工學(xué)院檔案管理辦法

第第頁(yè)工學(xué)院檔案管理方法原中工學(xué)院檔案管理方法一、總則第一條為了切實(shí)貫徹落實(shí)國(guó)家教育部和河南省教育廳、省檔案局關(guān)于檔案工作的指示精神，加強(qiáng)學(xué)校的檔案工作，有效維護(hù)檔案的完整與安全，更好地為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理活動(dòng)服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）、《普通高等學(xué)校檔案管理方法》和有關(guān)檔案法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際情況，特訂立本方法。第二條本方法所稱的檔案是指原中工學(xué)院在教學(xué)、科研、黨政管理、人事管理及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。第四條檔案工作是辦好學(xué)校的緊要基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、教學(xué)評(píng)估的緊要構(gòu)成部分。檔案工作納入學(xué)校工作計(jì)劃，納入管理制度，納入相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等方面予以保證。第五條檔案料子是開展教學(xué)、科研、生產(chǎn)、建設(shè)及各項(xiàng)管理工作的真實(shí)反映，是連續(xù)開展各項(xiàng)活動(dòng)的緊要依據(jù)和必需條件。全校教職工有保護(hù)檔案并利用開放檔案的權(quán)利和義務(wù)。二、領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置第六條學(xué)校檔案工作由一名學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，并自動(dòng)接受上級(jí)部門的引導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第七條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬學(xué)院辦公室。學(xué)校各院系（部）、處、所、中心必需明確一名負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。第八條學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校的各類檔案，并對(duì)各立卷單位兼職人員的業(yè)務(wù)實(shí)行引導(dǎo)、督促、檢查。兼職檔案員接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)引導(dǎo)，負(fù)責(zé)本單位檔案料子的收集、整理、鑒定和立卷歸檔工作。三、檔案管理第九條學(xué)校綜合檔案室應(yīng)依據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，編制學(xué)校檔案分類方案及檔案保管期限表，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編制多種形式的檢索工具，提高檔案利用率。第十條學(xué)校各部門和個(gè)人應(yīng)依照我校公文處理方法及相應(yīng)規(guī)章制度，準(zhǔn)確、完整地將在公務(wù)活動(dòng)中形成和積累的文件料子，定時(shí)向本部門或綜合檔案室移交。其中，職能部門和按年度歸檔的部門檔案,應(yīng)在次年5月30日前歸檔；教學(xué)部門和按學(xué)年度歸檔的部門檔案,應(yīng)在次學(xué)年11月1日前歸檔；科研、基建等部門檔案，應(yīng)在項(xiàng)目鑒定完成后6個(gè)月內(nèi)歸檔；財(cái)會(huì)檔案應(yīng)在財(cái)務(wù)部門存放3年以后移交學(xué)校綜合檔案室。任何部門和個(gè)人不得以任何理由將檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。第十一條學(xué)校嚴(yán)格實(shí)行由文件形成部門及課題組立卷歸檔制度。在工作結(jié)束或告一段落后，兼職檔案員必需將應(yīng)歸檔料子收集齊全，依據(jù)其自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，依照《原中工學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》加以系統(tǒng)整理、組卷，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批閱后，定時(shí)向?qū)W校綜合檔案室移交。第十二條應(yīng)歸檔文件料子的范圍應(yīng)遵奉《原中工學(xué)院文件料子歸檔流程》和《原中工學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》的規(guī)定執(zhí)行。歸檔文件的料子載體應(yīng)符合《原中工學(xué)院各類歸檔文件載體使用要求及書寫規(guī)范》學(xué)校規(guī)定不得歸檔的料子，禁止擅自歸檔。第十三條原中工學(xué)院檔案共分十大類：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、產(chǎn)品類、外事類、基建類、設(shè)備類、出書類、財(cái)會(huì)類。四、檔案的利用第十四條綜合檔案室保管的檔案，緊要供本校利用。