物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度第一章總則為加強(qiáng)物業(yè)公司檔案管理，保障檔案的安全性與有效利用，提升管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理規(guī)范，制定本規(guī)章制度。檔案管理是物業(yè)公司管理工作的重要組成部分，是確保公司各項業(yè)務(wù)順利開展、決策科學(xué)合理的重要依據(jù)。1.1目的本制度旨在明確物業(yè)公司檔案管理的職責(zé)、流程及要求，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，確保檔案信息的真實、準(zhǔn)確和完整。1.2適用范圍本制度適用于物業(yè)公司所有部門及員工的檔案管理工作，包括但不限于人事檔案、合同檔案、財務(wù)檔案、物業(yè)管理檔案等。1.3法規(guī)依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《物業(yè)管理條例》以及其他相關(guān)法律法規(guī)制定。第二章檔案管理職責(zé)2.1管理部門物業(yè)公司綜合管理部負(fù)責(zé)全公司檔案的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱及利用的監(jiān)督與指導(dǎo)。2.2各部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確收集；同時，配合綜合管理部做好檔案的整理與歸檔工作。第三章檔案的收集與歸檔3.1檔案收集各部門應(yīng)按照以下要求及時收集檔案材料：1.人事檔案：包括員工入職登記表、個人簡歷、考核材料、獎懲記錄、勞動合同等。2.合同檔案：包括與業(yè)主、供應(yīng)商及其他相關(guān)方簽訂的各類合同及其附件。3.財務(wù)檔案：包括財務(wù)報表、預(yù)算、發(fā)票、收據(jù)等。4.物業(yè)管理檔案：包括物業(yè)管理方案、服務(wù)記錄、客戶投訴及處理記錄等。3.2檔案整理與歸檔檔案材料收集齊全后，應(yīng)按照以下步驟進(jìn)行整理與歸檔：1.材料審核：由專人審核材料的完整性與有效性。2.分類整理：根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類，確保歸檔材料的系統(tǒng)性。3.編號與登記：每份檔案材料需編號，并在檔案管理系統(tǒng)中登記，確保可追溯性。4.歸檔：檔案應(yīng)按年度或其他適當(dāng)周期歸檔，歸檔后的文件應(yīng)存放在專用檔案庫房。第四章檔案的保管4.1保管措施檔案的保管應(yīng)遵循以下要求：1.專人管理：檔案由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管。2.安全存放：檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜的檔案庫房內(nèi)，并定期檢查庫房環(huán)境。3.定期檢查：每年應(yīng)對檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案的完整性與安全性。4.2交接管理檔案交接時，應(yīng)填寫交接清單，并由交接雙方簽字確認(rèn)，確保交接的準(zhǔn)確性和責(zé)任的明確性。第五章檔案的查閱與借用5.1查閱規(guī)定員工或外單位人員需查閱檔案時，應(yīng)遵循以下程序：1.申請：填寫查閱申請表，由綜合管理部審核批準(zhǔn)。2.登記：查閱檔案時需進(jìn)行登記，記錄查閱人信息、查閱時間及查閱內(nèi)容。3.保密規(guī)定：查閱檔案時應(yīng)遵守公司的保密制度，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、圈劃或拆換。5.2借用規(guī)定檔案原則上不外借，特殊情況需外借時：1.申請流程：需填寫借用申請表，說明借用原因，并經(jīng)過綜合管理部審批。2.借用登記：借用檔案時需進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借用人信息、借用時間及歸還日期。3.歸還要求：借用的檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，逾期未歸還的，需說明情況并申請延長借用時間。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞6.1轉(zhuǎn)遞流程檔案轉(zhuǎn)遞工作需認(rèn)真負(fù)責(zé)，具體流程如下：1.內(nèi)部調(diào)動：人員內(nèi)部調(diào)動時，檔案隨人轉(zhuǎn)遞。2.密封轉(zhuǎn)遞：綜合管理部負(fù)責(zé)密封轉(zhuǎn)遞檔案，禁止個人隨意攜帶檔案。3.轉(zhuǎn)遞登記：轉(zhuǎn)遞的檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)遞。6.2核對要求對轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案應(yīng)及時核對無誤，并辦理通知單回執(zhí)，確保檔案的安全與完整。第七章監(jiān)督與評估7.1監(jiān)督機(jī)制物業(yè)公司應(yīng)建立檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，由綜合管理部定期檢查各部門檔案管理工作，確保制度的執(zhí)行情況及檔案的安全性。7.2評估機(jī)制每年對檔案管理工作進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗與不足，并根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整檔案管理制度，確保與時俱進(jìn)。附則本制度由物業(yè)公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實施。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保檔