LS-QP-012文件和資料控制程序(力碩)

LS-QP-012文件和資料控制程序第1頁共7頁文件編號：LS-QP-012版本：A/0版文件和資料控制程序2011-07-10發(fā)布 2011-07-10實施程序變更記錄表版本/版次/修訂更改內容摘要生效日期修改人審核批準文件和資料控制程序1目的確保公司所有內部文件、外部文件、圖樣與技術資料的準確性和統(tǒng)一性，使公司所有與質量管理體系有關的文件、圖樣與技術資料之流通、應用、處理等得到有效控制，以控制與本質量管理體系要求有關的所有文件與資料，使所有持有文件、圖樣與技術資料的相關部門、生產(chǎn)場所能及時獲得有效的最新版本的文件、圖樣與技術資料。2范圍本程序適用于本公司質量管理體系所涉及到的有關產(chǎn)品和原/輔材料的采購、制造（包括樣件生產(chǎn)、試生產(chǎn)、批量生產(chǎn)等）、檢驗和試驗及校準、倉儲、包裝到交付各階段作業(yè)的所有文件、圖樣與技術資料和顧客、供應商提供的相關文件、圖樣與技術資料及與國際/國家政府、安全和環(huán)保法規(guī)有關的相關外部文件與資料之控制。引用文件SN-WI-02《文件編號版本版次和發(fā)放工作指示》4術語和定義體系管理文件：一階文件、二階文件、三階文件和四階文件之操作說明書、檢驗標準/檢驗規(guī)程、操作標準/操作規(guī)程等。一階文件：質量手冊；二階文件：程序文件；三階文件：作業(yè)指導書（包括：作業(yè)要領書、檢驗要領要領書、操作標準/操作規(guī)程、在過程中所需使用的工藝文件、生產(chǎn)記錄卡、圖樣與技術資料等）；四階文件：表單/表格、記錄；外部文件：顧客或公司外所輸入的圖樣與資料或書籍文件（政府、安全與環(huán)保法規(guī)及國際/國家標準）等；技術文件：指本公司內部編制的工程規(guī)范、工程標準、工作規(guī)范、作業(yè)標準、檢查基準、圖樣、包裝標準、工藝技術文件等和/或顧客提供的圖樣、工程規(guī)范、工程標準/技術標準、技術條件/協(xié)議、質量規(guī)范、檢驗規(guī)范、檢驗標準、電腦數(shù)據(jù)軟盤/軟件、樣品等和/或本公司與供應商簽訂的協(xié)議等。5職責5.1文件制作、修訂、補發(fā)、廢止之申請：相關部門。5.2文件之擬定、審查、批準：5.2.1一階文件：質檢部主管擬定，管理者代表審查，總經(jīng)理核準；5.2.2二階文件：各相關部門擬定，各部門主管審查，管理者代表核準；5.2.3三階文件：各相關部門擬定，各部門主管審查、核準；5.2.4四階文件：隨二、三階文件一并審核；5.3文件發(fā)行、回收、銷毀、列管：管理部；5.4外部文件與資料由管理部接收并登錄，然后將其分發(fā)到所需要的相關部門，原稿由管理部存檔保管；如需將其轉換為公司內部文件時，其制、修、補、廢等作業(yè)由相關使用部門依一、二、三、四階文件之擬定、審查、核準的規(guī)定進行。5.5外部文件與資料由管理部接收并登錄（顧客、供應商的圖樣與技術資料之接收和登錄由技術部門負責），然后將其分發(fā)到所需要的相關部門，原稿交管理部存檔保存；如需將其轉換為公司內部文件時，其修、補、廢等作業(yè)由相關使用部門依一、二、三、四階文件之擬定、審查、核準的規(guī)定進行。6工作流程和內容工作流程工作內容說明使用表單6.1體系管理文件體系管理體系管理文件編制、修訂/廢止申請6.1.1質量手冊由質檢部組織編制；程序文件由質檢部組織，與質量體系要素有關的各職能部門分別負責編寫；作業(yè)指導書由各業(yè)務部門結合作業(yè)活動的特點和程序文件的控制要求，負責組織人員編制。質量手冊和程序文件的修訂/廢止由質檢部負責，作業(yè)指導書的修訂/廢止由編寫部門負責。更改單審查審查NOYES6.1.2質量手冊由管理者代表審核；程序文件由職能部門領導審核；作業(yè)指導書由部門領導審核。編號編號6.1.3體系管理文件文號的編制按文件編號管理執(zhí)行；發(fā)行編號由質量部順序編寫。核準NO核準YES6.1.4質量手冊由總經(jīng)理批準；程序文件由管理者代表批準；作業(yè)指導書由部門領導批準。體系管理文件批準后頒布。注：四階文件隨一、二、三階文件審批、頒布。文件的修訂重復6.1.1分發(fā)回收分發(fā)回收銷毀銷毀AA6.1.5A．分發(fā)：質量手冊和程序文件按質量保證部批準的發(fā)放清單簽發(fā)；作業(yè)指導書按文件編制部門批準的分發(fā)部門簽發(fā)，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；并在所發(fā)放的文件上加蓋“受控”印章，管理部應確保在使用處可獲得適用文件的最新有效版本，同時相關部門應確保所發(fā)放的所有文件保持清新和易于識別。