其他單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，經(jīng)學(xué)院辦公室主任或綜合檔案室主任同意后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重點(diǎn)問題、黨和國(guó)家機(jī)密，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及查、借閱他人的科研課題的需經(jīng)課題組負(fù)責(zé)人同意。第十五條綜合檔案室應(yīng)編制必需的檢索工具，樂觀開展檔案的編研和信息開發(fā)工作。第十六條對(duì)于緊要的、寶貴的檔案和資料，一般不得供應(yīng)原件使用。如特殊原因確需使用原件的，須經(jīng)學(xué)院辦公室主任批準(zhǔn)并辦理必需的手續(xù)，最長(zhǎng)借閱時(shí)間不得超出10個(gè)工作日。第十七條綜合檔案室對(duì)外實(shí)行有償服務(wù)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校財(cái)務(wù)處訂立。五、考核與獎(jiǎng)懲第十八條學(xué)校建立檔案工作檢查、考核和評(píng)估制度，明確崗位職責(zé)，對(duì)優(yōu)秀的工作人員和突出的服務(wù)業(yè)績(jī)、研究成績(jī)予以嘉獎(jiǎng)。第十九條對(duì)于違反本方法的行為，視情節(jié)和后果的嚴(yán)重性，將予以處理：凡是不按規(guī)定歸檔的，取消該部門和責(zé)任人的評(píng)先資格；對(duì)檔案造成損壞的，將視嚴(yán)重程度予以相應(yīng)處理。后果特別嚴(yán)重，違反了《檔案法》的行為，應(yīng)依照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施方法》規(guī)定的程序和處理方法予以懲罰，并按有關(guān)規(guī)定建立備案制度。有以下行為者，依據(jù)情節(jié)輕重，建議直接責(zé)任人所在單位予以行政處分；情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：1.損毀、丟失檔案的；2.將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件料子據(jù)為已有,不按規(guī)定或不定期移交檔案的；3.涂改、偽造檔案的；4.擅自供應(yīng)、謄錄、公布、銷毀檔案的；5.倒賣、出賣檔案的；6.攜帶禁止出境的檔案及其復(fù)制件出境的；7.檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。六、附則第二十條本方法由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十一條本方法自發(fā)布之日起執(zhí)行。原《鄭州紡織工學(xué)院檔案管理方法》同時(shí)廢止。篇2:科大審計(jì)檔案管理方法南中科大審計(jì)檔案管理方法第一條為了規(guī)范學(xué)校審計(jì)檔案管理，保證審計(jì)檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》和《第2308號(hào)內(nèi)部審計(jì)實(shí)在準(zhǔn)則審計(jì)檔案工作》等有關(guān)規(guī)定，訂立本方法。第二條本方法所稱審計(jì)檔案，是指學(xué)校在審計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保管價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。審計(jì)檔案是學(xué)校檔案的緊要構(gòu)成部分，緊要有財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案、工程審計(jì)咨詢類檔案和綜合審計(jì)類檔案三大類。第三條本方法所稱審計(jì)檔案管理，是指建立審計(jì)檔案并進(jìn)行收集、整理、編制、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、判別和移交等活動(dòng)。第四條學(xué)校審計(jì)檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分類、集中管理”的原則。審計(jì)處設(shè)兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)和學(xué)校檔案館的引導(dǎo)和監(jiān)督。第五條審計(jì)檔案的建立實(shí)行審計(jì)組負(fù)責(zé)制，做到誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔，并采取按職能分類、按項(xiàng)目立卷、按單元排列的立卷方法。第六條審計(jì)項(xiàng)目確定后，該審計(jì)項(xiàng)目的組長(zhǎng)即為負(fù)責(zé)該項(xiàng)目立卷歸檔的責(zé)任人。審計(jì)項(xiàng)目一經(jīng)實(shí)施，該項(xiàng)目主審即應(yīng)及時(shí)收集本項(xiàng)目的文件料子；審計(jì)結(jié)束時(shí)，主審應(yīng)對(duì)本項(xiàng)目形成的全部文件料子進(jìn)行整理、判別和取舍，并按立卷的方法和規(guī)定進(jìn)行組卷，經(jīng)審計(jì)組長(zhǎng)復(fù)核和審計(jì)處兼職檔案員檢查后，依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檀卷的編目和裝訂。（一）審計(jì)檔案頁(yè)碼數(shù)應(yīng)統(tǒng)一編寫在每頁(yè)料子正面的右下角；（二）卷內(nèi)目錄填寫包含次序號(hào)、文件名、頁(yè)碼，卷內(nèi)目錄放在卷首；（三）備考表填寫包含本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等內(nèi)容，備考表放在卷尾；（四）檀卷封面書寫包含審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)時(shí)間、審計(jì)組負(fù)責(zé)人、保管期限等內(nèi)容；（五）審計(jì)檀卷的裝訂應(yīng)去掉金屬物，采用三孔一線方法裝訂，檀卷一般不應(yīng)超出200頁(yè)。