工程物資采購管理制度

第第頁工程物資采購管理制度工程物資采購管理制度（討論稿）第一章總則第一條為了加強公司（以下簡稱公司）的工程物資采購管理，規(guī)范工程物資采購工作的程序和標準，防范和降低工程物資采購中的風險，保障公司經(jīng)營的效率和效益，依據(jù)《內(nèi)部會計掌控規(guī)范采購與付款》等法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，特訂立本制度。第二條本制度中的工程物資是指公司開發(fā)項目所需要的、由公司采購的料子和設(shè)備，包含：工程料子、工程用設(shè)備、工程用施工設(shè)備。公司購買的管理用固定資產(chǎn)和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內(nèi)。第三條本制度適用于公司開發(fā)的全部項目。第二章部門設(shè)置與職責分工第四條需求部門負責各工程項目開發(fā)、建設(shè)和后期管理的部門是工程物資的需求部門，負責審核確認施工單位提出的物資需求長期規(guī)劃和物資需求申請及時提交物資長期需求規(guī)劃和近期需求申請、審核供應(yīng)商、與供應(yīng)商技術(shù)溝通、物資驗收和物資后續(xù)管理等工作。第五條采購執(zhí)行部門物資部是工程物資采購的執(zhí)行部門，負責依照需求部門的計劃組織采購、采購合同管理、監(jiān)督供應(yīng)商執(zhí)行情形、工程物資采購信息傳遞、物資驗收和交接、建立采購臺賬、建立合格供應(yīng)商檔案、提出采購付款申請等工作。第六條采購審核部門集團供應(yīng)公司是工程料子采購價格的審核部門，負責收集并依據(jù)公司采購的歷史價格、外部市場價格、專業(yè)機構(gòu)供應(yīng)的價格等可比較信息對采購價格進行獨立審核。第七條采購審批部門依照集團公司的采購審批程序執(zhí)行。第八條采購監(jiān)督部門簽證部是工程物資采購工作的監(jiān)督部門，負責對采購內(nèi)部掌控、采購工作執(zhí)行情況進行監(jiān)督。合同部、財務(wù)部對采購付款情況進行監(jiān)督。第三章采購程序與工作標準第九條月度采購計劃需求部門每月依據(jù)工程設(shè)計和施工進度編制《月度物資需求計劃》，每月定時將計劃提交給物資部。物資部依據(jù)上報的計劃，進行匯總，形成《月度采購計劃》，報公司計劃會議批閱。批閱通過后，物資部依據(jù)《月度物資采購計劃》套用計劃或定額價格提出資金支出計劃，提交資金管理部落實采購資金，并統(tǒng)籌做好人員布置、時間布置等采購準備工作。第十條需求申請1、需求部門依據(jù)《月度物資需求計劃》依照統(tǒng)一格式編制《物資需求申請表》。《物資需求申請》應(yīng)分類填寫，依照施工單位和類別連續(xù)編號，要求內(nèi)容準確、明晰、完整，需求部門對申請的正確性和合理性負責。2、需求部門應(yīng)在以下規(guī)定時間內(nèi)分別上報給物資部。料子類別提前申報天數(shù)（相對于擬進場時間）每月申報日期建筑料子10天10日、20日、30鋼材10天1日、10日、20日管材、電氣、電纜等其他料子15天1日、15日零星設(shè)備15天1日、15日小型設(shè)備30天15日中型設(shè)備依據(jù)設(shè)備生產(chǎn)周期和項目進展情況適當提前申報隨時大型設(shè)備3、《物資需求申請》提交物資部前應(yīng)由施工單位、監(jiān)理公司、需求部門的工程人員和項目經(jīng)理審核簽字。