集團法務系統(tǒng)項目需求解析

集團法務系統(tǒng)項目需求解析項目整體需求本項目需要通過建設美*集團統(tǒng)一的法務管理信息化平臺，實現(xiàn)合同全生命周期管理，有效管理合同審批、簽訂、歸檔、履約監(jiān)督、合同結(jié)算等業(yè)務環(huán)節(jié)。規(guī)范合同文本起草審批辦理流程，建立起合同標準范本庫以及條款庫，高效便捷的方式進行合同起草。建立合同關(guān)鍵要素（文本、資金、進度、標的）之間的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)商務業(yè)務閉環(huán)。利用預警提醒、查詢、統(tǒng)計和分析，及時、準確了解公司合同管理狀況，防范風險，為公司經(jīng)營管理服務。?合同模板管理基于美*集團的管理需要及業(yè)務特點，需要通過系統(tǒng)建立合同模板庫。要求提供不同類型的合同模板，合同模板的編輯方式要靈活、易操作，可將經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部審核的合同模板作為標準合同樣本上傳到本系統(tǒng)中，形成公司統(tǒng)一的合同模板庫?？蓪崿F(xiàn)自定義合同模板起草合同,將美*集團的WORD格式合同導入系統(tǒng)，經(jīng)辦人將合同文本從系統(tǒng)在線打開后，可直接在WORD中修改，完成后保存即可完成合同起草。合同模板主要可分為兩種形式：一種為參考模板，針對同類型的合同選取該種模板后，在一些條款上可以起到參考作用，并可以根據(jù)合同的特性對部分條款進行調(diào)整；另一種為固定格式模板，這種模板只允許填寫部分合同關(guān)鍵要素，不能對模板內(nèi)容及固定的合同條款進行修改。?合同編號管理需要對公司所有納入系統(tǒng)管理的合同進行統(tǒng)一編號，合同編號可以由美*集團自定義其編碼規(guī)則，在系統(tǒng)中可以按照預制的規(guī)則自動生成，既可以實現(xiàn)編號的統(tǒng)一管理、又能保障編號的唯一性。?合同文本管理在信息化日新月異、造假技巧也愈益高超的現(xiàn)今，如何保障合同文本的真實有效，維護公司的合法權(quán)益，顯得尤為重要。防止合同造假，我們最常用也是一直在用是簽字簽章,除此之外，系統(tǒng)還提供文本水印的功能，給合同文本打上防偽的水印，進一步鞏固防偽的力度，保障合同的合法性。?合同移動審批及審批時限管理需要系統(tǒng)會自動給領導發(fā)送審批信息，提醒領導有需要審簽信息，領導收到審簽信息后，通過移動設備就能登陸到系統(tǒng)對待審簽的記錄并進行審批，領導審批完成后，系統(tǒng)自動記錄審批意見。需要系統(tǒng)對審批工作流程設置審批時限。通過設置審批節(jié)點的審批時限，審批結(jié)束后可以查看各節(jié)點的審批節(jié)點所花的時間（只計算工作時間）及整個流程審批所花費的時間,如果超出了審批時限，系統(tǒng)將自動發(fā)送短信、郵件或內(nèi)部消息給相關(guān)審批人。?合同文檔歸檔管理合同信息管理系統(tǒng)應具有完善的合同相關(guān)資料的歸檔管理功能，包括合同原稿、授權(quán)委托、合同審批表單、變更文件、附圖、項目文件、招投標文檔和合同履行中的各種文書等，避免因遺失或未及時存檔導致的合同風險。系統(tǒng)還應該對文檔進行分類管理，并為每一份文檔設置關(guān)聯(lián)，保證歸檔合同的索引及查詢要方便快捷。?合同蓋章管理當合同談恰妥當后，會對合同加蓋印章，一個公司，可能每天都會有多次蓋章動作，如果只是依靠傳統(tǒng)方法，如通過Excel記錄蓋章情況，或者干脆就不做任何處理，只是憑借腦力記憶，長年累月下來，可能就再也不知道蓋了多少章,分別是什么類型的章，蓋章的歸屬合同，蓋章的用途等要素了，或者至少統(tǒng)計起來是非常麻煩的，且使用傳統(tǒng)手工方法記錄蓋章信息，記錄由用章管理員保存，信息無法共享，給領導查詢統(tǒng)計用章情況帶成了不便，同時，由于信息的閉塞,也加大了用章的風險。?預警提醒功能合同履行過程中未能正常履行的階段工作事項需要能實現(xiàn)自動預警提醒功能（預警項點事先確定），且能根據(jù)不同的風險級別進行分級預警，在提醒相關(guān)責任人員的同時，通知相關(guān)人員及責任領導的介入，相關(guān)人員可方便的進入系統(tǒng)直觀的了解合同所產(chǎn)出的風險信息。提醒方式包括登錄界面提醒、系統(tǒng)內(nèi)彈出提醒窗口、郵件提醒、短信提醒等?？