培訓(xùn)課件 -OD總監(jiān)教你如何做組織干預(yù)高效會議秘訣

ODOD總監(jiān)教你如何做組織干預(yù)組織發(fā)展干預(yù)，是指系統(tǒng)改善組織缺陷，對組織成員和團(tuán)體采用各種干預(yù)措施的過程。一般在三個水平上進(jìn)行。 會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動。聚會、見面、集會聚會、見面、集會討論、商議討論、商議會議起源人類開會的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會?！钡淖鎺煚?。 《哈佛商業(yè)評論》調(diào)查結(jié)果400萬英國每天大約有400萬個小時被用于團(tuán)隊的會議美國平均每天要舉行1100次的團(tuán)隊會議3.53.5每個主管每天的正式會議時間1每個主管每天的非正式會議時間群體決策、碰撞思路群體決策、碰撞思路互動，提升、提煉并驗(yàn)證某些觀點(diǎn)更直接、更清晰的參與交流，參會者更主動執(zhí)行成功的捷徑是復(fù)制人才的搖籃用最短的時間傳遞加油和充電突破瓶頸助推器成長鍛煉交123412345發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報并監(jiān)督進(jìn)度；問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵士氣等。已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。123456一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會?！钡某杀臼牵簳r間成本=金錢成本=效益成本=機(jī)會成本=每小時的工資+失一大筆生意+沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會議低效的根本原因。沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導(dǎo)致會議的進(jìn)展和時間很難把控。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導(dǎo)致會議的進(jìn)展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達(dá)。時間時間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。白睿原創(chuàng)，僅限交 日本的會議革命日本的會議革命日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強(qiáng)化自身競爭力，以期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有“重點(diǎn)在實(shí)際行動”。在日產(chǎn)被稱為“價值優(yōu)先”的跨部門會議，不請部長出席。因?yàn)椴块L是做最后決定的人，如果與會，可能影響討論方向的內(nèi)容。日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧赢a(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒h要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。思想教育會議思想教育主持人的選擇、教育典型事例的選擇、會議中人員的總結(jié)感悟分享，會議的專著重復(fù)教育。培訓(xùn)會議培訓(xùn)講師的選擇、培訓(xùn)內(nèi)容及課件的準(zhǔn)備、會議中知識點(diǎn)疑問的解答、會后培訓(xùn)學(xué)習(xí)效果的考核檢查會議形式的確定、代表人物的確定及代表事例的準(zhǔn)備、學(xué)到內(nèi)容的感悟分11一次會議，最好只有一個主題?？梢约袝r間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。 22要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進(jìn)程和時間用，保會議高效。注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。 33會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。 44無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴(yán)格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。 55參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強(qiáng)會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。 上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會的時段上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會的時段。某項研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。不太合適開會。最適合調(diào)動員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。6員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對一的會談，也是進(jìn)行業(yè)員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對一的會談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。員工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家，這時會議往往會事倍功半。 772桌椅擺放要符合2桌椅擺放要符合會議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。3要選擇安靜的會議場所，同時，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。1會議室大小要適人相對較少，氣氛容易變僵，會議難以活躍。相反，如果會議室過于狹小，就會令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。 88會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。提前準(zhǔn)備好會場、開提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白筆）、會議討論材料、會議簽到表等。提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料并確提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；會議議題、議程、時間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會人員并提前發(fā)放相關(guān)會議資注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會人員應(yīng)做 99會議主持人應(yīng)對會議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時提醒，以防會議脫離控制。1確保會議按時開始，并嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行；2嚴(yán)格把控會議時間和進(jìn)度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；3營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計獻(xiàn)策。4保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會人員不受人身攻擊。5控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6對討論的結(jié)果及時進(jìn)行匯總，并形成會議結(jié)論。10衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。會議記錄要明確記錄待追蹤事項。以下為待《××?xí)h追蹤事項表》，可參考：會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項徹底完成。1)準(zhǔn)備不充分、會議形式單一、主題目標(biāo)、想要達(dá)到效果不明確；2)會議通知/會場設(shè)備設(shè)置布置不到位；3)會議課件視頻/PPT的質(zhì)量及新穎性。1)不負(fù)責(zé)：一言堂或參會者只聽不互動分享見解2)議而不決：每個人都有自己的想法，