但下列情況必需經(jīng)過特殊審批后方可提交給物資部：1）提前申報天數(shù)少于規(guī)定時間的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；2）未能在規(guī)定的申報日期申報的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；3）沒有列入《月度物資需求計劃》的大、中型設(shè)備，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批；4）沒有列入《月度物資需求計劃》的其他物資，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5）各施工單位、各部門必需按日期申報《物資需求申請》；6）定價詢價工作單位、各部門必需已《工作聯(lián)系單》的形式，并注明料子的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量。第十一條采購申請物資部收到需求部門上報的《物資需求申請表》后，進行審核并匯總，編制《采購申請表》。《采購申請表》應(yīng)分類填寫，每類連續(xù)編號，并注明擬采取的采購方式。1、公司招標采購方式：單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以上而且依據(jù)實際情況可以進行招標的，將《采購申請表》提交給合同部進行招標，物資部、合同部、需求部門依照集團公司的有關(guān)規(guī)定共同完成采購工作，實在采購程序詳見公司《招投標管理制度》；2、非公司招標方式：1）單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以上，但依據(jù)實際情況本次無法進行招標采購的，物資部將《采購申請表》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)、集團供應(yīng)公司審核并批準后，執(zhí)行采購程序。2）單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以下的，物資部依據(jù)集團公司的有關(guān)規(guī)定進行采購。第十二條找尋供應(yīng)商物資部、各部門應(yīng)找尋不少于5家供應(yīng)商（采購金額在10萬元以下的不少于3家）。供應(yīng)商少于規(guī)定數(shù)量的，物資部應(yīng)向集團供應(yīng)公司書面報告原因，集團供應(yīng)公司審核批準后進行采購。需求部門應(yīng)向物資部介紹供應(yīng)商。特別是首次購買和技術(shù)多而雜的項目，介紹的供應(yīng)商應(yīng)不少于3家。物資部找尋供應(yīng)商應(yīng)遵奉并服從以下原則：1、應(yīng)依據(jù)本錢效益原則，盡量多找尋供應(yīng)商參加洽談；2、重復(fù)采購的，應(yīng)在公司的合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中優(yōu)先選擇供應(yīng)商；3、同類產(chǎn)品采購中，應(yīng)不絕更新采購供應(yīng)商，不得長期保持不變。第十三條供應(yīng)商評定物資部收集找尋供應(yīng)商的資質(zhì)、資格等能夠表明供應(yīng)商實力和水平的資料，與需求部門、審計部、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)共同對供應(yīng)商進行資格評定，篩選出符合要求的供應(yīng)商。物資部將符合要求的新增供應(yīng)商添加到公司的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中。第十四條信息傳遞與溝通物資部負責收集、整理采購信息，傳遞給評定合格的供應(yīng)商，并接受和回答供應(yīng)商提出的疑問。采購信息一般包含以下內(nèi)容：1、產(chǎn)品信息：包含產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號、標準、品牌要求、產(chǎn)地要求等關(guān)于產(chǎn)品的信息，由物資部依據(jù)需求部門的需求計劃編制。2、商務(wù)信息：包含付款方式、付款期限、要求的供貨時間、對供應(yīng)商違約的制約條款等除價格之外的信息，由物資部依據(jù)集團公司的采購政策編制。