2024年公司備用金管理制度（三篇）

第3頁共3頁2024年公司備用金管理制度公司財務(wù)內(nèi)部文件公司備用金管理制度(修訂版)為強(qiáng)化對公司各部門及各項目部備用金的管理，規(guī)范借款流程，提升資金使用效率，確保成本費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性，減少資金損失，特制定本規(guī)定。一、本規(guī)定適用于公司所有部門及項目部。二、備用金涵蓋范圍1.采購員進(jìn)行零星采購時的備用金；2.員工因公務(wù)出差的零星開支備用；3.經(jīng)常性零星開支的備用金；4.項目中兼任財務(wù)人員的備用金；5.其他經(jīng)批準(zhǔn)的備用金用途。三、實施備用金制度旨在提升各部門工作人員業(yè)務(wù)處理的靈活性和效率，但必須確保?？顚Ｓ?，禁止挪用、轉(zhuǎn)借他人或用于非指定用途。如有違反，將依規(guī)嚴(yán)肅處理。四、備用金借款與報銷流程1.借款人需臨時借用備用金時，應(yīng)先向財務(wù)部申請“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需求發(fā)放“借款單”并完成兩聯(lián)，借款人需按規(guī)定的格式填寫并完成簽字流程。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”內(nèi)容無誤后，方可辦理付款。2.借款人在完成業(yè)務(wù)后三日內(nèi)，需向財務(wù)部申請“報銷單”，填寫完整并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將“報銷單”退回財務(wù)部。財務(wù)人員將對“報銷單”進(jìn)行嚴(yán)格審核，無誤后辦理報銷手續(xù)。3.在報銷過程中，財務(wù)人員應(yīng)核對“備用金”臺賬，確認(rèn)借款人原借款金額。對于報銷超出借款的部分，應(yīng)立即退還給個人；對于報銷后低于原借款金額的情況，借款人需退回余額以結(jié)清原借款。4.長期借用備用金的人員，財務(wù)部可根據(jù)實際情況設(shè)定固定額度，并規(guī)定使用范圍。使用部門應(yīng)指定專人管理定額備用金，該人員需妥善保存相關(guān)收據(jù)、憑證及報銷單據(jù)，并設(shè)立備用金登記簿，詳細(xì)記錄所有零星支出。管理人員需每月向財務(wù)部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，未清前賬不得再次借款。如因特殊原因無法按時結(jié)算，需提前向財務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因，經(jīng)同意后方可延期。五、備用金額度標(biāo)準(zhǔn)1.采購員零星采購用款，單次不得超過特定金額，超出部分需由供應(yīng)商提供合法、真實的原始資料，按流程審批后，向財務(wù)部或項目部財務(wù)辦理支付、結(jié)算手續(xù)。對于特定金額以上的采購，必須遵循工程部的合同審批流程。2.員工因公出差的借款額度，將根據(jù)預(yù)計的出差天數(shù)、往返路費(fèi)、住宿費(fèi)等實際費(fèi)用核定。3.各工程項目備用金額度根據(jù)項目具體情況，暫定為每周特定的萬元至萬元之間。特殊情況需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明，待審批后執(zhí)行。4.其他借款金額將根據(jù)實際需求進(jìn)行核定。六、備用金使用審批權(quán)限部門負(fù)責(zé)人需對備用金使用進(jìn)行簽字批準(zhǔn)，且為備用金借款的第一責(zé)任人。七、財務(wù)部需建立備用金臺賬，記錄借款日期、部門、借款人、用途、金額、注銷日期等信息，并每月進(jìn)行清理。八、借用備用金的員工應(yīng)在兩周內(nèi)完成沖賬。對于無故拖延者，財務(wù)部在發(fā)出最后通牒后仍未處理的，有權(quán)從下月起直接從借款人工資中抵扣，無需另行通知。九、所有備用金必須在年末進(jìn)行徹底清理，不得跨年度使用。如因特殊原因必須跨年度使用，需在年底重新辦理借款手續(xù)，并沖銷當(dāng)年借款。十、本規(guī)定由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起生效執(zhí)行。2024年公司備用金管理制度（二）公司財務(wù)內(nèi)部文件公司備用金管理制度(修訂版)為強(qiáng)化對公司各部門及各項目部備用金的管理，規(guī)范借款流程，提升資金使用效率，確保成本費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性，減少資金損失，特制定本規(guī)定。一、本規(guī)定適用于公司所有部門及項目部。二、備用金涵蓋范圍1.采購員進(jìn)行零星采購時的備用金；2.員工因公務(wù)出差的零星開支備用；3.經(jīng)常性零星開支的備用金；4.項目中兼任財務(wù)人員的備用金；5.其他經(jīng)批準(zhǔn)的備用金用途。三、實施備用金制度旨在提升各部門工作人員業(yè)務(wù)處理的靈活性和效率，但必須確保專款專用，禁止挪用、轉(zhuǎn)借他人或用于非指定用途。如有違反，將依規(guī)嚴(yán)肅處理。四、備用金借款與報銷流程1.借款人需臨時借用備用金時，應(yīng)先向財務(wù)部申請“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需求發(fā)放“借款單”并完成兩聯(lián)，借款人需按規(guī)定的格式填寫并完成簽字流程。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”內(nèi)容無誤后，方可辦理付款。2.借款人在完成業(yè)務(wù)后三日內(nèi)，需向財務(wù)部申請“報銷單”，填寫完整并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將“報銷單”退回財務(wù)部。