日照職業(yè)技術學院各類檔案工作規(guī)范及流程

黨、政管理類、外事類文件材料的工作規(guī)范及流程一、文件材料的來源（一）每年初從黨辦院辦機要室簽收的與本單位工作職責相關的國家、省、市文件。（二）與本單位工作職責相關的學校發(fā)文（含擬文稿）。（三）本單位人員外出開會、交流帶回的文件和會議材料。（四）本單位工作中產生的有保存價值的文件材料。（具體內容詳見歸檔范圍）二、文件材料的整理（一）件的確定件是檔案保管的最小個體，一般以每份文件為一件。但是實際工作中文件的形式多種多樣，要用以下材料來確定件：文件正本與定稿為一件。定稿不易裝訂的也可單獨作為一件。正文與附件為一件。如附件數量較多也可各為一件。原件與復制件為一件。對制成材料（熱敏傳真紙）或字跡材料（圓珠筆、鉛筆書寫）不利于長期保管的，以及破損的文件，要復制后與原件一起歸檔。轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。會議記錄、介紹信存根等一本為一件。不便拆開的整本會議記錄可作為一件，但須在檔案管理軟件中輸入每次會議的主要議題。如果會議記錄不是一本，可以每次會議記錄分別作為一件。成套的會議材料各為一件。一次會議的材料不能簡單作一件處理，而要分別以件歸檔，如會議決議、會議報告、會議通知、代表名冊……等等。重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件。重要文件須保留歷次修改稿，正文與歷次稿各為一件。計算機及其網絡環(huán)境中形成的文件，正文與計算機打印的擬文稿為一件。行政發(fā)文擬文稿須蓋校長辦公室公章，黨委發(fā)文擬文稿須蓋黨委辦公室公章。正文與文件處理單為一件。文件處理單能體現文件處理的軌跡，應與文件一起歸檔。來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）可為一件。這樣可減少整理此類文件的工作量，但在以后的編目（請示、報告、函）中文件題名應寫批復的題名，在題名后面要注明（附請示、報告、函）。經過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件。這樣能將辦文復雜的來文、復文更好地處理，便于檢索。報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件。充分尊重和利用原來的基礎。未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位結合，可裝訂在一起作為一件。（二）文件的修整整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復“2005”。3.室編件號不需填寫4.機構或問題如：JX115.保管期限如：永久、30、106.館編件號：不需填寫（七）編頁碼每件文件無論是單面或雙面只要有書寫文字，均應每面編寫一個頁號；頁號的位置在每份材料非裝訂線的右上角。各單位保管期限為永久、長期、短期的歸檔文件分別自1開始編流水號（件號），第二年仍然分別從1開始編號。（八）編目編目是指根據分類方案和件號順序編制歸檔文件目錄，是對歸檔文件以件為單位進行系統(tǒng)分類、排列、編號后，將每一份文件的內容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計之需。編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結果逐類、逐件登錄，也是對歸檔文件內容進行標引、著錄的過程，應做到準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。歸檔文件目錄有統(tǒng)一的格式。歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注件號：填寫歸檔章上的件號。責任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者的名稱，填寫責任者使用全稱或通用簡稱，責任者多的可適當省略，原文上沒有的要經考證后補上。文號：填寫文件的發(fā)文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，要求照實抄錄，填寫完整，不得省略。在錄入計算機過程中，年度用半角狀態(tài)下的方括號加阿拉伯數字輸入，如日職院字[2006]3號。題名：歸檔文件的標題。文件只有一個題名且能反映文件內容的，填寫時照實錄入。文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須錄入。文件有并列題名的，并列題名與正題名一并錄入。沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。文件的附件獨立性強，正題名不能反映附件內容時附件標題可一并錄入，外加“（）”標注。日期：文件的形成時間，以阿拉伯數字標注年月日，如2004.05.18。頁數：填寫歸檔章上的頁數。備注：注釋文件需說明的情況，包括密級、破損、修改、補充、移出、銷毀等（一般情況下空著）。（九）裝盒將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內。可裝滿一盒后再裝下一盒，不要求將同一事由的歸檔文件裝入一盒，同一盒內的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起，檔案盒僅是裝具，不是“一卷”的概念。盒內備考表放置在盒內文件之后，要簽署完畢。情況說明⑴立卷人⑵檢查人⑶立卷時間⑷1.情況說明：正常情況下不填寫內容。出現文件收集不完整、破損等情況時才要在此處進行說明。歸檔文件是復制件要說明原件在何處。檔案保管中出現移出