3、技術(shù)信息：包含產(chǎn)品采用的生產(chǎn)標準、技術(shù)指標、運行要求等技術(shù)信息，由需要部門負責編制后交給物資部。第十五條技術(shù)溝通需要技術(shù)溝通的，物資部組織需求部門與供應(yīng)商以合適的方式進行技術(shù)溝通，物資部對技術(shù)溝通的組織工作負責，需求部門對技術(shù)溝通的效果負責。技術(shù)溝通后形成技術(shù)溝通記錄，物資部、需求部門、供應(yīng)商在記錄上簽字后交物資部存檔。在技術(shù)溝通過程中，需求部門應(yīng)會同物資部對參加的供應(yīng)商進行進一步的了解和審查，評估供應(yīng)商的本領(lǐng)和水平，篩選出參加商務(wù)報價的供應(yīng)商。第十六條商務(wù)報價在供應(yīng)商充分了解和明確采購信息的基礎(chǔ)上，物資部組織供應(yīng)商進行商務(wù)報價。物資部可以采取以下方式取得供應(yīng)商的商務(wù)報價：1、協(xié)商定價物資部與供應(yīng)商一一進行協(xié)商討價，供應(yīng)商確定報價后向公司供應(yīng)書面的《報價表》。物資部依據(jù)供應(yīng)商的報價編制《報價匯總表》，并注明擬選擇的供應(yīng)商和價格。2、集中競價由公司相關(guān)部門共同構(gòu)成競價小組，負責召集供應(yīng)商參加集中競價，取得供應(yīng)商的書面報價文件。集中競價過程如下：1）構(gòu)成競價小組：競價小組一般由物資部、需求部門、審計部派員構(gòu)成，是負責集中競價的臨時組織，由物資部牽頭組織開展工作；2）發(fā)放集中競價通知：物資部在確定集中競價時間、地方、人員布置后，通知供應(yīng)商參加集中競價；3）確認采購信息：供應(yīng)商依照要求參加集中競價，競價小組負責召集。供應(yīng)商現(xiàn)場確認對產(chǎn)品信息、商務(wù)條款、技術(shù)條款已經(jīng)知曉，并在《響應(yīng)函》上簽字確認。4）競價準備：競價小組宣布競價規(guī)定，發(fā)放《報價表》。5）競價：供應(yīng)商現(xiàn)場填寫發(fā)放的《報價表》，交給集中競價小組。集中競價小組可以依據(jù)實際情況公布集中競價最低價格，布置供應(yīng)商進行競價，競價輪數(shù)由集中競價小組確定。6）簽署集中競價結(jié)果文件：最終一輪競價結(jié)束后，集中競價小組依據(jù)最終一輪的《報價表》編制《報價匯總表》，并注明擬選擇的供應(yīng)商和價格。集中競價小組參加人員在《報價匯總表》上簽字，連同供貨商填寫的原始報價表交物資部存檔。第十七條價格審核物資部將《報價匯總表》報集團供應(yīng)公司，集團供應(yīng)公司對采購價格進行審核并簽批看法。第十八條價格審批價格審核完畢后，物資部將《報價匯總表》及相應(yīng)資料報給公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。第十九條通知供應(yīng)商公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，物資部編制連續(xù)編號的《采購訂單》，報物資部經(jīng)理審核批準后，將《采購訂單》發(fā)給供應(yīng)商，通知供應(yīng)商依照商定送貨。第二十條簽訂合同公司原則上應(yīng)與供應(yīng)商就每一筆采購簽訂供銷合同。依據(jù)實際情況不能簽訂合同的，應(yīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準。物資部合同管理員依據(jù)采購審批結(jié)果，起草合同。需求部門負責供應(yīng)合同的技術(shù)條款，技術(shù)條款應(yīng)與相關(guān)方簽字的技術(shù)溝通記錄全都。合同起草完畢，合同管理員報物資部經(jīng)理、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審核批準后，辦公室簽章，合同正式簽署。