2024年公文管理制度（四篇）

第2頁(yè)共2頁(yè)2024年公文管理制度一、總則1.為確保公司公文制作的規(guī)范化和嚴(yán)謹(jǐn)性，明確公文起草、流轉(zhuǎn)、審批、接收等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，提升辦公效率和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)業(yè)務(wù)中的指導(dǎo)作用，根據(jù)本公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.本規(guī)定適用于本公司所有部門及員工。二、細(xì)則1.公文格式公文格式應(yīng)遵循國(guó)家現(xiàn)行有效的公文格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.公文管理流程2.1.1文稿起草與審核。根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理需求，相關(guān)部門人員需自行起草文稿，并填寫《發(fā)文審核單》提交。2.1.2部門負(fù)責(zé)人審查。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)公文初稿進(jìn)行詳細(xì)審核。2.1.3會(huì)簽與修訂。明確會(huì)簽人員，由各會(huì)簽人提出意見(jiàn)，根據(jù)會(huì)簽意見(jiàn)修訂文稿，然后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.1.4領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)提交的公文及審核、會(huì)簽意見(jiàn)進(jìn)行審閱，并做出明確指示。2.2文件簽發(fā)。原則上，公司文件需由總經(jīng)理進(jìn)行簽發(fā)，可采用書面或電子形式。2.3文件制作與發(fā)布2.3.1文件整理。由擬稿人將稿件及電子版提交辦公室，完成公文編號(hào)、格式調(diào)整及文字校核等工作。2.3.2校對(duì)與審簽。經(jīng)過(guò)辦公室整理的擬發(fā)文件，由擬文部門進(jìn)行內(nèi)容校對(duì)，然后進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。2.3.4文件發(fā)出后，辦公室應(yīng)將紙質(zhì)文件連同會(huì)簽單存檔。3.發(fā)文管理公司對(duì)外發(fā)布文件，通常采用紙質(zhì)形式。對(duì)政府部門的報(bào)告或請(qǐng)示，由相關(guān)部門或辦公室負(fù)責(zé)送達(dá)及跟進(jìn)回復(fù)。4.收文管理辦公室收到重要外來(lái)文件后，根據(jù)文件重要性提出處理建議，送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。按批示交相關(guān)部門處理，處理部門需注明處理時(shí)限。處理完成后，處理部門或個(gè)人需填寫處理結(jié)果，連同文件及《文件處理單》交辦公室存檔。重要事項(xiàng)的處理結(jié)果需向?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。三、附則1.本規(guī)定解釋權(quán)歸公司辦公室所有。2.本規(guī)定自公司董事長(zhǎng)簽署之日起生效，后續(xù)修改時(shí)遵循相同程序。3.本制度具體生效日期為_(kāi)___年____月____日。2024年公文管理制度（二）版記應(yīng)位于公文的最終一頁(yè)，即封四，各要素應(yīng)排列于頁(yè)面底部。(14)主題詞應(yīng)以____號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)注，后接全角冒號(hào)；詞目使用____號(hào)小標(biāo)宋體字，各詞目間以空一字符的間隔分隔。主題詞應(yīng)先標(biāo)注反映公文內(nèi)容的詞匯，再標(biāo)注表示公文類型的詞匯。(15)抄送信息置于“主題詞”下一行，左空一字符使用____號(hào)仿宋體字標(biāo)注“抄送”，后接全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間以逗號(hào)分隔，換行應(yīng)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)注句號(hào)。(16)印發(fā)單位名稱位于抄送機(jī)關(guān)下方（如無(wú)抄送機(jī)關(guān)，則置于“主題詞”之下），占一行為宜，使用____號(hào)仿宋體字。印發(fā)單位名稱左空一字符，印發(fā)日期右空一字符。印發(fā)日期以公文蓋章的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。(17)份數(shù)標(biāo)注于印發(fā)日期下方，右空三字符，采用____號(hào)仿宋體字和阿拉伯?dāng)?shù)字。