梢詫贤倪M展計劃、結(jié)款計劃和關(guān)鍵要素進行預警，幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策，降低合同管理中的因延誤付款、交貨滯后帶來的違約風險。系統(tǒng)提供的預警平臺還需要開放預警配置功能，業(yè)務人員可根據(jù)需要添加必要的提醒類型，保障業(yè)務的及時性。?合同信息安全管理合同中的相關(guān)方及標的物等信息是企業(yè)的保密信息，合同信息的安全管理要求在不影響工作效率的前提下盡可能的保護企業(yè)的敏感信息，應根據(jù)用戶的職位、管理要求等配置不同的系統(tǒng)權(quán)限，權(quán)限的管控要靈活，權(quán)限的變更要快捷。此外，由于崗位的不同，能夠查詢合同內(nèi)容的范圍也不同，為此，系統(tǒng)需要能夠?qū)?quán)限具體定義到字段，可以根據(jù)不同崗位來區(qū)分設置。?統(tǒng)計及分析功能合同信息管理系統(tǒng)應提供多種便捷的統(tǒng)計分析功能，方便用戶及時的了解合同的簽訂和執(zhí)行進展情況?？梢园磿r間、客商、執(zhí)行狀態(tài)、合同名稱、項目信息、合同金額等不同的維度進行復合條件的查詢、統(tǒng)計及分析，用戶可以方便的自定義統(tǒng)計需要的報表內(nèi)容，并能進行形象的圖形顯示及打印出相應的報表內(nèi)容，滿足不同的業(yè)務部門在一定期限或特定原因下對特定范圍的業(yè)務數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計要求，提供多種統(tǒng)計方式，支持自定義常用統(tǒng)計方案保存，能通過折線圖、餅圖、直方圖等方式直觀展示結(jié)果，輔助經(jīng)營決策。2.1業(yè)務管理需求法務管理系統(tǒng)需要支持對合同全生命周期進行管理，包括合同立項管理、審批、簽訂、履行、結(jié)算等過程。對發(fā)生異常的合同進行跟蹤，包括合同的變更、簽訂補充協(xié)議等情況。對項目類合同需要能夠與項目建立聯(lián)動，便于跟蹤項目下所有合同的簽約、履行情況，以及從合同的維度對整個項目進行監(jiān)管。系統(tǒng)需要能夠?qū)贤诤灱s、履約過程中所潛在的風險進行識別記錄，并采取一定的有效措施控制合同風險，保障合同正常履行。系統(tǒng)需要提供全面的系統(tǒng)管理員后臺管理功能，包括組織結(jié)構(gòu)的配置、用戶與權(quán)限的配置、流程配置等，提供便捷的、界面化的、高效率的系統(tǒng)管理運維功能。2.2系統(tǒng)集成需求為規(guī)范各項業(yè)務經(jīng)營管理，提高工作效率，美*集團已經(jīng)建立了多類業(yè)務管理信息系統(tǒng)，并開放了大量的系統(tǒng)間集成接口。為建立公司統(tǒng)一的法務管理平臺，并能夠貼合當前業(yè)務實際，保障各項業(yè)務在各系統(tǒng)間能夠順暢執(zhí)行、信息充分共享，法務管理系統(tǒng)需要具有良好的系統(tǒng)開放性與可擴展性，需要與公司ERP、OA、SSO等系統(tǒng)進行深度業(yè)務集成。法務管理系統(tǒng)需要基于現(xiàn)有的基礎網(wǎng)絡環(huán)境進行構(gòu)建，并要求納入公司域控管理，支持公司域控網(wǎng)絡環(huán)境下的訪問。2.3系統(tǒng)性能要求1） 應用系統(tǒng)需要保持良好的用戶體驗及操作的友好性，系統(tǒng)操作響應時間＜2秒；2） 系統(tǒng)需要支持7x24小時不間斷穩(wěn)定運行，并保證數(shù)據(jù)的準確、安全，具有高可靠性；3） 系統(tǒng)需要提供友好的人機界面與用戶交互體驗，有顯著的任務列表，方便用戶對系統(tǒng)的操作使用；4） 需要具有良好的、高效的系統(tǒng)運維能力，對于普通的業(yè)務數(shù)據(jù)更新（如：變更用戶、權(quán)限、業(yè)務審批流程等），能夠不需要中斷系統(tǒng)運行，即可完成調(diào)整；提供完善的可靠的系統(tǒng)容災、備份、恢復機制；提供靈活的、開放的系統(tǒng)架構(gòu)，在業(yè)務或需求變更的情況下，能夠快速進行二次定制開發(fā)，對于未來業(yè)務拓展，功能變化的靈活性、擴展性的支持；5） 系統(tǒng)架構(gòu)安全，采用嚴格的身份鑒別機制和數(shù)據(jù)、業(yè)務交互、輸入/輸出安全保護措施，并提供一定的安全審計功能，記錄審計日志，保障系統(tǒng)運行安全及用戶信息安全；2.4項目管理與技術(shù)服務要求為保障項目按進度按質(zhì)量要求順利執(zhí)行，需要建立貼合實際的完整的項目管理體系，配備專業(yè)的具有豐富類似項目經(jīng)驗的項