B．回收：將作廢的體系管理文件簽收，并在所回收的文件上加蓋“作廢”印章。C．銷毀：將簽收的作廢體系管理文件銷毀。資料發(fā)放清單資料回收清單工作流程工作內容說明使用表單AA歸檔保存歸檔保存6.體系管理文件一份作為檔案保存，兩份作為資料保存供借閱；對已作廢尚有查考作用的文件需加蓋“作廢”、“保留”章保存停用歸檔備查。6.2技術文件技術文件的制/修訂、廢止申請技術文件的制/修訂、廢止申請6.2技術文件由主管技術人員編寫。技術文件的修訂和廢止由技術人員提出修訂/更改和廢止申請；設計文件和工藝文件的更改執(zhí)行。當影響顧客的裝配、成型、功能、耐久性或性能的要求時，要辦理顧客批準手續(xù)，必要時進行生產(chǎn)件批準。為確保能按顧客要求的時間表對其所有的工程規(guī)范得到有效管制，公司技術部門和相關部門必須在二周內對顧客所有的工程規(guī)范進行評審（評審的結果由相關評審部門將其記錄于“設計和開發(fā)評審記錄表”內）、分發(fā)和實施/執(zhí)行及其變更通知，并對在生產(chǎn)過程中實施日期的每項記錄按時間進行保存、歸檔等作業(yè)，包括對所有有關文件的更新（如：當這些工程規(guī)范的更改影響PPAP時，技術管理部門應及時對PPAP相關資料和記錄進行更新）。發(fā)出單更改單、更改申請表審查審查NO6.2設計文件按《產(chǎn)品過程開發(fā)》執(zhí)行編號編號BB6.2技術文件編號按《文件編號版本版次和發(fā)放工作指示》執(zhí)行。工作流程工作內容說明使用表單BBNO批準批準YES6.2技術文件批準按《產(chǎn)品過程策劃程序》執(zhí)行；頒布頒布6.2技術文件經(jīng)批準后歸檔。分發(fā)回收分發(fā)回收6.2新發(fā)技術文件按分發(fā)通知單指定的單位發(fā)放技術文件并登記；按附表的分發(fā)定額分發(fā)并登記，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別和確保在使用處可獲得適用文件的最新有效版本，同時要求相關部門對所發(fā)放的所有文件保持清新和易于識別。試制、生產(chǎn)現(xiàn)場不準使用更改單。更改單和更改后的技術文件，發(fā)送至更改單持有該技術文件的部門和單位。同時收回舊的或作廢的技術文件，并辦理交接簽字手續(xù)（即在所回收的文件上加蓋“作廢”印章），確保更改的有效實施。外協(xié)、外購用技術文件的發(fā)放：產(chǎn)品外協(xié)、外購需用技術文件時，由負責產(chǎn)品外協(xié)、外購的主管人員提出申請，經(jīng)部門負責人簽字審核，技術管理部門負責人審批；復制完成的技術文件加蓋“訂貨用圖”或“協(xié)調用圖”章后發(fā)申請部門，并登記。產(chǎn)品外協(xié)、外購用技術文件涉及更改時，如果需要，由外協(xié)、外購部門提出申請，技術管理部檔將“更改單”和更改后的技術文件發(fā)“申請單位”，由該部門將其發(fā)送給供應商。資料發(fā)放清單資料回收清單鑒定鑒定銷毀CC6.2對于作廢文件，回收后除查考或憑證作用加蓋“作廢”“保留”章保存外，其余銷毀；對保存到期的文件和資料在銷毀前應重新鑒定，對尚有保存價值的要延長一個保管期。銷毀清單工作流程工作內容說明使用表單CC歸檔保存歸檔保存6.2長期對公司生產(chǎn)和管理具有指導和查考、憑證作用的文件和資料，各有關職能部門應及時整理編目，不定期向管理部歸檔移交，建立文件和資料檔案。檔案資料清單6.3電子文件、檔案的管理：電子文件、檔案的管理按《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。文件登記帳6.4外來文件:外來標準的控制按《文件編號版本版次和發(fā)放工作指示》執(zhí)行。外來標準的更新應由公司標準化人員根據(jù)“科技新書目”、“標準目錄”和技術人員根據(jù)顧客提供的有關信息及時進行更新。其他對影響公司產(chǎn)品質量的外來文件(如協(xié)調圖樣等)的管理按6.2執(zhí)行。當顧客之工程標準/規(guī)格變更或其它外來圖樣與技術資料有變時更，相關部門必須至少在6個工作日內對公司內部與顧客或其它外來圖樣與技術資料相對應的相關圖樣與技術文件、工程標準/規(guī)范、檢驗、標準/檢驗規(guī)范、相關作業(yè)指導書、程序文件等進行修訂/變更作業(yè)。為確保外來文件得到識別，各部門使用的外來文件由其自行建立管理清