檔案管理培訓課件

檔案管理培訓課件主講人：目錄01.檔案與檔案工作概述02.文書檔案管理03.照片檔案管理04.科學技術檔案管理05.實物檔案管理檔案與檔案工作概述011、檔案的起源及演變（1）檔案的起源檔案的產(chǎn)生與文字有密切關系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。（2）檔案的演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。（3）檔案的名稱商代：冊周代：中秦漢：卷、案唐宋：文案、案卷、簿書一、檔案概述2、檔案的定義及含義（1）定義檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。（2）含義檔案的來源——國家機構(gòu)、社會組織和個人；社會活動。檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個條件：辦理完畢；有查考利用價值；按一定規(guī)律保存（履行了歸檔手續(xù)）。3、檔案的基本價值（1）檔案的憑證作用（2）檔案的參考作用八個業(yè)務環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用2、檔案工作的性質(zhì)服務性科學管理性政治性二、檔案工作概述1、檔案工作的內(nèi)容

(《中華人民共和國檔案法》19XX年9月X日第六屆全國人民代表大會常務委員會第22次會議通過，

根據(jù)19XX年7月X日第八屆全國人民代表大會常務委員會第20次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正)

“統(tǒng)一領導、分級集中地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！蔽覈鴻n案工作的根本目的我國檔案工作的組織原則和管理體制我國檔案工作的基本要求3、我國檔案工作的基本原則4、檔案工作機構(gòu)各級各類檔案室（內(nèi)部機構(gòu)）——基礎各級各類檔案館（文化事業(yè)機構(gòu)）

——主體檔案行政管理部門——組織指揮中心國家檔案局：是國務院直屬的掌管全國檔案事務的最高職能機構(gòu)。1954年經(jīng)第一屆全國人民代表大會常務委員會第二次會議批準成立。文件中心（介于單位和檔案館之間的過渡性檔案管理機構(gòu)）檔案寄存中心（由國家綜合性檔案館設立）檔案科研和教育機構(gòu)檔案宣傳、出版機構(gòu)檔案工作發(fā)展的條件1、檔案與文件的關系問題（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿）2、反映基本職能活動的檔案與其它檔案的關系（突出前者）3、檔案的“動”與“靜”的關系（檔案具有潛在價值）4、檔案工作同資料、情報、圖書工作的關系（一體化）5、檔案室與檔案館的關系（積累輸送、無償進館）6、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關系（人員素質(zhì)、電子文件、雙套制）7、管理工作中人與物的關系三、從事檔案工作應注意的幾個問題02文書檔案管理一、整理依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），2000年12月6日國家檔案局發(fā)布，自2001年1月1日起施行。二、歸檔范圍與不歸檔范圍

按照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行，該《規(guī)定》于2006年12月18日公布，自公布之日起施行。1、機關文件材料歸檔范圍（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（3）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料。下級機關報送的重要文件材料；（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。2、機關文件材料不歸檔范圍（1）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（2）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（3）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。三、保管期限永久長期30年10年1、永久保管的文書檔案主要包括

