2024年會議室財物管理制度（二篇）

第5頁共5頁2024年會議室財物管理制度1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范公司總部會議室的使用和管理工作，確保其制度化、合理化，為與會人員提供優(yōu)質(zhì)的會議環(huán)境和服務(wù)，同時預(yù)防設(shè)備損壞，以彰顯公司的整體形象。2.適用范圍本制度適用于公司總部的所有類型會議室。3.原則遵循統(tǒng)一管理、分工負責(zé)、有效控制、資源共享、快速處理和責(zé)任追究的原則。4.職責(zé)4.1公關(guān)傳播部負責(zé)制定和修訂《會議室管理操作規(guī)范》，并監(jiān)督各部門執(zhí)行，以確保制度的順利實施。同時，該部門負責(zé)會議室的統(tǒng)一分配，基于會議性質(zhì)和重要性進行合理分配，并進行日常設(shè)施檢查。4.2綜合管理部負責(zé)會議室管理系統(tǒng)的制作和維護，以及電子設(shè)備和設(shè)施的管理。該部門需滿足公司對會議室設(shè)備的規(guī)劃和采購需求。4.3各部門需按照預(yù)定流程申請會議室，不得隨意更改已申請的會議。重要接待會議由公關(guān)傳播部安排，日常會議由各部門自行安排服務(wù)人員。同時，各部門需負責(zé)會議室的衛(wèi)生維護和用品管理。5.具體內(nèi)容5.1會議室使用需提前申請并登記，遵循先預(yù)定先使用的原則。如有特殊情況，需與相關(guān)部門協(xié)商。臨時會議需及時申請。如取消預(yù)定，需提前半天通知管理員。申請時需明確使用時間、參會人員等信息。5.2會議使用期間，使用者需確保設(shè)備完好，提醒參會人員愛護設(shè)施。如有設(shè)施損壞或資源浪費，將對責(zé)任人進行賠償。會議組織者需維護環(huán)境衛(wèi)生，會后負責(zé)整理并通知管理員清點設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失，應(yīng)及時報告，否則將承擔(dān)全部責(zé)任。會議期間發(fā)生事故，由使用部門負責(zé)。6.考核措施6.1不按規(guī)定私自使用會議室的部門，其負責(zé)人將受到經(jīng)濟處罰。會議期間設(shè)備破損、會后未整理或未及時歸還鑰匙，也將對負責(zé)人進行處罰。6.2未經(jīng)允許擅自操作設(shè)備導(dǎo)致?lián)p壞的，將對負責(zé)人進行經(jīng)濟處罰，并按原價1.5倍賠償。7.其他7.1本制度由公關(guān)傳播部負責(zé)解釋。7.2本制度自發(fā)布之日起生效。8.附件附件包括《會議使用登記表》、《會議分配明細表》和《會議點檢表》。2024年會議室財物管理制度（二）第四十四條的規(guī)定，本細則由總經(jīng)理辦公會負責(zé)解釋。關(guān)于出納作業(yè)處理的準則如下：1.本程序涵蓋現(xiàn)金及銀行存款的收支等操作。2.為小額支付的便利，可設(shè)立定額制的零用金，其額度由總經(jīng)理確定，由出納員管理。3.零用金支付由零用金保管員依據(jù)支付證明單進行，且需確保支付證明單符合相關(guān)規(guī)定，由零用金保管員負責(zé)審核。4.零用金的補充，需由零用金保管員填寫“零用金補充申請單”兩份，一份自存，一份連同所有支出憑證提交會計部門申請付款。5.除零用金外，所有支付由會計部門根據(jù)原始憑證編制支出傳票，經(jīng)主管及總經(jīng)理審批后支付。6.本公司出納員根據(jù)會計部門編制并經(jīng)總經(jīng)理批準的支出傳票，辦理現(xiàn)金、票據(jù)的支付，登記及轉(zhuǎn)出。7.除零用金外，所有支出憑證需由會計部門嚴格審核內(nèi)容與金額的準確性，以及領(lǐng)款人印鑒的一致性，如有疑問需先查詢后支付。8.一次支付未超過新臺幣1,____元者，可直接由零用金支付，其余需開具抬頭劃線支票支付。9.出納人員支付各項貨款及費用時，應(yīng)將支票或現(xiàn)金直接交付受款人或廠商，本公司人員不得代領(lǐng)，特殊情況需代領(lǐng)者需經(jīng)總經(jīng)理批準。10.本公司所有支付必須以處理妥當(dāng)?shù)膫髌被驊{證為依據(jù)，任何要求先支付后補手續(xù)的請求應(yīng)予拒絕。11.支付款項應(yīng)在傳票上加蓋領(lǐng)款人印鑒，支付后加蓋日期及經(jīng)手人戳記。12.本公司支付款項的流程，應(yīng)按照以下步驟執(zhí)行：12.1原始憑證的審核：12.1.1內(nèi)購、工程發(fā)包款，需根據(jù)統(tǒng)一發(fā)票、普通憑證，以及驗收單并附請購單，經(jīng)相關(guān)單位簽章證明及核準后送交會計部門。12.1.2預(yù)付、暫付款項，需根據(jù)合同或核準文件，由總辦單位填寫請款單，注明合同文件字號，呈報核準后送交會計部門。12.1.3一般費用，需根據(jù)發(fā)票、收據(jù)或內(nèi)部憑證，經(jīng)相關(guān)主管簽章證明及核準后送交會計部門。12.2會計憑證的核準：12.2.1會計部門應(yīng)根據(jù)原始憑證開具傳票。12.2.2會計部門開具傳票時，應(yīng)先審核原始憑證是否符合稅務(wù)法令及公司規(guī)定的手續(xù)。12.2.3傳票經(jīng)主管及總經(jīng)理核準后，送交會計部門轉(zhuǎn)出納辦理支付。13.有關(guān)船務(wù)運費、外匯結(jié)匯款、棧租及各項費用等支出，需填寫“請款單”，附輸入許可證影本，送交會計部門以“預(yù)付”或“暫付”方式制票轉(zhuǎn)出納支付。此類款項可由經(jīng)辦人員直接向出納簽收，但必須在支付后____日內(nèi)向會計部門辦理沖轉(zhuǎn)手續(xù)。14.國內(nèi)采購貨品的付款，每月____日付款一次（遇星期日及例假日順延），但需以原始憑證經(jīng)核準后于付款日前____日送達會計部門。一般費用的付款，經(jīng)常發(fā)生的費用仍按此期限辦理，內(nèi)部員工費用以原始憑證齊全并經(jīng)核準者為限。薪工資的付款，職員每月____日，作業(yè)員分____日、____日兩次支付。特殊情況需提前支付者，需由經(jīng)辦部門另行簽呈主管轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理批準。15.會計部門支付款項如有代扣稅款，應(yīng)于次月____日前填具政府規(guī)定的報繳書向公庫繳納，并將影本一份附于傳票后。凡有扣繳稅款及免扣繳應(yīng)申報情況者，會計部門應(yīng)于次年元月底前填具政府規(guī)定的憑單向稽征機關(guān)申報，并將正副本交各納稅義務(wù)人。16.薪工資的支付，由總務(wù)人事單位根據(jù)考勤表編制“薪工表”