(18)版記中的主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間等要素下方分別加一條寬度與版心相同的反線。(19)頁(yè)碼使用____號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼，位于版心下邊緣下一行，數(shù)碼兩側(cè)各有一條____號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。空白頁(yè)及后續(xù)空白頁(yè)不標(biāo)注頁(yè)碼。3、紙張格式及印裝規(guī)定(1)公文應(yīng)使用A4型紙，天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm____225mm（不含頁(yè)碼）。(2)公文應(yīng)雙面印刷，頁(yè)碼應(yīng)居中，兩面誤差不超過(guò)2mm。印刷要求墨色清晰，字面無(wú)花、無(wú)白、無(wú)斷畫現(xiàn)象。(3)采用左側(cè)裝訂，不得有頁(yè)碼錯(cuò)位、掉頁(yè)現(xiàn)象，兩頁(yè)頁(yè)碼間誤差不超過(guò)4mm。平訂釘鋸應(yīng)位于書心上下各1/4處，平訂釘鋸與書脊間距為3mm-5mm。確保無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平整牢固。四、行文規(guī)則行文規(guī)則是根據(jù)發(fā)文部門與收文部門的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍制定的規(guī)范。國(guó)家對(duì)公文的行文規(guī)則有嚴(yán)格規(guī)定，公司行文應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)：1、行文需具有實(shí)際需求，注重實(shí)效性。2.行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，通常不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告。3.能夠區(qū)分主送、主報(bào)單位與抄送、抄報(bào)單位。主送、主報(bào)單位為公文處理單位，抄送、抄報(bào)單位為涉及公文內(nèi)容的其他相關(guān)單位。上行文（如報(bào)告、請(qǐng)示）主報(bào)、抄報(bào)向上級(jí)單位，平行文或下行文主送、抄送則向下級(jí)或平級(jí)單位。向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告不得同時(shí)抄送同級(jí)或下級(jí)單位。五、公文的收發(fā)1.發(fā)文流程：(1)公文簽發(fā)需建立公文簽發(fā)審批表，由總經(jīng)理簽發(fā)，內(nèi)容包括文號(hào)、文件標(biāo)題或內(nèi)容概述、簽發(fā)日期、擬稿人、校稿人、會(huì)簽人、簽發(fā)人等。(2)公文簽發(fā)前，由行政人事部進(jìn)行審核，確保格式符合本規(guī)定，無(wú)錯(cuò)別字，附件齊全，簽發(fā)手續(xù)完備。審核無(wú)誤后，按簽發(fā)程序簽發(fā)，由行政人事部打印、分發(fā)。(3)總經(jīng)理外出時(shí)，如遇緊急文件，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可由副總經(jīng)理簽發(fā)。(4)建立發(fā)文登記表，記錄發(fā)文日期、文號(hào)、文件標(biāo)題或內(nèi)容概述、接收部門、接收人、接收日期、回收日期、回收人等信息。2.收文流程：(1)建立收文登記表，記錄收文日期、發(fā)文單位、文號(hào)、文件標(biāo)題或內(nèi)容概述、接收人、呈送部門、接收人等信息。(2)收文需登記并及時(shí)交予公司或相關(guān)部門閱批、處理。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的公文，應(yīng)及時(shí)退回并說(shuō)明理由。(3)審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)2024年公文管理制度（三）版記應(yīng)位于公文的最終一頁(yè)，即封四，各要素應(yīng)排列于頁(yè)面底部。(14)主題詞應(yīng)以____號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)注，后接全角冒號(hào)；詞目使用____號(hào)小標(biāo)宋體字，各詞目間以空一字符的間隔區(qū)分。主題詞應(yīng)先標(biāo)注反映公文內(nèi)容的詞匯，再標(biāo)注表示公文類型的詞匯。(15)抄送信息標(biāo)注于“主題詞”下一行，左空一字符使用____號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后接全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間以逗號(hào)分隔，換行應(yīng)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。