準，國家最新的政策中規(guī)定的可以計算抵扣的交通票據(jù)類型及可抵扣的稅率，電子普票的抬頭填寫規(guī)范，票據(jù)真?zhèn)舞b別的方法，費用報銷系統(tǒng)的操作流程，OCR影像識別及RAP機器人等新興技術在系統(tǒng)中的應用等，并不定期將國家最新頒布的稅務、票據(jù)相關法律法規(guī)的內容傳遞給各部門報銷人員學習。除此之外，建議各部門指定一位報銷專員與財務部費用審核人員對接，由其統(tǒng)一負責該部門所有費用的報銷工作，避免了同部門不同人員向財務部咨詢同樣的報銷問題，提高報銷效率的同時也可以減輕財務部審核人員的工作量。（二）引入RPA機器人審單費用報銷中對發(fā)票內容、發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期等發(fā)票信息核對工作通常是簡單重復但是對準確率要求特別高的工作，通過將RPA機器人技術應用在發(fā)票審核當中，使其嚴格按照寫入的規(guī)則自動校驗發(fā)票各項信息的合法合規(guī)性，可以縮短報銷審核時間、提高審核準確率，并能將費用審核人員從繁瑣重復的核對工作中解放出來，去做更有價值的工作，助力企業(yè)實現(xiàn)降本增效。（三）實現(xiàn)信息系統(tǒng)之間的對接國有企業(yè)應當提高高級管理人員對財務信息化建設的重視程度，以目前已實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)的費用報銷、財務ERP、資金管理、主數(shù)據(jù)等信息系統(tǒng)為基礎，討論企業(yè)內部的OA辦公系統(tǒng)、人力資源等系統(tǒng)如何在安全的前提下低成本地實現(xiàn)與原有信息系統(tǒng)之間的無縫對接，向系統(tǒng)開發(fā)人員提出需求，加大研發(fā)投入，運用現(xiàn)代信息技術手段逐步實現(xiàn)跨專業(yè)、跨領域、跨部門之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)、信息共享，減少不必要的重復工作。同時，