財務(wù)人員將對“報銷單”進(jìn)行嚴(yán)格審核，無誤后辦理報銷手續(xù)。3.在報銷過程中，財務(wù)人員應(yīng)核對“備用金”臺賬，確認(rèn)借款人原借款金額。對于報銷超出借款的部分，應(yīng)及時退還現(xiàn)金給借款人；對于報銷后低于原借款金額的情況，借款人需退回余額以結(jié)清原借款。4.長期借用備用金的人員，財務(wù)部可根據(jù)實際情況設(shè)定固定額度，并規(guī)定使用范圍。使用部門應(yīng)指定專人管理定額備用金，該人員需妥善保存相關(guān)收據(jù)、憑證及報銷單據(jù)，并設(shè)立備用金登記簿，詳細(xì)記錄零星支出。管理人員需每月向財務(wù)部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，未清前賬不得繼續(xù)借款。如因特殊原因無法按時結(jié)算，需提前向財務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因，經(jīng)同意后方可延期。五、備用金額度標(biāo)準(zhǔn)1.采購員零星采購用款，單次不得超過特定金額，超出部分的材料采購需由供應(yīng)商提供合法、真實的原始資料，按流程審批后，向財務(wù)部或項目部財務(wù)辦理支付、結(jié)算手續(xù)。對于特定金額以上的采購，必須遵循工程部的合同審批流程。2.員工因公出差的借款額度，將根據(jù)預(yù)計的出差天數(shù)、往返路費(fèi)、住宿費(fèi)等費(fèi)用核定。3.各工程項目備用金額度，根據(jù)項目具體情況，暫定為每周特定的萬元至萬元之間。特殊情況需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明，待審批后執(zhí)行。4.其他借款，將根據(jù)實際需求確定具體金額。六、備用金使用審批權(quán)限部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批備用金使用，對備用金借款負(fù)首要責(zé)任。七、財務(wù)部需建立備用金臺賬，記錄借款日期、部門、借款人、用途、金額、注銷日期等信息，并每月進(jìn)行清理。八、借用備用金的員工應(yīng)在兩周內(nèi)完成沖賬。對于無故拖延者，財務(wù)部在發(fā)出最后通牒后仍未辦理的，有權(quán)從下月起直接從借款人工資中抵扣，無需另行通知。九、所有備用金必須在年末進(jìn)行徹底清理，不得跨年度使用。如因特殊原因必須跨年度使用，需在年底重新辦理借款手續(xù)，并沖銷當(dāng)年借款。十、本規(guī)定由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起生效執(zhí)行。2024年公司備用金管理制度（三）為強(qiáng)化公司對各部門、各分公司及各項目部備用金的管控，規(guī)范借款流程，提升資金使用效率，加強(qiáng)成本費(fèi)用核算，減少資金損失，特制定本規(guī)定。第一條本規(guī)定適用于公司所有部門、分公司及各個工程項目部。第二條備用金涵蓋范圍包括：1.采購員的零星采購資金；2.員工因公務(wù)出差的零星開支；3.經(jīng)常性的零星支出備用金；4.工程項目財務(wù)人員的備用金；5.其他經(jīng)批準(zhǔn)的備用金用途。第三條實行備用金制度旨在促進(jìn)各部門、分公司及項目部工作人員高效靈活地執(zhí)行業(yè)務(wù)，但必須確保?？顚Ｓ?，不得挪作他用或轉(zhuǎn)借他人。第四條備用金借款及報銷流程：1.借款人需填寫“借款單”，并按流程經(jīng)部門主管及財務(wù)負(fù)責(zé)人審批簽字。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”無誤后辦理付款。2.借款人完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在三日內(nèi)提交“報銷單”，經(jīng)部門經(jīng)理審批后交財務(wù)計劃部會計審核。審核無誤并經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人、副總裁簽字后，辦理報銷手續(xù)。3.財務(wù)計劃部應(yīng)建立備用金臺賬，按月及時清理，記錄借款部門、日期、借款人、用途、金額及報銷日期。4.報銷時，會計人員應(yīng)核對“備用金”臺賬，注明原借款金額。對報銷超支部分，應(yīng)及時退還，對低于原借款金額的，應(yīng)收回余額并結(jié)清原借款。5.長期借用備用金的人員，財務(wù)計劃部將根據(jù)實際情況設(shè)定固定額度及使用范圍。使用部門應(yīng)指定專人管理，保存相關(guān)收據(jù)、憑證，設(shè)立備用金登記簿，記錄所有零星支出。管理人員須按月定期報銷，未清前賬不得再借。特殊情況需延期，須提前向財務(wù)負(fù)責(zé)人說明并獲得同意。6.定額備用金和臨時備用金的申請、使用和歸還均遵循上述規(guī)定。7.分公司、項目部財務(wù)人員每月末進(jìn)行備用金實地盤點，編制《現(xiàn)金盤點表》。分公司及項目部應(yīng)在每月特定日期前向公司總部上報上月備用金使用情況。第五條備用金額度標(biāo)準(zhǔn)：1.采購員零星采購單次不超過特定金額，超出部分需按流程辦理正式采購合同及付款手續(xù)。2.實行定額與臨時制度相結(jié)合，定額借款需部門負(fù)責(zé)人簽字，財務(wù)副總裁批準(zhǔn)。3.緊急情況下，無法完成審批的小額零星借款（不超過特定金額），需通過公司網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上審批，并在事后補(bǔ)簽借款單。特定金額以上臨時借款需部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人及副總裁批準(zhǔn)后，財務(wù)方可辦理付款。4.員工因公出差借款額度根據(jù)預(yù)計費(fèi)用核定，不得超額借款。5.其他借款，根據(jù)實際需求確定