第七條審計(jì)檀卷內(nèi)的文件料子按結(jié)論性文件料子、證明性文件料子、立項(xiàng)性文件料子、其他備查文件料子四個(gè)單元為序進(jìn)行排列。第一單元為結(jié)論性文件料子，采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件料子的緊要程度進(jìn)行排列。第二單元為證明性文件料子，按與審計(jì)報(bào)告所列問題和審計(jì)評(píng)價(jià)看法相對(duì)應(yīng)的次序，對(duì)審計(jì)證據(jù)、匯總的審計(jì)工作底稿、分項(xiàng)目審計(jì)工作底稿、審計(jì)法規(guī)依據(jù)等進(jìn)行排列。第三單元為立項(xiàng)性文件料子，按文件料子形成的時(shí)間次序，并結(jié)合文件料子的緊要程度進(jìn)行排列。第四單元為其他備查文件料子，按文件料子形成的時(shí)間次序，并結(jié)合文件料子的緊要程度進(jìn)行排列。第八條審計(jì)檔案中每份或者每組文件之間的排列要求是：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；（四）批示在前，報(bào)告在后；（五）緊要文件在前，次要文件在后；（六）匯總性文件在前，原始（基礎(chǔ)）性文件在后。第九條財(cái)務(wù)審計(jì)類項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件料子有：（一）向上級(jí)部門或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的有關(guān)本項(xiàng)目的審計(jì)情況報(bào)告；（二）審計(jì)整改情況報(bào)告及審計(jì)回訪記錄等；（三）審計(jì)決議或?qū)徲?jì)看法書，移送處理看法書；（四）審計(jì)報(bào)告（定稿）及審計(jì)處審定報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要；（五）被審計(jì)單位和個(gè)人對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面反饋看法；（六）審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿和調(diào)查記錄；（七）被審計(jì)單位或責(zé)任人的承諾書、述職報(bào)告；（八）項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)實(shí)施方案及其有關(guān)記錄；（九）審計(jì)通知書；（十）審計(jì)立項(xiàng)書、審計(jì)委托函、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)事項(xiàng)的批示；（十一）有關(guān)審計(jì)項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、群眾來信、來訪記錄、舉報(bào)等文書料子；（十二）其他應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件料子。第十條工程審計(jì)咨詢類項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件料子有：（一）預(yù)算審計(jì)項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、工程招標(biāo)掌控價(jià)文件；（二）一審項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、竣工驗(yàn)收證明、結(jié)算書、工程量計(jì)算式、結(jié)算定案表；（三）外審項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、更改通知書、有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、竣工驗(yàn)收證明、竣工圖紙、結(jié)算書、工程量計(jì)算式、結(jié)算審核報(bào)告書；（四）其他應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件料子。第十一條綜合審計(jì)類應(yīng)歸檔的文件料子緊要有：（一）審計(jì)工作規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件；（二）審計(jì)處機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、人事任免、人員聘任等文件；（三）上級(jí)部門來文、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)工作的批示等文件；（四）審計(jì)工作會(huì)議或?qū)徲?jì)學(xué)術(shù)溝通會(huì)議的緊要文件；（五）物資設(shè)備審簽有關(guān)資料；（六）科研項(xiàng)目審簽有關(guān)資料；（七）專項(xiàng)審計(jì)有關(guān)資料；（八）其他與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的資料。第十二條財(cái)務(wù)審計(jì)類文件料子按項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或若干卷，不得將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目合立為一卷；對(duì)跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在審計(jì)結(jié)束的年度立卷；歸檔時(shí)間不得遲于審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后次年的3月份。