(16)印發(fā)單位名稱位于抄送機(jī)關(guān)下方（如無(wú)抄送機(jī)關(guān)，則置于“主題詞”之下），占一行空間，使用____號(hào)仿宋體字。印發(fā)單位名稱左空一字符，印發(fā)日期右空一字符。印發(fā)日期以公文蓋章的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。(17)份數(shù)標(biāo)注于印發(fā)日期下方，右空三字符，采用____號(hào)仿宋體字和阿拉伯?dāng)?shù)字。(18)版記中的主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)單位和印發(fā)日期等要素下方分別加一條寬度與版心相同的反線。(19)頁(yè)碼使用____號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼，位于版心下邊緣下一行，數(shù)碼兩側(cè)各有一條____號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。空白頁(yè)及后續(xù)空白頁(yè)不標(biāo)注頁(yè)碼。3、紙張格式及印裝規(guī)定(1)公文應(yīng)使用A4型紙，天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm____225mm（不含頁(yè)碼）。(2)公文應(yīng)雙面印刷，頁(yè)碼應(yīng)居中，兩面誤差不超過(guò)2mm。印刷要求墨色清晰，字面無(wú)花、無(wú)白、無(wú)斷畫現(xiàn)象。(3)采用左側(cè)裝訂，不得有頁(yè)碼錯(cuò)位，誤差不超過(guò)4mm。平訂釘鋸應(yīng)位于書心上下1/4處，平訂釘鋸與書脊間距為3mm-5mm。確保無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平整牢固。四、行文規(guī)則行文規(guī)則是根據(jù)發(fā)文部門與收文部門的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍制定的規(guī)范。國(guó)家對(duì)公文的行文規(guī)則有嚴(yán)格規(guī)定，公司行文應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)：1、行文需具有實(shí)際需求，注重實(shí)效性。2、行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，通常不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告。3、需明確主送、主報(bào)及抄送、抄報(bào)單位。主送、主報(bào)單位為公文處理單位，抄送、抄報(bào)單位為涉及公文內(nèi)容的其他相關(guān)單位。上行文的主報(bào)、抄報(bào)應(yīng)向上級(jí)單位，平行文或下行文的主送、抄送則針對(duì)平級(jí)或下級(jí)單位。向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告不得同時(shí)抄送同級(jí)或下級(jí)單位。五、公文的收發(fā)1、發(fā)文流程：(1)公文簽發(fā)需建立公文簽發(fā)審批表，由總經(jīng)理簽發(fā)，內(nèi)容包括文號(hào)、文件標(biāo)題或內(nèi)容概述、簽發(fā)日期、擬稿人、校稿人、會(huì)簽人、簽發(fā)人等。(2)公文簽發(fā)前，由行政人事部進(jìn)行審核，確保格式符合本規(guī)定，無(wú)錯(cuò)別字，附件齊全，簽發(fā)手續(xù)完備，審核無(wú)誤后按簽發(fā)程序簽發(fā)，由行政人事部打印、分發(fā)。(3)總經(jīng)理外出期間，如遇緊急文件，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可由副總經(jīng)理簽發(fā)。(4)建立發(fā)文登記表，記錄發(fā)文日期、文號(hào)、文件標(biāo)題或內(nèi)容概述、接收部門、接收人、接收日期、回收日期、回收人等信息。2、收文流程：(1)建立收文登記表，記錄收文日期、發(fā)文單位、文號(hào)、文件標(biāo)題或內(nèi)容概述、接收人、呈送部門、接收人等信息。(2)收文需及時(shí)登記并送交公司或相關(guān)部門閱批、處理。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的公文，應(yīng)及時(shí)退回并說(shuō)明理由。(3)審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，無(wú)請(qǐng)示事項(xiàng)2024年公文管理制度（四）第五章公文處理第二十二條公文處理涵蓋收文處理、發(fā)文處理及檔案整理。