(1)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；(2)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(3)本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；(4)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；(5)本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(6)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(7)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；(8)同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。2、定期保管的文書檔案主要包括（1）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；（2）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（3）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機關一般性事務管理文件材料；（5）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（6）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；（7）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；（9）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。1、xx省人事廳、xx省財政廳關于《xx省公務員工資制度改革實施意見》的通知2、xx省人事廳、xx省財政廳關于印發(fā)《機關事業(yè)單位離退休人員計發(fā)離退休費等問題的實施意見》的通知3、代縣人民政府起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿，如中共xx縣委辦公室、xx縣人民政府辦公室關于印發(fā)《xx縣重大活動檔案管理實施細則（試行）》的通知4、xx縣人民政府關于印發(fā)《xx縣城市園林綠化管理試行辦法》的通知5、中共xx縣委辦公室《關于評選思想政治工作先進集體和先進工作者》的通知6、中共xx縣委辦公室、xx縣人民政府辦公室關于表彰執(zhí)行《2007年度社會綜合治理工作目標》優(yōu)秀單位及綜治工作先進集體、先進個人的通知7、2007年縣直機關紀檢監(jiān)察工作總結(jié)歸檔范圍和保管期限劃分實例解析(以縣檔案局為立檔單位)：8、xx縣農(nóng)牧局關于啟用新印章的函9、xx縣人民政府關于劉某某等職務任免的通知10、本單位召開的工作會議材料的保管期限？11、上級領導、上級機關檢查、視察本單位時本地區(qū)、本機關的工作匯報12、本單位的工作簡報、工作信息13、本單位行政許可、審批材料14、本單位的計劃、總結(jié)、調(diào)研、統(tǒng)計材料歸檔范圍和保管期限劃分實例解析(以縣檔案局為立檔單位)：四、歸檔文件分類保管期限下按年度分類“保管期限—年度”分類法歸檔文件按保管期限分類一般來說每份文件作為1件，通常：（1）“來文與復文”即請示與批復----各作為一件；（2）文件處理單與文件一起作為一件，文件處理單放在文件的前面；（3）會議文件材料----每份為一件；（4）工作簡報、工作信息----每期為一件；（5）文件正本與不同稿本（如征求意見稿、定稿等）一般為一件，較厚時可以各為一件；（6）會議記錄：同一年度的不同性質(zhì)（如黨委會、行政辦公會、職工會議、中心組會議）的會議記錄各自作為一件。五、歸檔文件排列排列原則歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列實踐中，在遵守上述原則的前提下，最簡單的排列方法就是：在同一年度的同一保管期限內(nèi)按文件字號規(guī)律排列。六、歸檔文件編號一般應在歸檔文件首頁上端居中的空白位置，若此處已被占用，可將歸檔章蓋在首頁上端其它空白位置。填寫歸檔章各欄目的內(nèi)容1420072630年歸檔章加蓋位置：七、歸檔文件裝訂1、歸檔文件的裝訂是指將歸檔文件實體按“室編件號”裝訂在一起，即一號一裝訂。2、裝訂前的準備（1）修裱破損文件、復制字跡模糊或易腿變文件、超大紙張折疊、去除易銹蝕的金屬物。（2）選擇線裝法：使用縫紉機在文件左側(cè)軋邊。裝訂時做到文件左側(cè)、下側(cè)對齊。八、歸檔文件編目原則：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。按照上述要求，編目應以“件”為單位進行，在目錄中1件只體現(xiàn)為1條目錄。

注：歸檔文件目錄一式兩份，一份放入檔案盒；另一份裝入歸檔文件目錄夾。

九、歸檔文件裝盒盒內(nèi)材料的排列順序（自上至下）：歸檔文件目錄歸檔文件備考表03照片檔案管理一、傳統(tǒng)照片《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局20XX年12月X日發(fā)布，自20XX年5月X日起施行。（一）整理依據(jù)（二）收集范圍1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。（1）領導人和著名人物參加本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的照片。（2）本單位組織或參加的重要外事活動的照片。（3）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。2、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。3、其他具有保存價值的照片。（三）歸檔照片的質(zhì)量要求1、對存有真?zhèn)我闪x的照片應采取必要措施進行鑒定。2、對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。3、底片、照片、說明應齊全。4、底片與照片影像應一致。5、對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。（四）保管期限2006年以前參照《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行永久長期參照執(zhí)行國家檔案局第8號令永久30年2007年以后（五）分類整理原則：遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則注：照片檔案的底片、照片應分開存放。1、分類：推薦選用“保管期限—年度”分類法。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。2、排列：在同一保管期限內(nèi)，按年度先后順序排列。3、編號：格式一由全宗號、目錄號、冊號、張?zhí)枺桓袷蕉扇谔?、目錄號、張?zhí)柦M成。示例：全宗號——檔案館給立檔單位編制的代號。目錄號——用阿拉伯數(shù)字按一定規(guī)律編寫。冊號——在某—全宗某—保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始的順序編號。張?zhí)枴袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號。全宗號-目錄號-冊號-張?zhí)?照片順序號)14-10-2-29（六）大幅照片的放置對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。（七）照片說明的填寫說明的填寫要求：題名：應簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。參見號：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。其格式如下：示例1：文書檔案20XX-永久-12照片的拍攝時間：用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位。文字說明：綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及內(nèi)容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應注明照片版權(quán)、來源等。（八）照片檔案目錄的編制照片號底片號題名時間參見號頁號組內(nèi)張數(shù)保管期限類型規(guī)格攝影者備注冊號分類號項目號主題詞或關鍵詞密級檔案館代號文字說明照片檔案目錄的著錄項目二、數(shù)碼照片整理方法數(shù)碼照片的歸檔范圍、質(zhì)量要求、保管期限、分類、排列與編號方法同傳統(tǒng)照片，只需按下列要求進行整理并將三個文件刻成光盤保存即可：1、建立文件夾1（以該盤數(shù)碼照片的主要內(nèi)容命名）：用于存放對應的歸檔數(shù)碼照片的說明，說明采用文字敘述的方式，內(nèi)容同“七”。2、建立文件夾2（以該盤數(shù)碼照片的主要內(nèi)容命名）：用于存放歸檔數(shù)碼照片。3、照片檔案目錄（應為.doc或.xls文件）04科學技術檔案管理一、整理依據(jù)《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000），國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局20XX年12月XX日發(fā)布，自20XX年5月X日起施行。二、歸檔范圍與保管期限1、《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-20022002年11月29日國家檔案局發(fā)布,20XX年4月1日起實施。2、《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》國家檔案局、國家計委19XX年3月17日發(fā)布實施。三、科技檔案種類通常按產(chǎn)生的領域劃分，主要：工業(yè)生產(chǎn)技術檔案、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術檔案、基本建設檔案、設備儀器檔案、自然科學研究檔案、地質(zhì)檔案、測繪檔案、天文檔案、水文檔案、氣象檔案、環(huán)保檔案、地震檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、專利檔案、標準化檔案等。四、基本建設檔案（一）文件材料的基本類型1、圖樣材料2、文字材料3、目錄、表格材料4、聲像材料5、機讀材料（二）文件材料收集范圍1、可行性研究、任務書2、設計基礎文件3、設計文件4、項目管理文件5、施工文件6、監(jiān)理文件7、工藝設備文件8、財務、器材管理文件9、竣工驗收文件（三）常用分類方法1、工程項目分類法2、使用性質(zhì)（如綜合類、生產(chǎn)建筑類、輔助生產(chǎn)建筑類、辦公生活建筑類）一般采用第一種分類法，即工程項目分類法，如下圖：基建檔案辦公樓住宅樓1#住宅樓2#（四）組卷