工程審計(jì)類、綜合審計(jì)類文件料子可按文件料子形成的時(shí)間次序多個(gè)項(xiàng)目歸入一卷。第十三條審計(jì)檔案在審計(jì)處存放保管的期限為5年。審計(jì)處兼職檔案員應(yīng)定期組織檔案的裝訂、歸檔、檢查工作，不得隨便堆放、損毀、失散和泄密，確保檔案的安全。超出五年的審計(jì)檔案移交學(xué)校檔案館存放管理。第十四條審計(jì)檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)依照項(xiàng)目審計(jì)檀卷的保管價(jià)值確定，暫定為10年、30年和永久三種。第十五條查閱審計(jì)檔案，僅限于審計(jì)工作人員，審計(jì)處以外的單位與個(gè)人如有特殊情況需要查閱審計(jì)檔案或者要求出具審計(jì)檔案證明的，須辦理登記手續(xù)，經(jīng)審計(jì)各處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行查閱的除外。審計(jì)檔案不得帶出審計(jì)處或檔案館辦公室，嚴(yán)禁涂改、抽取、偽造或者擅自謄錄、復(fù)制。第十六條對(duì)損毀、涂改、偽造、出賣、擅自供應(yīng)審計(jì)檔案者或者因玩忽職守造成審計(jì)檔案丟失的責(zé)任人、應(yīng)當(dāng)依法予以黨紀(jì)和行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十七條本方法由審計(jì)處負(fù)責(zé)解釋。第十八條本方法于20**年1月10日經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)議審定通過，自發(fā)布之日起施行。原《南中林業(yè)科技高校審計(jì)檔案管理方法》（南中林發(fā)〔20**〕40號(hào)）同時(shí)廢止。篇3:文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理方法文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理方法第一條為了加強(qiáng)和規(guī)范學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理工作，維護(hù)招投標(biāo)與采購(gòu)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，充分發(fā)揮招投標(biāo)與采購(gòu)檔案在學(xué)校建設(shè)和管理中的作用，更好地服務(wù)于學(xué)校建設(shè)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)保密法》《紹興文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)管理方法》等有關(guān)法規(guī)制度，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，訂立本方法。第二條涉及學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)的檔案管理均適用本方法。第三條本方法所稱招投標(biāo)與采購(gòu)檔案是指在招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)中直接形成的具有保管價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。第四條招投標(biāo)與采購(gòu)檔案是招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄，學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)中心（以下簡(jiǎn)稱中心）應(yīng)當(dāng)重視招投標(biāo)與采購(gòu)檔案工作并做好招投標(biāo)與采購(gòu)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。第五條學(xué)校檔案館集中統(tǒng)一管理招投標(biāo)與采購(gòu)檔案，并負(fù)責(zé)引導(dǎo)中心做好招投標(biāo)與采購(gòu)文件料子的立卷、歸檔工作。第六條招投標(biāo)與采購(gòu)檔案歸檔范圍：（一）紹興文理學(xué)院招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表；（二）招標(biāo)采購(gòu)公告；（三）招標(biāo)采購(gòu)文件；（四）標(biāo)底；（五）投標(biāo)報(bào)名登記表（對(duì)投標(biāo)人投標(biāo)資格進(jìn)行考察的須供應(yīng)調(diào)查報(bào)告及入圍名單）；（六）答疑會(huì)簽到表、答疑會(huì)紀(jì)要；（七）邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)等申請(qǐng)表；（八）招標(biāo)采購(gòu)會(huì)簽到表、記錄稿（九）入圍表、資格審查表、評(píng)委評(píng)分表、評(píng)委評(píng)分匯總表、評(píng)標(biāo)小組評(píng)標(biāo)報(bào)告；（十）投標(biāo)人承諾書；（十一）投標(biāo)書正本；（十二）中標(biāo)公告；（十三）招標(biāo)采購(gòu)會(huì)、評(píng)標(biāo)會(huì)錄像（光盤）；（十四）合同復(fù)印件（合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，由合同簽訂部門蓋上公章后供應(yīng)給中心）