合同管理詳見公司的《合同管理方法》。第二十一條通知收貨與供應(yīng)商達成供應(yīng)協(xié)議后，物資部將《采購訂單》副本傳遞給需求部門、物資部保管員等相關(guān)單位和人員，通知其估量送貨時間，使其做好收貨準備。第二十二條驗收與交接物資部保管員、需求部門、施工單位、監(jiān)管部門等相關(guān)部門負責物資的驗收和交接，實在分工和程序詳見《工程物資管理制度》。物資驗收入庫或交接后，接收人應(yīng)當將收貨信息及時反饋給物資部。第二十三條掛賬與付款供應(yīng)商執(zhí)行訂單完畢后開立銷售發(fā)票，發(fā)票必需注明《采購訂單》號碼，并與《采購訂單》一一對應(yīng)，不行將多張《采購訂單》的產(chǎn)品混在一起開立發(fā)票；供應(yīng)商將發(fā)票交給物資部采購員，采購員依據(jù)《采購訂單》和《報價匯總表》進行審核后，依照公司的審批程序進行審批，審批完成后到財務(wù)部辦理掛賬。依據(jù)與供應(yīng)商的商定需要付款時，采購員填寫《付款申請書》，依照公司的付款審批程序進行審批，審批完成交財務(wù)部辦理付款事宜。第四章采購檔案管理第二十四條采購文檔物資部應(yīng)做好采購文檔的檔案管理工作，采購工作中的以下文檔應(yīng)依照采購訂單批次整理歸檔：1、物資需求申請；2、采購申請；3、產(chǎn)品商務(wù)文件、技術(shù)文件，技術(shù)溝通記錄；4、報價表和報價匯總表；5、采購訂單；6、采購合同；7、驗收報告。第二十五條采購臺賬物資部應(yīng)建立采購臺賬，采購員將各個采購階段的信息記錄于采購臺賬。物資部可以依照供應(yīng)商、物資名稱、訂單號等不同索引進行查詢，以加強對采購的管理和對采購信息的利用。采購階段需要的記錄信息需求計劃階段需求計劃編號、需求單位、施工單位、聯(lián)系人、負責人；產(chǎn)品品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、進場開始時間、進場停止時間等。采購階段供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式；訂單編號、合同編號、協(xié)議數(shù)量、協(xié)議價格、協(xié)議送貨時間等。交貨階段交貨日期、入庫單號、送貨數(shù)量、應(yīng)付金額；延誤原因、短缺原因、質(zhì)量情形；收貨人等信息。付款階段發(fā)票號碼、發(fā)票金額、付款日期、付款金額、應(yīng)付余額等。各個階段其他特殊事項等采購臺賬應(yīng)定期與供應(yīng)商、料子保管員、料子會計、財務(wù)部等相關(guān)各方進行核對，核對不全都的應(yīng)及時查找原因并進行處理。第五章監(jiān)督與考核第二十六條監(jiān)督審計部負責參加采購內(nèi)部掌掌控度的建立，并監(jiān)督其運行情形，提出修改和完善看法；審計部負責監(jiān)督采購執(zhí)行工作過程，并有權(quán)對采購工作進行檢查，依據(jù)檢查結(jié)果，向公司高層領(lǐng)導(dǎo)提出處理和考核建議。第二十七條考核1、物資部應(yīng)收集整理以下信息，并向公司負責考核的部門提出考核建議：1）需求部門提出的需求計劃是否準確、需求計劃的更改幅度是否過大、文本編制是否規(guī)范、文本編制是否及時、文本傳遞是否及時等；2）采購人員的采購工作是否及時、采購產(chǎn)品是否相符、采購產(chǎn)品交貨情況、采購程序和紀律的遵奉并服從性、編制文件是否規(guī)范、采購文檔管理、采購臺賬管理等。2、公司負責考核的部門應(yīng)對物資部的工作進行考核，并提出考核建議，包含：采購工作是否及時準確、采購程序和紀律的遵奉并服從性、采購文檔的管理、臺賬的管理等。第六章附則第二十八條本制度由公司物資部負責解釋。第二十九條本制度自公司頒布之日起施行。