程序文件一 文件和記錄管理程序

XXX有限公司

文件類型質(zhì)量管理體系程敘文件文件編號(hào)QP-001

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文件名稱文件和記錄管理程序

版本01

修訂記錄

頁(yè)次版號(hào)修訂內(nèi)容修訂者批準(zhǔn)修訂日期

責(zé)任部門制定審核批準(zhǔn)生效日期

文控中心2022-11-30

注：如無(wú)受控文件之蓋印，為非受控文件，惟獨(dú)受控文件才會(huì)被自動(dòng)更新。

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文件名稱文件和記錄管理程序

版本01

1.0目的：

為使質(zhì)量管理體系文件和記錄有效管理，避免逾期失效的文件誤用，保證使用的是最新文件。

2.0范圍：

本公司內(nèi)所有質(zhì)量管理體系文件和記錄管理。

3.0職責(zé)：

3.1文控中心負(fù)責(zé)公司所有質(zhì)量管理體系文件與相關(guān)記錄的編號(hào)、發(fā)放、與回收及歸檔管理

工作。

3.2各部門負(fù)責(zé)本部門在用質(zhì)量體系文件和記錄的管理。

4.0術(shù)語(yǔ)和定義：

4.1受控文件：為防止誤用舊文件而以版次予以追蹤修訂的所有質(zhì)量體系文件（含相關(guān)法律法

規(guī)及相關(guān)方的

特定要求等外來(lái)文件）。文件應(yīng)保持適宜、有效,并蓋有紅色受控文件印章。

4.2一級(jí)文件

施量手冊(cè)一簡(jiǎn)明公司質(zhì)量系統(tǒng)如何滿足IS0901:2022標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)方的要求。

4.3二級(jí)文件

程敘文件一質(zhì)量管理體系的管理、規(guī)劃管理、動(dòng)作執(zhí)行等各項(xiàng)質(zhì)量管理體系所含的程敘文件。

4.4第三級(jí)文件

居業(yè)指導(dǎo)書一質(zhì)量管理規(guī)定、質(zhì)量作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)等。

4.5第四級(jí)文件

質(zhì)量記錄一監(jiān)測(cè)表、糾正表、測(cè)試報(bào)告表所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄等格式。

5.0作業(yè)內(nèi)容：

5.1普通要求：

5.1.1正式發(fā)行的質(zhì)量體系文件必須有制定、審核、批準(zhǔn)，并按規(guī)定要求排版打印。

5.1.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放必須辦理簽收手續(xù)。

5.1.3頁(yè)次格式：頁(yè)次/總頁(yè)次

5.1.4版次格式：版本號(hào)在一個(gè)版本內(nèi)只能修訂一次，每次修訂文件必須更改文件版本。最

新版為01,第一次修改為02（如此類推）。

5.1.5文件普通包含:文件編號(hào)、文件名稱、版本、制定部門、制定日期、修訂日期；

5.2文件編號(hào)

5.2.1文件類型：

一級(jí)文件一一QM質(zhì)量手冊(cè)

二級(jí)文件——QP程敘文件

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三級(jí)文件一一WI作業(yè)指導(dǎo)書

四級(jí)文件---FM記錄/表格

5.2.2一級(jí)文件編號(hào)：QM—□□□（Qualitymanual）

一~?手冊(cè)序號(hào)

-------------?文件級(jí)別

5.2.3二級(jí)文件編號(hào)：QP—□□□（Qualityprocedure）

,————?程敘文件序號(hào)（001-999）

-------------?文件級(jí)別

5.2.4三級(jí)文件編號(hào)：WI-D□□一□□□(Workinstruction)

1_＞作業(yè)指導(dǎo)書序號(hào)(001-999)

----------?部門代號(hào)(見代碼表)

----------?文件級(jí)別

5.2.5工藝文件編號(hào)：□□(Workinstruction)

」（001-999）

.產(chǎn)品編號(hào)

-------------------?部門代號(hào)（見代碼表）

5.2.5四級(jí)文件編號(hào)：FM—（Form）

版次（新版01,增版02,如此類推）

----------?流水號(hào)（001-999）

-------------------?部門代號(hào)（見代碼表）

_____________________6/A-Pil

5.2.6外來(lái)文件編號(hào)：DO—(Documentofoutside)

F----------?版次（新版01,增版02,如此類推）

-------------------?流水號(hào)（001-999）

___________________十件織用1

5.2.7其它資料編號(hào)：J［稱一時(shí)間一口口口

流水號(hào)（001-999）

1----------?年月日（如：2022年09月28日，編號(hào)為：110928）

________________文件名稱簡(jiǎn)寫

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5.2.8部門代碼表:

部門文件代碼部門文件代碼

總經(jīng)辦一

F：文控中心WK

管理代表GD生產(chǎn)部SCB

研發(fā)部YFB財(cái)務(wù)部CWB

品管部11~~PGB—?行政部XZB

供銷部GXB"

5.3文件的制定、批準(zhǔn)、發(fā)放與回收

5.3.1文件的制定與批相L---?