1、組卷年度：工程竣工年度2、組卷方法：同一工程項目的科技文件材料分階段、按不同保管期限組卷。（五）案卷排列與分類目錄編制案卷排列：按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。分類目錄編制:(如例)科技檔案分類目錄檔號案卷題名頁數(shù)保管期限年度備注…………………………14-3.1-005xx縣××局辦公樓基建計劃、報告、征地、拆遷及安置補償協(xié)議、報告97永久2003－200514-3.1-006xx縣××局辦公樓定位放線測量記錄13永久200514-3.1-007xx縣××局辦公樓承包合同、施工消防安全許可證書57永久2005－200614-3.1-008xx縣××局辦公樓技術（變更）核定、工程質(zhì)量綜合評定、抄測沉降觀測記錄199永久2006…………………………（六）案卷封面填制1、案卷題名：2、立卷單位：3、起止日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。4、保管期限：填寫永久、長期或短期。5、密級：填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。6、檔號：填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。全宗號、分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指基建檔案所反映的工程的代字或代號；目錄號一般指分類目錄號；案卷號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號。示例：7、檔案館號：填寫國家檔案行政管理部門賦予的檔案館代碼。全宗號-基建類代號-工程代號-案卷號14-3-1-007（七）卷內(nèi)科技文件材料頁號編寫1、有書寫內(nèi)容的頁面須編寫頁號。2、單面――在其右下角編寫頁號，雙面――正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁寫。圖樣材料的頁號編寫在標題欄外。3、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。（八）案卷脊背填制（九）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表填制與案卷裝訂1、卷內(nèi)目錄①卷內(nèi)目錄式樣見下表。②序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。③文件編號：填寫科技文件材料的文號、圖樣的圖號、設備代號、項目代號等，④責任者：填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。如：XX市建筑勘察設計院。⑤文件材料題名：填寫科技文件材料的全稱。⑥日期：填寫科技文件材料的形成日期。⑦頁號：填寫每件科技文件材料首尾頁上標注的頁號。卷內(nèi)目錄14-3.1-007順序號文件編號責任者正題名成文時間卷內(nèi)頁號備注1儀公消監(jiān)[1995]52號xx縣公安消防大隊xx縣檔案局辦公樓消防安全施工許可證200512191-3

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xx縣檔案局xx縣