篇2:設(shè)備物資采購設(shè)備租賃管理制度設(shè)備物資采購和設(shè)備租賃管理制度目的及適用范圍對采購產(chǎn)品的采購過程、采購信息進行掌控，對采購產(chǎn)品及顧客供應(yīng)的產(chǎn)品的驗收和管理進行掌控，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。適用于工程局各項目采購產(chǎn)品及顧客供應(yīng)產(chǎn)品的掌控。職責2.1局工程管理部是本程序的責任部門，負責監(jiān)督、檢查本程序的有效運行,負責建立并管理局的《合格物資供方臺賬》。2.2分公司（項目部）負責組織對供方資信、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品供貨本領(lǐng)、售后服務(wù)、價格等進行評價，確定合格供方，建立本公司（項目部）的《合格物資供方臺賬》；負責物資供方的重新評價；負責編制采購信息，簽訂采購合同并進行采購；負責采購產(chǎn)品及顧客供應(yīng)產(chǎn)品的驗證和管理。程序3.1采購產(chǎn)品的內(nèi)容包含：項目所需料子、半產(chǎn)品、工程設(shè)備。3.2供方評價和選擇3.2.1物資供方評價和選擇1）對于緊要物資、大批量物資、新型料子以及對工程最終質(zhì)量有緊要影響的物資，由項目經(jīng)理部選擇多個供方，依據(jù)下列原則進行評價并確定合格供方名單，填寫《物資供方評價表》，評價合格的供方登錄項目部《合格物資供方臺賬》。a）企業(yè)社會信譽好，證照齊全；b）產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定的要求；c）交貨期可滿足施工生產(chǎn)需要；d）售后服務(wù)可靠；e）價格合理；f）可滿足供貨合同中提出的其他要求。2）對于工程項目中的水泥、鋼筋等主材，緊要工程設(shè)備，以及混凝土拌和機、門機等寶貴機械設(shè)備的供方評價還應(yīng)考慮以下方面：a）供方能否供應(yīng)生產(chǎn)許可證、檢驗記錄、生產(chǎn)合格證；b）供方獲得的名優(yōu)產(chǎn)品稱呼；c）對緊要、多而雜的工程設(shè)備售后服務(wù)和評價；d）如供方為銷售單位時，還應(yīng)評價其生產(chǎn)單位。3）不屬于緊要物資，可由采購人員參照上述評比供方的原則直接選擇供貨單位。3.2.2物資供方重新評價1）評價時間現(xiàn)有物資供方在供貨之后，項目部應(yīng)按下列時間重新評價其履約情況及供貨連續(xù)保證本領(lǐng)，填寫《物資供方重新評價表》,評價結(jié)果報局工程管理部，局工程管理部依據(jù)評價情況決議是否入選局《合格物資供方臺賬》供應(yīng)各公司（項目部）選用。a）項目工期超出一年的，應(yīng)每年評價一次；b）項目工期少于等于一年的，應(yīng)在供貨完成后評價一次。2）評價內(nèi)容供貨是否定時、售后服務(wù)水平、質(zhì)量情形、其它方面等，各項目部可依據(jù)采購產(chǎn)品的緊要程度不同而有所偏重評價某方面。3）重新評價后的處理評價結(jié)果正常的供方連續(xù)選用，如顯現(xiàn)問題時按以下方式跟蹤：a）通過有效溝通解決存在問題；b）加強對其供應(yīng)產(chǎn)品的驗證；c）限制或停止其供貨。3.3采購信息3.3.1采購信息采購信息緊要表現(xiàn)為：物資采購計劃、物資采購合同、分包計劃、分包合同，實在要求為：1）采購部門的物資采購計劃按表格《物資采購計劃表》填寫并審批.2）簽訂物資采購合同的,合同條款應(yīng)包含：a）物資名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、金額、交貨時間；b）質(zhì)量技術(shù)標準及產(chǎn)品驗收、驗證要求；c）交貨地方和運輸、裝卸方式及費用負擔；d）包裝標準、包裝物的供應(yīng)與回收；e）技術(shù)資料要求（說明書、合格證、質(zhì)量保證書等）f）貨款結(jié)算方式及期限等。物資采購合同格式采用《物資購銷合同》。