第二十三條收文處理的主要步驟如下：(a)簽收：收到的公文應(yīng)逐一清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤。外來(lái)文件由綜合辦公室行政專員簽收，各部門的擬稿文件簽收由文書專員負(fù)責(zé)。(b)登記：詳細(xì)記錄公文的主要信息和處理狀態(tài)，簽收人員需在文件登記簿中清晰填寫交接事項(xiàng)，并附閱辦單提交審核。公司人員帶回的重要文件及資料應(yīng)及時(shí)送交綜合辦公室登記保管，不得私自保存。(c)初審：由綜合辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行文件初審，主要審查內(nèi)容的真實(shí)性，是否應(yīng)由公司處理，是否涉及其他部門權(quán)限，以及是否符合公文起草的其他要求。不符規(guī)定者應(yīng)及時(shí)退回并說(shuō)明原因。(d)閱批：外來(lái)文件，綜合辦公室應(yīng)提出處理建議和審批權(quán)限。文件流轉(zhuǎn)人員需當(dāng)天簽閱完畢，緊急文件需即閱即辦。流轉(zhuǎn)過(guò)程中，除文件流轉(zhuǎn)人員，其他人員不得隨意接觸文件（特殊情況除外，如文件流轉(zhuǎn)人員請(qǐng)假，可由指定代理人處理；領(lǐng)導(dǎo)指定特定人員流轉(zhuǎn)文件，此人應(yīng)立即向文件流轉(zhuǎn)人員報(bào)告文件狀態(tài)）。(e)承辦：緊急公文需明確辦理時(shí)限。承辦部門應(yīng)迅速處理，有明確時(shí)限要求的應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。涉及多個(gè)部門的，應(yīng)明確主辦部門，主辦部門在處理中涉及其他部門權(quán)限的事項(xiàng)，應(yīng)主動(dòng)協(xié)商，協(xié)商未果可報(bào)請(qǐng)公司協(xié)調(diào)或裁定。(f)傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和工作需求，及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或批示。公文傳閱人員應(yīng)掌握文件去向，防止漏傳、誤傳和延誤。(g)催辦：跟進(jìn)公文辦理進(jìn)度，督促承辦部門按時(shí)完成。緊急或重要公文應(yīng)指定專人催辦。(h)答復(fù)：公文辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)回復(fù)來(lái)文單位，并視需要通知相關(guān)單位。第二十四條發(fā)文處理的主要步驟如下：(a)復(fù)核：已獲公司負(fù)責(zé)人簽批的公文，應(yīng)在印發(fā)前復(fù)核審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等。如需實(shí)質(zhì)性修改，應(yīng)報(bào)原簽批人復(fù)審。(b)登記：對(duì)復(fù)核后的公文，確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記錄。(c)印制：確保公文質(zhì)量和時(shí)效，涉密公文應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。(d)用章：公文蓋章限于發(fā)出和存檔，應(yīng)確保印章清晰端正，防止錯(cuò)蓋、漏蓋。(e)核發(fā)：印制、蓋章完畢后，再次檢查公文，然后分發(fā)。文件流轉(zhuǎn)人員應(yīng)詳細(xì)記錄簽收情況，以備查證。第二十六條上級(jí)公司的公文報(bào)送由綜合辦公室行政主管負(fù)責(zé)（含在上級(jí)公司OA系統(tǒng)中的報(bào)送）。與業(yè)務(wù)往來(lái)單位的報(bào)送分發(fā)，由業(yè)務(wù)承辦部門指定專人負(fù)責(zé)。公文報(bào)送和分發(fā)應(yīng)確保及時(shí)，不得積壓或延誤。第二十七條根據(jù)檔案法律法規(guī)及公司《檔案管理制度》，應(yīng)及時(shí)收集、整理需歸檔的公文及相關(guān)材料。公司主導(dǎo)與外單位聯(lián)合辦理的公文，應(yīng)保存原件。第六章公文管理第二十八條各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行公文管理，確保管理嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。第二十九條公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)按公司要求執(zhí)行，如需變更，須經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。第三十條復(fù)制、匯編公文需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。第三十一條公文的撤銷和廢止由公司決定