文件類型——?審核批準(zhǔn)

一匆十件TCC土耳

勁（乂|十4-V<Z/S?目理白11衣總經(jīng)理

二級(jí)文件部門主管管理者代表總經(jīng)理

三級(jí)文件部門主管部門經(jīng)理或者代理人管理者代表

工藝文件工程師j負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人

部門文質(zhì)一

四級(jí)文件-------------?ISO專員部門主管或者經(jīng)

*理

5.3.L1文件的編制要參考5.1-5.2,且有依據(jù)，體現(xiàn)實(shí)用、規(guī)范、正確、有效性。首次發(fā)行

的文件，要填好《文件發(fā)率與甲攵記錄》「以確定文體發(fā)放的部門及數(shù)量，并制定《文件總覽

愁。_____________?

5.3.1.2審批：_______________________?

按文件的制定與批準(zhǔn)表中而規(guī)定,一，1級(jí)文件由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)，匚級(jí)文件

由質(zhì)量管理代表批準(zhǔn)四級(jí)文件由部門主管或者經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.3.2文件的發(fā)放與回收

5.3.2.1文控中心對(duì)已批j隹的文件進(jìn)行編得一版次規(guī)定.必須符合程序的要求，并核對(duì)無(wú)誤后，

發(fā)放給各使用部門。_______________________?

5.3.2.2受控文件原稿由文控中心統(tǒng)二的住反面加蓋紅色“受控文件”印章（含表

格），不作使用用途；文控中心統(tǒng)一復(fù)印所需之份數(shù)的副本后，于副本每頁(yè)正面加蓋紅色“受

控文件”印章后發(fā)行（表格蓋反面），并讓收文部門在《文件發(fā)放與回收記錄》上簽收，需收

回的舊版文件應(yīng)注明數(shù)隼，并記存于《文件發(fā)放與回收記錄》上。如受控文件遺失，應(yīng)注明

原因并通知各部門以防1二誤用。也控立住原稿存文控中心。

5.3.2.3回收之舊版文砒版布副本王而打b“X”,原稿正面蓋“作廢文件”章，防止誤用。

除可作為知識(shí)經(jīng)驗(yàn)保留的文件外，文控原稿作廢文件保存期為一年。

5.3.2.4文件發(fā)放時(shí)如有缺頁(yè)、破損、字跡含糊或者遺失等現(xiàn)象，應(yīng)向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，

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5.3.2.5受控文件需發(fā)放給公司外的相關(guān)人員，須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，在文件副本上加蓋

“參考文件”印章后發(fā)給申請(qǐng)部門，并在《文件發(fā)放與回收記錄》上簽收。外發(fā)的受控文件

在修訂后不予追回。

5.3.2.6質(zhì)量管理體系文件為對(duì)外公開的文件，任何相關(guān)方需要時(shí)，均可以正當(dāng)?shù)氖掷m(xù)向其提

供。

5.4文件修訂/廢止

5.4.1公司內(nèi)員工對(duì)使用的受控文件有修改意見的，以《文件更改申請(qǐng)單》進(jìn)行修訂。

5.4.2當(dāng)受控文件需廢止時(shí)，以《文件更改申請(qǐng)單》進(jìn)行廢止，并將舊版本回收。

5.4.3修訂/廢止文件之審批、發(fā)行、回收按5.3執(zhí)行。

5.5使用的受控文件某部門確定為不需用或者需要補(bǔ)發(fā)時(shí)，使用者將文件退回文控中心，且

文控中心管理員必須更新《文件發(fā)放與回收記錄》。

5.6發(fā)行之后正式文件，使用部門不得在文件上涂改；若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)別之處，應(yīng)即將通知文控