3）項目分包計劃：分包計劃應(yīng)符合項目施工需要和有關(guān)法律法規(guī)，向監(jiān)理報告并獲得顧客批準；4）分包合同：合同中應(yīng)明確對工程分包方的要求，滿足總包合同條件。3.3.2采購信息審批由項目部的施工員、采購員、質(zhì)檢員、合同人員按項目部的采購制度規(guī)定進行審核，報項目經(jīng)理批準，必需時報監(jiān)理、顧客批準。3.4采購產(chǎn)品的驗收3.4.1采購物資的驗收1）設(shè)備驗收工程設(shè)備的驗收由項目部主持，匯同顧客、監(jiān)理及供貨單位代表，按有關(guān)技術(shù)標準及合同商定進行驗收,填寫《設(shè)備開箱檢查驗收表》，驗收合格后進行標識。2）料子驗收a）到貨驗收采購員對采購料子品種、數(shù)量、型號、規(guī)格和外觀質(zhì)量進行初步驗收，填寫《料子驗收記錄表》中相關(guān)欄目，符合要求的，按規(guī)定進行標識，并及時把料子的質(zhì)量證明文件交資料員歸檔；不符合要求的按《不符合、矯正措施和防備措施掌控程序》處理，要及時通知供方進行有效溝通，解決顯現(xiàn)的問題，問題未解決前要對料子進行標識、隔離封存。b）到貨后的質(zhì)量檢驗按規(guī)程規(guī)范要求檢驗后才可以使用的料子以及顧客有要求的料子，如用于工程的鋼筋、水泥、砂、碎石等，應(yīng)進行質(zhì)量檢驗。檢驗由質(zhì)檢員依據(jù)規(guī)范或顧客的要求進行抽樣，必需時請監(jiān)理進行見證，樣品送至有資質(zhì)的質(zhì)檢部門進行驗證，檢驗結(jié)果填入《料子驗收記錄表》，檢驗合格后由料子員填寫產(chǎn)品狀態(tài)標識，不符合要求的，按《不符合、矯正措施和防備措施掌控程序》處理，處理前要進行標識、隔離封存，禁止挪作它用；同時質(zhì)檢員要就每一種需要檢驗的原材料子建立進貨檢驗臺賬，填寫《原材料子進貨檢驗臺賬》，每月末對每種需要檢驗的原材料子的檢驗情況進行統(tǒng)計，填寫《**年度原材料子進貨檢驗情況統(tǒng)計表》，發(fā)現(xiàn)檢驗合格率有異常時要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，按規(guī)定處理。3）在供方現(xiàn)場實施驗收當項目部或顧客需要到供方現(xiàn)場實施驗證時，譬如進行首件檢驗，應(yīng)在采購信息中事先做出規(guī)定，實施時由項目部有關(guān)負責人匯同顧客或監(jiān)理代表到供方現(xiàn)場進行驗收，合格后方可發(fā)貨。4）緊急放行a）物資的緊急放行是指因施工急需,未經(jīng)到貨檢驗和試驗就發(fā)放物資。b）緊急放行只限于工程的可拆換部分，如機電設(shè)備、管道安裝等，對難以追回或更換的料子如鋼筋、水泥、砂、石等及土建結(jié)構(gòu)施工不允許緊急放行。c）緊急放行可由使用單位（人員）提出，填寫《緊急放行申請審批表》，經(jīng)審批后實行，同時應(yīng)做好標識和書面記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問題可進行更換。3.4.2分包服務(wù)驗收項目部應(yīng)針對各種分包服務(wù)的性質(zhì)，按相關(guān)法律法規(guī)、標準規(guī)范以及分包合同要求進行服務(wù)質(zhì)量驗收。3.5采購產(chǎn)品的管理3.5.1采購物資的管理1）入庫驗收合格的物資料子由采購員憑《料子驗收記錄表》及其它有關(guān)票據(jù)向倉管員移交，倉管員填寫一式三聯(lián)的《物資入庫單》，經(jīng)采購員、物資主管簽字確認后，一聯(lián)留底，一聯(lián)采購員存檔，一聯(lián)交財務(wù)作為記賬、結(jié)算憑證；入庫的物資料子同時要登錄倉庫的《物資明細賬》，做到賬、物相符。2）保管入庫的物資料子，要按品種、規(guī)格、型號分別存放于倉庫、露天料場或其它專用場合，按要求做好標識，并按料子特性、有關(guān)規(guī)定及產(chǎn)品說明書的要求做好