中心。本作業(yè)程序所產(chǎn)生之記錄資料，除非另行規(guī)定，則依《文件和記錄管理程序》作業(yè)。

5.7技術(shù)文件的控制

5.7.1圖紙、物料清單、工藝文件或者作業(yè)指導(dǎo)書等相關(guān)資料由研發(fā)部按5.2的要求進(jìn)行編號(hào)

按5.3的要求進(jìn)行核準(zhǔn)、受控、發(fā)放與回收。

5.7.2對(duì)重要的工程文件研發(fā)部負(fù)責(zé)人需對(duì)資料進(jìn)行備份，確保在電腦故障或者不在崗位時(shí)

的資料安全。并參考5.9的要求進(jìn)行管理。

5.7.3研發(fā)部如需將資料發(fā)到客戶、供應(yīng)商以外的第三方時(shí)，須經(jīng)管理者代表允許才可放行。

具體參考《產(chǎn)品設(shè)計(jì)管理序》執(zhí)行。

5.8外來(lái)文件管理

5.8.1外來(lái)文件須由文捽中心記錄存檔.必要時(shí)由文捽中心復(fù)印后加蓋“外來(lái)文件”印章，

發(fā)放給相關(guān)部門。

5.8.2外來(lái)文件的分發(fā)、保管、補(bǔ)發(fā)同內(nèi)部文件。文控中心應(yīng)于每年年底對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行審

核。

5.9電子文檔及網(wǎng)絡(luò)管理

5.9.1質(zhì)量管理體系文件由文控中心進(jìn)行電子備份，必要時(shí)備份至其它硬盤或者服務(wù)器，并

至少每月更新一次。

5.9.2對(duì)于各部門所收到的外來(lái)文件或者郵件，應(yīng)自行進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)保存或者電子備份，必要時(shí)

增加密碼進(jìn)行保護(hù)，但需要預(yù)防密碼遺忘。

5.9.3為保公司商業(yè)信息安全，行政部網(wǎng)管須對(duì)公司所有電腦拆除或者封閉USB外置接口（

特歡情況除外），惟獨(dú)指定人員才干設(shè)置對(duì)外郵件，其他人員一律進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)屏蔽，但可進(jìn)行

內(nèi)部郵件發(fā)送。

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5.10記錄管理

5.10.1記錄填寫與建檔

5.10.1.1質(zhì)量記錄應(yīng)字皆清晰可辨明確、符合完整、準(zhǔn)確及時(shí)的要求，不許偽造。

5.10.1.2質(zhì)量記錄修改.法可在筆詼定處劃去錯(cuò)誤的記錄重新寫清正確記錄,若屬檢測(cè)數(shù)

據(jù)，判定之修改由更改人簽字。

5.10.1.3質(zhì)量記錄可按月（季）編目、分類、裝訂成冊(cè)、建檔，以利查閱。

5.10.1.4質(zhì)量記錄應(yīng)妥.保存，陣k損壞后遺失,以便備查。

5.10.1.5質(zhì)量記錄等數(shù)就在調(diào)閱及分析時(shí),應(yīng)便于取得及歸檔，以便隨時(shí)可了解質(zhì)量的變

化趨向。

5.10.2記錄保存與變更1二

5.10.2.1各項(xiàng)質(zhì)量記錄戈件格式之修改或者增訂,由各使用部門自行決定，經(jīng)部門主管或者

經(jīng)理允許，但不得私自植改或者增訂，應(yīng)由文件中心統(tǒng)一確認(rèn)并受控后發(fā)行到各部門方為

有效（不作管理體系證據(jù)的記錄除外）。

5.10.2.2質(zhì)量記錄的保存期限普通為二年，若有其它要求，保存期限參見《文件總覽表》的

規(guī)定。

5.10.2.3在質(zhì)量記錄的保存期限內(nèi)，如相關(guān)方要求查閱時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)能提供質(zhì)量記錄。

所有質(zhì)量記錄需由刷時(shí)，中請(qǐng)部門應(yīng)先逢文控中心核準(zhǔn)正確格式后,才可送采購(gòu)部

5.10.2.4

安排批量印刷，所有的表格記錄在不改變內(nèi)容的情況下，根據(jù)實(shí)際需要可放大為A3或者縮小

為A5O

5.11文件保存期限

序號(hào)文件名稱------------------保存期限保存部門

1質(zhì)是手姆---------?最新文控中心

2程敘文件最新文控中心

3作業(yè)指導(dǎo)書最新各部門

4表筆/記錄1------見M夾件總覽表》各部門

5客戶標(biāo)準(zhǔn)/就范--------------客戶更新為止